Manual para trabajadores

Soy trabajador, ¿cómo puedo empezar en aTurnos?

Bienvenido a aTurnos. Para empezar necesitas un usuario y una contraseña. Tu supervisor o administrador ha creado un equipo de trabajo y te ha asignado un usuario con una contraseña asociada que has recibido en la cuenta de correo que le proporcionaste (Revisa la carpeta SPAM), si no es así, ponte en contacto con él para que te la facilite.

En este tutorial nos vamos a centrar en las funciones que como trabajador puedes realizar dentro de la aplicación.

0.1 ¿Cómo entrar?

Para poder acceder a tu equipo de aTurnos como trabajador, el administrador responsable de tu equipo, previamente, te habrá dado de alta e invitado a dicho equipo. Si aún no dispones de permiso para acceder, solicita el acceso a tu administrador, él podrá reenviarte el correo de activación. No olvides de consultar el buzón de correos no deseados de tu cuenta /spam.

La invitación te llegará por correo electrónico, la cual deberás aceptar para que el sistema aTurnos de manera privada y segura generé una contraseña, con la que puedas acceder a tu equipo en www.aturnos.com.

Una vez que recibas la contraseña, puedes entrar en tu equipo, desde el botón de acción de la parte superior derecha de la web identificado como “Entrar”. Informe los campos de acceso: con tu correo electrónico y la contraseña generada.

Recomendamos que cambies la contraseña desde tu perfil, una vez que hayas accedido a tu equipo en aTurnos.

0.2 Mis datos

Puedes acceder a tus dados registrado en aTurnos, desde tu propio perfil. Configurado tu perfil, validando o modificándolos. Estos datos han sido insertado por el administrador responsable de tu equipo. Se encuentran protegido por la LGPD.

0.2.1 ¿Cómo acceder a mi perfil?

Para acceder a tu perfil y datos personales puedes hacerlo haciendo clic a la foto de tu perfil o sombra de perfil, si aún no dispone de tu foto personalizada. Se encuentra en la parte superior del menú, cuando te encuentres dentro del equipo.

0.2.2 Perfil del trabajador

Tu perfil como trabajador, puedes personalizarlo con una fotografía haciendo clic sobre el botón de acción identificado con un lapicero.

Encontrarás dos botones de acción: Mis datos y Configuración. En el momento que te encuentres activado, solo el trabajador puede cambiar sus datos personales acorde a la LGPD.

Mis datos: puede editar el nombre del usuario (es el nombre que aparece en el cuadrante y en las demás funciones de aTurnos), el correo electrónico para poder acceder a aTurnos y número de teléfono. En el caso que se cambie algún dado será necesario ejecutar la orden de cambio haciendo clic en “guardar”.

Configuración: puede seleccionar el idioma de la web, otorgar permisos a la web para enviar mail al correo electrónico o notificaciones desde la aplicación, sobre acciones en el que él está implicado, darse de baja del sistema aTurnos y su BBDD. Asi como poder cambiar la contraseña.

Además podrás acceder a varias opciones (dependiendo de la configuración de los ajustes del equipo por parte del administrador) como pueden ser tus estadísticas referentes a tu planificación, datos personalizados, periodos de absentismos,…

0.2.3 Configuración

Dentro de la configuración, hemos comentado en el apartado anterior,  que puedes definir el idioma, permisos de envíos de notificaciones y mails cada vez que ocurre algo en tu equipo o  planificación. En este apartado te lo enseñamos  adjuntando un breve vídeo tutorial.

0.2.3.1 ¿Cómo darme de baja?

Para poder darte de baja de aTurnos solo necesitas confirmar la contraseña y se borraran tus datos dentro de aTurnos y su BBDD.

Recuerda que si estas dentro de una empresa que usa aTurnos se perderán tus datos y no tendrán acceso a ellos.

 

0.2.3.2 ¿Cómo puedo cambiar la contraseña?

Si te han enviado un correo de activación se habrá generado tu contraseña. Es recomendable que la cambies y configures una que puedas recordar. La política de contraseñas de aTurnos obliga a que tenga al menos 8 caracteres formados por mayusculas y minúsculas.

Si quieres cambiar tu contraseña, haz clic en tu foto de perfil en la parte superior izquierda, y en configuración, selecciona editar contraseña, ahora introduce la contraseña actual, y la nueva en los dos campos para validarla.

0.2.4 Estadísticas

Dentro de tu datos puedes acceder a una estadística resumida de tus turnos, horas y absentismos dentro de tu equipo.

En aTurnos, siempre vas a tener unas fechas sobre las que calcular esas estadísticas, las tiendas en la parte superior derecha. Al cambiar las fechas, las estadísticas se recalculan automáticamente.

0.3 Inicio

Para que no pierdas tiempo al entrar en aTurnos ya te mostramos información que es configurada por tu administrador.

0.3.1 ¿Qué son dashboards?

Al entrar verás unas “Cajas” con información que de un vistazo te ayuda a revisar tu planificación y lo que está ocurriendo en tu equipo. Por ejemplo, puedes ver tu cuadrante mensual, cuantos compañeros están trabajando hoy, tu siguiente turno, tus horas anuales, tus horas mensuales o el estado de tus peticiones.

0.3.2 Tablón de anuncios

Importante es destacar el tablón de anuncios. El tablón de anuncios es una forma de comunicación con tus compañeros que puedes usar para que el equipo esté sincronizado  y se reciba la información de forma instantánea.

0.4 Cuadrante

0.4.1 ¿Qué es el cuadrante?

Es la herramienta principal de aTurnos. Si tu supervisor o administrador ya has planificado los turnos, aquí viales los turnos, las horas, los ausentes o las vacaciones.

Aparecerás primero en el cuadrante dentro de un fila donde estás todos tus turnos. El cuadrante esta formado por:

  1. Menú Superior.  En la parte superior tienes:
    1. La leyenda de colores que usamos para facilitar la visualización de las distintas opciones que pueden aparecer en las casillas del cuadrante.
    2. Las fechas sobre las que se filtra el cuadrante y el horizonte de tiempo que quieres ver.
    3. El detalle de la visualización, si quieres solo la abreviatura del turno o todos los detalles con la localización e inicio y fin del turno.
    4. Filtros, tienes todos los que tienes en cuadrante.
    5. Exportación, todo lo que ves en aTurnos se puede exportar a Excel y PDF, tal y como lo ves en la pantalla.
  2. Cuadrante.  Aquí tienes toda la información de tus turnos, horas, absentismos, vacaciones, etc. Desde aquí sí haces clic en el día también puedes cambiar y realizar peticiones.

0.4.2 Peticiones

0.4.2.1 ¿Qué es un petición?

Son las solicitudes que el trabajador pide al administrador de su equipo para que sean validadas, existen diferentes tipos de peticiones:

  1. Vacaciones: Solicita aquí tus vacaciones.
  2. Permisos: Son tipos de absentismos.
  3. Permisos temporales: Son tipos de absentismos entre horas.
  4. Turnos
  5. Horas
0.4.2.2 Flujo de validación

Sobre el mismo cuadrante puedes realizar las peticiones, haz clic sobre el día que quieres solicitar y aparece una pantalla donde indicas que tipo de petición, el día de inicio, el día de fin y en caso de ser absentismo puedes indicar el tipo de absentismo solicitado.

Una vez realizada la petición puedes realizar el seguimiento hasta su aprobación. Una vez aprobada ya la veras en el cuadrante.

0.4.3  Cambios

0.4.3.1 ¿Qué es un cambio?

Un cambio es cuando un turno que tienes como trabajador y solicitas que lo haga otro (un trabajador libre) o cuando quieres intercambiarlo, un ejemplo de cambiar la tarde por la mañana.

Por lo tanto, para iniciar el cambio tienes que hacer clic en el cuadrante dentro del turno y en menu en Hacer cambio. Aquí puedes solicitar cambios, éstos una vez que los solicites deberán ser aprobados por el compañero al que se lo solicitas y por el administrador del equipo.

Hacer cambio>Intercambio: Selecciona el turno que quieres intercambiar haciendo clic sobre él y hacer cambio > intercambio, ahora aparecerán las opciones de intercambio que te muestra el sistema. Una vez seleccionado el intercambio, falta la aprobación del compañero y el administrador, una vez aprueben o denieguen el intercambio recibirás un aviso en aTurnos, o en tu correo o móvil (si tienes los  permisos activados).

Hacer cambio>Libre: Cambiar tu turno por un libre, en este caso puedes tener dos opciones si el día marcado contiene dos turnos puedes elegir entre solo cambiar un turno por un libre o elegir el día libre completo, es decir cambiar los dos turnos de ese día por un día libre completo.

Para solicitar el cambio por libre tienes que seguir los siguientes pasos:

  1. Selecciona la casilla del turno que quieres cambiar.
  2. El sistema te muestra los libres disponibles de tus compañeros, selecciona el que quieras.
  3. Ahora te mostramos una ventana donde debes informar si quieres “dejar a deber” o “devolver el cambio”.
  4. Si seleccionas “Dejar a deber”. El turno quedara guardado registro>debe/haber turnos, y el compañero podrá solicitarlo cuando lo necesite.
  5. Si selecciones “Devolver el cambio”. Elijes que turno le devolverás el cambio.
  6. Ahora el administrador y tu compañero deben aprobar los cambios.

Hacer cambio>doblaje: Solicita un libre a un compañero que tenga un turno diferente al tuyo y así pueda doblar el turno, por ejemplo si el trabajador que solicita tiene un turno M(mañanas) y quiere librar ese día, la opción doblaje le dará resultados en el cuadrante de turnos diferentes a M, para que sus compañeros puedan hacer su M y por ejemplo su T (tardes) que ya tenían planificado.

0.4.4  Exportación

Lo hemos comentado antes pero es importante que puedas exportar tu datos. En el cuadrante y en el resto de pantallas tienes la opción de exportar lo que hay visible tanto en PDF como en Excel. Además, si esta acostumbrado a exportar mucha información lo puedes exportar en A3.

0.5 Registro

En aTurnos toda la información queda registrada y como trabajador tienes acceso:

0.5.1 Acciones

En acciones quedan registrados todo lo que ocurren en aTurnos. Como trabajador accederá al registro, a modo de tabla, de las acciones en la que has estado implicado. En esta tabla tienes la posibilidad de dejar un comentario en cada una de las acciones por si quieres indicar alguna observación en una tarea realizada.

Para poder tener la información más ordenada hemos creado ámbitos para buscar más rápido dentro de todas las acciones que pueden existir. Por ejemplo, si afecta al cuadrante, a los marcajes, a la planificación, a cambios de turnos en la que te encuentras implicado como trabajador.

0.5.2 ¿Qué es el debe / haber?

Muestra los turnos que has dejado a deber o que debes, relacionado con algún cambio. Puede analizar cuando fue la trazabilidad de todos los cambios que se han realizado.