6. Administrar

6.1 Introducción

El administrador configura el equipo de trabajadores en el sistema aTurnos  desde la función administrar del menú. A esta opción tendrá acceso administrador total, como rol mínimo.

Dependiendo de la configuración informada en las diferentes opciones que a continuación se detalla, el comportamiento de la herramienta se ajustará al modo de gestionar el equipo configurado.

6.2 Ajustes

6.2.1  Configuración General

En aTurnos, en el momento del alta de trabajadores, se carga unos valores por defecto al perfil del trabajador. Estos valores, al igual que otros propios del equipo, pueden ser informado y editados por el administrador total. Los valores hacen referencia a tres niveles imprescindible para la planificación: datos de convenio, vacaciones y cálculo de jornadas.

 

 

6.2.1.1  Vacaciones

-Tipos de vacaciones: naturales o laborables. Se escoge una opción para determinar los diferentes comportamientos del sistema en el momento de gestionar las vacaciones y su nomenclatura: balance de vacaciones, estadísticas y gestión de vacaciones del equipo.

Entre las opciones existentes  se encuentra vacaciones de días naturales , días laborables (con turnos u horas planificadas) y dejar elegir en este caso cuando gestiones vacaciones siempre nos dejará la opción de elegir gestionar con días naturales o laboral. En las 2 primer opciones será una u otra por defecto y sin la posibilidad de cambiar de tipo.

-Vacaciones/año: indicar el número de días de vacaciones por defecto que se asociará a todos los trabajadores del equipo, en el momento del alta de los mismos. Posteriormente y de manera individual se puede modificar en el perfil de cada uno de ellos.

– Redondeo de vacaciones: la opción será, Si o No,  redondear  el valor de las vacaciones, cuando éste no es un número entero. Este caso ocurre cuando el trabajador se incorpora en una fecha que no es inicio de año. El redondeo se comportaría como +1 si es igual o mayor a 0.5.

-Fin periodo vacacional. Indica la fecha fin del periodo en el que un administrador puede planificar las vacaciones de un trabajador. La fecha fin corresponde al año siguiente, respecto al año del cual pertenece las vacaciones del trabajador. Por ejemplo si en el año 2019 un trabajador dispone de 22 días de vacaciones y tiene como fecha fin del periodo vacacional el 15 de enero, el administrador puede planificar las vacaciones del 2019 desde el 1 de enero de 2019 hasta el 15 de enero de 2020.

Es importante que se aplique a todo el equipo y de manera obligatoria la restricción: No superar el saldo vacacional anual del trabajador. Restricciones.

 

6.2.1.2 Datos de convenio

El administrador  informa valores a los diferentes conceptos del convenio, de forma generalizada para todo el equipo, estos datos se cargarán por defecto en el momento del alta de cada trabajador. Datos como:

Horas año por defecto: número de horas de trabajo que se asigna al trabajador por su convenio.

Horas por día: Horas de trabajo de convenio por día

Hora extra anual: Horas  extras de trabajo por año de convenio

Nocturnidad: Indica la hora de inicio del periodo de nocturnidad.

Fin nocturnidad: Indica la hora fin del periodo de nocturnidad.

Horas semanales: Horas de trabajo semanales por convenio

Horas mensuales :Horas de trabajo mensuales por convenio

Indica cuando se consideran festivos los días laborables: determina que días se consideran los días festivos. Entre las opciones seleccionable pueden considerarse como festivos  “sábado-domingos y festivos indicados”, “domingos y festivos indicados” o “solo los festivos indicados e informados previamente en el sistema”

Patrón por defecto: si se opta por un patrón de turnos, para que se cargue por defecto a los trabajadores en el momento de darlo de alta, es necesario seleccionar un patrón disponible. Los patrones disponibles serán todos aquellos que estén dado de alta en el sistema. En el caso de no querer planificar un patrón definido a los trabajadores que se den de alta, optar por la opción “sin patrón por defecto”.

Porcentaje de horas complementarias por defecto: el sistema tiene en cuenta el porcentaje informado en esta opción, para calcular las horas complementarias que se le asignan a los trabajadores. El porcentaje es sobre las horas contrato año.

6.2.1.3  Cálculo de jornadas

Horas para considerar una jornada en un día: el sistema contabilizará como jornada, si las horas planificada en un día superan el valor indicado en este campo.

Horas mínimas para considerar la jornada en ese día: el sistema contabiliza como jornada trabajada si supera el valor de horas indicado en este campo, a pesar de no superar el valor de horas del ítem anterior (horas para considerar una jornada en un día)

Límite de horas para considerar una jornada más: contabiliza las jornadas totales que entrarían en el periodo de horas que se informa en esta opción.  El número de horas para considerar una jornada la tenemos determina previamente en las opciones anteriores. Un ejemplo sería que se consideran 7 horas como jornada y en esta opción marcamos 22 horas, se contabilizarán 3 jornadas en el mismo día.

Varias jornadas: opción si o no. Si marcamos sí, activaremos la función anterior de contabilizar varias jornadas en un mismo día.

6.2.2 Datos de equipo

Nos informa los datos de equipo, que a su vez pueden modificarse al ser editable.

Nombre de tu equipo: el nombre que recibe el equipo. Es descrito en el momento del alta del equipo por parte del administrador que crea e equipo.

Descripción: dispone de una caja de texto para informar características, para diferenciarlos de los otros equipos que pertenece a un mismo administrador/empresa

Código Postal: es un código que asigna a distintas zonas o lugares de un país. Generalmente es una serie de dígitos, aunque en algunos países incluyen letras.

ID de externo: código o nomenclatura que se le asigna al equipo. De gran ayuda a los procesos de importación/exportación con otros sistemas informáticos.

Profesión: describe el sector laboral al que pertenece el equipo de trabajo

Zona horaria: se informa a la que pertenezca por su localización geográfica.

Logo de equipo: inserta, sustituye o borra el logo corporativo de la empresa

6.2.3 Privacidad

Existe diferentes opciones de privacidad de datos entre los trabajadores y administradores del mismo equipo. Tales como:

  1. El administrador total no aparece en el cuadrante. Si es marcada con un “SI” el administrador no aparecerá en el cuadrante
  2. Los trabajadores podrán ver sus turnos y los de sus compañeros. Si la opción es marcada con un “SI”: cada trabajador puede ver sus turnos y los de los demás trabajadores. Si marca con un “NO”: cada trabajador solo ve sus datos. El administrador en cualquier opción puede ver la información de todos.
  3. Los trabajadores, validadores y planificadores solo pueden visualizar turnos y compañeros de su misma localización. Si marcas con un “SI” limitas la visibilidad del cuadrante, en la que solo los trabajadores que pertenezcan a una determinada localización por defecto o tenga algún turno asociado a esa misma localización pueden ver los turnos de sus compañeros. Si marcas “No” los trabajadores que se encuentran en diferentes localizaciones pueden ver la planificación de todos los trabajadores del equipo.

      4. No permitir visualizar localizaciones a los trabajadores. Si marcas con un “SI” los trabajadores no tendrán información de la localización en la que se encuentran destinados sus turnos.

      5. Localizaciones vistas por jerarquías. La visibilidad de trabajadores atiende a una jerarquía de localizaciones. Si en la práctica diaria del equipo la visibildad de jeriarquía no es habitual  en el equipo se informará “no limitar los niveles visualizados”. En equipos donde existe restricciones de visibilidad, dependiendo del nivel asignado a los trabajadores, se limitará el número de niveles visibles permitido al trabajador teniendo en cuenta el nivel donde éste se encuentre.

      6. Autovalidación de peticiones. Si marcas con un “SI” los administradores tipo validadores y planificadores tienen permiso de validar sus propias peticiones de vacaciones y absentismos.

7. Solo puede aprobar una petición un trabajador de nivel superior. Si marcas con un “SI” permite que solo los administradores con rol superior puedan gestionar las peticiones de los que estén por debajo de su nivel, mientras que los de nivel inferior no pueden gestionar las peticiones de sus superiores. La escala de superioridad entre roles de aTurnos: Super administrador-Administrador total-Administrador planificador-Administrador validador.

8. Solo puede aprobar una petición un trabajador de una localización padre. Si marcas con un “SI” solo permite gestionar las peticiones de localizaciones subordinadas, respecto a la que él tenga por defecto (localización padre)

9. Requerir cambios de contraseñas de los nuevos trabajadores. Si marcas con un “SI” en el primer acceso del trabajador el sistema aTurnos le obliga a cambiar la contraseña que por defecto y de manera automatizada creo aTurnos cuando el trabajador se activo en el mensaje de Bienvenida de aTurnos.

10. Permiso de visualizar horas/absentismo a los trabajadores. Varias opciones:

  • El trabajador solo puede ver sus horas extras/absentismos
  • El trabajador no puede ver sus horas extras/absentismos
  • El trabajador ve horas extras/absentismos, suyas y la de todos los trabajadores
6.2.4 Cambios

El proceso de cambios de turnos entre trabajadores y el proceso de peticiones días de vacaciones y permisos/absentismos, pueden ser configurables atendiendo a la política de la empresa. Dispone de la siguientes opciones:

  1. Se permite cambios de turnos entre los trabajadores. Marcando “SI” el administrador da permiso a los trabajadores del equipo a realizar cambios de turnos entre ellos. Marcando “NO” se inhabilita las funciones que permiten hacer cambios entre los trabajadores del equipo.
  2. Se permiten solicitar cambios de turnos de otros. Marcando “SI” los trabajadores podrán solicitar cambios de turnos de otros trabajadores, sin estar él implicado en el cambio. Marcando “NO” se inhabilita esta opción.
  3. Método para confirmar los cambios de turnos. Existe varias opciones para el proceso de aceptación de cambios:
  • Los cambios de turnos tienen que ser confirmados por el administrador y por el trabajador. Primero tiene que aceptar el trabajador, a quién se le solicita el cambio. El proceso finaliza con la aprobación o negación por parte del administrador del cambio.
  • Los cambios de turnos tienen que ser aceptados solo por el administrador. Es el administrador, el único que interviene en el proceso de aprobación o rechazo de los cambios de turnos, que solicitan los trabajadores.
  • Los cambios de turnos tienen que ser aceptado solo por el trabajador. El trabajador, a quien se le solicita el cambio de turno, es el único que interviene en el proceso de aprobación o rechazo de los cambios de turnos, en los que está implicado.
  • Los cambios de turnos no tienen que ser confirmados por nadie. Los trabajadores pueden hacer los cambios de turnos y estos pasar a un estado de “cambio confirmado”,  sin que exista ningún proceso de aceptación o rechazo ya sea por el trabajador, a quién se le solicita el cambio, o por el administrador.
  • Personalizar: en un formulario se informa el nivel del trabajador que debe aceptar o rechazar el cambio de turno,  para que vaya avanzando en los pasos (momentos del proceso de cambio) hasta conseguir la aceptación definitiva del cambio de turno.

      4. Indicar los días de antelación con los que puede realizar un cambio. El trabajador puede realizar cambios de turno si lo hace con la anterioridad seleccionada: presente y futuro/ 1, 2 ó 3 días de antelación/ 1 semana de antelación

      5. Al hacer un cambio, requerir que los empleados tengan la misma experiencia. Marcando “SI” solo los trabajadores que tengan el mismo nivel de experiencia informada en el detalle del trabajador, pueden hacer cambios entre ellos.

       6. Aplicar restricciones en los cambios de turno. Marcando “SI” el sistema permitirá hacer cambios de turnos, teniendo en cuenta las restricciones informadas en el equipo o trabajador implicado en el cambio de turno. Marcando “No” el sistema obviará todas las restricciones y el proceso de cambio estará disponible sin restricciones. Se recomienda la opción SI, al existir un tipo de restricción que suelen activar los administradores como es: no permitir solapamiento de horas entre los turnos de un trabajador.

      7. Enviar correos a los implicados en un cambio. Marcando “SI” el trabajador que solicita el cambio y al trabajador a quien se le pide el cambio de turno recibirán mail informativos sobre el cambio de turno solicitado. Marcando “NO” no se genera ni envía mails a ninguno de los implicados.

      8. El administrador recibe correos de todos los cambios de turno de su equipo. Marcando “SI” los administradores recibirá mail informando todos los proceso de cambios que generan los trabajadores. Marcando “No” no recibe mail de los cambios en el que él no está implicado. Se recomienda la opción NO, la información puedes encontrarla dentro del sistema (Histórico).

     9. Flujo de peticiones en un formulario se informa el nivel del trabajador que debe aceptar la petición, para que vaya avanzando en los pasos (momentos del proceso de peticiones de vacaciones o absentismos) hasta conseguir la aceptación definitiva de la petición.

6.2.6 Módulos

Desde este apartado, se configura las variables de los diferentes módulos que tengas activados, de manera adicional, al servicio premium de aTurnos. Según estas variables el comportamiento del sistema y  los resultados serán distintos.

  1. En el control de presencia, podemos informar las siguientes variables:
  • Cálculo de la tolerancia: el administrador puede optar por 1 de las 2 siguientes opciones. La primera es cuando calcula la tolerancia global de toda la jornada del trabajado, el sistema suma los minutos de absentismo de entrada y salida y los compara con los minutos de tolerancia permitido (también previamente definido por el administrador), si en esa comparativa la suma de absentismo es mayor a los minutos de tolerancia, el sistema lo informa e inserta en el cuadrante y en el detalle delo control de presencia, como absentismo temporal. En el caso de que el balance es menor, no se registra ningún tipo de absentismo temporal. La segunda opción, calcular la tolerancia por el inicio y fin de cada turno de la jornada, en este caso el administrador define de manera independiente los minutos que permite tolerar en cada entrada de un tipo de turno y los minutos que permite tolerar en cada salida de un tipo de turno. El sistema calcula el balance de manera independiente en cada proceso de entrada y salida comparando con los minutos de tolerancia de entrada y salida, respectivamente.

En la primera opción, se puede seleccionar el comportamiento del botón de ajustar marcaje, que aparece en el detalle del módulo de presencia, puede ser que ajuste teniendo calculando los periodos de absentismo y horas reales que faltarían de ajustar, o bien , calculando el total de horas de la jornada que faltarían por ajustar.

  • Minutos de tolerancia: son los minutos permitido en una entrada o salida del marcaje con respecto al turno planificado. En el caso de que el calculo sea tolerancia global de toda la jornada, son los minutos permitido de absentismo temporal, bien sea en la entrada, en la salida o en la suma de los minutos de entrada y salida.
  • Duración máxima de jornada: máximo de horas que se quedaría registrado el marcaje. Por ejemplo, si marcamos 16 horas, se podrá registrar la salida de un marcaje, siempre y cuando no supere 16 horas desde el momento de la entrada. Si supera las 16 horas, a la entrada no se le asociará ninguna salida, y el siguiente marcaje será de una nueva entrada.
  • Tipo de absentismo por defecto: cuando el sistema realiza un ajuste e inserta un absentismo lo informa con un tipo de absentismo por defecto. El administrador tiene que seleccionar de entre todos los tipos de absentismo que tiene creado en su equipo, el tipo de absentismo que asocia a estas faltas temporales de los trabajadores. Después se pueden modificar por otro tipo.
  • Tipo de horas adicionales por defecto: cuando el sistema realiza un ajuste e inserta una horas adicionales lo informa  con un tipo de horas por defecto. El administrador tiene que seleccionar de entre todos los tipos de horas que tiene creado en su equipo (extras, complementarias, normales,…), el tipo del que se le va a asociar a estas horas adicionales de los trabajadores. Después se pueden modificar por otro tipo.
  • No considerar la tolerancia, el sistema no tendrá en cuenta los valores de tolerancia anteriormente indicado.
  • Permitir a los trabajadores acceder a su informe de marcajes
  • Requerir coordenadas de posición a los usuarios que utilicen web, en el caso de utilizar el módulo de control de presencia con el modo de geolocalización es necesario marcar esta opción.
  • Restar la tolerancia del total si se supera, en el caso de que el absentismo temporal de la jornada generado desde el proceso de marcaje, es mayor a la tolerancia establecida, si marcamos esta casilla, el sistema restará los minutos de la tolerancia a los minutos de este absentismo temporal. En el caso de que no esté marcada, el absentismo generado por el proceso de marcaje computará el tiempo total de este absentismo, sin restar los minutos de la tolerancia.
  • Contabilizar como descanso la diferencia entre duración total de la jornada y sus horas computadas
  • Permitir modificar y ajustar marcajes al administrador planificador
  • Usar un dato personalizado para identificar un trabajador
  1. En el módulo de recurso, es configurable la opción de permitir a los trabajadores y administradores añadir recursos.
  2. En el módulo de costes, valor de la hora por defecto y tipo de moneda.

Informa datos actualizados del equipo: ID aTurno, ID Usuario, Token API, fecha fin de versión premium y  módulos adicionales.

6.2.7 Notificaciones

Determinamos la prioridad con la que se generan los avisos a los trabajadores y administradores, vía mail y/o notificaciones de la app de aTurnos.

El envío de estas comunicaciones se generan cuando se realizan acciones de planificación en el cuadrante de turnos, en cualquier acción del proceso de peticiones  de vacaciones/permisos o proceso de cambios de turnos.

El tablón de anuncios, también genera comunicación directa con el equipo, de tal manera que se puede configurar, la opción de enviar mail/notificaciones a todos los trabajdores cuando el administrador publica un comentario en este tablón.

Los valores disponibles y a informar son Alta-Media-Baja-No, en el caso de seleccionar “No”  ninguna comunicación será enviada. Se recomienda en el caso de querer recibir notificaciones optar por el valor Alta.

Determinar a cuantos días, a fecha de la que se ejecuta la acción en el cuadrante, se genera el envío de notificaciones a los implicados. Si la acción de planificación es posterior a los días que estén informada, no se genera. Recomendable 365 días, para que  siempre lleguen.

 

6.2.8 Pantalla de inicio

Diferentes opciones para personalizar tu equipo: nombre del equipo, descripción, sector, logo de la empresa, zona horaria, integrar tu blog en el equipo y cambiar el posicionamiento de los widgets visibles para el administrador y trabajador.

Desde la personalización en ajuste, puedes seleccionar diferentes widgets para ser visibles o no, en la pagina de inicio de aTurnos. Para ser visible tiene que estar agrupado en la zona de widgest visible. Pueden ordenarse arrastrándolo con el ratón al lugar que se requiera.

-Employees Today: Informa el número de trabajadores del equipo que están planificado en el día de hoy.
-Peticiones: Informa al administrador de las peticiones de los trabajadores que están pendientes por ser gestionadas y estado de las mismas. El trabajador puede cancelarla o ver el estado en la que se encuentra la petición que ha solicitado.
-Datos Personalizados: Muestra los datos personalizados del trabajador que se loguea.
– Calendario: muestra un mes completo, con los turnos planificados del trabajador logueado.
-Chat: muestra el llamado tablón de anuncio del equipo, donde se recopila todas los comentarios publicado por el administrador y trabajadores.
-Holidays: informa el balance de los días vacaciones del trabajador. Total a planificar en el año/con los ya planificados.
– Team Hours: informa el total de horas planificadas de todos los trabajadores del equipo durante la semana/mes/año actual.
– User Hours: Informa el total de horas planificada del trabajador logueado durante la semana/mes/año actual.
-Hoursmonth: informa el total de horas durante el mes actual del trabajador logueado.
-Hoursyear:  informa el total de horas durante el año actual del trabajador logueado.
-User Next shift: informa cual es el siguiente tipo de turno y día planificado del trabajador logueado.
-Files. Muestra los documentos que tiene permiso de acceder el trabajador logueado.
-Widget Maxty: informa el balance de los días de permisos del trabajador. Total a planificar en el año/con los ya planificados.
-Blog: acceso a las publicaciones más recientes del blog de aTurnos, o de la empresa del equipo.

6.3 Tipos de turno

6.3.1 Turnos

Crea y añade los diferentes tipos de turnos de trabajo  en el sistema aTurnos. Es un elemento indispensable para poder planificar. Accede a la pestaña de tipos de turnos dentro de Administrar/Tipos de turno o Planificador/tipos de turnos.

Los turnos creados, se pueden editar, en el caso de modificar cualquier valor o eliminar, si no se van a usar en la planificación del equipo.

Para añadir un nuevo turno, se accede al botón verde superior “Crear”, y optar por la opción “turnos”, en el formulario para esta acción , encontraremos:

  • La descripción del turno es la definición del turno que te ayudará a describir en que consiste el turno.
  • La abreviatura del turno o del absentismo serán las siglas que identificarán el turno dentro de tu equipo. Son únicas por cada tipo de turno y no se pueden repetir.
  • La hora de inicio indica en horas cuando se inicia este turno.
  • La duración total indica el tiempo que consume en total este turno. Debajo puedes ver la hora de fin que se actualiza según modificas la duración total.
  • La duración computada indicar de acuerdo al artículo 34.4 del Estatuto de los Trabajadores cuantas horas se descuenta de su jornada laboral, es decir, las horas efectivas de trabajo. No tiene porque ser igual que que la duración total porque se puede descontar descansos o comidas.
  • Localización, se puede crear turnos exclusivos para una determinada localización. Por defecto los turnos son creado sin localización, para que pueda ser planificado en cualquier localización. Si, se informa una localización, el turno no solo podrá planificarse a personas que están planificados en esa determinada localización.
  • Rol mínimo, los turnos pueden planificarse a los usuarios que estén por encima del rol mínimo informado en este apartado. Recomendamos dejar por defectos “todos”.
  • Si el turno es susceptible de ser cambiado con otros compañeros según los flujos definidos, marcar la casilla.
  • Si el turno es susceptible de ser solicitado por los trabajadores dentro de los flujos definidos de peticiones , marcar la casilla. Está opción en los turnos es importante marcar, para el proceso de ofertar turno. Si esta marcado la casilla este turno está disponible a la hora de ofertar turnos.
6.3.2  Absentismos

Entendiendo absentismo (o permiso) como ausencia o abandono del puesto de trabajo  durante toda la jornada laboral planificada (Absentismo Total), o ausencia temporal, durante un determinado periodo de tiempo, en la planificación correspondiente a un día laboral (Absentismo Temporal)

El administrador puede crear los tipos absentismo (o permisos) desde el menú/administrar/tipos de turnos. En la opción “Crear”, al hacer clic en “Absentismo”, informaremos u formulario con los siguientes datos:

Descripción: nombre del absentismo/permiso.

Abreviatura: abreviatura en la que se identifica y visibiliza en la planificación.

Tipo de justificación del absentismo:

Absentismo justificado (tiempo productivo): Es un absentismo que se considera como tiempo efectivo, aunque exista el absentismo la jornada computa como si hubiera sido efectivo el turno que tenia asignado. También computaría dentro de las horas nocturnas y festivas como si hubiera asistido a su puesto. Ejemplo: Horas sindicales.

Absentismo justificado (No es considerado productivo, afecta a la nocturnidad y festivo) La diferencia con el primero, es que este absentismo si descuenta las horas para los conceptos de nocturnidad o festivos. Es decir, que no resta de su jornada pero si de los conceptos especiales de nocturnidad y festivos Ejemplo: Incapacidad Temporal (IT)

Absentismo no justificado : No consideradas ni productivas , ni justificadas Este absentismo hace que no sumen las horas del turno a su jornada de trabajo.. Ejemplo: Abandono del puesto de trabajo sin previo aviso y sin permiso de su superior.

Tipo de absentismo: creado para poder asociarlo solo al absentismo temporal, solo al total o a ambos tipos.

Rol mínimo: rol del trabajador mínimo al que se le puede asignar este tipo de absentismos.

Petición: si marcamos la opción SI en este apartado, los trabajadores podrán realizar un proceso de petición de este nuevo absentismo/permiso.

En el siguiente enlace, os contamos:

¿Cómo solicitar una petición de permisos?

¿Cómo se gestiona las peticiones de permisos?

6.3.3  Jornadas Partidas

Son muchas las empresas en la que sus trabajadores trabajan con jornadas partidas. A continuación te explicamos y te mostramos en este vídeo como crear jornadas partidas.

1.- Crea los tipo de turnos de forma individual. En el caso de una jornada partida de 9:00h a 13:00h y de 15:00h a 19:00h. Crearemos 2 tipos de turno. El tipo de turno A de 9h/13h y el tipo de turno B de 15h/19h.

2.- Con los tipos de turnos creados, podemos crear la jornada partida en la opción Crear/Jornada partida

3.- Informaremos el formulario con una descripción de la jornada partida y seleccionaremos los tipos de turnos (A+B) que se constituyen nuestra nueva jornada partida.

 6.3.4  Tipos de horas

Por defecto en aTurno existen tres tipos de horas:

Normales: horas de contratos. Son el mismo tipo de horas , que las horas computables de un tipo de turno planificado. En las estadísticas, el computo total de horas engloba a las horas de los diferentes de turnos planificados al trabajador y las horas añadidas tipo normales.

Complementarias: no corresponde a horas de contrato. Se computan independientemente a las horas de contrato. Dependiendo del convenio laboral el número de horas en los trabajadores varia y limitado.

Extra: cuando no son ni normales ni complementarias. Se computan de manera independiente a las horas de contrato y tienen valores diferentes a las horas complementarías. No suelen tener límites máximos.

Además de estos 3 tipo de horas,el administrador puede crear cualquier otro tipo de horas. Además de crear subtipos de horas que puedes usar como saldos y tener una estadística diferente de ellas. Por ejemplo, las horas a recuperar o saldo de horas para ser solicitadas. Si quieres puedes definir un coeficiente multiplicador de manera que ese subtipo de horas se contabilizará de forma multiplicada. También tienes que indicar a donde se computan estas horas, de forma normal o extraordinaria.

En el caso de que existan bolsas de horas de trabajo en el equipo, el administrador puede añadir también horas en ellas. Ver enlace 6.5 Bolsas

¿Cómo añadir horas?

El administrador accede al menú adicional de acciones desde el cuadrante, haciendo clic en el día que se quiere planificar horas de más. En este menú, se opta por la acción Añadir Horas y se procede a informar el formulario:

–Descripción: es opcional, pero es una ayuda para identificar en un futuro el motivo de la necesidad de crear estas horas de más a un trabajador.

–Inicio: donde se indica en que día y a que hora comienza el periodo de tiempo de estas horas adicionales.

–Fin: donde se indica en que día y a que hora finaliza el periodo de tiempo de estas horas adicionales.

–Tipo: es aquí donde se selecciona el tipo de hora (normal-complementaria- extra y las creadas por el administrador)

–Localización: las horas que queremos planificar pueden ir asociada a una determinada localización, no es obligatorio.

–Bolsas: por defecto, en el formulario está asignado como fuera de bolsas de trabajo. En caso de querer añadir bolsas de trabajo, se seleccionará el nombre de la bolsa de trabajo.

Una vez informado el formulario, el administrador guarda la información y se insertan las horas en el cuadrante, ya planificadas.

6.4  Festivos

Para poder realizar una planificación correcta, debemos informar los días festivos que los considera como tal la propia organización.

Los festivos en cada empresa pueden ser muy dispares. Hay empresas que consideran festivos:

-Los sábado, domingos y los festivos nacionales y locales indicados.

-Los domingos y festivos nacionales y locales indicados

-Solo los festivos indicados como tales.

Esta diferenciación es configurable por el administrador desde el menú/administrar/ajuste/ en la opción configuración general/datos de convenio.

Los festivos se añaden desde el menú/administrar/festivos.

Desde la opción “añadir” el sistema ofrece dos opciónes:

Añadir: en un formulario se indica el festivo con una descripción, una fecha de calendario y la opción de ser anual, o solo para un determinado año.

Importar festivos: informar con el código postal de la localidad del equipo y año, al guardar esta información se crean los festivos y se insertarán en la planificación y tabla de festivos.

6.5 Bolsas

Listado de trabajadores que crea el administrador. Los trabajadores que aparecen en este listado serán los candidatos disponibles para ejercer un determinado turno u horas, que pertenezca a una bolsa de trabajadores.

El sistema posiciona en el primer lugar del listado a un trabajador, siendo el candidato idóneo por ser el que menos horas ha trabajado en bolsa.

El orden de los trabajadores es sensible a penalizaciones de horas. Las penalizaciones son horas que añade el administrador, por el motivo que considere, con el fin de descender la posición del trabajador.

 

¿Cómo crear una bolsa?

Desde el menú en administrar, puedes acceder a “Bolsas”.  Cree una nueva bolsa desde la opción “Añadir” y desígnale un nombre.

Una vez creado, configuré la bolsa desde el botón editable de  la columna acciones. Al editar, aparece un listado a modo de tabla con todos los trabajadores del equipo, es aquí donde el administrador selecciona a los candidatos que participarán y serán los disponibles para asignarle tipos de turnos u horas gestionadas por bolsas. Así como, poder añadir las horas de penalización, influyentes en el total de horas trabajadas en bolsa.

Una vez editada, aceptar la modificaciones que se han realizado.

 

¿Cómo planificar turnos u horas a partir de una bolsa de trabajo?

Desde el cuadrante, al hacer clic en el día (cabecera del cuadrante) donde se quiere planificar un turno u horas en bolsa, aparece un menú de acciones adicional. En el caso,  que se quiera gestionar un turno completo, seleccionamos  “ añadir turno a un usuario” y  el tipo de turno.

Aparece un formulario a cumplimentar en que,  por defecto informa del tipo de turno y día que se quiere planificar, así como la posibilidad de asignarle una localización al turno. En el caso de que exista más de una bolsa, da la opción de elegir una determinada bolsa de trabajo. Con la información definida aparece por orden los trabajadores, con información detallada del total de horas bolsas y la planificación futura a 3 días del trabajador.

Seleccione al trabajador haciendo clic sobre el nombre y se insertará el turno u horas tipo bolsas. En el cuadrante aparecerá sombreada de color rojo. Actualizándose la estadísticas en bolsas y las horas del listado de bolsas.

 

6.6  Perfil del trabajador

Para un administrador es importante acceder a la información detallada de cualquiera de sus trabajadores. El administrador puede personalizar los conceptos del  perfil de los trabajadores: datos personalizados, especialidades y categoría.

En el detalle del trabajador encontrará información de interés de los trabajadores. Ver perfil trabajador.

6.6.1  Datos personalizados

Son creados por el administrador y asignados a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores. Puede ir asociado a un bloque de datos determinado, a todo el equipo o a un solo trabajador/administrador. Configurables atendiendo a diferentes permisos para ser visible o editables por los usuarios, según sus roles.

Se pueden agrupar en bloque de datos, creados por el administrador, personalizando aún más el perfil de los trabajadores.

Los datos personalizados pueden ser filtrados, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores.

6.6.2 Especialidades

Una especialidad es una capacidad o habilidad que tiene el trabajador, con la cual se pueden diferenciar o agrupar con el resto de trabajadores.

Son creadas por el administrador y asignadas a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores.

Las especialidades pueden ser filtradas, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores con una determinada especialidad.

6.6.3  Categoría ¿Qué puedo hacer con la categoría?

La categoría profesional de un trabajador tiende a clasificar el puesto de trabajo a desempeñar. Es un concepto relacionado en el contrato de trabajo, y que llega a determinar valor económico de las horas de los diferentes turnos según convenio laboral.

Son creadas por el administrador y asignadas a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores.

Las categorías pueden ser filtradas, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores con una determinada categoría. Siendo importantes para el módulo de costes, donde el valor de las horas, previamente configuradas, dependerá de la categoría del trabajador.

6.7 Localización

Una localización, también conocida como posición, es la zona donde el trabajador  realiza su jornada laboral. A los trabajadores se le pueden atribuir una localización por defecto. Perfil del trabajador

Según configuración del equipo, en los ajustes, se puede agrupar a los trabajadores por la localización por defecto, siendo más visible en el cuadrante de turnos.

Existen localizaciones que derivan de otras, de las llamadas localización padre. Cuando se crean, se configuran de manera independiente o relacionadas entre sí.

¿Cómo crear una nueva localización?

El administrador puede crear nuevas localizaciones, desde el menú de aTurnos/Administrar/Localizaciones. En la parte superior derecha aparece un botones de Acciones, al hacer clic en él, accedemos a las opción:

1- Nueva localización: se crea la nueva localización , informando el nombre de la misma, y al guardarla se queda dada de alta en el sistema. Aparece en el listado de localizaciones disponibles para el equipo.

2.- Localizaciones borradas: aquellas que estuvieron disponibles en el pasado, y fueron borradas del listado de localizaciones. Pueden ser recuperadas, volviendo a estar disponibles para el equipo.

¿Cómo crear jeriarquías de localizaciones/posiciones?

Desde menú/administrar/localizaciones puedes crear jeriarquías de localizaciones. Para ello cambia el orden desde el botón “cambiar orden” representado con un icono de dos puntas de flechas, que encontrarás junto al botón de “acciones” situado en la parte derecha de la pantalla. Arrastre la localización “hija” dentro de la localización “padre” con el ratón o teclado del ordenador.

A los turnos se le puede asociar una localización, ya sea por defecto o modificada en la operativa diaria desde el propio cuadrante.

6.8  Importación datos para altas de trabajadores

1. Crear un documento Excel, en las columnas del documento deben aparecer  los siguientes conceptos:

Nombre: donde se informa nombre y apellidos del trabajador. Obligatorio por cumplimentar.

Mail: correo electrónico del trabajador. Obligatorio por cumplimentar. Será el concepto que utilizará el usuario para acceder aTurnos, junto a la contraseña que le llegará a este correo.

Fecha de alta: el formato debe coincidir con el que está informado en la configuración del equipo (Administrar/Importar-Exportar/ configuración/formato fecha). Información obligatoria por cumplimentar. Existe la posibilidad de no informar la fecha de alta, pero sería necesario marcar la casilla de fecha de alta para todo el equipo que aparece a pie del formulario de la importación.

Otros campos como categoría, especialidades, localización, teléfonos, datos personalizados, … que hacen referencia al perfil del trabajador, son campos/conceptos no obligatorio de cumplimentar. Los campos se añaden atendiendo a la personalización de la hoja de perfil que estime el administrador a la hora de importar.

Ejemplo de documento: import_workers_basicok

  1. Convertir tu documento Excel a un fichero tipo .CSV
  2. Importar desde aTurnos

Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo trabajador.

Asociar los conceptos  del CSV, con los campos que hay que añadir, como se muestra en nuestro vídeo.

6.8.1 Importar  la planificación de turnos, vacaciones y absentismo totales desde Excel

Puedes importar la planificación de turnos, vacaciones y absentismos  de tu equipo desde tu Excel a aTurnos. Te contamos los pasos:

  1. Crear un documento Excel con las siguientes columnas:

Nombre: se añade en las diferentes filas los nombres de los trabajadores

Mail: se añade en las diferentes filas los mail de los trabajadores.

Fecha alta del trabajador: fecha de alta en el sistema aTurnos del trabajador

Fecha baja del trabajador: fecha de baja en el sistema aTurnos del trabajador, en el caso de que el trabajador en e caso de que ya esté dado de baja en la planificación.

En las siguientes columnas añadir día por día en formato fecha dd/mm/aaaa todos los días del periodo de tiempo que queremos importar.

En las celdas de las columnas de los día del cuadrante, se inserta las abreviaturas idénticas de los tipo de turno, vacaciones y absentismo que están previamente dado de alta en el turno. Para que en la importación sea reconocidas. En el caso de los absentismo debe ir asociada al tipo de turno, de la siguiente estructura: abreviatura del turno , guión – y abreviatura del absentismo, por ejemplo: M-IT

  1. Convertir tu documento Excel a un fichero tipo .CSV
  2. Importar desde aTurnos

Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo trabajador.

Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, como se muestra en nuestro vídeo.

6.8.2  Importar Tipos de Turno.

Crear un fichero  CSV  para importar los tipos de turnos, se definirán las columnas del CSV con los siguientes conceptos:

 Descripción:  nombre del tipo de turno (mañana, tarde, guardia, mañana partida). Campo obligatorio

Abreviatura: recomendado hasta 3 caracteres (letras o números). Identifica  el tipo de turno con la abreviatura en el cuadrante, estadísticas, peticiones,… Campo obligatorio

Inicio: informa la hora de inicio del tipo de turno. Campo obligatorio

Horas: informa la duración del turno. Ejemplo en un turno M (Mañana de 8:00 a 15:00), el valor  a informar será de 7. Campo obligatorio

Efectivas: informa la duración del turno computable. En nuestro ejemplo de M, se puede restar por ejemplo 30 minutos de un determinado descanso, por lo tanto la duración computa será de 6 horas y 30 minuto. El valor a informar seria de 6:30. Campo obligatorio

Seleccionable: si el tipo de turno se define como seleccionable, los trabajadores podrán cambiar entre ellos los turnos seleccionable. Para ser seleccionable valor 1, para no ser seleccionable valor 0

Petición: permite al administrador ofertar turnos a los trabajadores, así como el trabajador ofrecerse para trabajar el turno. Para poder ser pedido valor 1, para no ser pedido valor 0

Absentismo: considera el turno como tipo de absentismo, informando  con valor 1.

Fecha de inicio: fecha a partir de la cual el turno se encuentra disponible en el sistema de turno.

A continuación, se sube el fichero y se asociará los conceptos de las columnas del fichero con los campos creados en aTurnos, añadiendo los campos, para posteriormente realizar la carga e importarlo en el equipo.documento import_shifts_basictdet

6.8.3  Importar marcajes. Módulo de control de presencia

Crear un fichero CSV para importar los marcajes de los trabajadores , se definirán las columnas del CSV con los siguientes conceptos:

ejemplo-marcajes

Fecha: el formato debe coincidir con el que está informado en la configuración del equipo (Administrar/Importar-Exportar/ configuración/formato fecha). Información obligatoria por cumplimentar.

Tipo de marcaje: se informa con el concepto de descripción de los tipos de marcajes en las celdas del csv. Los tipos de marcaje se crean desde el módulo control de presencia/tipos de marcajes/añadir tipo de marcaje. Los tipos de marcajes pueden computar en el horario, o no. En el caso de no computar no inserta horas presenciales en las estadísticas . Información obligatoria por cumplimentar.

Dirección: nos informa si la consideramos como entrada o salida. En el caso de entrada lo informaremos con el valor 0, para las salidas con el valor 1. En las celdas de la columna del csv, en esta columna. Información obligatoria por cumplimentar.

Email, Id Usuario aTurnos , id Empleado empresa

Email, Id del usuario del sistema aTurnos y/o Id del empleado de la empresa a quien se le inserta los datos informados. Información obligatoria por cumplimentar.

A continuación, se sube el fichero y se asociará los conceptos de las columnas del fichero con los campos creados en aTurnos.

6.9 Exportar a nóminas

Exportación nóminas avanzado:

Al exportar las nóminas cerramos el círculo traspasando los datos de las horas realizadas, de las jornadas festivas o nocturnas, entre otros datos, así como de las horas y/o las jornadas de absentismo, diferenciándolas por el tipo a vuestra aplicación de nómina.

Desde aTurnos puedes exportar todos los datos que precises para el abono de las nóminas.

Para hacerlo te vamos a dar las indicaciones para tener una estadística de los conceptos que vas a traspasar a la nómina, que vas a poder exportar en formato csv (fichero Excel), cerrando el cuadrante, es decir, bloquea que los usuarios puedan incluir nuevos datos una vez exportada la nómina.

 

Para configurar la exportación a nómina avanzada:

  1. Definir que conceptos vas a exportar a nómina. Puedes operar entre conceptos previamente creados. Las operaciones permitidas son sumar, restar, multiplicar y dividir entre los distintos conceptos.
  2. Una vez definidos, debes indicar únicamente los que quieres visualizar y/o exportar.
  3. Definir una plantilla con los datos a exportar, entre otros, el id del empleado, el nombre, la categoría, la localización, el concepto e importe.

Una vez configurada la exportación, puedes:

  1. Generar el fichero a través de “Exportar a Nóminas”. Si eres Superusuario de más de un equipo puedes exportar todos en un mismo fichero, si eres Administrador Total, puedes seleccionar por trabajador.
  2. Al ejecutar el proceso puedes “Cerrar el cuadrante” que impide la modificación de la planificación. Siempre los perfiles que pueden exportar pueden también abrir el cuadrante para realizar modificaciones.
  3. Visualizar la Estadística totalizada de cada concepto y por trabajador entre las fechas que se seleccionen. Permite filtrar y exportar a distintos formatos.
  4. Visualizar la Estadística Diaria, por trabajador y
  5. Estadística de Todos los Equipos
  6. Totalizada por equipos: Si eres Superusuario puedes visualizar el total por concepto y equipo.

 

Definición de los conceptos

  • Concepto: En este apartado puedes añadir los conceptos necesarios para el cálculo de la nómina, es decir, si vas a traspasar las horas extras informadas en aTurnos a tu software de nómina debes informar el código de las horas extras de tu programa.
  • Descripción: Además de este código puedes informar una descripción que después visualizas en las estadísticas, facilita la comprensión.
  • Debes seleccionar el tipo de dato que podemos agrupar en 4 grandes grupos:
    • Turnos: Precisar crearlos previamente y dentro de este grupo podemos encontrar turnos que duran más de 24 horas o 3 turnos que conforman una jornada partida (con 2 pausas largas, por así decirlo).
    • Jornadas: Una jornada trabajada lo es con independencia de los turnos asignados y se tienen en cuenta si hay horas (normales, complementarias, extras o personalizadas). Se puede indicar, el número de horas mínimas y máximas para considerar el turno o las horas planificadas como jornada. Accede a Administrar>Ajustes>Configuración General
    • Horas: Recupera el valor de las asignaciones realizadas a los trabajadores de las horas realizadas, excluyendo las horas personalizadas que cuentan con un apartado específico.
    • Días: Recupera el valor en días de los turnos/horas entre las 00:00 y las 23:59.

 

También nos permite exportar la información por cada uno de los turnos planificados, diferenciando:

  • Conceptos asociados a los tipos de turno: Recupera el valor por turnos de cada uno de los turnos planificados.
  • Conceptos asociados a los tipos de horas: Recupera el valor por hora de cada uno de los turnos planificados.
  • Conceptos asociados a las horas personalizadas: Recupera el valor por hora de cada uno de los tipos de horas creadas, identifica los días en los que se han trabajado un determinado tipo de horas.
  • Conceptos asociados a los datos personalizados: Recupera el valor de los datos personalizados informados en el perfil del trabajador, ejemplo habitual es el centro de coste.
  • Conceptos asociados a los recursos: Recupera el valor agrupado por trabajador de los recursos informados y validados. Requiere un módulo adicional, ejemplo, pago de dietas, pluses.
  • Concepto asociados a los datos al perfil: Recupera el valor de las horas anuales/mensuales/semanales, etc. del periodo del trabajador.

 

Glosario de términos

Turno: Forma habitual de planificar en aTurnos, precisa de una hora de inicio y una hora de fin, puede admitir una duración superior a 24 horas, pasar de un día a otro (turnos de noche), etc.

Horas: 3 tipos de horas, por defecto, existen en aTurnos:

  • Normales, forma parte de la jornada anual del trabajador
  • Complementarias, son las horas “extras” de los trabajadores con contrato a tiempo parcial
  • Extras, son las horas extras de los trabajadores con contrato a jornada completa
  • Además de estas se permite crear subtipos de horas indicándole en la creación el tipo asociado (normal, complementaria o extra)

Absentismos: Los absentismos son los motivos de las ausencias del trabajador, pueden ser totales:

  • Durante todo el día y durante varios días, como en el caso de permisos o incapacidades temporales.
  • Duran unas horas durante el día, como en el caso de un permiso por exámenes o por visita médica, o las faltas de puntualidad, con independencia de que estos ejemplos puedan también ser totales.

Además de esta diferenciación contamos con otra a la hora del cómputo, diferenciándose 3 tipos:

  • Absentismo justificado (tiempo productivo), es decir, se tiene en cuenta como trabajado a todos los niveles y no se descuenta en el cómputo de festivos y/o nocturnos, los ejemplos más habituales son las: HORAS SINDICALES y el DEBER INEXCUSABLE.
  • Absentismo justificado (No es considerado productivo, afecta a la nocturnidad y festivos), es decir, se tiene en cuenta como trabajados, pero descuenta en los casos de festivos y/o nocturnos, más lo que se identifiquen en los conceptos de nómina, los ejemplo más comunes son INCAPACIDADES TEMPORALES y PERMISOS.
  • Absentismo no justificado, es decir, no se tienen en cuenta como trabajados, los absentismos informados de este tipo no se cuentan las horas como trabajadas.

Conceptos comunes de nómina que se calculan de forma automática

  • Turnos

Suma el total de turnos, descontando los absentismos que son no productivos y los no justificados.

Permite indicar los días de la semana. Las jornadas partidas computan dos turnos.

  • Turnos dobles

Cuando se realizan varios turnos en un día o el número de horas (del turno) es superior al que se establezca, pueden determinar la existencia de turnos dobles.

Los turnos dobles calculan los turnos de más que se realizan atendiendo a un límite de horas que se establece al crear este concepto.

Por ejemplo, si un trabajador ha realizado un turno 12 horas y el límite establecido son 8 horas, el trabajador ha excedido en 4 horas ese límite, por lo que se le tendrá en cuenta 0,5 turnos dobles.

No aplica a los turnos dobles festivos.

Resta los absentismos totales (toda la jornada) que son no productivos y los no justificados.

Permite diferenciar la localización donde han sido asignados.

  • Turnos dobles festivos

El mismo concepto de turnos dobles pero solo en los días que inician en festivo. Si un turno es doble festivo no puede ser a la vez turno doble, son excluyentes.

No aplica a los turnos dobles festivos.

Resta los absentismos totales (toda la jornada) que son no productivos y los no justificados.

Permite diferenciar la localización donde han sido asignados.

  • Turnos no disponible

 

Calcula los turnos no disponibles (Turno X) que se informan en aTurnos.

Se utiliza para identificar cuantos días no estaba disponible el trabajador.

No tiene en cuenta si hay absentismo, puesto que es un indicador de disponibilidad.

Permite diferenciar la localización donde han sido asignados.

  • Horas

 

Suma todas las horas, tanto las que provienen de los turnos como las que provienen de las horas informadas como Normales, no se incluyen los subtipos que tengan la consideración de normales.

Permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se ha asignado el turno o las horas (normales en todo caso).

  • Horas Extra

Suma las horas extras, solamente las horas extra, no tiene en cuenta los tipos de horas personalizados clasificados como extras.

Permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se ha asignado las horas extras.

  • Horas Complementarias

 

Suma las horas complementarias, no tiene en cuenta los tipos de horas personalizados clasificados como complementarias.

Permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se ha asignado las horas complementarias.

 

  • Horas absentismo justificado

 

Suma las horas de absentismo tanto total (toda la jornada) como los temporales (que afectan a una parte de la jornada) de aquellos que en su definición tengan la consideración de tiempo productivo o aquellos que no son considerados como productivo.

Se excluyen en todo caso los no justificados.

  • Horas absentismos no justificado

Suma las horas de absentismo tanto total (toda la jornada) como los temporales (que afectan a una parte de la jornada) de aquellos que en su definición tengan la consideración de absentismo no justificado.

  • Horas festivas

Suma las horas festivas descontando los absentismos totales (toda la jornada) y temporales (que afectan a una parte de la jornada) que son no efectivos/productivos y los no justificados. No tiene en cuenta las horas festivas especiales.

  • Horas festivas especiales

 

Suma las horas festivas descontando los absentismos totales y temporales que son no efectivos/productivos y los no justificados.

 

Un festivo es especial si se le añade esa característica en la creación del festivo.

 

  • Horas nocturnidad

 

Suma las horas del trabajador dentro del horario que se haya configurado como nocturno en la configuración de la aplicación.

Resta los absentismos totales (toda la jornada) y temporales (que afectan a una parte de la jornada) que son no efectivos/productivos y los no justificados.

Muestra las horas del trabajador dentro de la franja de nocturnidad que ha sido definida en la configuración.

Si se ha configurado que la nocturnidad abarca desde las 22:00 hasta las 06:00, un turno de 23:00 a 07:00 realizado el día 28, contará 1 (una) hora de nocturnidad en el día de inicio del turno y 6 (seis) horas de nocturnidad en el día de fin del turno (en este caso el día 29).

  • Horas nocturnidad (Día de inicio)

 

Muestra la horas de nocturnidad pero imputa todas las horas al día de inicio del turno.

Es decir, si se el turno de N comienza el día 28, imputa las horas al día de inicio (en este ejemplo el 28) en vez de asignar las horas al día en el que se realizan.

Siguiendo con el ejemplo anterior, computará 7 horas en el día 28 (que es el día en el que se inicia el turno).

  • Horas normales

 

Suma únicamente las horas informadas que tengan la consideración de normales, no se incluyen los subtipos que tengan la consideración de normales.

Permite diferenciar la localización donde se han asignado las horas (normales en todo caso).

  • Horas totales+extras+complementarias

 

Suma todas las horas, tanto las que provienen de los turnos como las que provienen de las horas informadas ya sean normales, complementarias o extras de cualquier tipo.

Resta los absentismos no justificados tanto totales (toda la jornada) y temporales (que afectan a una parte de la jornada).

  • Días Festivos

 

Suma los días festivos, aunque tenga varios turno el mismo día solo cuenta uno por día festivo. Incluso los turnos que no computan horas.

También tiene en cuenta la realización de cualquier tipo de hora que se informe en un día festivo.

Resta los absentismos totales (toda la jornada) que son no efectivos/productivos y los no justificados.

  • Días festivos especiales

Suma los días festivos, aunque tenga varios turnos el mismo día solo cuenta uno por día festivo. Incluso los turnos que no computan horas.

También tiene en cuenta la realización de cualquier tipo de hora que se informe en un día festivo.

Resta los absentismos totales (toda la jornada) que son no efectivos/productivos y los no justificados. Un festivo es especial si se le añade esa característica en la creación del festivo.

Un festivo es especial si se le añade esa característica en la creación del festivo.

 

  • Días festivos trabajados

Muestra los días festivos donde el trabajador no tiene absentismo o tiene un absentismo justificado y efectivo de jornada completa. Tiene en cuenta tanto los turnos con horas como las horas, por ejemplo no tiene en cuenta las vacaciones (que es un turno sin horas).

  • Días Festivos Especiales trabajados

Muestra los días festivos especiales donde el trabajador no tiene absentismo o tiene un absentismo justificado y efectivo de jornada completa. Tiene en cuenta tanto los turnos con horas como las horas, por ejemplo no tiene en cuenta las vacaciones (que es un turno sin horas).

  • Días festivos trabajados (Sin Absentismo)

Este concepto calcula las días trabajados en festivos descontando cualquier tipo de absentismo.

  • Días festivos especiales trabajados (Sin Absentismo)

Este concepto calcula las días trabajados en festivos especiales descontando cualquier tipo de absentismos.

  • Días Planificados

 

Suma los días en los que el trabajador tiene un turno (con o sin horas computables), vacaciones u horas de cualquier tipo informadas.

No resta los absentismos.

 

  • Días Efectivos

Suma los días en los que el trabajador tiene turno u horas planificadas, excepto los turnos de 0 (cero) horas.

Resta los absentismos totales (toda la jornada) y temporales (que afectan a una parte de la jornada) que son no efectivos/productivos y los no justificados.

  • Días Vacaciones

 

Suma los días de vacaciones del trabajador en el periodo, descuentan los absentismos informados al no haber sido disfrutados por el empleado.

 

  • Días Vacaciones pendientes

 

Muestra las vacaciones pendientes de cada trabajador dentro las fechas definidas. La vacaciones pendientes son aquellas que aún no están asignadas, estén ya disfrutadas o planificadas.

  • Días con horas normales

 

Suma el número de días en los que en trabajador tiene asignadas horas normales (no incluye los distintos tipos de horas normales que pudieran existir).

Permite diferenciar la localización donde se han asignado las horas (normales en todo caso).

  • Días con horas extras

Suma el número de días en los que en trabajador tiene asignadas horas extras (no incluye los distintos tipos de horas extras que pudieran existir).

Permite diferenciar la localización donde se han asignado las horas (extras en todo caso).

  • Días con horas complementarias

Suma el número de días en los que en trabajador tiene asignadas horas complementarias (no incluye los distintos tipos de horas complementarias que pudieran existir).

Permite diferenciar la localización donde se han asignado las horas (complementarias en todo caso).

  • Días con horas personalizadas

Suma el número de días en los que el trabajador tiene asignadas horas personalizadas (cualquiera de ellas) y con independencia de que sean cualquiera de los tipos de horas normales, extras o complementarias creadas.

Permite diferenciar la localización donde se han asignado las horas (personalizadas en todo caso).

  • Días de trabajo con más de cero horas

Suma los días en los que el trabajador tiene turno u horas planificadas (de cualquier tipo), descuenta los absentismos.

Permite diferenciar la localización donde se han asignado los turnos o las horas al trabajador.

  • Jornadas

Suma los días en los que el trabajador tiene turno u horas planificadas, cualquiera que sea la duración de la planificación, un minuto de hora planificada implica una jornada.

Puedes indicar unas horas mínimas para que se considere una jornada en Administrar>Ajustes>Configuración general>Cálculo de jornadas utilizando el campo “ Horas para considerar una jornada en un día”

 

  • Jornadas festivas

Suma los días en los que el trabajador tiene turno u horas planificadas en un día indicado como festivo, cualquiera que sea la duración de la planificación, un minuto de hora planificada implica una jornada, se excluyen los festivos que tengan la consideración de especiales.

Puedes indicar unas horas mínimas para que se considere una jornada en Administrar>Ajustes>Configuración general>Cálculo de jornadas utilizando el campo “ Horas para considerar una jornada en un día”

 

  • Jornadas nocturnas

Suma los días en los que el trabajador tiene turno u horas planificadas de acuerdo a la configuración de nocturno indicada, cualquiera que sea la duración de la planificación, excepto en el caso de las horas que precisa una hora al menos.

  • Jornadas festivas especiales

Suma los días en los que el trabajador tiene turno u horas planificadas en un día indicado como festivo especial, cualquiera que sea la duración de la planificación, un minuto de hora planificada implica una jornada, se excluyen los festivos “normales.

  • Jornadas con más horas en festivo

En el caso de turnos que pasan de un día a otro, como la nocturnidad, suma las jornadas en las que se realizan más horas en festivo.

  • Jornadas con más horas en festivo especial

En el caso de turnos que pasan de un día a otro, como la nocturnidad, suma las jornadas en las que se realizan más horas en festivo que tengan la consideración de especial.

  • Horas efectivas anuales

Recupera las horas efectivas anuales planificadas al trabajador

 

  • Total de turno con tipo de absentismo

Suma los distintos tipos de absentismos (creados por el usuario) atendiendo al turno donde está informado

Conceptos asociados a las horas por turno

  • Por cada tipo de turno y/o absentismo se recuperan las horas realizadas en cada uno de ellos.
  • Permite diferenciar la localización donde se han realizado.
  • Permite diferencias la categoría de los trabajadores que han realizado esas horas.

Conceptos asociados a los tipos de turno

  • Por cada tipo de turno y/o absentismo se recuperan los turnos realizados en cada uno de ellos.
  • Permite diferenciar la localización donde se han realizado.
  • Permite diferenciar la categoría de los trabajadores que han realizado esas horas.
  • Permite diferenciar los días de la semana en los que se han realizado esas horas.

Conceptos que dependen de la cantidad de horas definidas

  • Por cada tipo de hora creada se recuperan las horas realizadas
  • Por cada tipo de hora creada se recuperan el número de días en los que se ha realizado cada una de ellas
  • Por cada tipo de hora creada se recuperan las horas realizadas con el límite máximo que se establezca

Conceptos de los datos personalizados del trabajador

  • Dentro del perfil existen valores con lo que es interesante operar para obtener conceptos de nóminas como las horas días, semana, mes o año definidas.
  • Permite con la funcionalidad operar entre conceptos automatizar las horas extras si se sobrepasa cualquiera de las horas definidas.

Conceptos del perfil del trabajador

  • Dentro del perfil existen valores con lo que es interesante operar para obtener conceptos de nóminas como las horas días, semana, mes o año definidas.
  • Permite con la funcionalidad operar entre conceptos automatizar las horas extras si se sobrepasa cualquiera de las horas definidas.

Conceptos asociados a los recursos

  • Puedes recuperar el valor de los recursos que hayas creado (precisa el módulo de Recursos) siempre que tengan la consideración de numérico.

Operador entre conceptos

  • Con todo lo anterior definido puedes realizar operaciones entre ellos para obtener los cálculos deseados.
  • Suma, resta, multiplica y/o divide cualquiera de los datos previamente creados.

Puede parece abrumador la cantidad de conceptos creados pero es necesario tener todas las posibilidades para recuperar los datos deseados que generamos, evitando el control “manual”.

Sabemos que en muchas empresas por su particularidad terminan usando Excel, que deben manipular incrementando las posibilidades de errores.

Conceptos de nóminas

Indica de que conceptos son los que quieres exportar, es posible que necesites hacer cálculos previos, si necesitas por ejemplo, sumar dos tipos de horas personalizadas, pero este cálculo previo no quieres que se visualice en la estadística y se exporte a nómina.

Plantilla de nómina

Cada software de nómina precisa la información de una determinada forma, es decir, en algunos casos precisarán que en el fichero conste el id del empleado, la fecha de exportación, el concepto, el importe, el centro de coste (es un dato personalizado), etc. y debe tener una determinada ordenación.

Además de esta ordenación debes indicar:

  • El formato de fechas
  • La ordenación de los datos: por columnas o por líneas
  • Si se precisa que el fichero tenga cabecera o no.

Además puedes recuperar cualquier dato personalizados que esté informado en el perfil del trabajador.

Indica de que conceptos son los que quieres exportar, es posible que necesites hacer cálculos previos, si necesitas por ejemplo, sumar dos tipos de horas personalizadas, pero este cálculo previo no quieres que se visualice en la estadística y se exporte a nómina.

 

Exportar nóminas

En el siguiente proceso vamos a crear un archivo CSV para poder importarlo desde el sistema. Introduce la fecha de inicio y fin, también puedes cerrar el cuadrante, es decir cerrar ese periodo para que no pueda ser modificado. Añade los trabajadores y exporta los datos.

Estadística

Aquí puedes ver los datos exportados a nóminas.

Estadística diaria

Aquí puedes ver los datos exportados a nóminas.