Planificación de horarios y generador de cuadrantes de trabajo
Introducción
Debido a la complejidad que supone en la actualidad la planificación laboral, con aTurnos encontrarás la solución de planificación completa adaptada a cualquier tipo de demanda, mediante un generador de cuadrantes de trabajo con resultados efectivos y lo más importante, automatizando el proceso para agilizar las tareas.
Guía de planificación
El primer paso de esta guía de planificación consiste en la configuración de los campos importantes según las necesidades de planificación de la empresa. Una buena planificación requiere de muchos puntos a tener en cuenta para no saltarse ningún tema legal ni personal de cada empleado, así como el convenio de cada organización.
Configuración general
La configuración general se basa en un primer plano en añadir los trabajadores en cada equipo, ya sea de forma manual o importándolos desde Excel en el caso de las grandes empresas. A continuación, se personalizan cada uno de los trabajadores mediante los datos correspondientes (email, contacto, perfil del trabajador…) y estableciendo las horas anuales y las vacaciones correspondientes según convenio, entre otros.
Planificación
Una vez configurados los datos anteriores, se crearán los tipos de turno y se añadirán a cada empleado, bien de forma manual o automática (mediante patrones de turnos o con la calculadora en aTurnos que se menciona a continuación) en función de la demanda. Dichos turnos de trabajo se verán reflejados en el cuadrante. También pueden organizarse los trabajadores según las localizaciones dentro del entorno de trabajo. Para más información sobre el proceso de planificar el cuadrante, puedes ver el siguiente enlace: ¿Cómo funciona nuestra herramienta de planificación de turnos de trabajo?
Para aquellas planificaciones en las que las rotaciones no siguen ninguna regla o no están basadas en demandas constantes, la mejor forma de planificar es directamente desde el cuadrante de trabajo.
Además, para controlar y obtener información sobre el estado de los servicios tras la planificación y visualizar si la demanda se encuentra cubierta en todo momento, existe la tabla de cobertura, la cual informa sobre el número de trabajadores planificados.
Restricciones
En lo que respecta a las restricciones, se establecerán límites tanto a nivel individual de empleado, como a nivel global de equipo para cumplir con la legislación, convenios, contratos o derechos adquiridos de los trabajadores en los distintos ámbitos de la planificación.
Especialidades y categorías
Además, gracias a las especialidades y categorías, se pueden definir las habilidades y capacidades de los trabajadores para diferenciarlos y realizar una mejor planificación teniendo en cuenta los profesionales más cualificados en cada puesto de trabajo.
Calculadora de turnos de trabajo
Generar un patrón de turnos es una necesidad que puede resultar compleja para los administradores y personal de recursos humanos, por ello aTurnos dispone de una calculadora de turnos de trabajo como herramienta generadora de cuadrantes y que facilita la tarea de planificación.
La calculadora de turnos analiza, busca y optimiza las distintas soluciones de forma automática para optimizar los resultados. Para ello, pondera todas las variables y su prioridad para ofrecer soluciones según la demanda y la configuración realizada previamente.
Gracias a esta herramienta generadora de cuadrantes de trabajo, se puede calcular un patrón en función de los turnos creados, indicando las necesidades con los trabajadores que necesitas por turno y día, además de tener en cuenta restricciones indicadas por el administrador. Previamente se informa con datos una serie de variables (número de trabajadores del equipo, número de horas contrato, número de trabajadores por cada tipo de turno y día de la semana, etc) según las necesidades del personal y teniendo en cuenta las restricciones. De esta manera, se crea un resultado que garantiza la cobertura de trabajadores por cada tipo de turno y de día a la semana, el cual puede irse modificando y adaptando y adaptándolo a las necesidades del equipo.
En ocasiones, es necesario la búsqueda de un nuevo patrón de turnos para el equipo. Dicha necesidad puede surgir por diferentes causas, como por ejemplo el cambio del número de trabajadores en la plantilla, aumento de la demanda del servicio, cambios de convenio de los trabajadores o incluso por un nuevo cambio de patrón de turnos que solicita el propio equipo para una mejora en la conciliación de la vida laboral y familiar.
Cuadrantes generados y soluciones adaptadas a las necesidades
Cabe destacar que se pueden realizar cualquier tipo de modificaciones y cambios, tanto en la configuración y perfil de trabajador como en el cuadrante y en los turnos de trabajo.
Una vez realizado el proceso de planificación, se pueden realizar las siguientes acciones:
- Visualizar los datos reflejados en el cuadrante de trabajo
- Filtrar datos y resultados según las necesidades: fecha, empleados, localizaciones, categorías, especialidades, etc.
- Exportar los datos generados en diferentes formatos
- Estudiar las estadísticas de horas trabajadas, horas presenciales, horas planificadas, etc.
- Crear los reportes correspondientes
- Traspasar los datos a las nóminas
Control y gestión del cuadrante de turnos: registro horario
Una vez realizada la planificación, es necesario llevar a cabo un control horario de los turnos de los trabajadores. Con aTurnos, es posible registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores desde distintos dispositivos de fichajes, para cumplir así con el Registro Diario de la Jornada, de tal manera que se muestren las estadísticas de las horas planificadas y las horas trabajadas y crear los informes o reportes necesarios.