- Creación de la planilla de los trabajadores. Es de vital importancia una planilla actualizada para dimensionar de forma correcta las diferentes colas que tenga cada servicio y las asignaciones de citas que se realicen de forma online. Hay que tener en cuenta el periodo sobre el que se permite pedir citas para tener la plantilla añadida hasta esa fecha.
El administrador puede dar de alta los diferentes puestos/trabajadores dentro de la pestaña de Trabajadores. Se precisa correo a soporte@aturnos.com para activar la cuenta
El administrador puede crear los diferentes tipos de turnos que representan las diferentes jornadas que tiene los trabajadores dentro de la pestaña de administración.
El administrador puede asignar los turnos de trabajo a cada uno de los compañeros de forma individual en el cuadrante o en periodos mediante la creación de los patrones de turnos que tengan los diferentes trabajadores. Además dentro del cuadrante se pueden copiar turnos o periodos para automatizar el proceso.
El administrador define las especialidades de los diferentes trabajadores. Un trabajador puede tener diferentes especialidades y por lo tanto responder a tareas de las diferentes colas de trabajo. Se pueden crear especialidades pero hasta que no se defina la cola de trabajo no se ha publicado la cola de trabajo. Un trabajador está en una cola de trabajo cuando su especialidad es mayor o igual a tres en una escala del 1 al 5. El trabajador no puede acceder a la información sobre su especialidad, solo a los administradores.
- Creación de las colas de trabajo. El administrador puede generar diferentes colas de trabajo atendiendo a las diferentes especialidades generadas. Además cada cola de trabajo tiene diferentes características que son configuradas por el administrador:
- Privada: El acceso para añadir citas solo se permite de forma interna, es decir, por otro trabajador o supervisor. Los clientes desde los accesos externos del API (Aplicación /Web) no puede solicitar citas a las colas privadas
- Minutos/tarea: El administradora indica el tiempo aproximado que consume cada una de las tareas. Cada una de las colas puede tener diferentes tiempos. Es importante un buen ajuste para definir de forma aproximada las reservas de tiempo de las citas. El tiempo tiene que ser múltiplo de 5.
- Minutos de espera: El administrador puede definir el tiempo que puede estar una tarea sin empezar desde el momento requerido del inicio de la misma (Realización de la llamada al cliente, el tiempo define la espera hasta pasar al siguiente, en caso de no asistir esta cita). Esta opción puede estar deshabilitada cuando para pasar a la siguiente siempre se requiere que los empleados pulsen siguiente dentro del sistema (Configuración por defecto en el sistema).
- Refresco: El administrador puede configurar la velocidad de refresco de las pantallas de Timeline de los cliente. Las pantallas de Timeline son las pantalla donde los clientes puede observar si son llamados y quienes son los siguientes.
- Minutos para recuperar una cita cancelada: Si el cliente no ha pasado cuando tenia su cita asignada esta cita pasa a cancelada. El trabajador puede recuperar esa cita hasta un tiempo después, sino el cliente tiene que pedir otra cita. Este tiempo define el periodo hasta que la cita se cancela completamente.
- Activar automáticamente el “cliente en tienda”. Para optimizar la gestión de las colas, se puede gestionar la opción de identificar si el cliente está en tienda. Cuando llega el cliente se identifica en tienda y puede ser llamado en cualquier momento adelantando su cita. En ese caso solo se llamaran clientes que se halla validado que se encuentran en tienda y no al resto. Este proceso requiere que alguien identifique si el cliente esta. En caso de configurarlo de forma automática, los clientes se irán llamando cuando los trabajadores soliciten llamar al siguiente.
- Cantidad de tareas pendientes en el timeline: El administrador puede definir cuantas tareas pendientes o clientes pendientes se pueden visualizar en el Timeline. Esta variable puede ser desde el que está llamado hasta el número definido.
- Asunto del correo. El administrador define cuál es el asunto del correo cuando un cliente realiza una cita
- Cuerpo del correo. El administrador define cuál es el cuerpo del correo cuando un cliente realizar una cita. Tanto en el asunto como en el cuerpo del correo se pueden utilizar variables que tengan que ver con la cita. Inicialmente se han incluido las siguientes:
- @ID_CITA@ – El identificador de la cita
- @DIA@ – El día de la cita
- @HORA@ – La hora de la cita
- @SERVICIO@ – El nombre del servicio/cola