Podes criar a tua lista de tipos de turnos com os respetivos horários (Manhã, tarde, etc.), que depois poderás utilizar para planear o quadro dos teus trabalhadores.
Os padrões, por outro lado, são sequências de turnos num período de tempo. Por exemplo, um padrão de turnos 5x2 muito simples seria: MMMMMLL (sendo M a abreviatura de Manhã e L de livre). No entanto, os padrões podem ser muito mais complexos com rotações de várias semanas e definidos para vários trabalhadores. Além disso, podes criar tantos turnos e padrões de turnos quantos achares necessário.
O quadro de turnos é o calendário de horários de trabalho dos colaboradores e constitui a ferramenta mais desenvolvida do aTurnos, sendo a base do sistema. Nesta tabela podem visualizar-se os horários de entrada e saída, as localizações de cada colaborador ou turno, as horas complementares, etc. Poderás efetuar todas as correções ou modificações de forma ágil, pois o quadro foi concebido para um uso eficiente e simples.
Além disso, a partir do quadro podes visualizar a tabela de cobertura de turnos e funções para identificar, à primeira vista, desvios ou lacunas no planeamento que poderás corrigir com um clique utilizando a ferramenta de "procurar colaborador para um turno", que te recomenda o colaborador adequado de acordo com as restrições.
A calculadora é a ferramenta de planeamento de turnos que calcula os padrões ou rotações com base na necessidade de pessoal que indiques por dia e turno. Além disso, os algoritmos da calculadora têm em conta as restrições da equipa que tenhas criado. Assim, podes simular e guardar planificações ou padrões de turnos de forma ágil.
A partir do perfil do colaborador podem definir-se os dados personalizados de cada utilizador, bem como as variáveis de convenção e contrato, as especialidades ou localização que tenha. Os dados dos colaboradores podem ser introduzidos diretamente no aTurnos, importados a partir de um ficheiro Excel/CSV ou através de integração por API com outro sistema.
A configuração da estrutura em aTurnos é muito simples e facilmente adaptável às necessidades de cada empresa. A unidade maior é a "Companhia", que por sua vez é composta por "Equipas", e estas podem ser organizadas por "Localizações". Em aTurnos, também é possível criar hierarquias de localizações, criando assim uma árvore hierárquica em que algumas localizações dependem de outras.
No aTurnos dispomos de mais de 100 restrições para que o processo de controlo legal e de necessidades individuais dos colaboradores seja rápido e seguro. As restrições podem ser definidas individualmente por trabalhador, por grupo de trabalhadores (por categoria, localização ou especialidade) ou para todos os membros da equipa.
Desde o aTurnos podem ser criadas bolsas de horas para controlar que os trabalhadores não excedam os máximos de horas permitidos por tipo (normais, extras ou complementares). Além disso, o aTurnos recomenda automaticamente os trabalhadores com mais margem para realizar estas horas e garantir uma distribuição eficiente entre os membros da bolsa.
Os dias feriados podem ser adicionados no aTurnos indicando um código postal, através da importação de ficheiro Excel/CSV ou adicionando manualmente. Podem ser marcados como feriados especiais e também como feriados que se repetem anualmente, se necessário. Além disso, os feriados também podem ser criados para toda a equipa ou para localizações específicas. Por fim, nas definições da equipa pode-se indicar se os feriados são dias de trabalho ou não, de forma a que, com base nisso, sejam feitas as estimativas correspondentes de horas de trabalho para cada colaborador.
O sistema aTurnos integra-se com outros sistemas de diversas formas. O principal é a nossa API REST que permite troca automática de dados entre sistemas.
Outros métodos são Webhooks e Websockets: chamadas de eventos que mantêm canais abertos sem servidor activo.
Para configurar rapidamente os postos de trabalho dos colaboradores, no aTurnos criámos a opção de perfis. Os perfis são configurados com um conjunto de especialidades que posteriormente podem ser atribuídas aos colaboradores correspondentes.
As tabelas de cobertura avançadas são as seguintes: Presenças no turno, Presenças no turno por localização, Presenças no turno por procura, ver quadros de outro equipa e intervalos horários
É um menu suspenso que aparece ao passar o cursor sobre o nome do trabalhador no quadro, resumindo os saldos de horas e férias do trabalhador, bem como certas restrições de banco de horas e férias. O tooltip avançado permite visualizar de imediato os dados relevantes para ajustar corretamente o planeamento, pois é atualizado dinamicamente com qualquer mudança de turno.
Os colaboradores podem solicitar permissões, e os administradores podem aceitar ou rejeitar essas solicitações conforme restrições e fluxos de aprovação definidos
Com restrições de ausência pode controlar permissões do regime laboral. Por exemplo, pode definir um máximo anual para um tipo de falta (por ex., máximo de 2 dias para mudança por ano).
Os colaboradores podem solicitar férias para serem aprovadas pelos administradores correspondentes conforme o fluxo definido na equipa. Além disso, os administradores podem atribuir diretamente férias aos colaboradores desde o quadro de planeamento. No perfil do colaborador e nas estatísticas da equipa é possível consultar os saldos dos colaboradores, os períodos de férias aprovados, os dias gozados e os pendentes.
Define os fluxos de pedidos e alterações para que seja um processo controlado pelos administradores correspondentes, pelas restrições, prazos, etc. No aTurnos existem vários tipos de troca de turnos entre trabalhadores: troca direta de turno, troca de turno por dia livre (com opção de devolver a troca) e duplicação de turno (com opção de devolver a troca). Graças às restrições, podes estabelecer que estas trocas sejam feitas entre trabalhadores sem necessidade de intervenção dos administradores, garantindo assim o controlo legal e de cobertura dos postos.
Pode oferecer turnos e horas para cobrir a sua necessidade de trabalho. Os trabalhadores podem inscrever-se nas ofertas que lhes interessam e pode escolher os candidatos que melhor se adaptam às suas necessidades para esse turno ou horas (normais, extras ou complementares). Além disso, podem ser ativadas notificações para os trabalhadores sempre que forem lançadas ofertas.
A partir do ecrã inicial, poderás configurar acessos rápidos e visualizar a informação mais relevante do planeamento e gestão da tua equipa. Os widgets são personalizáveis para cada tipo de perfil (colaboradores e administradores), adaptando-se à informação que cada utilizador necessita visualizar.
Nas diferentes fases da gestão de colaboradores, poderás sempre estabelecer uma comunicação bidirecional com os trabalhadores através de comentários nos pedidos e alterações, bem como no quadrante. Isto facilita os processos de gestão, capacitando os colaboradores com a informação necessária. Além disso, podes enviar notificações à tua equipa a partir do quadro de avisos que aparece no ecrã inicial.
A APP móvel do aTurnos pode ser instalada nas lojas de apps (App Store e Play Store) ou acedida através do seguinte link: https://app.aturnos.com/. É um ambiente mais simples que o web, mas onde trabalhadores e administradores podem gerir tudo de forma mais rápida e acessível.
A partir da APP podem ser geridos todos os processos de pedidos, trocas e ofertas por parte de trabalhadores e administradores. É o complemento ideal para visualizar o quadro e acompanhar modificações, pedidos ou novas trocas.
Graças ao cruzamento de dados de todos os processos de planificação e gestão diária (e ao controlo de horários), o aTurnos dispõe de mais de 50 possíveis conceitos salariais e também da possibilidade de criar conceitos baseados em cálculos dos já existentes. Isto permite criar o teu modelo salarial personalizado com os valores exatos e no formato necessário.
Podes consultar a informação gerada para salários antes da exportação para verificar possíveis erros e, uma vez feita a exportação, configurar o sistema para que automaticamente se fechem os turnos e não se permitam pedidos, alterações ou qualquer tipo de modificação retroativa por parte dos trabalhadores e administradores.
A exportação para salários não tem de ser manual
No aTurnos dispomos de estatísticas predefinidas com base nas necessidades mais comuns dos nossos clientes, entre elas: horas e turnos planeados, feriados, trabalho noturno, estatísticas por localizações, férias, etc. Além destas, também dispões de relatórios configuráveis com as variáveis que precisares. Estes relatórios podem ser guardados para consultas regulares sem necessidade de selecionar novamente as variáveis de interesse.
As ações automáticas ajudar‑te‑ão a automatizar processos repetitivos que consomem tempo. Existem vários tipos, focados nas diferentes partes do sistema, desde pedidos e alterações até comunicações recorrentes.
Por exemplo, podes definir uma ação automática para recusar todas as alterações de turno ou pedidos de passado não geridos por trabalhadores e/ou administradores, garantindo que a lista de pedidos e alterações está sempre atualizada. Por outro lado, com restrições podes criar uma ação automática que aceite todos os pedidos após certo tempo desde que foram lançados, poupando tempo na gestão individual.
Centraliza toda a gestão documental dos teus colaboradores. Carrega documentos de forma individual ou coletiva para os utilizadores e recolhe comprovativos ou outros documentos nos pedidos dos trabalhadores. Dispões de um espaço de 100MB por cada equipa e podes contratar mais, se necessário.
Cria campos (de texto, numéricos, multisseleção, opção única, etc.) que os trabalhadores poderão preencher em cada turno que realizem. Os trabalhadores poderão preencher o formulário acedendo ao quadro de forma simples. Podes consultar os dados recolhidos para analisá-los ou exportá-los diretamente para os salários.
Funcionalidad solo disponible con el Módulo de Control de Horario.
Tanto si estás registrando la jornada de tus trabajadores como si añades los fichajes desde sistemas externos, podrás consultar nuestro listado de reportes predefinidos de control legal que te permitirán analizar las posibles incidencias que del horario realmente trabajado por cada empleado. Disponemos de más de 16 reportes de control horario enfocados al marco legal.
Por ejemplo, podrás consultar qué trabajadores no han descansado 12 horas entre turno y turno o qué trabajadores no están tomando el descanso pertinente a su horario y turno. Esto te permitirá tener el control legal global de todos los equipos de tu empresa de forma ágil.
Configura mensagens ou notificações para informar os trabalhadores sobre qualquer tipo de ocorrência ou alteração, ou para transmitir uma mensagem geral. Os trabalhadores poderão ver a tua mensagem ao iniciarem sessão na APP Móvel. Por exemplo, podes felicitar o Natal de forma personalizada aos utilizadores da tua equipa a partir do aTurnos.
Notifica os trabalhadores sobre possíveis mudanças ou incidentes, bem como outros tipos de mensagem no ambiente web. Este texto permanece no ecrã inicial pelo tempo que definires e não pode ser ocultado. Por exemplo, podes recomendar o uso de máscara em determinadas zonas da empresa.
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