1. Detalle

Esta función del menú permite al administrador visualizar en un determinado día, el registro de los fichajes que realizan los trabajadores en comparación con la planificación. Es importante entender como funcionan los gráficos (ver Interpretación de gráficos).

1. Barra de filtros

En esta herramienta se puede filtrar por la fecha del día, tipos de fichajes, periodo del día y características de clasificación (como la localización). La visualización de los fichajes se puede filtrar por diferentes variables como son:

 

Aparecen todos los trabajadores con o sin planificación de turnos u horas que hayan realizado algún fichaje.

Se muestran los trabajadores que tienen algún fichaje (de entrada o salida) y no han cerrado su fichaje por falta de un fichaje de entrada o de salida.

Indica los trabajadores que no han tenido un ajuste del estado por parte del administrador o de forma automática. Estos son los fichajes que tienen exceso o defecto de tiempo respecto al turno u horas planificadas.

Se visualizan a los trabajadores que se les ha ajustado el estado (ver Ajustar fichajes).

Aparecen los trabajadores que han registrado un fichaje y no tenían planificación de turnos u horas.

Muestra los trabajadores que no han realizado un fichaje, pero si tienen planificación de turnos u horas.

Indica los trabajadores que han registrado el fichaje de entrada más tarde de la hora inicio del turno u horas que tiene planificados. Por ejemplo: un trabajador que tenía un turno de inicio a las 22:00 horas y ha fichado a las 22:10. Estos casos se pueden supervisar de forma más específica en ‘Detalle por trabajador’. De igual forma se mostrarán los trabajadores que no hayan realizado ningún fichaje.

 

 

Se muestran los fichajes realizados por los trabajadores a través de los distintos sistemas de control de presencia sin ninguna acción manual de administradores.

Aparecen los trabajadores que tienen fichajes que han sido añadidos o editados en algún momento por algún administrador desde las acciones de ‘Añadir fichajes’ o ‘Insertar fichajes’.

Se visualizan los trabajadores cuyas horas planificadas son mayores que las horas presenciales. Interpretado como saldo o estado negativo.

 

 

Muestra los trabajadores cuyas horas planificadas son menores que las horas presenciales. Interpretado como saldo o estado positivo.

 

 

Aparecen filtrados los fichajes que se hayan realizado por cualquier trabajador que tuviera un absentismo total planificado en el mismo día.

Cuando hay planificado un tipo de turno sin horas en el cuadrante, si el trabajador que lo tiene en su cuadrante ha fichado ese día, aparecerá filtrado el fichaje.

Se muestran los fichajes realizados por los trabajadores en un día que tienen planificado en el cuadrante con un turno “V” de vacaciones.

Aparecen todos aquellos trabajadores que han fichado cuando por su planificación no deberían haber fichado porque:

  • Tienen vacaciones planificadas.
  • No tienen un turno planificado.
  • Tienen un absentismo planificado en ese día.

Si existe un descanso a nivel del tipo de turno, un descanso a nivel del trabajador o un descanso a nivel de equipo, en caso de que el trabajador haya realizado el fichaje y en la configuración se descansos se indique que se deben fichar los descansos, se mostrarán aquellos trabajadores que no han fichado el descanso.

Cuando exista un descanso a nivel del tipo de turno, un descanso a nivel del trabajador o un descanso a nivel de equipo, si los descansos están configurados que se fichan, se mostrarán todos los descansos que se hayan fichado que sean superiores a 1:30, es decir, hora y media.

Esto se puede ver que se cumple, si se consulta el ‘Detalle por trabajador’, donde aparece en la columna ‘Descanso’ más de 1 hora y 30 minutos.

Se mostrarán todos aquellos trabajadores que hayan fichado un descanso menor del 50% del descanso que tiene planificado a nivel del tipo de turno, a nivel del trabajador o a nivel de equipo.

Por ejemplo, si un trabajador tiene configurado un descanso de 30 minutos y el trabajador ficha un descanso de 14 minutos, aparecerá filtrado.

Esto se puede ver que se cumple, si se consulta el ‘Detalle por trabajador’, donde aparece en la columna ‘Descanso’ menos de 15 minutos.

Para que un fichaje se considere cerrado, debe tener un fichaje de entrada y otro de salida. En ocasiones, ya sea por olvido o un fallo técnico, es posible que el fichaje de entrada o salida no haya sido realizado. Este filtro, muestra todos aquellos fichajes que no se han cerrado, los cuales deben actualizarse para computar el tiempo presencial trabajado de los empleados.

El Control de Presencia de aTurnos dispone de una configuración para que los descansos se fichen, pero por la cual si los descansos no se fichan, se descuenten automáticamente. Este descanso descontado automáticamente, puede ser anulado por el trabajador.

Todos aquellos descansos descontados automáticamente que hayan sido anulados por los trabajadores, se mostrarán con este filtro.

Aparecen los fichajes cerrados que no coinciden con los turnos y horas planificadas a los trabajadores en ese día.

Se mostrarán los trabajadores que teniendo planificadas un tipo de horas extra o complementaria, no se ha fichado ningún fichaje de entrada o salida, dentro de las horas planificadas.

En los casos donde existan dos trabajadores que tengan un cambio sin confirmar en un día, además de mostrarse la alerta.

Se podrán filtrar todos aquellos afectados por un cambio, hayan fichado o no en el Control de Presencia.

Un trabajador puede tener tres días seguidos planificados en el cuadrante.

En el caso de que ese trabajador no haya fichado en ninguno de esos tres días, se mostrará una alerta.

Todos aquellos trabajadores que cumplan estos requisitos, aparecerán filtrados.

Son los trabajadores que en el momento de hacer la consulta están en tiempo de trabajo y han fichado.

 

 

 

Se muestran los trabajadores que en el momento de hacer la consulta, no están en tiempo de trabajo, tienen informado un absentismo en el cuadrante (ver añadir absentismo en el cuadrante) o no han fichado.

 

2. Añadir fichajes

Este botón permite al administrador insertar fichajes de forma manual a un trabajador que se seleccione, indicando fecha y hora, añadir como entrada o salida, así como la localización del fichaje (ver Localizaciones) y el tipo de fichaje (ver Tipos de fichaje).

 

 

Cuando se añade un fichaje, aparece reflejado con una raya roja en el gráfico.

 

 

Otra forma de añadir fichajes manualmente, es desde ‘Insertar fichajes’.

3. Opciones por trabajador

Haciendo clic en el nombre del empleado se puede acceder directamente a su perfil del trabajador.

 

 

Desde el icono de “+” se pueden añadir fichajes al trabajador y por último desde el icono del calendario se accede a la ficha por periodos y al informe de fichajes de ese empleado (ver ‘Detalle por trabajador’).

 

4. Modificar fichajes

Los fichajes son todas aquellas rayas rojas que hay en el gráfico de la línea temporal de un día o aquellos fichajes cerrados que forman una barra naranja entre el fichaje de entrada y el de salida (ver Interpretación de los gráficos).

 

 

Al pasar el cursor sobre un fichaje (raya roja) o un fichaje completado (barra naranja) se mostrará información sobre el fichaje realizado por el trabajador.

Estos fichajes son modificables al hacer clic sobre ellos.

 

 

Si lo que deseas es comprender mejor cómo se pueden modificar los fichajes ya insertados, haz clic en Modificar fichajes’.

5. Estado y Ajustar fichajes

El estado muestra la diferencia de tiempo entre las horas planificadas en el cuadrante y las horas trabajadas presenciales.

5.1 Estado igual a cero

Existe un estado igual a 0, si las horas planificadas son las mismas horas que las trabajadas presenciales, así como si las horas fichadas están dentro de la tolerancia configurada y por tanto el fichaje no necesita de un ajuste.

5.2 Estado positivo

Cuando las horas trabajadas presenciales son más que las horas planificadas en el cuadrante, existe un estado positivo. Por ejemplo, si se ha fichado la entrada 14:30 y la salida a las 22:30, cuando hay un turno planificado con inicio a las 14:00  horas y fin a las 22:00 horas, existe 1 hora en positivo, es decir, se ha trabajador una hora de más que no estaba planificada.

5.3 Estado negativo

En el caso de quelas horas presenciales trabajadas son menos que las horas planificadas en el cuadrante, existe un estado negativo. Por ejemplo, si se ha fichado la entrada a las 22:30 y la salida a las 07.30 del día siguiente, cuando hay un turno planificado en el cuadrante con inicio a las 22:00 horas y fin a las 08:00 horas del siguiente día, existe 1 hora en negativo, es decir, se ha trabajado una hora de menos que no estaba planificada.

5.4 Ajustar estado

Si existe un estado positivo o negativo, con las siguientes opciones se pueden ajustar los fichajes, que implica añadir absentismos en caso de defecto de horas trabajadas presenciales o añadir horas en caso de exceso de horas trabajadas presenciales (ver Ajustar fichajes), siempre que se encuentre fuera de las tolerancias definidas (ver Tolerancias).

Por ejemplo, si existe una tolerancia de 5 minutos de defecto de tiempo al inicio del turno, solo se podrá ajustar cuando haya más de 5 minutos de defecto de tiempo.

Existen distintos tipos de ajustes del estado del control de presencia, al pulsar sobre el botón de ajustar:

  • Ajuste Real, con el cual se añaden horas (en caso de exceso de tiempo en el fichaje cerrado con respecto al turno) y/o absentismos (si existe defecto de tiempo en el fichaje cerrado con respecto al turno) al inicio o final del turno (ver ‘Ajuste real’).
    Por ejemplo, si se fichan 30 minutos antes o después del inicio del turno, se puede ajustar por esos 30 minutos como tiempo de más con horas añadidas o de menos con un absentismo.
    Si el caso es que el trabajador ficha 30 minutos antes o después del final del turno, se puede ajustar por esos 30 minutos como tiempo de más con horas añadidas o de menos con un absentismo.

  • Ajuste sobre el total (solo es posible si está configurada la opción ‘Calculando el total de horas de la jornada’ en ‘Mostrar botón de ajustar fichajes’) mediante el cual se suman las horas de más de tiempo del fichaje cerrado o se resta en caso de ser tiempo de menos. En caso de que el total sea positivo (exceso de tiempo fichado) se insertarán horas añadidas o si por el contrario el total es negativo (defecto de tiempo) se insertarán absentismos. Por ejemplo, un trabajador que ficha 30 minutos después o antes del inicio de su turno y ficha la salida 30 minutos antes o después del final de turno, el ajuste total sería de 1 hora de horas añadidas si es tiempo de más o 1 hora de absentismo si es tiempo de menos.
    Lo particular de este ajuste, es que las horas añadidas siempre se insertarán al final del turno y los absentismos al inicio del turno (ver ‘Ajuste sobre el total’).

Además desde ‘Ajustar’ se pueden realizar otras acciones:

  • Insertar Fichajes, siempre que no exista ningún fichaje o el fichaje no esté cerrado (ver Cerrar fichajes), esta función te permite insertar los fichajes en la hora de inicio y fin del turno planificado (o en la que falte en caso de existir algún fichaje). Más información en ‘Insertar fichajes‘.
  • Insertar Fichajes con arrastre, se utiliza para el caso de que el trabajador haya realizado un fichaje de entrada fuera de la hora de inicio del turno planificado (barra verde). Más información en ‘Insertar fichajes con arrastre‘.
  • Reducir Jornada, es aplicable a consecuencia de que el trabajador haya realizado un fichaje cerrado (barra naranja) de menos tiempo que el turno planificado (barra verde), provocando una reducción del turno con la misma duración del fichaje cerrado. Esto provoca una modificación de la planificación, convirtiendo el turno en horas.

Los ajustes también se puede realizar a todos los trabajadores filtrados desde el botón ‘Ajustar todos’, haciendo señalado previamente el botón de selección de todos los trabajadores.

 

Dentro del ‘Detalle’, se pueden realizar las siguientes funciones que se explican más detalladamente en los siguientes puntos: