Gestión efectiva de los patrones de turnos rotativos: consejos y estrategias

¿Qué son los turnos rotativos? ¿Cómo se realizan los patrones de turno de trabajo rotativo? ¿Cuándo se entregan los cuadrantes de turnos de trabajo rotativos? ¿Tienes problemas para organizarlos? Esta forma de distribuir los turnos de trabajo en el área recursos humanos de la plantilla tiene grandes ventajas competitivas, pero hay que saber gestionarlos de forma correcta para evitar problemas en la organización.

 

Qué son los turnos rotativos y principales características

Los turnos rotativos son horarios de trabajo para la planificación y gestión horaria con un turno con una hora de entrada y otra de salida predeterminada que se van modificando a lo largo de un período de tiempo, ya sea a lo largo de los días o semanas mediante patrones de turnos rotativos. De forma que los trabajadores conocen de antemano qué turnos tendrán que realizar en los próximos días, y ante cualquier cambio en este patrón deberá ser notificado a los trabajadores con la antelación suficiente.

Los turnos rotatorios se asignan mediante el calendario de turnos de trabajo o cuadrante rotativo, donde se indican los tipos de turno y se asignan a los trabajadores de forma que les permita equilibrar la vida laboral y personal, sin perder de vista los descansos, vacaciones y permisos correspondientes.

El término de “rotación” hace referencia a la igualdad de condiciones de trabajo hacia los empleados a la hora de la asignación del horario rotativo. Así, una gestión de turnos rotativos eficiente debe cumplir con una serie de condiciones y aspectos legales por parte del departamento de recursos humanos.

En una organización hacen referencia a un sistema de turnos rotativos empleado en las actividades profesionales que necesitan estar disponibles y trabajando normalmente durante las 24 horas del día. En este caso, los trabajadores cambian de turno de forma constante, es decir, van rotando entre todos distintas jornadas laborales para que todos puedan disfrutar de los descansos correspondientes, lo que permite a la empresa optimizar sus recursos y cubrir su demanda de trabajo.

Existen diferentes tipos de patrones de turnos rotativos, pues según la circunstancia de la organización, los trabajadores tendrán que planificarse con el objetivo de intentar ser lo más eficaz y eficiente en la empresa. Además, es necesario llevar un control horario constante registrado de forma correcta, pues los empleados necesitan desarrollar su actividad profesional en igualdad de condiciones.

 

Cumplimiento legal en los turnos rotativos 

El cuadrante de turnos rotativos está regulado por la legislación laboral, específicamente el artículo 36 del Estatuto de los Trabajadores y el artículo 19 del Real Decreto 1561/1995 sobre jornadas especiales de trabajo. El cumplimiento legal en los turnos rotatorios puede variar según la legislación laboral específica y el convenio colectivo de cada empresa. De forma general, se consideran ciertos aspectos comunes relacionados con los turnos rotatorios desde el punto de vista legal:

Turno de noche

En los procesos productivos continuos las 24 horas del día, se deben organizar los turnos de manera que ningún trabajador esté en el turno de noche por más de dos semanas seguidas, a menos que lo solicite voluntariamente. También se consideran turnos nocturnos aquellos que se realizan al menos 2 horas de su actividad entre las 22:00 y las 06:00 horas o trabajan como mínimo el 30% de su jornada en ese intervalo.

Descansos entre jornadas

Debe haber un mínimo de 12 horas de descanso entre el final de una jornada de trabajo y el inicio de la siguiente. Hay algunas excepciones que se reducen a 7 horas, pero lo más conveniente son 12 horas entre turno y turno. Si la jornada laboral supera las 6 horas diarias, los trabajadores tienen derecho a un descanso de 15 minutos.

Días festivos

En el caso de que el personal sea insuficiente en los equipos de trabajo, existe la posibilidad de incorporar empleados que trabajen a turnos, incluidos los domingos o días festivos. 

Límite de horas de trabajo

Existen regulaciones sobre la duración máxima de la jornada laboral y los límites de horas de trabajo semanales que establecen un número máximo de horas que un empleado puede trabajar en un período determinado, antes de que se requieran descansos obligatorios. Concretamente, en el art 34 del Estatuto de Trabajadores indica que el máximo de horas a trabajar por día efectivo es nueve horas, pero si un trabajador tiene un convenio o contrato donde se especifique trabajar hasta 12 horas, es legal, siempre y cuando no exceda las 40 horas semanales. Generalmente, cada empleado acumulará un máximo de 1782 horas de trabajo efectivo al año. Por otro lado, el total de horas trabajadas en un mes entre los diferentes turnos variará entre 144 y 176 horas, con excepciones.

Descansos y pausas

Las leyes laborales exigen que los empleados tengan períodos de descanso durante su jornada laboral. Estos descansos pueden incluir pausas para comer y descansos regulares para evitar la fatiga excesiva y dependiendo del convenio, pueden considerarse tiempo efectivo de trabajo o no. Los períodos de descanso semanal deben ser de al menos un día y medio, acumulables hasta un máximo de catorce días. Sin embargo, el artículo 19 del Real Decreto permite a los trabajadores acumular medio día de descanso semanal por períodos de hasta cuatro semanas, o separarlo del día completo para disfrutarlo en otro momento de la semana.

Horas extraordinarias

En ocasiones, los empleados que trabajan a turnos rotativos y superan las horas normales de trabajo tienen derecho a recibir una compensación adicional, como pago de horas extra, bonificaciones o tasas especiales. En España, la legislación laboral establece límites para las horas extras en general, independientemente de si se realizan en turnos rotativos o no. Haciendo referencia al Estatuto de los Trabajadores, el límite máximo de horas extras permitidas es de 80 horas al año, aunque pueden existir excepciones o condiciones especiales establecidas en los convenios colectivos aplicables a cada sector.

Programación y aviso previo

Algunas jurisdicciones pueden exigir que las empresas proporcionen un aviso razonable sobre los horarios de trabajo y los cambios en los turnos rotativos. Esto permite a los empleados planificar su tiempo y mantener un equilibrio entre su vida personal y su actividad profesional. En España, la legislación laboral no establece una antelación específica con la que los empleados deben conocer sus horarios laborales en los turnos rotativos, pero es recomendable comunicar los horarios de trabajo al menos 5 días antes del comienzo de dicho turno.

Salud y seguridad laboral del trabajador

Es necesario garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable para los empleados, incluidos aquellos que trabajan en turnos rotativos, por lo que se incluyen normas relacionadas con el ambiente de trabajo, el ruido, la ergonomía y los descansos. Concretamente, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (31/1995) establece las disposiciones básicas para promover la seguridad y la salud en el trabajo en España, así como el Real Decreto 286/2006, sobre la protección de la salud y seguridad de los trabajadores. Además de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, existen normativas específicas que abordan la ergonomía en el lugar de trabajo en España que varían según el sector y el convenio de la organización.

 

Para el cumplimiento legal de todas estas consideraciones, en aTurnos contamos con las restricciones o limitaciones de aTurnos, las cuales pueden adaptarse según el convenio de cada empresa, así como a trabajadores en concreto o de forma general. 

 

Cuadrante de turnos rotativos: qué incluir y cómo se realizan

El cuadrante de trabajo a turnos rotativos registra la distribución de la jornada laboral a lo largo de un período determinado de un trabajador. Normalmente, se elabora mensualmente e incluye tres elementos clave que deben estar presentes en todos los cuadrantes y calendarios de turnos de trabajo:

1. Días de trabajo o días laborales: hace referencia a los días en los que el trabajador tiene planificados turnos (mañana, tarde, noche, etc.). Es necesario incluir el horario de cada tipo de turno como información para los empleados.
2. Descansos: se especifican los días de descanso en los que el empleado no tiene que realizar su actividad profesional. 
3. Periodos de vacaciones correspondientes: son los períodos de vacaciones asignados a cada trabajador.

Es importante asegurarse de que los cuadrantes de turnos de trabajo rotativos mantengan una frecuencia equilibrada de trabajo, descanso y turnos entre todos los trabajadores. Los turnos rotativos pueden generar diferencias en las horas trabajadas de un mes a otro, las cuales no deben afectar el salario. Además, al elaborar el cuadrante, es recomendable indicar las horas de trabajo del mes y el total acumulado desde el inicio del año ya sea año natural o fiscal.

¿Cómo hacer turnos rotativos? Desde aTurnos existen múltiples formas de crear estos patrones de turnos y planificaciones, pero las dos más utilizadas y mejoradas son las siguientes:

1. Desde la calculadora turnos rotativos insertando el número de empleados que se necesita por turno y el número total de trabajadores disponibles para cubrir dichos turnos. La calculadora de patrones rotativos también tiene en cuenta las restricciones creadas a nivel de equipo para todos los trabajadores. 
2. Desde el módulo de Planificación Automática, en base a una demanda de personal o de variables de negocio, y teniendo en cuenta restricciones a nivel de equipo y a nivel personal de cada empleado (como por ejemplo, limitaciones por jornada reducida). Es decir, a diferencia de la planificación con la calculadora de patrones, la planificación automática se ajusta a las características y el índice de disponibilidad de cada trabajador.

 

Plantilla de trabajo para organizar turnos rotativos

Para poder gestionar los turnos de forma correcta es necesaria una herramienta que nos permita organizar y visualizar de forma sencilla las distintas jornadas laborales y turnos planificados a cada trabajador. Una solución muy rápida y útil es mediante una plantilla de Excel, pero en el caso de que haya gran variedad de turnos de trabajo y los patrones sean complicados, es necesario contratar una herramienta de planificación y gestión de turnos de trabajo como aTurnos.

El cuadrante turnos rotativos en excel puede visualizarse fácilmente según el día, la semana o el mes de cada uno de los equipos de trabajo. Si necesitas planificar los turnos de trabajo rotativos mediante una plantilla de excel, puedes ver más información en Cómo hacer una plantilla de turnos rotativos y horarios de trabajo.

 

Tipos de patrones de turnos rotativos

En cuanto a los distintos patrones de turnos rotativos, hay distintos ejemplos de cuadrantes de turnos. Los más comunes son: 

Patrones de turnos rotativos 6x2 durante 8 días

En este caso, se presentan 6 días laborables y dos días de descanso. Suponemos una necesidad de 2 personas por turno (M, T y N) todos los días, el número de empleados necesarios en ese caso son 8 ya que es el número de periodos necesarios para rotar los dos días de descanso seguidos. La combinación de turnos que hemos escogido para este ejemplo es el patrón antiestrés: MM-TT-NN-LL. De esta manera, el trabajador comenzaría trabajando dos días por la mañana, después dos por la tarde, dos por la noche y finalmente dos de descanso.

Patrón de turno rotativo 5x2 durante 7 días

En este tipo de patrones se trabajan con turnos de trabajo de 5 días y se descansan 2. Se puede calcular automáticamente la secuencia de turnos desde aTurnos configurando las restricciones necesarias a nivel de equipo según la empresa como por ejemplo: "Días de descanso seguidos a la semana" y "No puede trabajar más de X días seguidos". Estos turnos de trabajo de 7 días son los más habituales en España. Este tipo de turnos también se llaman turno de trabajo por días estacionados, los cuales se emplean en el sector industrial donde los descansos suelen ser en fin de semana o bien los turnos rotativos de lunes a domingo en el que los empleados trabajan cinco días seguidos y a continuación, dos días de descanso, creando así un ciclo de trabajo de 7 días a la semana.

Patrón turno rotativo 4x3

Es empleado en jornadas de trabajo más largas (hasta 10 horas durante 4 días a la semana, lo que da lugar a una semana laboral de 40 horas). Se trata de un patrón en auge, en el cual normalmente se concentran largas jornadas de trabajo compensadas con periodos de descanso igualmente largos. Así, se trabajarán 3 o 4 días, y se descansará el resto de días de la semana. 

Puedes acceder al siguiente artículo para más información: patrones de turno rotativo.

Turnos rotativos de mañana y tarde

Los empleados trabajan durante la mañana y la tarde y suelen emplearse en empresas que ofrecen servicio al cliente. Muchos de estos tienen descansos los fines de semana y es por eso por lo que se requiere mayor fuerza laboral, o una atención especializada en ciertos sectores económicos. Esto ofrece la oportunidad de trabajar durante el día y descansar por la noche.  

Turnos rotativos de 4 personas y turnos rotativos de 5 personas

Suelen emplearse en el sector de la salud o empresas manufactureras, así como otros servicios públicos esenciales donde la atención debe ser continua. En este caso, cuatro o cinco personas trabajan con un cuadrante de turnos de 12 horas cada una, durante tres días seguidos y con un día de descanso entre ambos.

 

Dentro de los turnos rotativos (continuos, semidiscontinuos y discontinuos) existen distintos tipos de cuadrantes de turnos de trabajo rotatorios:

Turnos rotativos dobles

Hacen referencia a la rotación de turnos de mañana (M) y tarde (T) de forma semanal y es el más común en empresas que funcionan de lunes a viernes (turnos discontinuos).

Turnos rotativos triples

Este patrón de turnos es utilizado en empresas que trabajan de lunes a domingo aunque también puede aplicarse de lunes a viernes. Consiste en turnos de mañana (M), tarde (T) y noche (N) dividiendo cada uno en 8 horas. Esta opción corresponde a dos días de descanso entre turno y turno (turnos semidiscontinuos). Este tipo de turno corresponde al patrón de turno rotativo 6x2 y un ejemplo sería el siguiente: MLM-TLT-NLN, siendo L un día libre. Al finalizar el turno de noche se reiniciaría el proceso.

Turnos de rotación inversa o natural

Corresponde a la tipología normal de turnos cambiando los turnos de mañana, tarde y noche o a la inversa (turnos continuos). Un ejemplo podría ser un patrón de turnos M, T y N, de manera que la inversa sería un patrón de turnos de N, T y M, teniendo en cuenta que debe haber 12 horas entre el fin y el inicio de la jornada laboral. Hacen referencia a los patrones de turnos 4x3 vistos anteriormente.

 

Para más información y ver ejemplos de patrones de turnos rotativos puedes acceder a nuestro post de tipos de turnos rotativos, cuadrantes de trabajo y patrones de turno.

 

También existen distintos tipos de turnos especiales:

Turno de noche

No se puede hablar de turnos de trabajo rotativo sin incluir el turno nocturno. En este caso, estos turnos de trabajo pueden darse cuando la empresa tiene demandas estacionales o bien porque el empleado quiere compaginarlo con otro empleo o con otro tipo de jornadas laborales. Si quieres conocer más acerca de los turnos y horarios de noche, así como el cumplimiento legal de los mismos puedes acceder a nuestro post: “Turnos de noche: todo lo que necesitas saber”. 

Turno de trabajo por equipos

Son los turnos conocidos como “continentals” y suele darse en situaciones de trabajo por equipos en turnos rotativos de 8 horas durante 7 días consecutivos, o bien de 12 horas durante 4 días con la opción de dos o tres días de descanso entre cada período.

 

Ventajas de los turnos rotativos 

Este método de realizar los cuadrantes de trabajo con turnos rotatorios tiene ciertas ventajas que incrementan la productividad, como por ejemplo:

1. Flexibilidad en los horarios de trabajo hacia los empleados en cuanto a sus necesidades en función de cada semana/mes, lo que implica un incremento en la motivación y satisfacción laboral de la organización y una mejora de la relación entre los trabajadores y los mandos de la organización. De esta forma se retiene el talento y se reduce la rotación de personal y los costes que derivan de los procesos de reclutamiento y formación de nuevos empleados.
2. Los turnos rotativos ayudan a las empresas a adaptar las funciones según las necesidades de trabajo de los equipos y la demanda del momento y ayudan a mejorar la gestión de forma equilibrada de los turnos de trabajo rotatorios. En este caso, se puede evitar la sobrecarga de personal, lo que conlleva un mejor control de los costes por parte de la empresa.
3. Todos los trabajadores están en igualdad de oportunidades, ya que generalmente todos van a realizar los mismos turnos y horarios de trabajo en un momento u otro. Además, se comparte horario y turnos de trabajo con diferentes compañeros.
4. Los turnos rotativos suponen un gran ahorro de los costes de trabajo para las empresas por el uso eficiente de recursos, ya sea por el ahorro de costes de reclutamiento de personal o la flexibilidad para adaptarse según la demanda maximizando la productividad.

 

Desventajas de los turnos rotativos

Por otro lado, tanto como para la empresa como para el trabajador los turnos de trabajo rotatorios presentan una serie de desventajas. Es importante tener en cuenta que los efectos de los turnos rotativos pueden variar según la persona y su capacidad de adaptación:

1. La conciliación entre la vida familiar y laboral puede volverse complicada, especialmente si los cambios de turno ocurren con frecuencia elevada.
2. Pueden presentarse dificultades al ajustarse a horarios específicos, lo que puede dar lugar a problemas de descanso a largo plazo. Si no se establecen patrones de descanso adecuados, podrían surgir problemas de salud como ansiedad, estrés o depresión y provocar accidentes laborales.
3. Proporcionar una notificación tardía de los horarios o cambios en los horarios puede causar insatisfacción laboral en los empleados. 
4. Si se produce una gestión y planificación inadecuada, puede producirse una disminución en la productividad y un aumento o tendencia en el absentismo laboral.
5. Una mala gestión de los turnos rotativos con horario nocturno puede llegar a ocasionar trastornos digestivos e intestinales, así como insomnio y pérdida de calidad del descanso o alteración del sueño en los empleados.

Consejos de expertos en planificación y gestión horaria

Para enriquecer este artículo, hemos dialogado con nuestros consultores quienes, gracias a su contacto directo con los clientes, han adquirido una comprensión amplia y detallada acerca de los desafíos y las estrategias óptimas para implementar y mantener una eficiente planificación horaria para el personal. Aquí presentamos algunos consejos valiosos de nuestros expertos en la materia:

1. Iniciar la planificación separando a los empleados con limitaciones homogéneas de aquellos con horarios más restringidos y específicos, y comenzar asignando horarios a este último grupo. Por ejemplo, los trabajadores con un horario fijo.
2. Delimitar claramente los descansos necesarios a través de las restricciones. Aunque los turnos pueden variar con el tiempo, definir y estabilizar los períodos de descanso o la rotación de los mismos proporcionará mayor certidumbre al empleado para organizar su vida personal, además de ofrecer una visión nítida de la disponibilidad del personal para cada día y horario. En aTurnos, es posible especificar los días libres de los empleados mediante la opción "El turno X no disponible", de esta forma, el planificador puede garantizar que estos días no se programarán más adelante, ya sea manual o automáticamente. 
3. Establecer una demanda específica de personal por turno. Este es uno de los consejos esenciales que usualmente ofrecemos, aunque pueda resultar desafiante en muchos casos. Tener una demanda basada en variables de negocio y transformarla en la cantidad necesaria de trabajadores, considerando la variable de calidad del servicio, es una opción viable. Sin embargo, dependemos de que esta demanda esté bien ajustada y calculada. Normalmente, los mandos intermedios están al tanto de cuántos trabajadores necesitan en cada horario. Por lo tanto, en aTurnos ofrecemos herramientas para permitirles mantener actualizada esta información, de manera que puedan identificar visualmente donde se requieren más trabajadores y, gracias a nuestras herramientas de planificación, encontrar el personal ideal para cubrir estos puestos. Esto también facilita la generación de un historial más preciso.
4. Utilizar el cuadrante borrador, el tooltip y las restricciones para planificar. Estas tres herramientas son fundamentales para lograr una planificación ajustada y eficaz. Por eso, sugerimos utilizarlas de manera conjunta. El cuadrante borrador te permitirá experimentar con distintos escenarios que luego, gracias al tooltip de horas, te permitirán visualizar los balances del empleado y, con las restricciones, asegurarte de no pasar por alto ninguna limitación importante antes de publicar la planificación para los trabajadores.

 

 

Control y gestión de los turnos rotativos: registro horario, horas teóricas vs trabajadas, etc.

No solo es necesario llevar a cabo una buena organización de los turnos de trabajo, si no que una vez planificados, hay que saber registrarlos de forma correcta y poder comparar las horas planificadas en el cuadrante de turnos de trabajo con lo realmente trabajado. Para ello, es necesaria una herramienta de control horario. 

Gracias al control horario de aTurnos, podrás registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores desde distintos dispositivos de fichajes, para cumplir así con el Registro Diario de la Jornada. El objetivo principalmente está basado en conocer el exceso o defecto de horas trabajadas respecto a las planificadas, de manera que el sistema te avisa en todo momento de las desviaciones de la jornada real respecto a la planificada, generando absentismos, horas extras, horas complementarias, etc. Una vez registradas las horas de trabajo, podrás crear informes y acceder a ellos para una mejor gestión y control del personal rotatorio y exportar a nóminas en un clic, o integrar aTurnos directamente con tu herramienta de nóminas gracias a nuestra API.