1. ¿Cómo empezar?

1.1 Regístrate

1.1.1 ¿Cómo hacer el alta?

Sino dispones de un cuenta en aTurnos necesitamos los siguientes datos para empezar en el siguiente enlace:

  • El nombre de tu equipo para identificarlo.
  • Tu nombre como administrador de tu equipo.
  • Tu correo electrónico, fundamental para enviarte el alta (es tu usuario de acceso).
  • Tu contraseña, la contraseña debe tener mayúsculas, minúsculas y números, te la pediremos también para entrar al equipo.
  • Tu huso horario para identificar tu zona horaria .

Lee y acepta las condiciones. Ahora revisa tu correo y activa la cuenta con el enlace que te hemos enviado. Mira en tu carpeta de spam si ves que no lo recibes.

Si eres un administrador o trabajador de una empresa que ya está en aTurnos. No tendrás que realizar el proceso de alta porque ya estarás de alta dentro un proceso automático.

 

1.1.2 Empezamos

Para empezar a configurar tu equipo, y resolver tus dudas te recomendamos que veas el vídeo inicial de ayuda, te guiaremos para que puedas crear tu primera planificación. Siempre podrás volver a verlo, lo tienes en la parte superior derecha “Demo”.

1.1.3 ¿Cómo recuperar la contraseña?

Si has olvidado tu contraseña de aTurnos puedes recuperarla en el siguiente enlace. El proceso es sencillo: primero introduce tu correo y confirma que no eres un robot. Después, te llegará un correo donde haciendo clic en recuperar la contraseña te volvemos a enviar otro correo con tu nueva contraseña. Si el correo no te ha llegado, consulta tu bandeja de correo de spam.

Además de recuperar la contraseña también activamos la cuenta sino la has activado con anterioridad. Si el correo que se introduce, no está registrado en aTurnos, el sistema te informará de que el correo no es válido.

1.1.4 Cambiar contraseña

Para cambiar la contraseña accede mediante el icono del trabajador en la parte superior izquierda, entra en configuración, y en el apartado cambiar contraseña, introduce la antigua e informa de la nueva contraseña.

1.2 Añade trabajadores

1.2.1 Introducción

En la planificación de un equipo de trabajo existen dos elementos imprescindibles: los trabajadores y los turnos.

Los trabajadores: personas del equipo de trabajo, a quienes se le asignarán turnos u horas de trabajo, atendiendo a la necesidad de la organización en un determinado periodo de tiempo.

Turnos de trabajo: periodo de tiempo definido con una hora de entrada y hora de salida, en el cual un trabajador cubre su puesto de trabajo el administrador del equipo.

En los siguientes puntos del manual, te informaremos y guiaremos como empezar a configurar tus equipos. Los primero que tenemos que hacer es dar de alta a tus trabajadores y a los tipos de turnos.

1.2.2 ¿Cómo se dan de alta los trabajadores?

El administrador del equipo puede dar de alta a los trabajadores, de forma anónima o con los datos reales de los trabajadores, que van a formar parte del equipo.

Desde el listado de trabajadores, o incluso de propio cuadrante de turnos, se puede acceder a “Añadir trabajador”. Haciendo clic en este acceso, aparecen las diferentes opciones para dar altas a trabajadores:

  • Con email y nombre: informar en el formulario cuantos trabajadores quieres añadir. Marcar la casilla de activación de los trabajadores con un “Si”, si lo que se pretende es que se activen los trabajadores y puedan acceder al equipo. Una vez que se activen aceptando las condiciones de uso, les llegará una contraseña para acceder a aturnos.com

En esta opción se informa el nombre, mail y fecha de alta del trabajador en el sistema aTurnos. Finalizando la acción cliqueando la opción “Guardar”. El sistema avisa si el alta se ha realizado correctamente.

  • Sin email y sin nombre (anónimo): informar en el formulario cuantos trabajadores quieres añadir.

En esta opción solo fecha de alta del trabajador en el sistema aTurnos. Nombre e mail lo genera automáticamente el sistema. Estos dos últimos datos se pueden modificar por datos definitivos en un futuro, desde el detalle de los trabajadores. Finalizando la acción de este tipo de alta cliqueando la opción “Guardar”. El sistema avisa si el alta se ha realizado correctamente

  • Importando CSV : es una opción interesante para dar de alta a un importante número de trabajadores. Importando un archivo CSV con los datos de los trabajadores se puede dar de alta a todo un equipo de trabajadores. ¿Cómo dar de altas a trabajadores importando un CSV? (Importación datos para altas de trabajadores 6.8)

En el siguiente enlace puedes ver los diferentes permisos de los administradores de aTurnos: Los tipos de supervisores en la planificación de personal.

1.2.3 Perfil del trabajador

1.2.3.1 Datos generales

El administrador puede acceder y editar información especifica para cada trabajador. Para poder informar los datos que componen el perfil de los trabajadores, el administrador los puede crear desde administrar/perfil del trabajador

En este apartado se recoge todos los datos y detalles de interés del trabajador :

Personales: informa el nombre, mail, fecha de alta en aTurnos, número de teléfono, rol y localización que tiene en el equipo y foto de perfil

General Básica: datos generales que son informados y editados por el administrador. En el caso de datos personales como nombre, mail y teléfono, pueden ser editado por el administrador cuando el trabajador aún no haya activado su cuenta, si el trabajador tiene la cuenta activado solo él podrá modificar estos datos “sensibles”.

 

En este apartado el administrador asigna el tipo rol del trabajador en el equipo, puede ser: trabajador, administrador validador, administrador planificador, administrador total o superusuario.

Optar por ser visible el trabajador en el cuadrante, por ser no visible en el cuadrante para el resto de trabajadores, o no ser visible por ningún perfil, pero si en el listado de trabajadores. Esta privacidad de visibilidad es a nivel individual. En ajuste podemos gestionar la privacidad del equipo en su conjunto.

General Categoría y contrato: dentro de los datos de contrato se incluyen su fecha de alta y baja, su categoría, su localización por defecto  y si tuviera un posición definida. Para crear los maestro de estos datos los puedes hacer desde la configuración, te dejamos e este enlace.

Tiempos: definimos todos los datos de tiempos como horas año, porcentaje de jornada, extras, complementarias, vacaciones . Te ayudamos con los datos que podamos calcular pero siempre podrás modificarlos para adaptarse a tus necesidades.

Vacaciones/año: son las vacaciones que dispone el trabajador en el año según su convenio laboral periodo vacacional del año siguiente. Pueden ser editadas por el administrador.

Vacaciones en el periodo vigente:son las vacaciones que dispone el trabajador en el año según el momento del alta del trabajador y su convenio laboral. Se calcula automáticamente si la fecha de alta del trabajador es posterior al 1 de enero. Puede ser modificada por el administrador.

Vacaciones planificadas en el periodo vacacional año (consultado): informa de las vacaciones planificadas que pertenecen al año vacacional consultado. Este año comprende desde el 1 de enero de ese año hasta la fecha indicada en el fin del periodo vacacional.

Saldo de vacaciones: es el saldo de vacaciones que aún dispone el trabajador en el periodo vacacional. Es la diferencia del número de vacaciones que dispone y del número de vacaciones planificadas dentro del periodo vacacional del año. consultado.

Fin periodo vacacional. Indica la fecha fin del periodo en el que un administrador puede planificar las vacaciones de un trabajador. La fecha fin corresponde al año siguiente, respecto al año del cual pertenece las vacaciones del trabajador. Por ejemplo si en el año 2019 un trabajador dispone de 22 días de vacaciones y tiene como fecha fin del periodo vacacional el 15 de enero, el administrador puede planificar las vacaciones del 2019 desde el 1 de enero de 2019 hasta el 15 de enero de 2020.

Periodo vacacional en aTurnos: el periodo comprendido desde el 1 de enero de un año hasta la fecha fin del periodo vacacional, la cual está determinado por un día y mes del año siguiente.

Si durante la relación laboral se modifica algún dato, como la categoría o el porcentaje de jornada,  que afecta a la planificación puedes crear  un “nuevo” periodo para mantener los históricos o actualizar el periodo vigente. Si existen varios periodos del trabajador puedes moverte por ellos desde el cabecera. Desde esta misma función también puedes ver los trabajadores de baja, siempre vas a tener históricos de todo los trabajadores y sus datos.

 

 

1.2.3.2 Especialidades

Las especialidades hacen referencias a las habilidades, capacidades o actitudes de los trabajadores, que son importantes destacar entre los trabajadores. El administrador personaliza estas especialidades valorando del o al 5, donde la puntuación 5 significa que el trabajador tiene el valor máximo que se le puede asignar a esa especialidad, y con valor 0 significa que no tiene asociado esa especialidad.

Es interesante informar esta valoración,al ser susceptible a ser filtradas por el administrador para una búsqueda rápida en un determinado momento, usando los filtros del sistema aTurnos en las diferentes funciones de la herramienta.

1.2.3.3 Estadísticas

El administrador accede al informe estadísticos del trabajador. Este informe también puede acceder el trabajador desde su perfil, en caso de tener permiso para ello.
Estadísticas del total de turnos, de horas , de absentismos,… en el periodo de tiempo que se requiera.
El administrador puede acceder a informes más completos y diversos de estadísticas de cualquier trabajador desde el menú/estadísticas.

1.2.3.4 Restricciones

Las restricciones  del trabajador, o del equipo, son limitaciones laborales que afectan a la planificación. Definirlas correctamente, ayudará al administrador a planificar, pues el sistema las tendrá en cuenta a la hora de realizar los cálculos automáticos.

En aTurnos existen más de 49 restricciones  . Por ejemplo,  el trabajador no pueda hacer un determinado tipo de turno, que solo pueda hacer un turno, no se pueda trabajar más de X días seguidos o que se limiten a 4 los día de Libre Disposición. Algunas que afectan a la jornada como el control del máximo de horas por semana o mes informadas desde el perfil del trabajador. En este vídeo puedes ver cómo crear y aplicar restricciones.

 

 

1.2.3.5 Periodos de absentismos

Entendiendo absentismo (o permiso) como ausencia o abandono del puesto de trabajo  durante toda la jornada laboral planificada (Absentismo Total), o ausencia temporal, durante un determinado periodo de tiempo, en la planificación correspondiente a un día laboral (Absentismo Temporal)

Para informar de un nuevo periodo de absentismo, haz clic en “Añadir” introduce la fecha de inicio y fecha de fin (si ya ha terminado), introduce el tipo de absentismo, el sistema también da la opción de informar si el absentismo es con recaída, si es el mismo motivo de un absentismo anterior por la misma enfermedad, para poder contabilizar así los días totales por este motivo.

 

1.2.3.6 Presencia

Puedes configurar parámetros personalizados sobre el control de presencia para el trabajador.

Configuración: El trabajador puede fichar en cualquier lugar, si activas esta opción el trabajador podrá fichar desde cualquier localización. tanto por movil(gps) o IP . Si dejas ajustado con los valores de equipo, se tomara por defecto los datos que estan configurados en…administrar>ajustes>módulos>control de presencia.

Tolerancia: Es el margen que tiene el trabajador para poder fichar tanto si llega tarde como si llega antes de tiempo a su puesto de trabajo.

-Calcular la tolerancia global de toda la jornada del trabajador. Indica los minutos de que dispone el trabajador tanto para la entrada como para la salida sin que se le descuenten o acumulen los minutos.

Calcular la tolerancia por el inicio y fin de cada turno de la jornada. Esta te da la opción de informar unos minutos de margen de entrada diferentes a los de salida.

 

1.2.3.7 Horas en los equipos

Esta pestaña solo aparece en el caso en el que el trabajador este en más de un equipo, y te muestra:

El equipo, horas contrato al año, porcentaje de jornada, horas contrato periodo seleccionado, horas realizadas 2019, balance de horas, horas contrato totales en periodos del año actual.

1.2.4 Sustituciones de trabajadores 

El administrador ante una sustitución de trabajador por otro, dispone de la opción de planificar pasando, intercambiando o copiando los turnos de un trabajador (usuario origen) a otro (usuario destino) en el periodo de tiempo que determine.

El trabajador destino puede recibir el orden y la localización del trabajador al que va a sustituir (trabajador origen).

En la sustitución se puede dar diferentes casos:

1.-Acción de intercambio: el trabajador origen y trabajador destino intercambia los turnos en el periodo de tiempo que se defina.

2.- Acción copiar turnos: los turnos del trabajador origen se copian en la planificación del trabajador destino. Si el trabajado destino tiene planificado turnos previamente, se añadirán los turnos

 

3.-Acción mover turnos: los turnos del trabajador origen se copian en la planificación del trabajador destino. Si el trabajado destino tiene planificado turnos previamente, estos se borran y quedarán solo los  movidos y procedentes del trabajador de origen.

4.-Acción copiar datos de planificación: los datos de la planificación del trabajador destino serán idénticos a los del trabajador origen.

5.- Acción copia datos de planificación y turnos: los turnos y datos de planificación  del trabajador origen se copian en el trabajador destino. Si el trabajador destino tiene planificado turnos previamente, se añadirán los turnos .

¿Cómo se realiza una sustitución?

El administrador selecciona al usuario origen, los datos de planificación y turnos de este trabajador serán los que se copiaran, moverán o intercambiarán al trabajador seleccionado en el apartado usuario destino. La acción a ejecutar será elegida entre todas las disponibles y durante el periodo de tiempo definido. Cuando el formulario esté informado, finalizar haciendo clic en guardar.

1.3 Añade tipos de turnos

Entendiendo Turnos de trabajo como periodo de tiempo definido con una hora de entrada y hora de salida, en el cual un trabajador cubre su puesto de trabajo.

En los siguientes puntos del menú explicaremos como dar de alta los diferentes tipos de turnos que se realizan en tu organización. Comentar que  no solo se trabaja con turnos, también se pueden  crear horas y planificarlas en el cuadrante del trabajador.

1.3.1 Tipos de turno

Para  introducir tus turnos de trabajo accede a la pestaña de tipos de turnos dentro de Administrar>Tipos de turno, si en los pasos previos al darte de alta en aTurnos ya creaste alguno aquí los verás. Edítalos si quieres modificar cualquier valor o elimínalos sino los necesitas.  La información que necesitas de un turno es:

  • La descripción del turno es la definición del turno que te ayudará a describir en que consiste el turno.
  • La abreviatura del turno o del absentismo serán las siglas que identificarán el turno dentro de tu equipo. Son únicas por cada tipo de turno y no se pueden repetir.
  • La hora de inicio indica en horas cuando se inicia este turno.
  • La duración total indica el tiempo que consume en total este turno. Debajo puedes ver la hora de fin que se actualiza según modificas la duración total.
  • La duración computada indicar de acuerdo al artículo 34.4 del Estatuto de los Trabajadores cuantas horas se descuenta de su jornada laboral, es decir, las horas efectivas de trabajo. No tiene porque ser igual que que la duración total porque se puede descontar descansos o comidas.
  • Si el turno es susceptible de ser cambiado con otros compañeros según los flujos definidos.
  • Si el turno es susceptible de ser solicitado por los trabajadores dentro de los flujos definidos de peticiones.

También como administrador puedes importar los tipos de turnos desde un fichero CSV, te lo contamos en este enlace del menú 6.8 Importar tipos de turnos.

1.3.1.1 Jornadas partidas

Son muchas las empresas en la que sus trabajadores trabajan con jornadas partidas. A continuación te explicamos y te mostramos en este vídeo como crear jornadas partidas.

1.- Crea los tipo de turnos de forma individual. En el caso de una jornada partida de 9:00h a 13:00h y de 15:00h a 19:00h. Crearemos 2 tipos de turno. El tipo de turno A de 9h/13h y el tipo de turno B de 15h/19h.

2.- Con los tipos de turnos creados, podemos crear la jornada partida en la opción Crear/Jornada partida

3.- Informaremos el formulario con una descripción de la jornada partida y seleccionaremos los tipos de turnos (A+B) que se constituyen nuestra nueva jornada partida.

1.3.2 Absentismos

Entendiendo absentismo (o permiso) como ausencia o abandono del puesto de trabajo  durante toda la jornada laboral planificada (Absentismo Total), o ausencia temporal, durante un determinado periodo de tiempo, en la planificación correspondiente a un día laboral (Absentismo Temporal)

El administrador puede crear los tipos absentismo (o permisos) desde el menú/administrar/tipos de turnos. En la opción “Crear”, al hacer clic en “Absentismo”, informaremos u formulario con los siguientes datos:

Descripción: nombre del absentismo/permiso.

Abreviatura: abreviatura en la que se identifica y visibiliza en la planificación.

Tipo de justificación del absentismo:

 

Absentismo justificado (tiempo productivo): Es un absentismo que se considera como tiempo efectivo, aunque exista el absentismo la jornada computa como si hubiera sido efectivo el turno que tenia asignado. También computaría dentro de las horas nocturnas y festivas como si hubiera asistido a su puesto. Ejemplo: Horas sindicales.

Absentismo justificado (No es considerado productivo, afecta a la nocturnidad y festivo) La diferencia con el primero, es que este absentismo si descuenta las horas para los conceptos de nocturnidad o festivos. Es decir, que no resta de su jornada pero si de los conceptos especiales de nocturnidad y festivos Ejemplo: Incapacidad Temporal (IT)

Absentismo no justificado : No consideradas ni productivas , ni justificadas Este absentismo hace que no sumen las horas del turno a su jornada de trabajo.. Ejemplo: Abandono del puesto de trabajo sin previo aviso y sin permiso de su superior.

Tipo de absentismo: creado para poder asociarlo solo al absentismo temporal, solo al total o a ambos tipos.

Rol mínimo: rol del trabajador mínimo al que se le puede asignar este tipo de absentismos.

Petición: si marcamos la opción SI en este apartado, los trabajadores podrán realizar un proceso de petición de este nuevo absentismo/permiso.

En el siguiente enlace, os contamos:

¿Cómo solicitar una petición de permisos?

¿Cómo se gestiona las peticiones de permisos?

1.3.3 Tipos de horas

1.3.3.1 ¿Cómo crear horas?

Por defecto en aTurno existen tres tipos de horas:

Normales: horas de contratos. Son el mismo tipo de horas , que las horas computables de un tipo de turno planificado. En las estadísticas, el computo total de horas engloba a las horas de los diferentes de turnos planificados al trabajador y las horas añadidas tipo normales.

Complementarias: no corresponde a horas de contrato. Se computan independientemente a las horas de contrato. Dependiendo del convenio laboral el número de horas en los trabajadores varia y limitado.

Extra: cuando no son ni normales ni complementarias. Se computan de manera independiente a las horas de contrato y tienen valores diferentes a las horas complementarías. No suelen tener límites máximos.

 

Además de estos 3 tipo de horas,el administrador puede crear cualquier otro tipo de horas. Además de crear subtipos de horas que puedes usar como saldos y tener una estadística diferente de ellas. Por ejemplo, las horas a recuperar o saldo de horas para ser solicitadas. Si quieres puedes definir un coeficiente multiplicador de manera que ese subtipo de horas se contabilizará  de forma multiplicada. También tienes que indicar a donde se computan estas horas, de forma normal o extraordinaria.

En el caso de que existan bolsas de horas de trabajo en el equipo, el administrador puede añadir también horas en ellas. Ver enlace 5 Bolsas

¿Cómo añadir horas?

El administrador accede al menú adicional de acciones desde el cuadrante, haciendo clic en el día que se quiere planificar horas de más. En este menú, se opta por la acción Añadir Horas y se procede a informar el formulario:

Descripción: es opcional, pero es una ayuda para identificar en un futuro el motivo de la necesidad de crear estas horas de más a un trabajador.

Inicio: donde se indica en que día y a que hora comienza el periodo de tiempo de estas horas adicionales.

Fin: donde se indica en que día y a que hora finaliza el periodo de tiempo de estas horas adicionales.

Tipo: es aquí donde se selecciona el tipo de hora (normal-complementaria- extra y las creadas por el administrador)

Localización: las horas que queremos planificar pueden ir asociada a una determinada localización, no es obligatorio.

Bolsas: por defecto, en el formulario está asignado como fuera de bolsas de trabajo. En caso de querer añadir bolsas de trabajo, se seleccionará el nombre de la bolsa de trabajo.

Una vez informado el formulario, el administrador guarda la información y se insertan las horas en el cuadrante, ya planificadas.