Vous pouvez créer votre liste de types de poste avec les horaires correspondantes (Matinée, après-midi,etc.), qui postérieurement vous pouvez utiliser pour planifier l’horaire de vos collaborateurs.
Les modèles, d'autre part, ce sont séquences de postes dans une période de temps. Par exemple, un modèle de postes 5x2 plus simple sera: MMMMMLL (M est l'abréviation de Matinée et L de Libre). Cependant, les modèles peuvent être plus complexes avec rotations de plusieurs semaines et définis pour plusieurs collaborateurs. De plus, vous pouvez créer tant produits et modèles de poste comment vous considérez pertinent.
L’horaire de postes est le calendrier d’horaires de travail des collaborateurs et il s’agit de l’outil plus développé de aTurnos, en raison de que c’est la base du système. Dans cette table, vous pouvez visualiser les horaires d’entrée et sortie, les localisations de chaque salarié ou poste, les heures supplémentaires/complémentaires, etc. Vous pouvez faire toutes les corrections ou modifications que vous avez besoin de faire de manière agile parce que l’horaire est désigné pour un usage efficient et simple.
Également, dans l’horaire, vous pouvez regarder la table de couverture de postes et postes pour identifier d’un coup d'œil déviations ou manques de planification que vous pourrez corriger en un clic en utilisant l’outil « chercher un salarié par un poste » laquelle vous recommande le salarié pertinent selon les restrictions.
La calculatrice est l’outil de planification de postes qui calcule les modèles ou rotations en basse à la demande de personnel indiqué par jour et poste. Également, les algorithmes de la calculatrice tiennent en compte les restrictions de l’équipe que vous avez créée. Ainsi, vous pouvez simuler et garder planifications ou modèles de postes rapidement.
Dans le profil du salarié, vous pouvez établir les données personnalisées de chaque utilisateur, ainsi que les variables de convention et contrat, les spécialités ou locations qu’il ait. Les données des collaborateurs peuvent être indiquées directement dans aTurnos, importés dès une archive Excel/CSV ou au travers d'une intégration par API avec un autre système.
La configuration de la structure en aTurnos est très simple et facilement adaptable aux besoins de chaque entreprise. L’unité la plus grande, c’est la « Compagnie » qu’au même fois est composé par « Équipes » et ceux se peuvent organiser par « Localisations ». En aTurnos,traditionnellement, vous pouvez créer hiérarchies des locations, créant ainsi un arbre hiérarchique dans lequel une localisation dépend d’une autre.
Dans aTurnos, nous disposons de plus de 100 restrictions pour que le processus légal et de besoins individuels des collaborateurs pouvait se gérer de manière rapide et sûre. Les restrictions peuvent être créées de manière individuelle à chaque salarié, à un collectif des collaborateurs (par catégorie, localisation ou spécialité) ou bien à tous les collaborateurs de l’équipe.
Dès aTurnos, vous pouvez créer les pools de remplacement pour contrôler que les collaborateurs n'excèdent pas les maximums d’heures qui peuvent réaliser du type correspondante (normales, supplémentaires ou complémentaires). En outre, aTurnos automatiquement recommande aux collaborateurs avec une marge pour réaliser ces heures et garantir ainsi une distribution efficace entre les collaborateurs qui composent la bourse.
Les jours fériés se peuvent ajouter en aTurnos indiquant un code postal, au travers d’une importation d’Excel/CSV ou en les ajoutant manuellement. Vous pouvez les marquer comme jours fériés spéciaux et aussi comme jours fériés qui se répètent annuellement si nécessaire. Aussitôt, les jours fériés aussi se peuvent créer pour toute l’équipe ou pour localisations concrètes. Finalement, dans la configuration de l’équipe, vous pouvez indiquer si les jours fériés se travaillent ou non, de manière qu’ils se réalisent estimations correspondantes aux heures de travail pour chaque salarié.
Le système de aTurnos est intégrable avec d’autres systèmes en différentes formes. Le moyen principal est notre API Rest (https://api.aturnos.com/) à travers laquelle vous pouvez envoyer et recevoir données d’un système à autre automatiquement. Cela permet que les processus de gestion de collaborateurs soient plus fluides et rapides.
Autres deux systèmes d’intégration que nous avons sont les Webhooks et Websockets. Les deux sont appels que aTurnos réalise à un autre système chaque fois qu’il se produit un événement concret, avec la différence de que les secondes ne requissent pas maintenance d’un serveur, mais le canal est ouvert comme un navigateur ou un écran.
Pour configurer de manière rapide les postes des collaborateurs dans aTurnos, nous créons l’option des profils. Les profils se configurent avec une série de spécialités qui postérieurement peuvent s’allouer aux collaborateurs correspondants.
Les tables de couverture sont les suivants: Présence dans un poste, Présence dans un poste par localisations, présence dans un poste par demande, regarder horaires d’autre équipe et créneaux horaires
Il s’agit d’un menu défilant qui apparaît quand vous posez le curseur sur le nom du salarié, ainsi comme dans certaines restrictions, pools de remplacement et congés. Le tooltip avancée permet aussi dans un coup d’oeil les données pertinents pour ajuster correctement la planification des collaborateurs étant donné qu’il est actualisé de manière dynamique avec quelconque changement sur la planification.
Les collaborateurs peuvent solliciter permis, et les administrateurs peuvent accepter ou rejeter ces demandes selon les restrictions et le flux d'approbation définis dans l’équipe. Les administrateurs peuvent, en addition, insérer les absentéismes directement dans l'horaire des collaborateurs sans réaliser le processus d’une demande.
Avec les restrictions des absentéismes, vous pouvez contrôler les permis des règles. Par exemple, vous pouvez établir jours maximums par an d’un type d’absentéisme (par exemple, maximum 2 jours de permis de déménagement par an).
Les collaborateurs peuvent solliciter les congés et attendre aux administrateurs correspondants les acceptent selon le flux défini dans l’équipe. En outre, les administrateurs peuvent aussi allouer directement les congés aux collaborateurs depuis l'horaire. Tantôt dans le profil du salarié comme dans les statistiques de l’équipe, il est possible de consulter les bilans des collaborateurs et les périodes de congés approuvés, les congés prises, les jours de congé restants, etc.
Définissez les flux de pétitions et changements pour qu’il soit un processus contrôlé par les administrateurs correspondants, pour les restrictions, les délais, etc. Dans aTurnos, il existe plusieurs types de changements de poste entre collaborateurs: échange de poste, changement de poste par jour libre (avec l’option de retourner le changement) et le doublage de poste (avec l’option de retourner le poste). Grâce aux restrictions, vous pouvez établir que ces changements sont faits entre collaborateurs sans la nécessité d’intervention des administrateurs, garantissant ainsi le contrôle légal et la couverture des postes.
Vous pouvez offrir postes et heures pour couvrir votre demande de travail. Les collaborateurs peuvent s’enregistrer aux propositions qu’ils sont intéressés et vous pouvez choisir aux candidats qui s'adaptent à vos besoins pour ce poste ou heures (normales, supplémentaires ou complémentaires). De plus, vous pouvez activer les notifications pour les collaborateurs chaque fois qu’ils se lancent propositions de poste ou heures.
Dans l’écran d’accueil, vous pouvez configurer les accès rapides, ainsi comme l’information le plus relevant de la planification et gestion de votre équipe. Les widgets sont personnalisables pour chaque type de rôle (collaborateurs et administrateurs) s’adaptent ainsi à l’information que chaque utilisateur a besoin de regarder.
Dans les différentes étapes de gestion de collaborateurs, vous pourrez établir dans tous les cas une communication Bidirectionnel avec les collaborateurs au travers les commentaires dans les pétitions et changements ainsi que dans l’horaire. Cela facilite les processus de gestion en renforçant aux collaborateurs avec l’information nécessaire. En outre, vous pouvez envoyer notifications à votre équipe sur le tableau d’annonces qui apparaissent dans l’écran initial.
La App Móvil de aTurnos se puede instalar desde las tiendas de aplicaciones (APP Store y Play Store), o accediendo al siguiente enlace: https://app.aturnos.com/. Se trata de un entorno mucho más simplificado que el entorno web, pero donde los trabajadores y los administradores pueden realizar las gestiones más rápido y de forma mucho más accesible.
Dès l’app, vous pouvez réaliser tout le procès de pétitions, changements et propositions par la part des collaborateurs et administrateurs. En plus, cela est le complément parfait pour visualiser l'horaire et vérifier quelques modifications, pétition ou nouveau changement.
Grâce au croisement de données de tous les processus de planification et gestion quotidienne (et contrôle horaire), dans aTurnos, nous avons plus de 50 possibles concepts de paie et de plus avec la possibilité de créer concepts basés en calculs des déjà existants. Cela vous permet créer votre modèle de bulletin de paie à mesure avec les quantités exactes et avec le format que vous avez besoin.
Vous pouvez consulter l’information générée pour bulletin de paie, avant de l’exporter pour vérifier possibles erreurs, et une fois cette exportation est faite, vous pouvez configurer le système pour que les horaires se ferment automatiquement, et éviter faire des demandes, changements ou quelconque type de modification dans le passé pour que les collaborateurs et les administrateurs.
L’exportation à bulletin de paie, il ne faut pas qu’elle soit manuelle, vous pouvez intégrer aTurnos avec votre système de bulletin de paie, et configurez le processus pour qu’il soit totalement automatique.
Dans aTurnos, vous disposez de statistiques prédéfinis basés sur les besoins plus communs de nos clients, entre eux, il se trouve: Heures et postes planifiés, jours fériés, jours de travail de nuit, statistiques par location, statistiques de congés, etc. Additionnellement, dans ces onglets, vous disposez aussi de rapports configurables avec les variables que vous avez besoin. Ces rapports vous pouvez les garder pour consulter de manière régulière sans sélectionner à nouveau les variables qui vous intéressent.
Les actions automatiques, vous aiderez à automatiser processus qui sont répétitifs et qui supposent une perte du temps. Il existe différents types d’actions automatiques axées aux différentes parties du système, depuis pétitions et changement jusqu’à communications courantes.
Par exemple, vous pouvez établir une action automatique que vous permettez refuser tous les changements de poste ou pétitions passées qui n’avaient pas gérés par les collaborateurs et/ou les administrateurs, garantissant que la liste de pétitions et changements est toujours actualisé. Par contre, en raison de que les restrictions peuvent contrôler le cadre légal et personnel des collaborateurs, vous pouvez créer une action automatique qui accepte toutes les pétitions réalisées par les collaborateurs dans quelque temps passé depuis qu’elles avaient lancé, en économisant du temps dans sa gestion.
Centralisez toute la gestion documentaire de vos collaborateurs. Téléchargez document individuellement ou collectivement aux utilisateurs, et recueillez justifiants ou d’autres documents dans les demandes des collaborateurs. Vous disposez d’un espace de 100MB par équipe, et vous pouvez contracter plus si vous le nécessitez.
Créez champs (de texte, numériques, multisélecteur, unique option, etc.) qui les collaborateurs peuvent compléter en chaque poste qu’ils réalisent. Les collaborateurs peuvent compléter le formulaire en accédant à l'horaire de manière simple. Vous pouvez consulter les données pour analyser ou exportez-les directement au bulletin de paie.
Fonctionnalité seulement disponible avec le Module de Contrôle horaire.
Tantôt si vous êtes enregistré la journée de vos collaborateurs comme si vous ajoutiez les pointages dès systèmes externes, vous pouvez consulter notre liste de rapports prédéfinis de contrôle légal qui vous permettra analyser les possibles incidences dans l’horaire réellement travaillé pour chaque salarié. Nous avons plus de 16 rapports du contrôle horaire axés au cadre légal.
Par exemple, vous pouvez consulter quels sont les collaborateurs qui ne reposent pas 12 heures entre postes ou quels sont les collaborateurs qui ne reposent pas d’accord à son horaire et poste. Cela vous permettra avoir le contrôle légal global de toutes les équipes de votre entreprise de manière agile.
Configurez messages ou notifications pour informer aux collaborateurs de quelconque type d’incidence ou changement, ou pour transmettre un message de manière général. Les collaborateurs peuvent regarder votre message une fois, ils se connectent dans l’App mobile. Par exemple, vous pouvez envoyer félicitations pour Noël aux utilisateurs de votre équipe de manière personnalisée dès aTurnos.
Notifiez aux collaborateurs des possibles changements ou incidences, ainsi comme quelconque d’autre type de message dans l’environnement web. Ce texte restera dans l’écran d’accueil le temps que vous désirez et les collaborateurs ne pourraient le cacher. Par exemple, vous pouvez lancer un message de recommandation d’utilisation de masque dans certaines zones de l’entreprise.
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