Como funciona o planeamento automático?

Ao criar uma equipa no aTurnos, uma das primeiras perguntas que fazem os supervisores e diretores de recursos humanos é quantos trabalhadores são necessários para cobrir o serviço. É um processo que depende de muitas variáveis mas que se resume na definição da qualidade de serviço que se quer oferecer em relação à procura. A qualidade de serviço é uma variável quantificável que pode ser analisada posteriormente para verificar os rácios de desempenho da equipa e, portanto, os seus resultados.

A qualidade de serviço dos recursos humanos de uma equipa pode ser medida pela quantidade de trabalhadores por turno e a sua experiência, em relação à procura existente nesse momento ou à estimada, caso não existam dados em tempo real. Por exemplo, na enfermagem a procura pode ser analisada com base no número de admissões, camas, picos de trabalho esperados ou complexidade dos tratamentos. Num serviço de urgência, pode considerar-se uma qualidade de serviço de 1 enfermeira por cada 3 camas ou por cada duas novas admissões.

O desafio é identificar automaticamente quando a estimativa da qualidade de serviço não é cumprida, o que pode exigir a rotação de trabalhadores durante o mesmo turno entre diferentes serviços ou a tomada de decisões sobre novas contratações. Para analisar possíveis resultados, foi desenvolvido um módulo de procura no aTurnos com duas funções principais. Também permite identificar as competências ou conhecimentos do pessoal para fazer as melhores escolhas/reatribuições e ajustar as equipas às necessidades reais. As funções são:

• Estado Atual. Mostra a cobertura atual por horas do número de trabalhadores nas datas selecionadas. O gráfico mostra o número de trabalhadores por hora, podendo ser filtrado por localização, experiência, funções, etc. Por exemplo, permite identificar quantos trabalhadores estiveram disponíveis num determinado dia com um nível mínimo de experiência ou competência numa determinada área. Também permite projetar a cobertura futura. As horas incluem o planeamento do quadrante, horas extra e dedução de ausências. É o cálculo real da cobertura da equipa a cada momento. Permite uma visualização rápida do estado da equipa.
• Procura. Compara o estado atual com a procura definida por outro sistema de gestão no hospital. Este sistema pode ser o assistencial, que mede indicadores como admissões ou tipo/complexidade do atendimento. Este módulo permite comparar rapidamente a procura com os trabalhadores disponíveis, avaliar por hora se é possível mover pessoal de uma equipa para outra e quando devem regressar. Também verifica se essas enfermeiras já trabalharam nessas equipas, reduzindo o tempo de adaptação.
• Ajuste de procura. Preenche lacunas com os padrões dos trabalhadores que cumprem critérios como: abaixo das horas contratuais, experiência necessária ou filtrados pelo administrador. Atribui turnos de forma automática quando a procura não está coberta, de acordo com os critérios definidos. Valida esta atribuição e insere-a no quadrante.