Para empresas que necessitam de uma gestão mais simples, as filas mantêm-se abertas e a geração de tarefas/marcações é constante — a isto chamamos versão mínima. O fluxo detalha-se a seguir:
1. Define os papéis ou competências dos teus trabalhadores que lhes permitirão executar determinadas tarefas. O sistema terá essas competências em conta ao atribuir tarefas. As competências são avaliadas de 1 a 5 estrelas. Se o trabalhador tiver menos de 3 estrelas, não será elegível para essa tarefa.
2.O sistema atribui as tarefas aos trabalhadores com base no planeamento real, ajustando o número de tarefas ao tempo e ao planeamento. Para cada fila definem-se dados personalizados como o tempo médio de atendimento, o fluxo de cada tarefa, os estados, notificações ou SMS de confirmação, etc. A atribuição é baseada no planeamento real como mostra a imagem seguinte.
3. Agora os nossos colegas estão ao comando do sistema. No ecrã podem solicitar novas tarefas, verificar atrasos, avisar que o cliente está na loja ou rever a carga de trabalho atual e prevista. A função de atribuição e início de novas tarefas foi desenhada para que o trabalhador apenas tenha de clicar em ‘Seguinte’ para começar, podendo também priorizar tarefas conforme critérios definidos pelo responsável da equipa.
4.o aTurnos gera uma grande quantidade de dados que nos ajuda a compreender a nossa interação com os clientes. Mostra-se informação como tarefas totais, tempo total de atendimento, tempos médios de espera, atendimentos médios, etc., por equipa ou fila (tarefas a atribuir).
5.Todos estes dados ajudam-nos a planear melhor, otimizar recursos e identificar momentos em que é necessário mais pessoal para satisfazer a procura. A procura gerada pelas tarefas liga-se ao Módulo de Planeamento Automático, que nos ajuda a identificar necessidades e procurar os melhores perfis de trabalhadores. O gráfico seguinte mostra, a cada 15 minutos, o número de marcações solicitadas e iniciadas.
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