5.2 Sustituciones

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Se entiende por sustitución aquella copia, intercambio o movimiento de planificación, turnos y/o localizaciones entre uno o varios trabajadores de tu equipo. Ante una situación de una sustitución de un trabajador por otro, podrás disponer de la opción de planificar intercambiando, copiando o moviendo los turnos de un trabajador (al que se le denomina ‘Trabajador origen’) a otro (al que se le llama ‘Trabajador destino’) en el periodo que se estime oportuno.

Una vez accedes, te encuentras las pestañas de ‘Sustituciones’ e ‘Histórico’.

 

Sustituciones

Previamente a seleccionar los trabajadores y la acción, lo primero que debemos informar es la fecha inicio y fin de la acción que se va a realizar.

Para ello se necesita filtrar en la barra superior de esta página, la fecha desde la cual se quiere realizar la acción y la fecha hasta la que se quiere terminar la acción.

 

 

Después los siguientes pasos serán seleccionar al trabajador origen, la acción que vamos a realizar, el cuadrante al que va a afectar y el trabajador destino de la acción.

  • Usuario origen: es el trabajador que tiene registrada su planificación en el cuadrante con sus turnos y localización, es decir, es al trabajador al cual se pretende copiar, intercambiar o mover la planificación para aplicarla sobre otro compañero del equipo. Ejemplo: si quieres aplicar la planificación de Jesús en David, Jesús será el usuario origen.

 

 

  • Usuario destino: es el trabajador con el que se intercambia, copia o mueve la planificación, turnos y/o localizaciones del trabajador origen. Siguiendo el ejemplo anterior, si se quiere hacer una acción de Jesús a David, el usuario destino será David.

 

 

En la parte inferior de la página se encontrarán dos apartados que nos informan si algún trabajador ha tenido una fecha de baja o alta en el periodo entre fechas seleccionado.

  • Usuarios de baja en la fecha seleccionada: muestra los trabajadores que tienen alguna fecha de baja (pueden ser trabajadores inactivos o que tengan varios periodos de contrato) dentro del periodo seleccionado (ver más en Listado de trabajadores). En caso de que el trabajador tenga un patrón aplicado, aparecerán los datos de planificación del trabajador.

 

 

En este caso, José Miguel tiene un corte en su contrato el 22/12/2021.

 

 

  • Usuarios de alta en la fecha seleccionada: muestra aquellos trabajadores que están dados de alta dentro del periodo seleccionado (ver más en Cómo añadir un trabajador).

 

 

En este caso, Marta Sánchez tiene una fecha de alta el 23/12/2021.

 

 

Por último, este modal nos ofrece también información sobre aquellos trabajadores que tienen un periodo de absentismo aplicado en su cuadrante en el apartado ‘Usuarios con absentismos’.

 

 

En este caso, Alejandro tiene un periodo de absentismo por un absentismo por ‘Asuntos Propios’ (AP) el 15/12/2021.

 

 

Antes de seleccionar la acción, se puede indicar si se quiere realizar en el ‘Cuadrante’ o en el ‘Cuadrante borrador’.

 

 

Una vez se han seleccionado las fechas, los trabajadores y se ha comprobado si estos trabajadores pueden tener una fecha de alta o baja en el periodo, así como si se ven afectados por un periodo de absentismo y en qué cuadrante queremos aplicar la sustitución, se puede acometer la ‘Acción’.

Se trata de la forma en la que quieres intercambiar, copiar o mover los turnos del ‘Usuario origen’ para aplicarlos sobre el ‘Usuario destino’. En el desplegable del formulario tendrás las siguientes opciones:

 

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a. Acción de intercambio

b. Acción de copiar turnos

c. Acción de mover turnos

d. Acción de copiar datos de planificación

e. Acción de copiar datos de planificación y turnos

f. Pre-peticiones

En esta pestaña, puedes visualizar el listado histórico del total de sustituciones que has realizado dentro de un periodo determinado. Todo ello, para que así puedas tener un mejor control sobre ellas y que aTurnos te informe sobre todo el historial de sustituciones realizadas.

En esta pestaña mostrará el listado mediante los siguientes campos que te explicamos de forma breve a continuación (los cuales aparecen en azul oscuro, para que así tengas sobre ellos una mejor identificación):

  • Trabajador origen: es el trabajador el cual tiene ya registrados los turnos y/o localizaciones, así como ya realizada su planificación en el cuadrante, es decir, es al trabajador al cual se pretende cambiar la planificación para aplicarla sobre otro compañero del equipo. Ejemplo: si quieres aplicar la planificación de Jesús en otro compañero, Jesús será tu usuario origen.
  • Trabajador destino: es el trabajador al que se le aplica la planificación, turnos y/o localizaciones del trabajador origen. Ejemplo: se pretende aplicar la misma planificación que tiene Jesús (trabajador origen) sobre su compañera María, por lo tanto, María es la trabajadora destino.
  • Realizado: indica el usuario que realizó la acción de sustituir a los trabajadores, con el fin de que tengas mejor identificado la persona que realizó cada acción.
  • Tipo: muestra el tipo de acción que fue realizada (ver más en: Tipos de sustituciones).
  • Orden y localización: te indicará si la sustitución que previamente ha realizado un determinado usuario se aplicó también sobre el orden y la localización.
  • Desde: muestra la fecha de comienzo del periodo a través del cual se aplicó la sustitución sobre el trabajador.
  • Hasta: muestra la fecha de finalización del periodo en el que se aplicó la sustitución al trabajador.
  • Fecha: indica la fecha en la cual surte efecto la acción de sustitución por parte de un determinado usuario del equipo.

Haciendo clic sobre el icono “Ocultar” situado en la esquina superior derecha, puedes elegir entre visualizar o no aquellos parámetros del histórico de acciones realizadas en los trabajadores. Es de gran utilidad para que aTurnos te muestre información únicamente de aquellos parámetros que quieras saber y sean de tu interés. Por el contrario, haciendo clic de nuevo en los campos del desplegable que estás visualizando, se ocultarán y serán visibles solo aquellos que deseas que se muestren.

Posteriormente a visualizar aquellos campos que sean de tu interés, puedes hacer clic sobre el icono “Acciones”  situado en la esquina superior derecha (inmediatamente al lado del icono “Ocultar”) puedes acceder a un desplegable donde indica la posibilidad que tienes de exportar el histórico de sustituciones realizadas en otro tipo de documento (el que te sea de mayor utilidad). Entre las opciones, hacia las cuales puedes exportar dicho listado, están las siguientes:

  • Copiar: te permite la opción de extraer mediante la copia todas las sustituciones realizadas y posteriormente pegarles sobre un documento Excel (el cual, previamente, debes tener preparado). Es una opción más rudimentaria, ya que depende del programa con el que trabajes habitualmente, puede variar el formato al realizado el pegado del documento con todos los datos de los trabajadores.
  • CSV: esta opción te permitirá la posibilidad de exportar todo el listado con los datos de las sustituciones en un documento del formato “Excel (CSV delimitado por comas”). En aTurnos es muy útil, ya que, para importar cualquier información al sistema, se tiene que utilizar este formato.
  • Excel: posibilita exportar toda la información de los datos de las sustituciones que aparecen en el listado a un formato “Excel (xls.)
  • PDF: se exporta a un archivo PDF (la claridad y lectura del documento es más fácil que los modelos anteriores). Sobre todo, es de gran utilidad hacerlo en este formato si posteriormente va a ser adjuntado en un informe determinado.
  • PDF A3: al igual que en el caso anterior, es muy útil para su mayor utilización en la empresa. También es muy común para aquellos casos en los que, con el documento exportado en este formato, se requiera realizar algún informe o reporte sobre el mismo.