¿Cómo pagar las vacaciones no disfrutadas?
Surgen muchas preguntas a la hora de pagar las vacaciones no disfrutadas a los trabajadores. ¿Se puede recibir compensación económica en lugar de disfrutar las vacaciones anuales correspondientes? ¿Cómo y cuándo pueden pagarse las vacaciones no disfrutadas? ¿Cómo se calcula el finiquito de vacaciones una vez finalizado el contrato laboral?
Ante estas diversas situaciones, resulta conveniente contar con un gestor de vacaciones que nos ayude a controlar el número de días de vacaciones que disfrutan los miembros de nuestro equipo. Esta tarea forma parte de la necesaria y a menudo complicada gestión documental de Recursos Humanos.
Derecho a las vacaciones en España por un trabajador
- Las vacaciones en España son un derecho recogido en el Estatuto de los Trabajadores.
- Según el Estatuo de los Trabajadores, cada empleado tiene derecho a 30 días naturales de descanso al año, lo que supone 22 días laborales como periodo mínimo, es decir 2,5 días naturales o 1,8 días laborables por mes trabajado.Los contratos de trabajo y los convenios colectivos podrán ampliar estas cifras, pero nunca reducirlas con respecto al mínimo legal establecido.
- No pueden sustituirse por ningún tipo de compensación económica.
- Las vacaciones se podrán disfrutar en 1 año natural, dato especificado por la jurisprudencia.
- Se trata de vacaciones retribuidas, es decir, el trabajador, cobrará lo mismo independientemente que en este mes haya tenido vacaciones.
- Solo en caso de finalización de contrato laboral, despido o jubilación pueden abonarse las vacaciones no disfrutadas.
- Las vacaciones no disfrutadas se pagan en el momento de entregar el finiquito.
- La cantidad a pagar varía dependiendo de los días a los que se tiene derecho al finalizar la relación laboral, los días ya consumidos y el salario.
- Se recomienda al empleado pedir vacaciones con al menos dos meses de antelación de su inicio de disfrute, según CCOO.
- Los empleados a tiempo parcial tienen el mismo número de vacaciones que los trabajadores a tiempo completo, ya que corresponden a la duración del contrato laboral, no a las horas trabajadas.
¿Qué pasa si no se disfrutan las vacaciones?
Si no se aprovechan las vacaciones durante el año correspondiente, el trabajador corre el riesgo de perderlas. Todo ello a pesar de que tiene el derecho a disfrutar de los treinta días, pero según la legislación laboral las vacaciones no se pueden compensar económicamente. Tampoco se pueden, en principio, acumular para otros años, tan sólo en situaciones excepcionales como:
- Incapacidad temporal por enfermedad
- Embarazo
- Lactancia
En estos casos pueden disfrutarse hasta 18 meses después del momento en el que termina la incapacidad o los permisos de embarazo o lactancia.
¿Cómo y cuándo pueden pagarse las vacaciones no disfrutadas?
En principio, no es posible pagar las vacaciones en lugar de disfrutarlas. Según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, prohíbe explícitamente la compensación económica por vacaciones no disfrutadas, salvo en las siguientes situaciones:
- Cuando el contrato se extingue, ya sea por finalización del contrato o despido.
- En el caso de jubilación después de haber estado en situación de incapacidad temporal.
Pago de vacaciones por jubilación
Se diferencian en el pago de vacaciones no disfrutadas por jubilación:
- En el caso de un empleado que se retire debido a una incapacidad laboral que le haya impedido tomar sus días de vacaciones asignados, tendrá el derecho de recibir una compensación económica por los períodos de descanso no utilizados.
- Por otro lado, cuando los trabajadores se jubilan sin haber experimentado ninguna enfermedad o incapacidad, no podrán exigir el pago correspondiente por los días de descanso no disfrutados.
Pago de vacaciones por finalización del contrato
Cuando llega el fin de contrato laboral antes de que el trabajador haya tenido la oportunidad de tomar sus días de vacaciones, también se contempla el pago de los períodos de descanso no utilizados, sin importar la razón de dicha terminación del contrato.
En este escenario, se incluirá en el acuerdo de finalización correspondiente una compensación económica equivalente al período de vacaciones no disfrutado. Esta cantidad será sometida a cotización a la Seguridad Social para cubrir contingencias comunes como jubilación, invalidez permanente, incapacidad temporal, desempleo, entre otras.
En estas circunstancias particulares, la cantidad a pagar por las vacaciones no disfrutadas depende de la cantidad de días de vacaciones acumulados y no utilizados al finalizar el contrato laboral, así como del salario del empleado correspondiente a los días de vacaciones que no pudo disfrutar. Todo ello irá reflejado en el finiquito de vacaciones.
Por otro lado, aunque la ley no lo permite, algunas empresas ocasionalmente acumulan las vacaciones para el año siguiente como una solución para lidiar con períodos de trabajo excesivos.
Cómo cotizar las vacaciones retribuidas y no disfrutadas
Cuando un contrato de trabajo por tiempo determinado llega a su fin o cuando hay un despido y el trabajador no ha podido tomar las vacaciones correspondientes al período trabajado, ¿esos días deben ser cotizados en la Seguridad Social?
La respuesta es afirmativa, y es necesario informar al trabajador que, aunque la relación laboral haya finalizado, durante algunos días seguirá registrado como empleado en la empresa. Por lo tanto, deberá esperar antes de solicitar la prestación por desempleo a la que tiene derecho, ya que la empresa seguirá cotizando por las vacaciones retribuidas y no disfrutadas del trabajador.
¿Cómo calcular el importe de las vacaciones no disfrutadas en el finiquito?
Como hemos visto anteriormente, el pago de las vacaciones no disfrutadas es algo excepcional. Para calcular el pago de vacaciones no disfrutadas existe una fórmula muy rápida y sencilla siguiendo los siguientes pasos:
- En primer lugar, es necesario realizar la distribución de los 30 días naturales (o días correspondientes en función del convenio) a las vacaciones de los empleados a lo largo de los 12 meses del año. Esto implica dividir los 30 días entre los 12 meses, lo que nos da un promedio de 2,5 días de vacaciones por mes.
- En segundo lugar, es preciso calcular el salario diario de cada trabajador. Esto se logra dividiendo su salario mensual (incluyendo el salario base, complementos y prorrateo de pagas extraordinarias) entre 30 días.
- A continuación, se debe realizar una regla de tres utilizando los días de vacaciones no disfrutados, dividiéndolos entre 365 días del año.
- Por último,se multiplica el resultado obtenido por el salario diario para determinar la compensación económica correspondiente.
Cálculo de vacaciones de trabajadores a tiempo parcial
¿Se pueden reducir las vacaciones de los empleados a tiempo parcial proporcionalmente al número de horas que realicen a diario?
No es posible reducir las vacaciones de los empleados con media jornada laboral. Esto se debe a que los trabajadores a tiempo parcial tienen los mismos derechos que los empleados a tiempo completo. Como mencionamos anteriormente, la duración de las vacaciones se establece legalmente en función del año y no se basa en la jornada laboral de cada empleado.
Sin embargo, los trabajadores a tiempo parcial recibirán una compensación económica por los días de vacaciones no disfrutados de acuerdo con su salario correspondiente. Si su salario es inferior al de los trabajadores a tiempo completo, también será menor la cantidad de dinero recibida por cada día de vacaciones no aprovechado.
Es importante tener en cuenta que los trabajadores que hayan trabajado solo durante una parte del año, ya sea a tiempo parcial o completo, solo podrán disfrutar de los descansos correspondientes al período en el que realmente han trabajado.
aTurnos como solución para la gestión de vacaciones
La gestión y el cálculo de vacaciones no disfrutadas es una de las principales tareas del departamento de Recursos Humanos pero, al mismo tiempo, es una de las más tediosas. Utilizar un software de recursos humanos, no solo agiliza el proceso sino que además se ahorra mucho tiempo de trabajo a la hora de organizar las vacaciones de los empleados.
Con aTurnos, podrás gestionar las vacaciones de cada uno de los empleados de forma automática, así como el cálculo de vacaciones y finiquito correspondiente. Además, se podrán personalizar todos los permisos, así como la configuración previa: tipo de jornada y contrato laboral, vacaciones correspondientes, aprobación o no de vacaciones, necesidad de justificantes, etc.
Por otro lado, una forma de disfrutar de las vacaciones del año anterior es utilizando la variable de “Fin del periodo vacacional” que se puede configurar en los ajustes del equipo (Administrar>Ajustes>Configuración general) o en el perfil del empleado. Esto implica que si por ejemplo, durante el año 2022 he devengado 30 días de vacaciones pero solo he disfrutado 25 días, y mi variable de “fin del periodo vacacional” está configurada a día 31/03, los 5 días restantes del 2022 los podré disfrutar hasta el día 31/03/2023. Una vez disfrutados todos los días del año anterior que tengo pendientes, aTurnos empezará a computar las vacaciones del balance del año en curso.
Gracias a la calculadora de horas de trabajo y vacaciones correspondientes, aTurnos calculará automáticamente las vacaciones y horas total a trabajar por año según el periodo del contrato.