2. Cuadrante

CUADRANTE

Descubre todas las funciones y acciones disponibles en tu cuadrante como trabajador

2.1 Cuadrante

¿Qué es el cuadrante?

Es la herramienta principal de un trabajador dentro de aTurnos. Si tu supervisor o administrador ya ha planificado tu horario, aquí se mostrarán los turnos, las horas, los absentismos y las vacaciones que hayan sido aplicadas al cuadrante.

Dependiendo de los permisos de privacidad que tengas, podrás no ver algunas funciones e incluso la planificación de tus compañeros.

  • Solo tu planificación.

 

 

  • La planificación de los trabajadores de tu localización.

 

 

  • La planificación de todo el equipo.

 

 

La ventana del Cuadrante dispone de diferentes menús a través de los cuales acceder a las funciones. También muestra una leyenda con colores, diferenciando las acciones que se han realizado en cada día. A continuación pasamos a explicar las dos partes fundamentales del cuadrante.

 

2.1.1. Barra superior del cuadrante

En la parte superior del cuadrante se puede ver la leyenda de los eventos que se aplican en el cuadrante.

  • Bolsas: horas pertenecientes a una bolsa de horas.
  • Extra/Complementarias: horas añadidas de tipo extraordinarias o complementarias.
  • Vacaciones: días de vacaciones.
  • Sin horas: turnos salientes.
  • Absentismo: ausencias justificadas o sin justificar, además de permisos por absentismos en el trabajo aprobados por el administrador.
  • Pendiente: cambios de turno pendientes de aprobar por compañeros o administradores.
  • Confirmado: cambios confirmados por los compañeros o administradores.

Después tenemos la función de visualizar la información del cuadrante, donde tendremos la siguientes herramientas a utilizar:

 

  • Fecha de visualización: día a partir del cual se muestra el cuadrante.
  • La forma de visualizar: Horas, 1 Día, 1 Semana, 2 Semanas, 3 Semanas, 4 Semanas o un Mes.
  • Los detalles que se quieren visualizar: Solo turnos, Con localización o Todos los detalles.
  • Filtro: haciendo clic en el icono del filtro se puede filtrar por detalles de los trabajadores (nombre, localización, categoría, etc.) o por turnos (sin datos de planificación, con datos de planificación, tipos de turnos y tipos de horas). OJO: al utilizar el filtro, se queda grabada la selección a medida que se navega por las distintas pestañas de aTurnos.
  • Exportar: Se puede exportar el cuadrante en forma de Excel, PDF A4 o A3.

2.1.2. Operativa diaria del cuadrante

Al entrar en nuestro cuadrante, nos encontramos con un calendario con la información de los turnos que se nos han planificado. Según la vista que tengamos (día, semana, mes) veremos todos los turnos de cada día.

Dentro de cada día (si disponemos del permiso pertinente) tendremos la opción de realizar peticiones a nuestros administradores o cambios a nuestros compañeros.

2.1.2.1. ¿Qué es una petición?

Son las solicitudes que el trabajador pide al administrador de su equipo para que sean validadas, existen diferentes tipos de peticiones:

  1. Vacaciones: Solicita aquí tus vacaciones.
  2. Permisos: Son tipos de absentismos.
  3. Permisos temporales: Son tipos de absentismos entre horas.
  4. Turnos: nos da la opción de seleccionar entre los distintos tipos de turnos de nuestra planificación y que estén permitidos pedirse.
  5. Horas: muestra una lista con los tipos de horas que podemos seleccionar para nuestra petición.
  6. Libres: seleccionar jornadas libres de trabajo.

 

 

Realizada tu petición se te abrirá automáticamente una ventana donde se mostrarán todas las peticiones que hemos creado.

 

 

También podremos ver en el cuadrante, las peticiones que tenemos pendientes de aprobar por los administradores. Aparecerán con la abreviatura de la petición y en color morado.

2.1.2.2. ¿Qué es un cambio?

Si necesitas cambiar un turno con un compañero, se manejan varios escenarios para poderlo realizar ya sea intercambiando un turno (Intercambio), cambiando por un día libre (Libre) de otro compañero o añadiendo tu turno a éste (Doblaje), buscando una mejor conciliación laboral y familiar del trabajador.

Por lo tanto, para iniciar el cambio tienes que hacer clic en el cuadrante dentro del turno. Se desplegará un menú donde aparecerá la opción ‘Hacer cambio’. Después deberás seleccionar el tipo de cambio, éstos una vez que los solicites deberán ser aprobados por el compañero al que se lo solicitas y/o por el administrador del equipo.

  • Hacer cambio>Intercambio: Selecciona el turno que quieres intercambiar haciendo clic sobre él y hacer cambio > intercambio, ahora aparecerán las opciones de intercambio que te muestra el sistema. Una vez seleccionado el intercambio, falta la aprobación del compañero y el administrador, una vez aprueben o denieguen el intercambio recibirás un aviso en aTurnos, o en tu correo o móvil (si tienes los permisos activados).
  • Hacer cambio>Libre: Cambiar tu turno por un libre, en este caso puedes tener dos opciones si el día marcado contiene dos turnos puedes elegir entre solo cambiar un turno por un libre o elegir el día libre completo, es decir cambiar los dos turnos de ese día por un día libre completo. Para solicitar el cambio por libre tienes que seguir los siguientes pasos:
  1. Selecciona la casilla del turno que quieres cambiar.
  2. El sistema te muestra los libres disponibles de tus compañeros, selecciona el que quieras.
  3. Ahora te mostramos una ventana donde debes informar si quieres “dejar a deber” o “devolver el cambio”.
  4. Si seleccionas “Dejar a deber”. El turno quedara guardado registro>debe/haber turnos, y el compañero podrá solicitarlo cuando lo necesite.
  5. Si selecciones “Devolver el cambio”. Elijes que turno le devolverás el cambio.
  6. Ahora el administrador y tu compañero deben aprobar los cambios.
  • Hacer cambio>Doblaje: Solicita un libre a un compañero que tenga un turno diferente al tuyo y así pueda doblar el turno, por ejemplo si el trabajador que solicita tiene un turno M(mañanas) y quiere librar ese día, la opción doblaje le dará resultados en el cuadrante de turnos diferentes a M, para que sus compañeros puedan hacer su M y por ejemplo su T (tardes) que ya tenían planificado.

 

2.2 Cuadrante anual

Haciendo clic en Cuadrante>Cuadrante anual, el trabajador puede visualizar su cuadrante anual, mostrando todos los turnos planificados en todos los días de cada mes del año.

2.2.1 Barra superior del cuadrante anual

 

Estas opciones permiten personalizar la visualización del cuadrante anual según personalicemos con las siguientes acciones:

  • Año: escoger el año que se desea visualizar.
  • Turnos, turnos más localización o Todos los detalles (se añade el horario del turno): se añadirán tantos detalles como información tengan aplicada en los turnos del cuadrante.
  • Vista Grid: ver la planificación anual por meses a modo de calendario.

 

 

  • Vista Tabla: ver la planificación como si fuera una tabla de Excel con los turnos en cada celda.

 

 

  • Exportar: desde este botón descargamos el cuadrante en Excel, PDF A4 o A3.
  • Filtro: por localizaciones en el caso de estar planificado en más de una localización o por turnos, para ver la planificación de los turnos que seleccionemos.

2.3 Peticiones y Cambios

En esta pestaña el trabajador puede visualizar las peticiones pendientes así como el historial de las ya aprobadas o denegadas. Estas peticiones pueden ser: permisos totales y temporales, vacaciones, horas o cambios de turno entre compañeros.

 

1. Nueva petición y filtros

Como trabajador podrás realizar peticiones sobre diferentes aspectos de tus derechos laborales, solamente necesitarás pulsar el botón ‘Nueva petición’.

 

Se abrirá un menú donde deberás informar los siguientes datos para generar la petición:

  • Tipo: vacaciones, permisos, permisos temporales, horas, turnos y jornadas libres.
  • Fecha de inicio y fin.
  • Localización: en el caso de querer escoger una localización determinada.
  • Tipo de absentismo total o temporal (permiso), turno y horas: aquí indicamos un tipo absentismo concreto que podamos seleccionar. También tenemos la opción de en el caso de pedir turnos u horas, elegir un tipo de turno o de hora.
  • Comentarios: añadir algún tipo de anotación que identifique la razón de la petición.

 

En la barra que aparece debajo del botón de ‘Nueva petición’, tendremos la opción de filtrar las peticiones o cambios según la fecha que indiquemos.

2. Peticiones pendientes

Por medio de esta pestaña, hacemos el seguimiento de todas aquellas peticiones que hemos hecho de vacaciones, permisos, turnos, horas o jornadas libres.

 

 

Para gestionar las diferentes peticiones hay que hacer clic en los botones que aparecen en la columna de ‘Acción’. Siendo las funciones de cada botón:

  • Ver registro: en el cual se incluye el detalle de la petición.

 

 

  • Denegar la petición: en el caso de querer cancelar una petición que hemos hecho.

3. Historial de peticiones

Aquí dispondremos de un registro histórico de todas las peticiones que hemos hecho, tanto las confirmadas, como las denegadas por los administradores del equipo.

También podremos ver quiénes nos las han confirmado y quién las ha denegado.

4. Cambios pendientes

En esta pestaña le aparecerán todos aquellos cambios pendientes de confirmar. Por ejemplo, cuando un compañero quiere intercambiar un turno, al otro trabajador le aparecerá una notificación en Cambios pendientes. En la columna de “acción” se puede visualizar el detalle del cambio, aceptarlo o denegarlo (al hacer clic en una de estas acciones, el cambio se aprueba o deniega directamente).

5. Historial de cambios

En esta pestaña aparecen todas las solicitudes de cambios que se han realizado en el periodo de tiempo indicado en la parte superior.

 

El trabajador puede visualizar la solicitud del cambio haciendo clic en el icono del ojo 

Deshacer el cambio (si se ha aceptado previamente) haciendo clic en el icono de la goma (al deshacer un cambio, éste se deniega automáticamente). 

6. Oferta de turno

El administrador ofrece un turno de trabajo al equipo. El/los trabajadores que estén interesado en asumir ese turno  lo selecciona en la “oferta de turno”. El turno será planificado en el cuadrante al trabajador, que haya decidido el administrador en un proceso de selección.

¿Cómo coge el turno ofertado un trabajador?

  • Cuando existe una oferta de turno, al trabajador se le activa una alerta en su foto de perfil, además de recibir un mail con la información de una oferta de turno por parte del administrador. Puede acceder a esa oferta, desde esta alerta o desde menú/cuadrante/peticiones.
  • En el apartado Oferta de turno, aparecen todas las ofertas de turnos que propone el administrador. El trabajador con la acción de “coger “ decide que se ofrece a realizar el turno de trabajo.

Para apuntarte a un turno ofertado, sólo tienes que pulsar el botón de acción .

Aún no está planificado. Será el administrador quien decida , a quien planificar el turno, entre todos los trabajadores que han realizado la acción de “coger”.