3. La operativa diaria

3.0 La Operativa Diaria

La Operativa Diaria son la funciones que puedes realizar desde el cuadrante de turnos. Dependiendo del rol del usuario (administrador o trabajador), el acceso a estas funciones queda limitado.
En este punto vamos a desarrollar todas las herramientas disponibles. Para ello es necesario hacer clic en cualquier día dentro del cuadrante de un trabajador.

3.1 Hacer Cambio

Los trabajadores pueden hacer cambios entre ellos, siempre y cuando el administrador autorice esta opción. La configuración de los cambios de turnos entre trabajadores se realiza en los ajustes del equipo. Cambios

Contamos con varias opciones para el proceso de aceptación de cambios de turnos:

  • Los cambios de turnos tienen que ser confirmados por el administrador y por el trabajador. Primero tiene que aceptar el trabajador, a quién se le solicita el cambio. El proceso finaliza con la aprobación o negación por parte del administrador del cambio.
  • Los cambios de turnos tienen que ser aceptados solo por el administrador. Es el administrador, el único que interviene en el proceso de aprobación o rechazo de los cambios de turnos, que solicitan los trabajadores.
  • Los cambios de turnos tienen que ser aceptado solo por el trabajador. El trabajador, a quien se le solicita el cambio de turno, es el único que interviene en el proceso de aprobación o rechazo de los cambios de turnos, en los que está implicado.
  • Los cambios de turnos no tienen que ser confirmados por nadie. Los trabajadores pueden hacer los cambios de turnos y estos pasar a un estado de “cambio confirmado”,  sin que exista ningún proceso de aceptación o rechazo ya sea por el trabajador, a quién se le solicita el cambio, o por el administrador.
  • Personalizar: en un formulario se informa el nivel del trabajador que debe aceptar o rechazar el cambio de turno,  para que vaya avanzando en los pasos (momentos del proceso de cambio) hasta conseguir la aceptación definitiva del cambio de turno.

Al solicitar un cambio de turno, nos encontramos con tres opciones: intercambios, libres y doblaje.

3.1.1 Intercambios de turnos

La opción de Intercambio se selecciona cuando los dos trabajadores implicados, en el cambio de turno, tienen turnos planificados en el mismo día  y lo que se pretende es cambiar el turno de uno por el turno del otro (intercambiar los turnos).

El ejemplo habitual es un trabajador con turno M (de mañana) quiere cambiar el turno por otro trabajador que lo tiene por la tarde (T), de manera que al realizar el intercambio se modifica la planificación.

Al seleccionar la opción “Intercambio”, la aplicación muestra a todos los trabajadores con turno (distinto) del que tiene el trabajador solicitante.

3.1.2 Libres

En este caso, el cambio de turno lo solicita un trabajador con turno planificado y quiere pasar al día Libre que tiene asignado otro trabajador.

Al seleccionar la opción “Libre” la aplicación muestra a todos los trabajadores con día Libre (es decir, sin turno asignado).

Una vez seleccionado al trabajador que va a hacer el tuno planificado del otro trabajador, y éste librar., la aplicación pregunta si se quiere “dejar a deber” o “devolver cambio”.

Dejar a deber: el trabajador que antes tenía turno y con el cambio libra, deja a deber el turno para gestionarlo en otra ocasión, y más adelante asumirá el turno del trabajador, que le hizo su turno.

Devolver cambio: en el mismo proceso de cambio de turno, se cierra la gestión de cambios sin quedar nada pendiente. Si el trabador (A), hace un turno para que el trabajador (B) libre, aTurnos te da la opción para que el trabajador (A) elija un día a librar para que el trabajador (B) realice un turno del trabajador (A).

Si se deja a deber puedes consultar las deudas entre los trabajadores en Registro>Debe/Haber Turno, en caso que se devuelva el cambio no genera “deudas”.

En estos vídeos te mostramos las dos opciones.

 

3.1.3 Doblaje de turno

En este tipo de cambio de turno, un trabajador que tiene un turno planificado, le pasa el turno a otro trabajador, quién también tiene turno planificado.

Un ejemplo sería: el trabajador (A) tiene un turno de mañana (M) y el trabajador (B) tiene un turno de tarde (T). Este cambio consiste que el trabajador (A) solicita un cambio de turno, para que el trabajador (B) asuma su turno (M), además del turno (T) que ya tenía planificado.

3.2 Añade Patrón

El administrador puede insertar un patrón de turnos a un trabajador desde el propio cuadrante. Haciendo clic en el día, donde se quiera iniciar la planificación con un patrón, aparece la acción Añadir Patrón. Al seleccionar esta opción, se muestran todos los patrones dados de alta en el equipo. En el momento que se haga clic en uno de esos patrones, el sistema aplicará en el cuadrante el patrón elegido, insertando toda la secuencia de tipos de turnos que forman parte del patrón. Solo se insertará hasta el último día visible del cuadrante.

Si lo que pretendes es aplicar un patrón para un periodo de tiempo mayor, consulte el siguiente enlace del manual : Aplicar Patrón 2.1.4

 

3.3 Añadir turnos

El administrador puede insertar un turno desde el propio cuadrante. Haciendo clic en el día donde se quiera añadir el turno, aparece la acción Añadir Turno. Al seleccionar esta opción, se muestran todos los tipos de turnos dados de alta en el equipo, además de poder crear un nuevo turno . En el momento que se haga clic en uno de esos turnos, el sistema lo insertará en el cuadrante.

Si lo que se pretende es insertar más de un turno por día, se tendrá que repetir este procedimiento para cada turno.

Los turnos planificado se puede modificar por otros con la acción “Modificar turno”, esta acción no añade un nuevo turno, sino que sustituye el turno planificado por el que seleccionemos haciendo clic en los turnos disponibles.

Además de disponer la acción “Borrar turno” que elimina de la planificación el tipo de turno que seleccionemos al hacer clic en él y confirmar que quieres realizar esta acción.

3.4 Añade Absentismos

 

Entendiendo absentismo como ausencia o abandono del puesto de trabajo  durante toda la jornada laboral planificada (Absentismo Total), o ausencia temporal, durante un determinado periodo de tiempo, en la planificación correspondiente a un día laboral (Absentismo Temporal)

En aTurnos, el administrador desde el cuadrante puede añadir cualquier tipo de absentismo de una manera rápida y directa, evitando pasar por todo el proceso de peticiones de permisos/absentismos:

El administrador puede insertar absentismos/permisos desde el propio cuadrante. Haciendo clic en el día del trabajador, donde se quiera añadir el absentismo, aparece la acción Absentismo. Al seleccionar esta opción, se muestran las abreviaturas de todos los tipos de absentismos dados de alta en el equipo. En el momento que se haga clic en uno de esos absentismos, el sistema insertará un Absentismo total en el cuadrante. De tal manera que el absentismo esta asociado a todas las horas del turno planificado.

Si lo que se pretende es insertar un tipo de absentismo temporal, se hará clic en la acción Absentismo temporal, apareciendo un formulario que el administrador informa el día y la hora de inicio así como el día y la hora de fin del absentismo, selecciona el tipo de absentismo y aparece reflejado en el cuadrante de turnos con el signo menos (-), asociado al turno.

Absentismos entre fechas: En el caso que el absentismo sea del turno completo (Absentismos totales) puedes informar la fecha de inicio de fin y el motivo del mismo (corresponde al tipo de absentismo), creándose un periodo de absentismo. El administrador puede consultar todos los periodos de absentismos de cada trabajador, en el perfil de cada uno de ellos.

Borrar absentismos entre fechasSi has añadido un absentismo pero tienes que modificar la fecha de baja, utiliza esta opción para borrar el absentismo informado entre las fechas que indiques.

Si se desconoce la fecha de fin del absentismo, como puede ser en el caso de las incapacidades temporales, accede a Trabajadores/Listado/Acción/Editar los datos del trabajador y en la pestaña periodos de  absentismos se informa la fecha de inicio y el motivo, dejando la fecha de fin sin informar. Los periodos de absentismo quedan sombreado en azul en el cuadrante de turnos, en este periodo todo lo que se planifique (turnos, jornadas partidas, horas, vacaciones,…) estará asociado a un absentismo total. Este periodo puede ser editado y borrado, en caso necesario.

 

3.4.1 Absentismos Temporales

En el absentismo temporal se informa la fecha y hora de inicio, así como la fecha y hora fin del absentismo, se suele utilizar para absentismos tipos Visita Médica.

Si en tu convenio tienes alguna limitación temporal para el disfrute de este tipo de  absentismos, contamos con la posibilidad de que el sistema te “avise” en el caso de que supere esa duración, por activar restricciones asociada a los absentismos.

Ejemplo, hay convenios que permiten 8 horas de visita médica, accede a Planificador>Restricciones e informa la restricción “Máximo de horas de un tipo de absentismo”, selecciona como valor de restricción el número de horas e indica a que tipo de absentismo se aplica.

En el caso de que la restricción sea de días, informa la restricción “No superar el número de veces que se ha trabajado un cierto turno al año”

3.4.2 Absentismos entre fechas

Puedes crear periodos de absentismos informando con una fecha de inicio  y una fecha de fin.

En caso de que no conozcas la fecha fin del periodo de absentismo puedes dejarla sin informar, o informarla cuando quieras cerrar el periodo. Para ello accede al Detalle del trabajador (Trabajadores>Listado), edita los datos del trabajador en la opción periodos de absentismo, e informa el inicio del periodo y el tipo de absentismo que se asociará a todo lo planificado en ese  periodo de absentismo.

En el periodo de absentismo, cualquier concepto de planificación (turnos, horas, vacaciones,…), estará asociado a un absentismo total, de tipo previamente informado en el formulario.

3.4.3 Borrar absentismos temporales

Para borrar un periodo de absentismo, el administrador debe acceder al perfil del trabajador. En el apartado periodos de absentismo, hacer clic en el icono rojo/papelera (botón de acción). Se borrarán todos los absentismo totales que estaban planificados,  desapareciendo el periodo sombreado azul en el cuadrante. A partir de este momento, todo lo que se planifique no irá asociado a ningún absentismo.

3.5 Localización de turnos

Una localización, también conocida como posición, es la zona donde el trabajador  realiza su jornada laboral. A los trabajadores se le pueden atribuir una localización por defecto. Detalle del trabajador o desde el cuadrante haciendo clic en el nombre del trabajador desde el cuadrante. (3.13 Acciones desde cuadrante)

A los turnos se le puede asociar una localización, ya sea por defecto o modificada en la operativa diaria desde el propio cuadrante. Al hacer clic sobre un turno, en el menú adicional aparece la acción localización turno, con 2 opciones:

Quitar localización: elimina la localización asociada al turno que se ha clicado.

– Listado de todas las localizaciones disponibles, previamente dada de alta (6.7 Localizaciones). Al hacer clic sobre una de ella, se inserta en el cuadrante, asociada al turno u horas planificadas del trabajador.

3.6 Peticiones

El administrador y los trabajadores (en caso de tener permisos), pueden solicitar peticiones de vacaciones, permisos, permisos temporales y turnos. Estas peticiones serán gestionadas, aceptando o denegándolas, por los administradores y trabajadores (según configuración en ajustes del flujo de peticiones).

Tanto las peticiones pendientes de gestionar, como las que ya ha han sido gestionadas (históricas), se quedan almacenadas en un registro de peticiones y cambios. Se puede acceder a este registro en el menú/cuadrante/peticiones y cambios.

Las peticiones generan avisos a los usuarios que tienen que hacer una acción sobre ellas, ya sea para aceptarla o denegarla. Este aviso se identifica con un cuadrado rojo sobre la foto perfil del usuario, además aparecen en el registro de peticiones y cambios.

3.6.1 Petición de vacaciones

Las peticiones de vacaciones las pueden solicitar los trabajadores desde su cuadrante de turnos o en el menú de aTurnos en cuadrante/peticiones y cambios.

El administrador del equipo puede solicitar las peticiones de vacaciones de cualquier trabajador.

3.6.1.1 ¿Cómo solicitar una petición de vacaciones?

Para crear una petición de vacaciones, puedes hacerlo accediendo desde:

  • Cuadrante de turnos: haciendo clic en un día del cuadrante del trabajador, aparece en el menú adicional de acciones la opción: Permisos.
  • Menú aTurnos/cuadrante/peticiones y cambios: haciendo clic en el botón de acción nueva petición

En ambas opciones nos muestra un formulario llamado Nueva Petición, donde indicaremos:

Tipo: indicar en este caso vacaciones, entre las diferentes opciones de peticiones como son permisos, turnos y horas.

Trabajador: el nombre del trabajador que solicita la petición. Si la nueva petición es creada por el administrador puede seleccionar cualquier trabajador, en el caso del que solicita la nueva petición es un trabajador solo aparecerá su nombre.

Localización: informa la localización a la que será asociada la petición. Puede ser informada sin localización.

Fecha inicio y fecha fin: periodo de tiempo en el se solicita las vacaciones.

Comentarios: opción de dejar un comentario descriptivo relacionado con la petición. Es opcional.

Al Guardar la petición, generará un aviso al administrador para lanzar el proceso de validación de peticiones.

La petición se convierte y se almacena en peticiones pendientes, y es cuando el administrador puede gestionar la petición de las vacaciones para planificarlas en el cuadrante de turnos, si es aceptada. En caso de ser denegada, no se produce ninguna modificación en la planificación. En ambos casos se genera avisos a las personas implicadas y se quedan almacenada en el histórico de peticiones.

3.6.1.2 ¿Cómo se gestiona una petición de vacaciones?

El administrador accede a peticiones y cambios. En el registro peticiones pendientes, a modo de aviso encontrará un cuadrado rojo con un número, este número indica cuantas peticiones quedan por gestionar (aceptar o denegar).

En el caso de querer actuar sobre las peticiones de vacaciones, el administrador dispone de 3 botones de gestión, en la última columna de la tabla denominada Acción:

Icono Vista: al hacer clic sobre él, informa del estado de la petición. Estado pendiente, si aún no se ha aceptado o denegado.

Icono X o Denegar: al hacer clic sobre él, deniega la petición. Se cancela y se guarda en el histórico de peticiones.

Icono V o aceptar: al hacer clic sobre él, el administrador comienza la gestión de validación de la petición de las vacaciones.

 

Proceso de validación de una petición de vacaciones

El administrador comienza a gestionar la petición, ajustando los siguientes parámetros:

1.-¿Sustituir o añadir los turnos al cuadrante?

 1.1 Añadir: significa que añadimos el turno de vacaciones V, al cuadrante planificado, sin borrar el turno que tiene planificado el trabajador en los días de la petición. Aparece en el cuadrante la V y las abreviaturas de los turnos ya planificados .

1.2 Sustituir: significa que el solo aparecerá en el cuadrante la V de vacaciones. El turno que tiene planificado el trabajador será cubierto por otro trabajador. Se sustituye la V por los turnos que tiene planificado previamente el trabajador.

2.-¿Días laborables o días naturales?

Se selecciona si las vacaciones se planificarán en los días naturales o días laborables.

3.-Asignar turnos a compañeros disponibles

En el caso de Sustituir los turnos, los turnos planificados asociado a las vacaciones serán cubiertos por los demás trabajadores.

4.- Informe de vacaciones

A modo de información el sistema ofrece un balance de vacaciones antes de finalizar la gestión de la petición de vacaciones:

Vacaciones “20XX”: indica las vacaciones ya planificadas, en comparación a las que dispone el trabajador en ese año. No se incluyen las vacaciones que se están gestionando porque aún no están aceptadas.

Saldo vacaciones: indica las vacaciones que dispone el trabajador aún por solicitar o  pendientes de planificar, antes de aceptar las vacaciones que se están solicitando.

Total de vacaciones a aplicar: Indica el número de vacaciones que se están gestionado en ese mismo momento. Pertenece al número de vacaciones que se solicitan en la petición de vacaciones.

El sistema, dependiendo de la información de estos parámetros, ofrecerá diferentes propuestas de la planificación de las vacaciones, e informa el saldo de vacaciones del periodo vacacional.

En el caso de Sustituir los turnos al cuadrante y con el SI de asignar turnos a trabajadores disponibles, la propuesta consiste en que los turnos planificados del trabajador, al que se le van a aceptar las vacaciones, serán asignados a otros trabajadores. Esta propuesta puede ser modificada por el administrador, haciendo clic sobre los turnos a planificar (sombreados en color morado) moviéndolo de un trabajador a otro.

El proceso de validación termina cuando el administrador decide en hacer clic sobre: Denegar petición (se cancela y se queda registrado en el historial de peticiones) o Aceptar petición (la propuesta se inserta en el cuadrante de turnos). Se puede dejar para otro momento en la opción Decidir luego.

3.6.2 Petición de permisos, permisos temporales y petición de turnos

Las peticiones de permisos (también llamadas de absentismos) las pueden solicitar los trabajadores desde su cuadrante de turnos o en el menú de aTurnos en cuadrante/peticiones y cambios.

El administrador del equipo puede solicitar las peticiones de vacaciones de cualquier trabajador.

3.6.2.1¿Cómo solicitar una petición de permisos?

Para crear una petición de permisos, puedes hacerlo accediendo desde:

  • Cuadrante de turnos: haciendo clic en un día del cuadrante del trabajador, aparece en el menú adicional de acciones la opción:
  • Menú aTurnos/cuadrante/peticiones y cambios: haciendo clic en el botón de acción Nueva Petición.

 

En ambas opciones nos muestra un formulario llamado Nueva Petición, donde indicaremos:

Tipo: indicar en este caso permisos o permiso temporal. La diferencia entre los tipos de absentismos (permisos) puedes consultarlo en este enlace.

Trabajador: es el nombre del trabajador que solicita la petición. Si la nueva petición es creada por el administrador puede seleccionar cualquier trabajador, en el caso del que solicita la nueva petición es un trabajador solo aparecerá su nombre.

Localización: informa la localización a la que será asociada la petición. Puede ser informada sin localización.

Fecha inicio y fecha fin: periodo de tiempo en el que se solicita los permisos.

Comentarios: opción de dejar un comentario descriptivo relacionado con la petición. Es opcional.

Al Guardar la petición, generará un aviso al administrador para lanzar el proceso de validación de peticiones de permisos.

La petición se convierte y se almacena en peticiones pendientes, y es cuando el administrador puede gestionar la petición de vacaciones para planificarlas en el cuadrante de turnos, si es aceptada. En caso de ser denegada no se produce ninguna modificación en la planificación. En ambos casos se genera avisos a las personas implicadas y se quedan almacenada en el histórico de peticiones.

Petición de turnos, consiste en que el trabajador solicita un tipo de turno para trabajar en un día o periodo de tiempo determinado. El administrador también puede solicitar peticiones de turnos seleccionado al trabajador que le quiere asignar un tipo de turno en la planificación. Generando una petición, que al ser validada por el administrador, se añaden los turnos en la planificación del trabajador. La petición de turno gestionada por el administrador se queda almacenada, también en el histórico de peticiones.

3.6.2.2¿Cómo se gestiona las peticiones de permisos?

El administrador accede a peticiones y cambios. En el registro peticiones pendientes, a modo de aviso encontrará un cuadrado rojo con un número, este número indica cuantas peticiones quedan por gestionar (aceptar o denegar).

En el caso de querer actuar sobre las peticiones de permisos, el administrador dispone de 3 botones de gestión en la última columna de la tabla denominado Acción

Icono Vista: al hacer clic sobre él, informa del estado de la petición. Estado pendiente, si aún no se ha aceptado o denegado.

Icono X o Denegar: al hacer clic sobre él, deniega la petición. Se cancela y se guarda en el histórico de peticiones.

Icono V o aceptar: al hacer clic sobre él, el administrador comienza la gestión de validación de la petición de permisos.

Proceso de validación de una petición de permisos/absentismos

El administrador comienza a gestionar la petición, ajustando los siguientes parámetros:

1.-¿Sustituir o añadir los turnos al cuadrante?

1.1 Añadir: significa que añadimos el permiso/absentismo al cuadrante planificado, asociando el permiso solicitado a los turno planificado en los días que abarca el periodo de absentismo que se esta gestionando.

1.2 Sustituir: En el caso de petición de permisos y permisos temporales, esta función no se encuentra operativa. .

2.-¿Días laborables o días naturales?

Siempre serán en días laborables, porque los absentismos van asociados a turnos u horas de trabajo.

El sistema ofrece una única propuesta con la planificación de los permisos.

El proceso de validación termina cuando el administrador decide hacer clic sobre: Denegar petición (se cancela y se queda registrado en el historial de peticiones) o Aceptar petición (la propuesta se inserta en el cuadrante de turnos). Se puede dejar para otro momento en la opción Decidir luego.

3.6.3 Ofertar turno

El administrador ofrece un turno de trabajo al equipo. El/los trabajadores que estén interesado en asumir ese turno  lo selecciona en la “oferta de turno”. El turno será planificado en el cuadrante al trabajador, que haya decidido el administrador en un proceso de selección.

¿Cómo ofertar un turno?

Desde el menú o propio cuadrante,  en peticiones. Crear una nueva petición:

  • Informa el tipo de petición, en este caso: Turno.
  • Seleccionar al trabajador que se le quiere ofertar el turno. En el caso de querer ofertar el turno a todos los trabajadores del equipo seleccionar: Ofertar Turno.
  • De manera opcional, se puede asignar una localización al turno.
  • Informar el día o los días en el que será ofertado el turno, desde una fecha de inicio hasta una fecha de fin.
  • Elegir el tipo de turno seleccionable disponibles. Los tipos de turnos pueden ser tipo seleccionable o no seleccionable, para una petición, según configuración de los mismos. Lo puedes editar en menú izquierdo/administrar/tipos de turnos. Para que estén disponible, tiene que estar marcado la opción de “petición” (ver tipos de turnos).
  • De manera opcional, se puede dejar un comentario descriptivo de la nueva petición.
  • Cuando Guarda la petición, el turno ya está disponible para que los trabajadores puedan acceder al turno y cogerlo.

¿Cómo coge el turno ofertado un trabajador?

  • Cuando existe una oferta de turno, al trabajador se le activa una alerta en su foto de perfil, además de recibir un mail con la información de una oferta de turno por parte del administrador. Puede acceder a esa oferta, desde esta alerta o desde menú/cuadrante/peticiones.
  • En el apartado Oferta de turno, aparecen todas las ofertas de turnos que propone el administrador. El trabajador con la acción de “coger “ (imagen de mano cerrada) decide que se ofrece a realizar el turno de trabajo. Aún no está planificado. Será el administrador quien decida , a quien planificar el turno, entre todos los trabajadores que han realizado la acción de “coger”.

¿Cómo y quién realiza el turno ofertado?

  • El administrador desde peticiones/ofertar turnos. Visualiza todos los trabajadores que han decidido ofrecerse para realizar el/los turnos que él ha ofertado.
  • Desde el listado, decide que trabajador se le asignará los turnos con la acción aceptar.
  • La petición se convierte y se almacena en peticiones pendientes, y es cuando el administrador planifica el turno al trabajador, con una última gestión de aceptar que el trabajador asume el turno definitivamente. Es en este momento cuando el turno aparece en el cuadrante planificado del trabajador.

3.7 Añadir horas

En el día a día y en cualquier empresa, por distintas necesidades del servicio, los trabajadores realizan horas que no estaban planificada en el día. Los administradores puede añadir diferentes tipos de horas, adicionales al turnos. Estos tipos de horas pueden ser:

Normales: horas de contratos. Son el mismo tipo de horas , que las horas computables de un tipo de turno planificado. En las estadísticas, el computo total de horas engloba a las horas de los diferentes de turnos planificados al trabajador y las horas añadidas tipo normales.

Complementarias: no corresponde a horas de contrato. Se computan independientemente a las horas de contrato. Dependiendo del convenio laboral el número de horas en los trabajadores varia y limitado.

Extra: cuando no son ni normales ni complementarias. Se computan de manera independiente a las horas de contrato y tienen valores diferentes a las horas complementarías. No suelen tener límites máximos.

Además de estos 3 tipo de horas, generadas por defecto por aTurnos, el administrador puede crear cualquier otro tipo de horas, consulta como hacerlo en este enlace

En el caso de que existan bolsas de horas de trabajo en el equipo, el administrador puede añadir también horas en ellas. Ver enlace 6.5 Bolsas

 

¿Cómo añadir horas?

El administrador accede al menú adicional de acciones desde el cuadrante, haciendo clic en el día que se quiere planificar horas de más. En este menú, se opta por la acción Añadir Horas y se procede a informar el formulario:

Descripción: es opcional, pero es una ayuda para identificar en un futuro el motivo de la necesidad de crear estas horas de más a un trabajador.

Inicio: donde se indica en que día y a que hora comienza el periodo de tiempo de estas horas adicionales.

Fin: donde se indica en que día y a que hora finaliza el periodo de tiempo de estas horas adicionales.

Tipo: es aquí donde se selecciona el tipo de hora (normal-complementaria- extra y las creadas por el administrador)

Localización: las horas que queremos planificar pueden ir asociada a una determinada localización, no es obligatorio.

Bolsas: por defecto, en el formulario está asignado como fuera de bolsas de trabajo. En caso de querer añadir bolsas de trabajo, se seleccionará el nombre de la bolsa de trabajo.

Una vez informado el formulario, el administrador guarda la información y se insertan las horas en el cuadrante, ya planificadas.

3.8 Cambiar turno a horas

En ocasiones puedes necesitar cambiar un turno a horas porque tienes que reducirlo o partirlo. Si haces clic sobre el turno lo pasas a ahoras para poder editarlo y hacer lo que quieras.

3.9 Pegar desde Excel

Si tienes un Excel con una planificación ya creada, puedes importar tu Excel al cuadrante. Copia lo que tengas en Excel y haz clic sobre “Pegar desde Excel” , en el menú adicional dentro del cuadrante.

Es imprescindible, que el orden de los trabajadores y las abreviaturas de los tipos de turnos, creados en el equipo, coincidan con las importadas fichero del Excel. Si se respeta ese orden de trabajadores y coincidencia los turnos,  solo es copiar y pegar.

En aTurnos, dispones de otra opción de importación en la que el la importación de la planificación es más rápida. Tiene que ser con un tipo de fichero CSV, te puedes informar en este enlace Importar  la planificación de turnos, vacaciones y absentismo totales 6.8.1

3.10 Copiar – Pegar día

Si tienes que pegar turnos de un trabajador a otro, o moverlos a otra fecha al mismo trabajador puede copiarlos y pegarlos desde el menú del cuadrante. 

Además, si tienes que pegar un periodo entero puedes hacer clic en el trabajador y copiar todo el periodo visible. De esta forma puedes mover turnos de forma rápida. Después, puedes de la misma forma borrar los turnos del periodo para hacer el efecto de cortar.

3.11 Turnos por teclado

El administrador también puede añadir  turnos usando el teclado del ordenador. En primer lugar, tiene que hacer clic sobre el día en el que quiere comenzar a añadir la planificación con turnos.

El formulario muestra el nombre del trabajador, el día en el que comenzaría la inserción de turnos y una caja editable. Es en esta caja de texto, donde teclearemos las abreviaturas de los turnos a insertar. Conforme se teclee las abreviaturas, entre cada una de ellas  hay que usar la tecla tabulador del ordenador.

En el caso de jornadas partidas se añade las 2 abreviaturas de los turnos que constituyen la jornada partida, unidas con el signo “+”. Ejemplo: M+T y teclear tabulador.



3.12 Acciones para planificar todo el equipo desde el cuadrante

1.-Añadir trabajadores

Un administrador puede dar de alta a trabajadores, también, desde el cuadrante. Existe un acceso directo”Añadir” en la parte superior izquierda del cuadrante de turnos que permite esta acción. ¿Cómo dar de alta a trabajadores en aTurnos?

Además un administrador, cuando hace clic sobre el icono verde de configuración, que se encuentra en la primera columna del cuadrante de turnos, accede a un menú de acciones adicional:

 

1.-Extender planificación:

Una vez que se haya planificado al trabajador a través de un patrón, el administrador puede replicar cuántas veces quiera el patrón asignado.

Dos formas distintas de extender la planificación para cumplir dos objetivos:

1.- Si necesitas que cada mes la planificación sea idéntica, respetando por ejemplo que todos los días 6, 7, 8 y 9 de todos los meses el trabajador tenga libre, debes marcar “Comenzar desde inicio de patrón”. Al marcar esta la opción, la planificación de los días 1, 2 y 3 de marzo, por ejemplo, será la misma que tuvo los días 1, 2 y 3 de febrero, o los mismos días en enero.

También debes indicar la opción “Hasta final de mes

Este proceso es posible, siempre que el patrón sea de 31 días y planifiques hasta final de mes.

 

2.- Si lo que necesitas es continuar el patrón donde se quedó en la planificación tienes que “Extender Planificación” pero en este caso solo debes informar la fecha de fin, sin marcar ninguno de los checks antes indicados.

Si el patrón es de 3 semanas (una semana de cada turno) y se planificó hasta la mitad de una semana, “Extender planificación” te permite continuar el patrón.

Si dentro de un mismo equipo tienes que utilizar esta función de las dos formas descritas, utiliza los filtros para seleccionar solo a los que interesen en cada momento.

2.-Enviar cuadrante por mail a todos: el administrador envía por mail , de manera individual e independiente el cuadrante de turnos a cada trabajador con su planificación. El periodo de días planificado corresponde a modo visual con el que el administrador ejecuta esta acción, puede ser de 1 día, 1/2/3/4 semanadas o un mes completo.

3.- Borrar cuadrante: con esta opción el administrador puede borrar la planificación del cuadrante. Para ello tiene que informar un formulario donde selecciona el periodo de tiempo, que se quiere borrar, y a qué trabajadores. Al ejecutar la acción en “guardar”, se borra toda la planificación (turnos, absentismos, vacaciones,horas,…) sin la posibilidad de recuperar los datos.

El administrador, dispone de otro menú de acciones adicional, colocando el puntero y haciendo clic sobre cualquier día de la cabecera del cuadrante de turnos. Estas acciones afectan solo al día seleccionado y a todos los trabajadores del cuadrante, que se encuentre visible en ese instante. Las acciones son las siguientes:

  1. Añadir turnos a todos: el administrador puede insertar un tipo de turno a todos los trabajadores visibles del cuadrante. Para ello, solo tiene que hacer clic sobre el tipo de turno que quiere planificar a todos los trabajadores.
  2. Añadir turno a un trabajador: se inserta y planifica un tipo de turno a un trabajador o varios. El tipo de turno se elige dentro de un formulario, por defecto informa del tipo de turno y día que se quiere planificar, así como la posibilidad de asignarle una localización al turno. También el turno se le puede asociar a turnos de fuera de bolsa de trabajo (turno normal) o a una bolsa de trabajo determinada (Bolsa 6.5). Con la información definida (en el caso que sea un turno para bolsa de trabajo) aparece por orden de preferencia los trabajadores, con información detallada del total de horas bolsas y la planificación futura a 3 días del trabajador. El administrador haciendo clic sobre los trabajadores que el sistema ofrece, conseguirá añadirle un turno al/los trabajadores seleccionados.
  3. Añadir horas: se insertan y planifican horas a un trabajador o varios. El tipo de hora se elige dentro de un formulario, normal/extra/complementaria, así como la posibilidad de asignarle una localización al turno. También las horas se le puede asociar a horas de fuera de bolsa de trabajo (horas de más) o a una bolsa de trabajo determinada. Con la información definida (en el caso que sea un turno para bolsa de trabajo) aparece por orden de preferencia los trabajadores, con información detallada del total de horas bolsas y la planificación futura a 3 días del trabajador. El administrador haciendo clic sobre los trabajadores que el sistema ofrece, conseguirá añadirle las horas al/los trabajadores seleccionados.
  4. Incremento de la jornada: incrementa el número de horas de la jornada de los trabajadores. En el formulario se define el tipo de hora y asociado, o no, a una localización y una descripción del motivo del incremento de la jornada.
  5. Absentismo temporal: inserta absentismo temporales (horas) a todos los trabajadores. En el formulario se define el tipo de hora y asociado, o no, a una localización, además  se puede añadir una descripción del motivo del absentismo.
  6. Copiar día: copia los turnos del cuadrante visible, de la columna del día donde se ha hecho clic. Con la intención de pegarlo en otra columna (otro día) y queden insertados todos los turnos como en el día del que se copió la planificación. De esta manera los días coincidirán en la planificación.
  7. Pegar día: Acción complementaria a la anterior. Después de copiar, haremos clic en el día que queremos planificar y optar por la acción pegar. Planificando el día como el día donde se ejecutó la acción copiar.
  8. Modificaciones las localizaciones: modifica todas las localizaciones de los turnos planificados de todos los trabajadores, por la localización seleccionada.
  9. Borrar: el administrador borra los turnos planificados de todos los trabajadores del cuadrante visible, sin la posibilidad de recuperarlos.

3.13 Acciones para planificar un trabajador desde el cuadrante

En el cuadrante, en la columna de los nombres de los trabajadores, el administrador puede acceder a información y otras  acciones sobre los trabajadores.

1.- Colocando el puntero sobre el nombre del trabajador, y sin hacer clic, aparece información a modo de resumen del trabajador:

  • Número de horas planificadas/número de horas contrato (anual)
  • Número de horas planificadas/número de horas configuradas por semana (en el mes visible del cuadrante)
  • Balance de Vacaciones, planificadas/total a disfrutar (anual)
  • Números de horas planificadas/número de horas configuradas (semanas visibles del cuadrante)

2.-Colocando el puntero sobre el nombre del trabajador y haciendo clic, aparece un menú adicional con las siguientes acciones:

  • Detalle: acceso directo al perfil del trabajador .
  • Extender planificación: se insertan los turnos de planificación, previamente configurado desde el perfil del trabajador.
  • Sustituir a: acceso directo a la función de sustitución de trabajadores.
  • Copiar cuadrante: copia los turnos del cuadrante visible (1 día/1 ,2,3 ó 4 semanas/ mes) de un trabajador, con la intención de pegárselo a otro trabajador y que tengan idéntica planificación.
  • Pegar cuadrante: pega los turnos previamente copiados del cuadrante visible de un trabajador a otro.
  • Modifica las localizaciones: cambia la localización de todos los turnos del cuadrante visible por la localización seleccionada, o bien dejarlos sin localización.
  • Localización por defecto: cambia la localización del trabajador, no de los turnos visibles del cuadrante. Serán los nuevos turnos, a los que se le asocie  la nueva localización por defecto del trabajador. Las localizaciones que se le asocian a los turnos de los trabajadores por defecto, corresponden a la localización en la que se encuentre el trabajador en ese momento (localización por defecto del trabajador).
  • Borrar cuadrante: borra los turnos planificados al trabajador del cuadrante visible, sin la posibilidad de recuperarlos.