5. Trabajadores

TRABAJADORES

Encontramos a las personas del equipo de trabajo, a quienes se le asignarán turnos u horas de trabajo, atendiendo a la necesidad de la organización en un determinado periodo de tiempo.

5.1 Listado

En este apartado veremos la lista de trabajadores creados por el administrador del equipo. Desde aquí tendríamos disponible la acción de Añadir Trabajador.

Te guiaremos por las distintas funciones disponibles en Listado.

 

¿Qué son los trabajadores activos?

Es el listado principal que se ofrece de los trabajadores que son añadidos en un principio al crear el equipo, a posteriori a través de la función Añadir trabajadores o por medio de una importación de un archivo CSV.

Son los trabajadores en alta contractual dentro de la empresa.

¿Qué son los trabajadores inactivos?

En este listado encontramos los trabajadores que han sido dados de baja contractualmente y que para no ser eliminados del sistema para futuras contrataciones (trabajadores temporales), se encuentran en esta base de trabajadores inactivos.

Un trabajador es inactivo una vez que se le elimina por medio del botón de la papelera. También acaba en el listado de baja o inactivos, una vez se le indica en su perfil una fecha de baja.

5.1.1. Añadir un nuevo trabajador

Para crear un trabajador tienes el botón “Añadir trabajador” en la parte superior derecha dentro del menú de trabajadores. Lo puedes hacer en modo anónimo si todavía no tienes un trabajador asignado y estás probando planificaciones. Si no, tienes que informar nombre y  correo y la fecha de alta en ambos casos (fecha a partir de la cual se puede planificar al trabajador recién creado).

Este mismo proceso se puede hacer desde el Cuadrante, pincha aquí (Ver Añadir Trabajador desde Cuadrante).

En ese mismo proceso se envía un correo al trabajador con el enlace de activación que le permite entrar en aTurnos. Solo puedes crear trabajadores si eres Administrador Total o Superusuario. En el siguiente enlace puedes ver los diferentes permisos de los administradores de aTurnos (Ver post Roles de Usuarios)

5.1.1.1 Importar datos de los trabajadores

Para facilitarte el trabajo dispones de herramientas para poder importar todos tus trabajadores y sus datos desde un fichero de Excel en formato Csv. Para que te resulte más fácil te adjuntamos un fichero tipo para que lo puedas rellenar con todos los datos: import_users.

5.1.2. Editar Perfil de trabajador

Accede a través de Trabajadores>Listados a los datos de los trabajadores que tienes activos dentro del equipo.

Para ello debes cliquear el botón .

Si entras en el detalle del trabajador puedes modificar los datos de la ficha del empleado. Hasta que el trabajador no esté activado, se pueden modificar campos como el nombre y mail.

En caso de que durante la relación laboral se modifica algún dato, como la categoría o el porcentaje de jornada, algo que afecta a la planificación, puedes crear un “nuevo” periodo para mantener los históricos o actualizar el periodo vigente.

Desde esta misma función también puedes ver los trabajadores de baja, siempre vas a tener históricos de todos los trabajadores y sus datos.

5.1.2.1. Datos de los trabajadores

En la Pestaña “General” tienes acceso a la información de planificación que se ha dividido en: Información básica, categoría y contrato, tiempos y datos de planificación.

Información Básica:

  • Nombre del trabajador: Es el nombre de pila del trabajador y se muestra dentro de la aplicación para identificar al trabajador.
  • ID empleado: : Código de Empleado de la empresa que se puede informar en aTurnos se puede usar para el traspaso de datos con el resto de sistemas de la empresa.
  • Correo electrónico:SE utilizar para como login para que el trabajador tenga acceso a aTurnos y será donde le lleguen las notificaciones sobre los eventos que ocurran en su equipo. (link sobre notificaciones).
  • ID aTurnos:Es el código interno de aTurnos para ese trabajador. Es un código único de aTurnos pero lo puedes usar como otro identificador del empleado.
  • Perfil de permisos: Existen varios tipos de roles de usuario en función de los permisos; usuario, administrador validador, administrador planificador, administrador total y super usuario. Por defecto la persona que crea un equipo  tiene el rol de Administrador Total, y los trabajadores por defecto el de usuario.(link con más información).

Podemos configurar la visibilidad del perfil de cada trabajador. Hay tres opciones:

  • No visible a ningún perfil: el trabajador solo se verá reflejado en el listado de trabajadores.
  • No visible para el resto de trabajadores: el resto de trabajadores del equipo no podrán ver la información de los trabajadores.
  • Visible: estará visible para todos los roles.

5.1.2.2. Categoría & contrato

En este bloque informamos de los datos de alta (alta contratación trabajador), la Categoría (si ha sido creada Link) y definir el tipo de vacaciones:

  • Fecha de alta: Es el día en el que empezó el trabajador en la empresa, es importante informarlo correctamente ya que afecta a directamente a horas de contrato, vacaciones, saldos de permisos o nóminas.
  • Fecha de Baja: El contrato del trabajador puede tener una fecha de fin, en caso de no tener fecha de baja se puede dejar en blanco. También se puede editar esta fecha en cualquier momento.
  • Categoría: Informa la categoría profesional del trabajador, para realizar planificaciones más eficaces y conocer en cada momento la composición de tu equipo. Para poder informar los datos que componen el perfil, en estos vídeos te indicamos como crear una categoría (Administrar>Perfil del trabajador>Categorías). Si necesita más información sobre las Categorías, accede a este link (Ver Categoría).
  • Localización: Es la ubicación, departamento, o la sección donde presta servicio el trabajador. Para planificar es importante para poder validar coberturas por los departamentos dentro del mismo cuadrante (Ver Localizaciones)

5.1.2.3. Tiempos

Podemos calcular las horas del trabajador de forma personalizada, para ello existe la opción de hacerlo a través del Cálculo estimado de horas.

También se pueden definir cada campo de forma individual sin utilizar el cálculo estimado, para ello cambiamos lo que nos ha parecido por defecto, cumplimentando los siguientes datos:

  • Horas/contrato/año: Es la jornada anual fijada por convenio a un trabajador de jornada completa.
  • Porcentaje de jornada: Es el tanto por ciento de jornada que realiza el trabajador.
  • Horas contrato periodo: Jornada anual del trabajador teniendo en cuenta la fecha de alta, la fecha de baja, el porcentaje de jornada. Si trabaja todo el año al 100% de la jornada coincidirá con las Horas/contrato/año.
  • Horas realizadas (año en curso): Horas planificadas en el año. Este dato se obtiene del cuadrante.

  • Vacaciones/año: Vacaciones establecida en el convenio al año.
  • Porcentaje horas complementarias: Indica el porcentaje de horas complementarias que puede realizar el trabajador en caso de contratos a tiempo parcial.
  • Vacaciones en el periodo vigente: Son las Vacaciones del trabajador teniendo en cuenta las fechas de alta y baja.
  • Vacaciones planificadas (año en curso): Las horas que tiene planificadas en cuadrante en el año en vigor.
  • Saldo vacaciones: Indica la diferencia entre las vacaciones en el periodo vigente y las vacaciones planificadas.

  • Horas/días: es el número de horas al día indicados.
  • Horas semanales: marca las horas a la semana del contrato del trabajador.
  • Horas mensuales: muestra las horas al mes del trabajador.
  • Horas extras anuales: indica el número total de horas extra que se pueden realizar al año.
  • Horas complementarias: es el porcentaje de horas complementarias que tiene asignado el trabajador. Mostrando el número Total y las Realizadas.

Datos de planificación:

Es importante que puedas consultar que planificación tiene asignada el trabajador desde su perfil. Sobre que es un patrón puedes revisar el siguiente enlace.

  • Patrón: Nombre del patrón aplicado a este trabajador. El patrón es un secuencia de turnos.
  • Fecha inicio y fin: Inicio y fin de la aplicación de ese patrón. Después, puedes extender la planificación con del trabajador con un solo clic.

Estos datos se informan en el perfil del trabajador cuando se planifica a través de patrones.

5.1.3. Especialidades

Son las habilidades que definen el perfil del trabajador dentro del equipo.

Se pueden valorar con una escala de 1 a 5. Identifican el desempeño de una función o el nivel conocimiento para tener una planificación más eficaz. Son muy importantes validar la cobertura de especialidades y definir mínimos de habilidades. Por ejemplo, comprobar la cobertura de experiencia de enfermeras durante una jornada. Puedes conseguir matrices de polivalencia para analizar coberturas y realizar mejores planificaciones.

Para crear más Especialidades, accede a Administrar>Perfil del trabajador>Especialidades, visualizarás las existentes y puedes crear más. En el siguiente vídeo puedes ver cómo  se crea una especialidad. Si necesita más información, acceda al siguiente enlace (Ver Especialidades).

5.1.4. Datos personalizados

Puedes crear datos personalizados que puedes consultar desde el perfil de empleados. Estos datos personalizados se crean desde Administrar>Perfil del trabajador>Datos Personalizados, y definen permisos de lectura y escritura para los diferentes perfiles. Para más información, haz clic en el siguiente link (Ver Datos Personalizados).

5.1.5. Estadísticas

Desde aquí puedes consultar unas estadísticas básicas de cada trabajador: Turnos, horas y absentismo. Si quieres ver las Estadísticas con más detalle de todo tu equipo accede a Estadísticas en el menú principal de aTurnos, para más información haz clic en Ver Estadísticas.

5.1.6. Restricciones

Las restricciones del trabajador, o del equipo, son limitaciones laborales que afectan a la planificación. Definirlas correctamente, ayudará al administrador a planificar, pues el sistema las tendrá en cuenta a la hora de realizar los cálculos automáticos.

En aTurnos existen más de 49 restricciones  . Por ejemplo,  el trabajador no pueda hacer un determinado tipo de turno, que solo pueda hacer un turno, no se pueda trabajar más de X días seguidos o que se limiten a 4 los día de Libre Disposición. Algunas que afectan a la jornada como el control del máximo de horas por semana o mes informadas desde el perfil del trabajador. En este vídeo puedes ver cómo crear y aplicar restricciones.

5.1.7. Nóminas

En este espacio encontraremos la posibilidad de que los trabajadores puedan ver sus nóminas.

Desde esta pestaña también podremos modificar la fecha de cierre del cuadrante de un trabajador. En el caso por ejemplo de la necesidad de tomar los conceptos de nómina para el cálculo de un finiquito.

5.1.8. Periodos de absentismos

Entendiendo absentismo (o permiso) como ausencia o abandono del puesto de trabajo  durante toda la jornada laboral planificada (Absentismo Total), o ausencia temporal, durante un determinado periodo de tiempo, en la planificación correspondiente a un día laboral (Absentismo Temporal)

Para informar de un nuevo periodo de absentismo, haz clic en “Añadir” introduce la fecha de inicio y fecha de fin (si ya ha terminado), introduce el tipo de absentismo, el sistema también da la opción de informar si el absentismo es con recaída, si es el mismo motivo de un absentismo anterior por la misma enfermedad, para poder contabilizar así los días totales por este motivo.

En el caso de haber realizado una importación de periodos de absentismos para un trabajador o para varios, y querer borrar esos periodos, tendrías que acceder a este bloque de cada perfil del trabajador y eliminar el periodo de absentismo.

 

5.1.9. Presencia

Puedes configurar parámetros personalizados sobre el control de presencia para el trabajador.

Configuración: El trabajador puede fichar en cualquier lugar, si activas esta opción el trabajador podrá fichar desde cualquier localización. tanto por movil(gps) o IP . Si dejas ajustado con los valores de equipo, se tomara por defecto los datos que estan configurados en…administrar>ajustes>módulos>control de presencia.

Tolerancia: Es el margen que tiene el trabajador para poder fichar tanto si llega tarde como si llega antes de tiempo a su puesto de trabajo.

-Calcular la tolerancia global de toda la jornada del trabajador. Indica los minutos de que dispone el trabajador tanto para la entrada como para la salida sin que se le descuenten o acumulen los minutos.

Calcular la tolerancia por el inicio y fin de cada turno de la jornada. Esta te da la opción de informar unos minutos de margen de entrada diferentes a los de salida.

5.1.10. Horas en los equipos

Esta pestaña solo aparece en el caso en el que el trabajador este en más de un equipo, y te muestra:

El equipo, horas contrato al año, porcentaje de jornada, horas contrato periodo seleccionado, horas realizadas 2019, balance de horas, horas contrato totales en periodos del año actual.

Dar de baja

 

Si queremos ‘Dar de baja’ a un trabajador de nuestro equipo para que no aparezca en el listado de ‘Trabajadores activos’, ni en el cuadrante, tenemos que hacer clic en el botón de la papelera para indicar una fecha de baja (recuerda que es baja a nivel contractual, no por incapacidad o enfermedad). 

Se abrirá un menú en el que debemos de poner el día de baja del trabajador. Para que no aparezca en el listado de trabajadores activos, habrá que situar una fecha anterior al día actual, sino la baja del trabajador se producirá al siguiente día.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo se realiza la baja de un trabajador que ya no forma parte contractualmente del equipo que gestionas.

Fecha

En este campo indicamos a la fecha en la que queremos visualizar el Listado de trabajadores.

Cambiar orden

Si haces clic en el botón  tendremos la opción de configurar el orden de los trabajadores del Listado, indicando en el valor de la columna Orden, la posición que queremos darle a cada trabajador del listado.

Filtros

  • Nombre (de la persona del equipo), Email o ID de Empleado (número identificativo dentro de aTurnos).
  • Experiencia: si los trabajadores tienen registrado un nivel de experiencia, se puede filtrar a aquellos que obstentan ese nivel marcado.
  • Localizaciones: teniendo la posibilidad de escoger a los trabajadores que pertenezcan o hayan estado en una localización en concreto.
  • Categorías: cada persona del equipo puede pertenecer a una categoría distinta si así lo hemos determinado en el campo personalizable de Categorías, y esta ha sido aplicada a diferentes trabajadores, también podemos encontrarlos según cada una de ellas.
  • Especialidad/Rol: desde el filtro podemos depurar aún más nuestros datos, en el caso de que al realizar la carga de los trabajadores dentro del sistema de aTurnos y les hayamos añadido una Especialidad o un Rol determinado para a través de esta característica personalizada, encontrar mejor a un tipo de trabajador en concreto.

Vista Grid

Al accionar este botón  de la barra superior, se nos visualizará el Listado de trabajadores con una vista por “Cajas”, con los datos más relevantes de cada uno de ellos.

Vista Tabla

Es el modo de visualizar el Listado de trabajadores del equipo que administramos, el cual nos muestra aTurnos por defecto. En caso de que la vista no fuera Tabla, solo haciendo clic en este botón  cambiaría al modo de tabla.

Tendremos dispuestos en filas a todos los trabajadores (con su nombre), añadiendo información en cada una de las columnas que componen la tabla, como:

  • Mail.
  • Teléfono.
  • Si está activado  o si no lo está .
  • Fecha de alta.
  • Fecha de baja.
  • Localización.
  • Rol.
  • Horas Contrato (año actual).
  • Categoría.
  • Acción:
    • Entrar al Perfil del Trabajador .
    • Dar Baja (eliminamos al trabajador del listado de activos) .

De baja

Al hacer clic en el botón De baja, accedemos al listado de trabajadores que tenemos dados de baja del sistema. Aclarar que no quiere decir que estén de baja por algún tipo de incapacidad o permiso.

Los trabajadores que están en esta tabla, tendrán en la columna Baja, la fecha a la que fue dado de baja del sistema. Esto no los elimina completamente de aTurnos, ayudándonos a que si son trabajadores que finalizan su contrato laboral, en caso de volver a ingresar en la empresa en un futuro, únicamente añadiendo un nuevo periodo, vuelvan al listado de trabajadores activos.

Mostrar y ocultar

En la parte superior de la tabla, sobre la esquina derecha, disponemos del botón de Ocultar.

Al accionar dicho botón con un clic sobre él, esconderemos aquellas columnas que no queremos ver en nuestro Listado de trabajadores, dejando únicamente aquellas que representen campos de información de cada trabajador de nuestro interés. Al contrario también podemos volver a mostrar columnas que hemos ocultado o que están oculta por defecto.

Acciones

Si haces clic en Acciones, se abrirá una pequeña ventana indicando las posibilidades que tienes de exportar el listado de trabajadores a otro tipo de documento o herramienta. Entre las opciones están:

  • Copiar: puedes pegar estos datos en un documento Excel que tienes preparado previamente.
  • CSV: en este botón activas la posibilidad de exportar a un documento Excel .csv (delimitado por comas).
  • Excel: también se pueden exportar a un Libro de Excel.
  • PDF: se exporta a un archivo PDF para poder ser adjuntado a un informe.
  • PDF A3: para mayor usabilidad para las empresas, en esta opción se enviará a un archivo PDF en formato A3, común a la hora de realizar informes o reportes.

Variables de las columnas del Listado

  • Nombre (X): en esta columna aparecerá el nombre de cada trabajador. En el encabezado nos aparece entre paréntesis, el número de personas que hay en el equipo registradas.
  • Mail: nos indica el correo electrónico con el que se ha dado de alta al trabajador en aTurnos.
  • Teléfono: número de contacto del trabajador.
  • Activado: si está activado o no el usuario.
  • Alta: fecha de alta del miembro del equipo. Se cumplimenta con la fecha de contratación del trabajador.
  • Baja: En caso de encontrarnos en el listado De baja, nos indicará la fecha en la que ha sido dado de baja del sistema.
  • Localización: indica si la persona está dentro de alguna de las localizaciones del equipo.
  • Rol: señala el tipo de rol que tiene asignado el usuario (Administrador Total, Administrador Planificador, Administrador Validador, Trabajador).
  • Horas contrato: número de horas al año que tiene por contrato el trabajador.
  • Categoría: tipo de categoría en caso de haberse creado previamente, determinada para cada trabajador.
  • Acción: encontramos el botón para entrar en el Perfil del Trabajador de cada usuario y el botón para Dar baja del equipo.

5.2 Sustituciones de trabajadores 

El administrador ante una sustitución de trabajador por otro, dispone de la opción de planificar pasando, intercambiando o copiando los turnos de un trabajador (usuario origen) a otro (usuario destino) en el periodo de tiempo que determine.

El trabajador destino puede recibir el orden y la localización del trabajador al que va a sustituir (trabajador origen).

En la sustitución se puede dar diferentes casos:

1.-Acción de intercambio: el trabajador origen y trabajador destino intercambia los turnos en el periodo de tiempo que se defina.

2.- Acción copiar turnos: los turnos del trabajador origen se copian en la planificación del trabajador destino. Si el trabajado destino tiene planificado turnos previamente, se añadirán los turnos.

3.-Acción mover turnos: los turnos del trabajador origen se copian en la planificación del trabajador destino. Si el trabajado destino tiene planificado turnos previamente, estos se borran y quedarán solo los  movidos y procedentes del trabajador de origen.

4.-Acción copiar datos de planificación: los datos de la planificación del trabajador destino serán idénticos a los del trabajador origen.

5.- Acción copia datos de planificación y turnos: los turnos y datos de planificación  del trabajador origen se copian en el trabajador destino. Si el trabajador destino tiene planificado turnos previamente, se añadirán los turnos .

¿Cómo se realiza una sustitución?

El administrador selecciona al usuario origen, los datos de planificación y turnos de este trabajador serán los que se copiaran, moverán o intercambiarán al trabajador seleccionado en el apartado usuario destino. La acción a ejecutar será elegida entre todas las disponibles y durante el periodo de tiempo definido. Cuando el formulario esté informado, finalizar haciendo clic en guardar.