Gestión de Proyecto

El proceso de implantación de aTurnos es muy rápido porque todos los agentes
involucrados ganan con el sistema: la empresa, los supervisores y los trabajadores. Este proceso puede ser realizado directamente por la empresa, aunque por volumen y complejidad recomendamos gestionarlo con la consultoría de aTurnos.

Se inicia la implantación en equipos seleccionados que denominamos “Equipos piloto” con un flujo de trabajo específico que nos permita analizar las necesidades y/o requerimientos. Existe un responsable de proyecto por parte de aTurnos y por cada piloto en el cliente. El proceso se detalla en el análisis funcional.

1.1. Análisis funcional

 

El análisis funcional es el inicio de todo proyecto, nos permite sentar las bases para el posterior desarrollo de los procesos y adaptación de nuestro sistema, dejando el producto lo más próximo posible a lo que los usuarios necesitan y demandan.

Es vital contar con un buen análisis funcional para el éxito del proyecto, pero el mismo no prosperará si no cuenta también con la implicación de sus usuarios, para ello deben estar en conocimiento de todos los pasos, de sus responsabilidades, y resulta fundamental la formación en el software de aTurnos.

Este análisis busca:

1.- Definir las funcionalidades de aTurnos que se utilizarán según los requerimientos del cliente.

2.- Establecer cuál será la intervención de cada una de las personas que participan en la implantación del proyecto, y

3.- Precisar cómo será el flujo de la información,  por ejemplo, aprobaciones de peticiones como vacaciones y permisos como el de matrimonio.

 

 

En este punto, buscamos responder a la pregunta: ¿Qué voy a hacer en aTurnos y cómo lo voy a hacer? 

Para establecer el rango de acción de cada uno de los involucrados se deben conocer previamente las necesidades generales del cliente tanto a nivel del área Operativa como de RRHH, así como las necesidades específicas de cada uno de sus equipos, como por ejemplo: Horas anuales de contrato, días de vacaciones, consideración o no de festivos, horas extra anuales u otro tipo de horas, categorías, estructura (por departamento, centro de trabajo, etc), turnos y patrones, restricciones de trabajo (avisos de incumplimientos establecidos, por ejemplo: 12 horas entre turno y turno, no trabajar mas de “X” días seguidos), entre otros.

 

A continuación te mostramos las fases o hitos de implantación a seguir.

Reunión de Inicio del proyecto.

 

El objetivo de esta reunión es hacer la toma de requerimientos del cliente, establecer cuál o cuáles serán los equipos piloto,  definir responsables y  el alcance de aTurnos, tomando en cuenta:

1.-  Registro inicial de datos:

Existen dos opciones para informar los datos del cliente en aTurnos, según como maneje su base de datos o maestro de empleados, es decir si tienen un software de nómina o no.

  • Con Integración de software de nómina del cliente (ej. Meta4, SAP, Sage): desde el maestro de empleados para las altas y conceptos de nómina. Existe la posibilidad de realizar una carga manual de los datos de empleados mientras se desarrolla la integración con el sistema. En este punto se debe revisar el proceso el proceso de Integración con la API, en el siguiente enlace: Post Proceso Integración con api
  • Sin integración con sistema de nóminas: se informan los datos de manera manual o desde la importación de un fichero a aTurnos.

2.- Configuración, usuarios y permisos de acceso, así como la estructura de la plantilla de trabajadores (Localizaciones, categorías, restricciones por convenio) en líneas generales.

3.- Requerimientos técnicos de aTurnos, si las funciones cumplen con las expectativas de planificación y gestión del cliente por si fuera necesario algún nuevo desarrollo.

En líneas generales, esta primera toma de contacto busca obtener los datos para la parametrización o configuración de los equipos en aTurnos.

Se explica cómo sería el proceso de planificación, gestión diaria y reportes en aTurnos dentro de los pilotos y validarlo con el cliente.

El proceso de Formación de aTurnos en este paso se detalla en Plan de Formación – Formación de Parametrización

 

Involucrados:
• Directores de Proyecto o Jefes de Proyecto tanto de aTurnos como la Compañía y en todo caso los responsables de la planificación de la Compañía. Es importante que asistan también responsables de RRHH para entender el proceso completo dentro de la gestión de personas.

 

Tareas a realizar:

  • Definición de los interfaces con nóminas, y maestros de empleados y/o controles de presencia (externos a nosotros). Es importante definir qué datos están disponibles en cada interfaz y cuáles serán los maestros.
  • Establecer criterios para la creación de los equipos o unidades organizativas (pueden ser por Sección, Líneas, Departamentos independientes o cualquier otro criterio de organización) y los niveles de permisos de acceso de los diferentes usuarios en aTurnos (ejemplo: si la responsable de enfermeras también planifica a las auxiliares).
    • Definición de Localizaciones dentro de cada equipo creado (equipos piloto). Hacemos la jerarquía de equipos y permisos.
    • Definición de categorías, especialidades (o funciones de los trabajadores) que determinan el perfil de los usuarios y otros datos necesarios para planificar (turnos específicos, grupos de trabajo al planificar, etc).
  • Listado de empleados (Para los equipos pilotos). Excel o importarlos desde el software de nómina del cliente.
  • Definición de restricciones laborales como limitaciones legales, personales o impuestas por la empresa debido a su actividad y gestión.
  • Los conceptos de nóminas utilizados actualmente que vienen de la planificación: horas, extras, nocturnas, bonificaciones especiales, etc.
  • Definición de turnos, absentismos y permisos. A partir esta sesión el mantenimiento de los mismos los debe realizar el Jefe de Proyecto en el cliente, y solo él debe crearlo, de manera que queden centralizados para el resto de trabajadores o definir una política de creación de turnos.
  • Definición del proceso de planificación de aTurnos. Definición de patrones (secuencias de turnos) o de curvas de demanda según las necesidades.
  • Definición de los roles de usuarios en la aplicación, qué usuarios pueden planificar, validar, etc,  y cuales son trabajadores, para otorgar permisos de acceso a las funcionalidades.
  • Definir que funciones de aTurnos se van a usar en el cliente, módulos adicionales: Control de Presencia, Operaciones, Gestión de colas/Tareas, Documentos, Costos, entre otros.

 

 

Una vez informados los datos en el equipo piloto, como lo son listado de trabajadores, tipos de turnos, absentismos, restricciones, entre otros, y realizada la configuración o parametrización del mismo, los responsables de proyecto por parte del cliente validan:

  • Que los datos registrados son correctos, y
  • Si los permisos de los trabajadores que van a tener acceso al piloto están ben definidos.

En este Hito se realiza la segunda sesión de formación desarrollada principalmente para los Responsables de Equipos y del proyecto. Tal como se muestra en el   Plan de Formación-Formaciones de Planificación

En empresas muy descentralizadas es posible que se precise tantas sesiones de formación como equipos, sedes, centros, etc. tenga la compañía, o diferenciarlas por el perfil de administrador que tendrán los asistentes en aTurnos.

 

 Objetivos en este hito:
 Realizar la planificación de los equipos del Piloto con datos reales de trabajadores.
 Comenzar a gestionar el día a día con aTurnos, informando absentismos temporales y horas, realizar solicitudes de cambios y peticiones.
 Valorar los tiempos estimados con respecto a la recopilación de datos para la carga y en la transmisión de conocimiento.
 Determinar las adaptaciones e integraciones necesarias para la implantación que se desarrolla de forma paralela.

 

Involucrados:
 Jefe de Proyecto, Responsables de Planificación de Compañía y Administradores del equipo Piloto.

 

Tareas:
 Comprobación de la exactitud de los datos cargados en los equipos.
 Creación de patrones utilizando o no la calculadora.
 Planificación de los trabajadores, determinar el proceso de planificación: patrones y restricciones.
 Asignación de roles a supervisores.
 Gestión de la Operativa diaria (absentismo y horas, cambios de turno, peticiones, etc.).

Cada equipo tiene un responsable que remite sus dudas al Jefe de Proyecto de la compañía que estará en contacto directo, a la vez con el consultor de aTurnos, vía telefónica o correo para la resolución de las dudas.

 

 

Reunión con los responsables o encargados de las pruebas de las funcionalidades de la aplicación para un análisis en detalle de los requerimientos y las necesidades en la planificación de la operativa diaria. El responsable de proyecto tiene acceso al sistema para realizar las primeras pruebas funcionales antes de dar el acceso a los usuarios finales de los equipos piloto.

Este punto va de la mano con el plan de formación que puedes ver en  Plan de Formación- Formación Operaciones y planificaciones diarias.

En caso de necesitar consultoría sobre planificación para que te ayudemos a confeccionar tu cuadrante se incluye en este hito.

 

Objetivos:
• Conocer las herramientas necesarias para llevar a cabo la operativa diaria tanto en las funciones básicas (cuadrante, Planificador, Estadísticas, etc) de la aplicación  como en los módulos adicionales (Control de Presencia, Operaciones, Tareas, etc) en los casos que aplique.
• Reflejar las desviaciones de la planificación en el patrón, añadiendo horas, absentismos, etc.
• Determinar los asistentes a  una nueva formación en el caso de que se precise para algunos de los desarrollos realizados a medida.

 

Involucrados:
• Jefe de Proyecto, Responsables de Planificación de Compañía y Administradores del equipo Piloto.

 

Tareas:
• Los responsables de proyecto en el cliente acceden a aTurnos, planifican con patrones (o curvas), operativa diaria.
• Se prueba las adaptaciones solicitadas por el cliente.

 

 

aTurnos permite el acceso a los usuarios finales del piloto con la configuración más adaptada a las necesidades identificadas, las cuales pueden incluir algún desarrollo a medida. Los responsables de proyecto en el cliente han validado el entorno.

Este paso se ajusta al Plan de Formación de aTurnos en el siguiente enlace: Plan de Formación- Formación a RRHH

 

Objetivos: 

  • Iniciar las pruebas piloto por parte de los usuarios finales.
  • Validar el flujo de los procesos de planificación definidos, en relación a cambios, peticiones, cierre de cuadrante, entre otros.

 

Involucrados: 

  • Jefes de Proyecto (Compañía y aTurnos) y Responsables de los equipos. 

 

 Tareas:

  • Manejo del maestro de empleados.
  • Modificación de los permisos de acceso por formulario y por tipo de usuario dentro de la aplicación.
  • Exportar datos a nómina.  
  • Cierre de cuadrante.
  • Clonación de datos.
  • Importaciones y exportaciones (JSON y CSV).

 

 

Los trabajadores del los equipos piloto que representan la prueba de concepto empiezan a trabajar con el sistema comunicando las dudas a aTurnos a través de los supervisores o del responsable.

En caso de realizar integración de sistemas como nóminas o ERPs es el momento para empezar a probar los Web Services y herramientas de integración.

 

Objetivos:
• Validar los procesos de planificación con las integraciones en producción.
• Iniciar prueba piloto con los usuarios finales (trabajadores del equipo piloto)

 

Involucrados:
• Jefes de Proyecto y usuarios finales

 

Tareas:
• Acceso de los usuarios finales a aTurnos.
• Comunicación de incidencias y dudas a los responsables del proyecto.
• Validar los procesos de integración de las otras herramientas.

 

 

 

Se han validado las pruebas de concepto y existe una reunión con los responsables para diseñar la fase de implementación en el resto de equipos del cliente.

 

Objetivos

  • Fijar el calendario de implantación en los equipos.
  • Fijar las formaciones necesarias en su caso (Formaciones Validadores y Planificadores) 

 

Involucrados: 

  • Directores de Proyecto
  • Jefes de Proyecto tanto de aTurnos como la Compañía y en todo caso los responsables de la planificación de la Compañía.

 

Tareas: 

  •  Definición de responsable del mantenimiento de turnos y absentismos en los nuevos equipos (proceso de clonado de datos). 
  •  Responsable de los ficheros de carga de los nuevos equipos o integraciones. 
  •  Confirmación de perfiles finales de administradores. 
  •  Definición de los procesos de carga de datos de los nuevos equipos que se vayan incluyendo al proyecto.

 

Se añaden los equipos según el cronograma previsto con los periodos definidos. Puede ser un equipo o equipos similares por semana. Este proceso puede requerir formación por parte de aTurnos en caso de no ser realizada por el responsable o supervisores del proyecto en el cliente.

1.2. Fin de la fase de implantación

Cuando todos los equipos se encuentran funcionando con aTurnos se cierra la implantación.

Seguiremos apoyándote en tu proceso de planificación siempre que tengas alguna duda o se genere cualquier incidencia, manteniendo  soporte por la vías de comunicación de aTurnos, entre las que se encuentran:

 Gestión de Incidencias por Tickets: desde la aplicación puedes generar un Ticket electrónico con incidencia, con la opción de hacer seguimiento del mismo. (Véase Nuevo sistema de soporte. Gestión de incidencias por tickets) 

 Chat: puedes consultar cualquier inquietud a través del icono de chat  que aparece en la página principal de aTurnos (en la Landing) e incluso  desde la aplicación directamente.

 Contactando por vía telefónica.