5.2 Sustituciones

Se entiende por sustitución aquella copia, intercambio o movimiento de planificación, turnos y/o localizaciones entre uno o varios trabajadores de tu equipo. Ante una situación de una sustitución de un trabajador por otro, podrás disponer de la opción de planificar intercambiando, copiando o moviendo los turnos de un trabajador (al que se le denomina “trabajador origen”) a otro (al que se le llama “trabajador destino”) en el periodo que se estime oportuno. Una vez accedes, te encuentras las siguientes pestañas:

Sustituciones: En esta pestaña encontrarás la forma en la que se procede a realizar una o varias sustituciones sobre los trabajadores de tu equipo que previamente determines. Para realizarlas correctamente, tienes que rellenar los siguientes campos o elegir los trabajadores determinados:

– Trabajador origen: es el trabajador el cual tiene ya registrados los turnos y/o localizaciones, así como ya realizada su planificación en el cuadrante, es decir, es al trabajador al cual se pretende cambiar la planificación para aplicarla sobre otro compañero del equipo. Ejemplo: si quieres aplicar la planificación de Jesús en otro compañero, Jesús será tu usuario origen.

– Trabajador destino: es el trabajador al que se le aplica la planificación, turnos y/o localizaciones del trabajador origen. Ejemplo: se pretende aplicar la misma planificación que tiene Jesús (trabajador origen) sobre su compañera María, por lo tanto, María es la trabajadora destino.

– Trabajadores de baja en la fecha seleccionada: muestra los trabajadores que están dados de baja (trabajadores inactivos) dentro del periodo seleccionado (ver más en Listado de trabajadores).

– Trabajadores de alta en la fecha seleccionada: muestra aquellos trabajadores que están dados de alta dentro del periodo seleccionado (ver más en Cómo añadir un trabajador). Recuerda que, posteriormente a “añadir trabajador” se le debe dar de alta mediante un correo de activación.

– Trabajadores con absentismos: Muestra, mediante el sistema de cajas en “Vista Grid” a aquellos trabajadores los cuales tienen planificados algún tipo de absentismo.

– Acción: se trata de la forma en la que quieres modificar los turnos del “trabajador origen” para aplicarlos sobre el “trabajador destino”. Te encontrarás, al hacer clic sobre el desplegable, seis formas distintas de realizarlo, son las siguientes:

En esta pestaña, puedes visualizar el listado histórico del total de sustituciones que has realizado dentro de un periodo determinado. Todo ello, para que así puedas tener un mejor control sobre ellas y que aTurnos te informe sobre todo el historial de sustituciones realizadas.

En esta pestaña mostrará el listado mediante los siguientes campos que te explicamos de forma breve a continuación (los cuales aparecen en azul oscuro, para que así tengas sobre ellos una mejor identificación):

– Trabajador origen: es el trabajador el cual tiene ya registrados los turnos y/o localizaciones, así como ya realizada su planificación en el cuadrante, es decir, es al trabajador al cual se pretende cambiar la planificación para aplicarla sobre otro compañero del equipo. Ejemplo: si quieres aplicar la planificación de Jesús en otro compañero, Jesús será tu usuario origen.

– Trabajador destino: es el trabajador al que se le aplica la planificación, turnos y/o localizaciones del trabajador origen. Ejemplo: se pretende aplicar la misma planificación que tiene Jesús (trabajador origen) sobre su compañera María, por lo tanto, María es la trabajadora destino.

– Realizado: indica el usuario que realizó la acción de sustituir a los trabajadores, con el fin de que tengas mejor identificado la persona que realizó cada acción.

– Tipo: muestra el tipo de acción que fue realizada (ver más en: Tipos de sustituciones).

– Orden y localización: te indicará si la sustitución que previamente ha realizado un determinado usuario se aplicó también sobre el orden y la localización.

– Desde: muestra la fecha de comienzo del periodo a través del cual se aplicó la sustitución sobre el trabajador.

– Hasta: muestra la fecha de finalización del periodo en el que se aplicó la sustitución al trabajador.

– Fecha: indica la fecha en la cual surte efecto la acción de sustitución por parte de un determinado usuario del equipo.

Haciendo clic sobre el icono “Ocultar situado en la esquina superior derecha, puedes elegir entre visualizar o no aquellos parámetros del histórico de acciones realizadas en los trabajadores. Es de gran utilidad para que aTurnos te muestre información únicamente de aquellos parámetros que quieras saber y sean de tu interés. Por el contrario, haciendo clic de nuevo en los campos del desplegable que estás visualizando, se ocultarán y serán visibles solo aquellos que deseas que se muestren.

Posteriormente a visualizar aquellos campos que sean de tu interés, puedes hacer clic sobre el icono “Acciones situado en la esquina superior derecha (inmediatamente al lado del icono “Ocultar”) puedes acceder a un desplegable donde indica la posibilidad que tienes de exportar el histórico de sustituciones realizadas en otro tipo de documento (el que te sea de mayor utilidad). Entre las opciones, hacia las cuales puedes exportar dicho listado, están las siguientes:

  • Copiar: te permite la opción de extraer mediante la copia todas las sustituciones realizadas y posteriormente pegarles sobre un documento Excel (el cual, previamente, debes tener preparado). Es una opción más rudimentaria, ya que depende del programa con el que trabajes habitualmente, puede variar el formato al realizado el pegado del documento con todos los datos de los trabajadores.
  • CSV: esta opción te permitirá la posibilidad de exportar todo el listado con los datos de las sustituciones en un documento del formato “Excel (CSV delimitado por comas”). En aTurnos es muy útil, ya que, para importar cualquier información al sistema, se tiene que utilizar este formato.
  • Excel: posibilita exportar toda la información de los datos de las sustituciones que aparecen en el listado a un formato “Excel (xls.)
  • PDF: se exporta a un archivo PDF (la claridad y lectura del documento es más fácil que los modelos anteriores). Sobre todo, es de gran utilidad hacerlo en este formato si posteriormente va a ser adjuntado en un informe determinado.
  • PDF A3: al igual que en el caso anterior, es muy útil para su mayor utilización en la empresa. También es muy común para aquellos casos en los que, con el documento exportado en este formato, se requiera realizar algún informe o reporte sobre el mismo.