Todas las funcionalidades que necesitas para planificar los turnos y gestionar tus trabajadores

En esta tabla puedes visualizar las funcionalidades y herramientas que incluye aTurnos Standard, aTurnos Enterprise y los Módulos que puedes contratar

Módulos

Control horario

Planificación automática

Módulo de Tareas y Colas

Gestión de costes

aTurnos Standard
aTurnos Enterprise
Módulos

Turnos y patrones

Puedes crear tu listado de tipos de turnos con los horarios correspondientes (Mañana, tarde, etc.), que posteriormente podrás utilizar para planificar el cuadrante de tus trabajadores.

Los patrones, por otro lado, son secuencias de turnos en un periodo de tiempo. Por ejemplo, un patrón de turnos 5x2 muy simple sería: MMMMMLL (siendo M la abreviatura de Mañana y L de libre). No obstante, los patrones pueden ser mucho más complejos con rotaciones de varias semanas y definidos para varios trabajadores. Además, puedes crear tantos turnos y patrones de turnos como veas conveniente.

  • Valida las restricciones globales e individuales al aplicar los patrones de turnos
  • Establece qué turnos se pueden solicitar o cambiar entre compañeros y cuáles no
  • Define también patrones de rotación de puestos o localizaciones (no solo de turnos)
  • Simula las horas anuales de trabajo mientras creas o editas tus patrones
  • Importa tus turnos y patrones existentes mediante Excel

Cuadrantes de turnos

El cuadrante de turnos es el calendario de horarios de trabajo de los empleados y se trata de la herramienta más desarrollada de aTurnos ya que es la base del sistema. En esta tabla se pueden visualizar los horarios de entrada y salida, las localizaciones de cada trabajador o turno, las horas extra/complementarias, etc. Podrás hacer todas las correciones o modificaciones que necesites de forma ágil ya que el cuadrante está diseñado para su uso eficiente y sencillo.

Además, desde el cuadrante se puede visualizar la tabla de cobertura de turnos y puestos para identificar de un vistazo desviaciones o carencias en la planificación que podrás corregir en un clic haciendo uso de la herramienta de `buscar trabajador para un turno` la cual te recomienda el trabajador adecuado según las restricciones.

  • Dispones de varios cuadrantes para distintos usos: cuadrante normal, cuadrante anual por trabajador, cuadrante por localizaciones y cuadrante borrador.
  • Tablas de cobertura por turno, localización, franjas horarias, etc.
  • Visualización dinámica de datos de saldo de horas y vacaciones por cada trabajador.
  • Filtros avanzados de planificación y datos de los trabajadores.

Calculadora de turnos

La calculadora es la herramienta de planificación de turnos que calcula los patrones o rotaciones en base a la necesidad de personal que le indiques por día y turno. Además, los algoritmos de la calculadora tienen en cuenta las restricciones del equipo que hayas creado. De esta forma puedes simular y guardar planificaciones o patrones de turnos de forma ágil.

  • Distintos algoritmos y reglas para que puedas personalizar el cálculo de turnos
  • Posibilidad de generar varios cálculos modificando variables como las horas anuales o los descansos semanales mínimos.
  • Visualización de la tabla y gráfica de cobertura al obtener el resultado.
  • Herramientas para modificar el resultado antes de guardar la simulación sin alterar las necesidades iniciales indicadas.

Datos del empleado

Desde el perfil del empleado se pueden establecer los datos personalizados de cada usuario, así como las variables de convenio y contrato, las especializades o localización que tenga. Los datos de los empleados se pueden indicar directamente en aTurnos, importar desde un archivo Excel/CSV o mediante integración por API con otro sistema.

  • Periodos o cambios en el contrato del trabajor
  • Tabla de periodos de absentismo (bajas de la Seguridad Social)
  • Tabla de horas y vacaciones en los distintos equipos en los que haya estado el empleado (si tuviera cambios de equipo)
  • Histórico de años anteriores
  • Listado de restricciones individuales del empleado o generales que le afectan
  • Matriz de polivalencia del trabajador (especialidades)

Estructura de empresa

La configuración de la estructura en aTurnos es muy sencilla y es fácilmente adaptable a las necesidades de cada empresa. La unidad mayor es la `Compañía`, que a su vez se compone de `Equipos`, y éstos, se pueden organizar por `Localizaciones`. En aTurnos, además, se pueden crear jerarquías de localizaciones, creando así un árbol jerárquico en el que unas localizaciones depende de otras.

Restricciones

En aTurnos disponemos de más de 100 restricciones para que el proceso de control legal y de necesidades individuales de los empleados se pueda llevar a cabo de forma rápida y segura. Las restricciones se pueden crear de forma individual a cada trabajador, a un colectivo de trabajadores (por categoría, localización o especialidad) o bien a todos los trabajadores del equipo.

  • Restricciones de planificación de turnos (por ejemplo: `No puede trabajar un tipo de turno`)
  • Restricciones sobre los descansos (por ejemplo: `Mínimo 12 horas entre turno y turno` o `Mínimo de fines de semana de descanso al mes`)
  • Restricciones sobre el cumplimiento de la demanda: se trata de restricciones relacionadas con el módulo de Planificación Automática.
  • Restricciones relacionadas con vacaciones y contingentes de permisos y festivos (por ejemplo, la más usada es `Máximo de un tipo de absentismo al año` que se puede establecer con un máximo de dos días para el absentismo de tipo Permiso personal).
  • Restricciones para limitar los máximos y los mínimos de horas de los empleados (horas normales, extra o complementarias).
  • Restricciones para limitar las peticiones y cambios de turno de los trabajadores (por ejemplo, `No poder realizar cambio de turno donde exista una hora extra/complementaria planificada`)

Bolsas de horas

Desde aTurnos se pueden crear bolsas de horas para controlar que los trabajadores no excedan los máximos de horas que pueden realizar del tipo correspondiente (normales, extras o complementarias). Además, aTurnos automáticamente recomienda los trabajadores con más margen para realizar estas horas y garantizar así una distribución eficiente entre los trabajadores que componen la bolsa.

Festivos

Los días festivos se pueden añadir en aTurnos indicando un código postal, mediante importación de Excel/CSV o añadiendo de forma manual. Se pueden marcar como festivos especiales y también como festivos que se repiten anualmente si fuera necesario. Además, los festivos también se pueden crear para todo el equipo o para localizaciones concretas. Por último, en la configuración del equipo se puede iniciar si los festivos se trabajan o no, de forma que, en base a esto, se realizan las estimaciones correspondientes de hroas de trabajo para cada empleado.

Integración con otros sistemas

El sistema de aTurnos es integrable con otros sistemas de distintas formas. El principal medio es nuestra API Rest (https://api.aturnos.com/) mediante la cual pueden enviar y recibir datos de un sistema a otro automáticamente. Esto permite que los procesos de gestión de empleados sean mucho más fluidos y ágiles.

Otros dos sistemas de integración que tenemos son los Webhooks y los Websockets. Ambos son llamadas que realiza a aTurnos otro sistema cada vez que ocurre un evento concreto, con la diferencia de que los segundos no requieren del mantenimiento de un servidor, sino que el canal se mantiene abierto como puede ser un navegador o una pantalla.

  • Api Restfull (https://api.aturnos.com)
  • Webhooks
  • Websockets
  • Integración nativa con Google Calendar
  • Integración nativa con Personio

Perfiles de empleados

Para configurar de forma rápida los puestos comunes y las características de los trabajadores de cada puesto, en aTurnos creamos la opción de los perfiles. Los perfiles se configuran con una localización por defecto y una serie de especialidades y posteriormente se pueden asignar a los trabajadores correspondientes.

Tablas de cobertura avanzadas

Las tablas de cobertura avanzadas son las siguientes: Presencias en turno, Presencias en turno por localización, Presencias en turno por demanda, ver cuadrantes de otro equipo y franjas horarias

  • Presencias en turno: ligada al control horario te indica las personas que están actualmente trabajando en cada turno.
  • Presencias en turno por localización: se trata de las personas trabajando por cada turno y localización.
  • Presencias en turno por demanda: se trata de las personas trabajando por cada turno en comparación con la demanda introducida.
  • Ver cuadrantes de otro equipo: con esta opción puedes ver los turnos de trabajadores que se encuentran en varios equipos de aTurnos.
  • Franjas horarias: esta tabla de ofrece la visión de la cantidad de personas planificadas por cada franjar horaria que hayas definidos (agrupando los turnos por franjas horarias en caso de que tuvieras múltiples turnos).

Tooltip del trabajador

Se trata de un desplegable que aparece al pasar el curso sobre el nombre del trabajador en el cuadrante que resume los saldos de horas y vacaciones del trabajador, así como de ciertas restricciones de bolsas de horas y vacaciones. El tooptil avanzado permite tener en un vistazo los datos relevantes para ajustar correctamente la planificación del trabajador dado que se actualiza de forma dinámica con cualquier cambio sobre la planificación.

Procesos de Gestión

Gestión de absentismos y permisos

Los trabajadores pueden solicitar permisos, y los administradores pueden aceptar o rechazar estas peticiones según las restricciones y el flujo de aprobación definidos en el equipo. Los administradores también pueden insertar los absentismos directamente en el cuadrante de los trabajadores sin necesidad de peticiones.

Con las restricciones de absentismos puedes controlar los permisos de convenio. Por ejemplo, puedes establecer días máximos al año de un tipo de absentismo (por ejemplo, máximo de 2 días del permiso de mudanza al año).

  • Establece el flujo de peticiones de permisos para que los trabajadores puedan solicitar los permisos que deseen.
  • Controla los permisos de convenio mediante las restricciones.
  • Crear los tipos de absentismos y configúralos según tus necesidades de convenio y operativa diaria.
  • Crear bolsas de horas de compensación de horas y/o de festivos trabajados.

Gestión de vacaciones

Los trabajadores pueden solicitar las vacaciones para que éstas sean aceptadas por los administradores correspondientes según el flujo definido en el equipo. Además, los administradores también pueden asignar directamente las vacaciones a los trabajadores desde el cuadrante. Tanto en el perfil del trabajador como en las estadísticas del equipo, se pueden consultar los balances de los trabajadores y los periodos de vacaciones aprobados, las vacaciones disfrutadas y las pendientes de disfrutar, etc.

  • Establece el fujo de peticiones de vacaciones para que los trabajadores hagan las solicitudes que necesiten.
  • Controla automáticamente los saldos de vacaciones según el contrato de cada trabajador.
  • Gracias al asistente de peticiones, encuentra fácilmente sustitutos a los trabajadores con vacaciones.
  • Desde el cuadrante podrás filtrar por vacaciones para ver el personal que está de vacaciones en cada momento.

Peticiones y Cambios

Define los flujos de peticiones y de cambios para que sea un proceso controlado por los administradores correspondientes, por las restricciones, los plazos, etc. En aTurnos existen varios tipos de cambios de turno entre trabajadores: intercambio de turno, cambio de turno por día libre (con opción de devolver el cambio) y doblaje de turno (con opción de devolver el cambio). Gracias a las restricciones, puedes establecer que estos cambios se hagan entre trabajadores sin necesidad de intervención de los administradores, garantizando así el control legal y de cobertura de puestos.

  • Los trabajadores pueden realizar peticiones y cambios de turno teniendo en cuenta el flujo establecido y las restricciones creadas.
  • Existen varios tipos de cambios de turno entre compañeros.
  • Se pueden configurar notificaciones por roles para cada fase del proceso de peticiones y cambios.

Ofertas de turnos y horas

Puedes ofertar turnos y horas para cubrir tu demanda de trabajo. Los trabajadores pueden apuntarse a las ofertas que les interesen y podrás escoger los candidatos que más se adapten a tus necesidades para dicho turno u horas (normales, extra o complementarias). Además, se pueden activar las notificaciones para los trabajadores cada vez que se lancen ofertas de turnos u horas.

Dashboard (Widgets)

Desde la pantalla de inicio, podrás configurar los accesos rápidos, así como la información más relevante de la planificación y gestión de tu equipo. Los widgets son personalizables para cada tipo de rol (trabajadores y administradores) adaptándose así a la información que necesita visualizar cada usuario.

  • Accesos rápidos a las pestañas más usadas del sistema
  • Datos y métricas relevantes para cada usuario
  • Eventos recientes en el equipo (peticiones, cambios, etc.)
  • Trabajadores presentes y ausentes

Comunicación Bidireccional

En las distintas fases de gestión de empleados, podrás establecer siempre una comunicación bidireccional con los trabajadores mediante comentarios en las peticiones y cambios así como en el cuadrante. Lo cual facilita los procesos de gestión empoderando a los empleados con la información necesaria. Además, puedes lanzar notificaciones a tu equipo desde el tablón de anuncios que aparecen en la pantalla inicial.

App Móvil

La App Móvil de aTurnos se puede instalar desde las tiendas de aplicaciones (APP Store y Play Store), o accediendo al siguiente enlace: https://app.aturnos.com/. Se trata de un entorno mucho más simplificado que el entorno web, pero donde los trabajadores y los administradores pueden realizar las gestiones más rápido y de forma mucho más accesible.

Desde la APP se puede llevar a cabo todo el proceso de peticiones, cambios y ofertas por parte de los trabajadores y los administradores. Además, es el complemento perfecto para visualizar el cuadrante y comprobar cualquier modificación, petición o cambio nuevo.

  • App nativa desde las tiendas de aplicaciones APP Store y Play Store, o PWA desde el siguiente enlace: https://app.aturnos.com/
  • Entorno sencillo y fácil de usar.
  • Accesible desde cualquier dispositivo.
  • Con posibilidad de acceso mediante SSO o AD.
  • Con funcionalidades adaptadas tanto a las necesidades diarias de los trabajadores como de los administradores.

Exportación a nóminas

Gracias al cruce de datos de todos los procesos de planificación y gestión diaria (y el control horario), en aTurnos contamos con más de 50 posibles conceptos de nóminas y además con la posibilidad de crear conceptos basados en cálculos de los ya existentes. Esto te permite crear tu plantilla de nóminas a medida con las cantidades exactas y con el formato que necesitas.

Puedes consultar la información generada para nóminas antes de exportarla para comprobar posibles errores, y una vez hecha la exportación, puede configurar el sistema para que automáticamente se cierren los cuadrantes y no se permitan peticiones, cambios o cualquier tipo de modificación a pasado por los trabajadores y los administradores.

La exportación a nómina no tiene por qué ser manual, puedes integrar aTurnos con tu sistema de nóminas, y configurar el proceso para que sea totalmente automático.

  • Flujo de validación y de exportación configurable
  • Variedad de conceptos asociados a los turnos, horas, festivos, etc.
  • Posibilidad de calcular conceptos en base a variables fijas y/u otros conceptos
  • Herramientas de validación previas a la exportación
  • Posibilidad de integración con sistemas de nóminas

Reportes y estadísticas

En aTurnos disponemos de estadísitcas predefinidas basadas en las necesidades más comunes de nuestros clientes, entre éstas se encuentran: horas y turnos planificados, festivos, nocturnidad, estadísticas por localizaciones, estadísticas de vacaciones, etc. Además de estas pestañas, también dispones de reportes configurables con las variables que necesites. Estos reportes los podrás guardar para consultar de forma regular sin necesidad de seleccionar de nuevo las variables que te interesen.

Acciones automáticas

Las acciones automáticas te ayudarán a automatizar procesos que son repetitivos y que suponen una pérdida de tiempo. Existen varios tipos de acciones automática enfocadas a las distintas partes partes del sistema, desde peticiones y cambios hasta comunicaciones recurrentes.

Por ejemplo, puedes establecer una acción automática que te permita denegar todos los cambios de turno o peticiones a pasado que no han sido gestionados por los trabajadores y/o administradores, garantizando así que el listado de peticiones y cambios esté siempre actualizado. Por lo contrario, dado que con las restricciones puedes controlar el marco legal y personal de cada empleado, puedes crear una acción automática que acepte todas las peticiones realizadas por los trabajadores pasado cierto tiempo desde que son lanzadas, ahorrando así tiempo en gestionarlas una a una.

Gestión documental

Centraliza toda la gestión documental de tus empleados. Sube documentos de forma individual o colectiva a los usuarios, y recoge justificantes u otros documentos en las peticiones de los trabajadores. Dispones de un espacio de 100MB por cada equipo, y puedes contratar más si lo necesitas.

  • Acceso desde cualquier dispositivo (web y APP) y en cualquier momento para poder subir, descargar y visualizar los documentos.
  • Protección de datos y privacidad. Puedes establecer permisos distintos para cada rol y para tipo de documento.
  • Registro histórico seguro. Los documentos quedan almacenados en el sistema incluso si los trabajadores han sido dados de baja de la empresa. No te tienes que preocupar de que se deterioren los documentos o se pierdan.

Recursos y partes de trabajo

Crea campos (de texto, numéricos, multiselector, única opción, etc.) que los trabajadores podrás completar en cada turno que realicen. Los trabajadores podrán completar el formulario accediendo al cuadrante y de forma sencilla. Puedes consultar los datos recogidos para analizarlos o exportarlos directamente a nóminas.

Control legal

Funcionalidad solo disponible con el Módulo de Control de Horario.

Tanto si estás registrando la jornada de tus trabajadores como si añades los fichajes desde sistemas externos, podrás consultar nuestro listado de reportes predefinidos de control legal que te permitirán analizar las posibles incidencias que del horario realmente trabajado por cada empleado. Disponemos de más de 16 reportes de control horario enfocados al marco legal.

Por ejemplo, podrás consultar qué trabajadores no han descansado 12 horas entre turno y turno o qué trabajadores no están tomando el descanso pertinente a su horario y turno. Esto te permitirá tener el control legal global de todos los equipos de tu empresa de forma ágil.

Mensajes In-APP

Configura mensajes o notificaciones para informar a los trabajadores de cualquier tipo de incidencia o cambio, o para transmitir un mensaje de forma general. Los trabajadores podrán ver tu mensaje una vez inicien sesión en la APP Móvil. Por ejemplo, puedes felicitar la Navidad a los usuarios de tu equipo de forma personalizada desde aTurnos.

Noticias pantalla de inicio

Notifica a los trabajadores de posibles cambios o incidencias, así como de cualquier otro tipo de mensaje en el entorno web. Este texto permanecerá en la pantalla de inicio el tiempo que desees y los trabajadores no podrán ocultarlo. Por ejemplo, puedes lanzar un mensaje de recomendación de uso de la mascarilla en ciertas zonas de la empresa.