6. Administrar

6.1 Introducción

El administrador configura el equipo de trabajadores en el sistema aTurnos  desde el ajuste del menú.

De esta manera personaliza el comportamiento de la herramienta atendiendo a la selección  de las diferentes opciones en las diferentes áreas de los ajustes: Configuración general, datos del equipo, privacidad, cambios, visualización, personalización, notificaciones y pantalla de inicio.

6.2 Ajustes

6.2.1  Configuración General

aTurnos carga datos por defecto que se incluyen en las altas de los trabajadores. Añade los valores generales del equipo informado por el administrador del equipo en los 3 siguientes niveles: vacaciones, datos de convenio y cálculo de jornadas.

6.2.1.1  Vacaciones

-Tipos de vacaciones: naturales o laborables. Se escoge una opción para determinar los diferentes comportamientos del sistema en el momento de gestionar las vacaciones y su nomenclatura: balance de vacaciones, estadísticas y gestión de vacaciones del equipo.

Entre las opciones existentes  se encuentra vacaciones de días naturales , días laborables (con turnos u horas planificadas) y dejar elegir ene ste caso cuando gestiones vacaciones siempre nos dejará la opción de elegir gestionar con días naturales o laboral. En las 2 primer opciones será una u otra por defecto y sin la posibilidad de cambiar de tipo.

-Vacaciones/año: indicar el número de días de vacaciones por defecto que se asociará a todos los trabajadores del equipo, en el momento del alta de los mismos. Posteriormente y de manera individual se puede modificar en el perfil de cada uno de ellos.

– Redondeo de vacaciones: la opción será, Si o No,  redondear  el valor de las vacaciones, cuando éste no es un número entero. Este caso ocurre cuando el trabajador se incorpora en una fecha que no es inicio de año. El redondeo se comportaría como +1 si es igual o mayor a 0.5.

-Fin periodo vacacional. Indica la fecha fin del periodo en el que un administrador puede planificar las vacaciones de un trabajador. La fecha fin corresponde al año siguiente, respecto al año del cual pertenece las vacaciones del trabajador. Por ejemplo si en el año 2019 un trabajador dispone de 22 días de vacaciones y tiene como fecha fin del periodo vacacional el 15 de enero, el administrador puede planificar las vacaciones del 2019 desde el 1 de enero de 2019 hasta el 15 de enero de 2020.

Es importante que se aplique a todo el equipo y de manera obligatoria la restricción: No superar el saldo vacacional anual del trabajador. Restricciones.

6.2.1.2 Datos de convenio

El administrador  informa valores a los diferentes conceptos del convenio, de forma generalizada para todo el equipo, estos datos se cargarán por defecto en el momento del alta de cada trabajador. Datos como:

Horas año por defecto: número de horas de trabajo que se asigna al trabajador por su convenio.

Horas por día: Horas de trabajo de convenio por día

Hora extra anual: Horas  extras de trabajo por año de convenio

Nocturnidad: Indica la hora de inicio del periodo de nocturnidad.

Fin nocturnidad: Indica la hora fin del periodo de nocturnidad.

Horas semanales: Horas de trabajo semanales por convenio

Horas mensuales :Horas de trabajo mensuales por convenio

Indica cuando se consideran festivos los días laborables: determina que días se consideran los días festivos. Entre las opciones seleccionable pueden considerarse como festivos  “sábado-domingos y festivos indicados”, “domingos y festivos indicados” o “solo los festivos indicados e informados previamente en el sistema”

Patrón por defecto: si se opta por un patrón de turnos para que se cargue por defecto a los trabajadores en el momento de darlo de alta

6.2.1.3  Cálculo de jornadas

Horas para considerar una jornada en un día: contabiliza la jornada si las horas planificada superan el valor indicado.

Horas mínimas para considerar la jornada en ese día: contabiliza como jornada trabajada si supera el valor de horas indicado, a pesar de no superar el valor de horas del ítem anterior (horas para considerar una jornada en un día

Límite de horas para considerar una jornada más: contabiliza las jornadas totales que entrarían en el periodo de horas que se informa en esta opción.  El número de horas para considerar una jornada la tenemos determina previamente en las opciones anteriores. Un ejemplo sería que se consideran 7 horas como jornada y en esta opción marcamos 22 horas, se contabilizarán 3 jornadas en el mismo día.

Varias jornadas: opción si o no. Si marcamos sí, activaremos la función anterior de contabilizar varias jornadas en un día.

6.2.2 Datos de equipo

Nos informa los datos de equipo, que a su vez pueden modificarse al ser editable.

Nombre de tu equipo: el nombre que recibe el equipo. Es descrito en el momento del alta del equipo por parte del administrador que crea e equipo.

Descripción: dispone de una caja de texto para informar características, para diferenciarlos de los otros equipos que pertenece a un mismo administrador/empresa

Código Postal: es un código que asigna a distintas zonas o lugares de un país. Generalmente es una serie de dígitos, aunque en algunos países incluyen letras.

ID de externo: código o nomenclatura que se le asigna al equipo. De gran ayuda a los procesos de importación/exportación con otros sistemas informáticos.

Profesión: describe el sector laboral al que pertenece el equipo de trabajo

Zona horaria: se informa a la que pertenezca por su localización geográfica.

Logo de equipo: inserta, sustituye o borra el logo corporativo de la empresa

6.2.3 Privacidad

Existe diferentes opciones de privacidad de datos entre los trabadores y administradores del mismo equipo. Tales como:

1 Los trabajadores podrán ver sus turnos y los de sus compañeros. Si la opción es marcada con un “SI”: cada trabajador puede ver sus turnos y los de los demás trabajadores. Si marca con un “NO”: cada trabajador solo ve sus datos. El administrador en cualquier opción puede ver la información de todos.

2 El administrador del equipo estar visible en el cuadrante. Si es marcada con un “SI” el administrador no aparecerá en el cuadrante

3 Los trabajadores, validadores y planificadores solo pueden visualizar turnos y compañeros de su misma localización. Si marcas con un “SI” limitas la visibilidad del cuadrante, en la que solo los trabajadores que pertenezcan a una determinada localización por defecto o tenga algún turno asociado a esa misma localización pueden ver los turnos de sus compañeros. Si marcas “No” los trabajadores que se encuentran en diferentes localizaciones pueden ver la planificación de todos los trabajadores del equipo.

4 Localizaciones vistas por jerarquías. La visibilidad de trabajadores atiende a una jerarquía de localizaciones. Indicando cuantos niveles constituye las jerarquías.

5 Autovalidación de peticiones. Si marcas con un “SI” los administradores tipo validadores y planificadores tienen permiso de validar sus propias peticiones de vacaciones y absentismo.

6 Solo puede aprobar una petición un trabajador de nivel superior. Si marcas con un “SI” permite que solo los administradores con rol superior puedan gestionar las peticiones de los que estén por debajo de su nivel, mientras que los de nivel inferior no pueden gestionar las peticiones de sus superiores. La escala de superioridad entre roles de aTurnos: Super administrador-Administrador total-Administrador planificador-Administrador validador.

7 Solo puede aprobar una petición un trabajador de una localización padre. Si marcas con un “SI” solo permite gestionar las peticiones de localizaciones subordinadas, respecto a la que él tenga por defecto (localización padre)

8 No permitir visualizar localizaciones a los trabajadores. Si marcas con un “SI” los trabajadores no tendrán información de la localización en la que se encuentran destinados sus turnos.

9 Requerir cambios de contraseñas de los nuevos trabajadores. Si marcas con un “SI” en el primer acceso del trabajador el sistema aTurnos le obliga a cambiar la contraseña que por defecto y de manera automatizada creo aTurnos cuando el trabajador se activo en el mensaje de Bienvenida de aTurnos.

10 Permiso de visualizar horas/absentismo a los trabajadores. Varias opciones:

  • El trabajador solo puede ver sus horas extras/absentismos
  • El trabajador no puede ver sus horas extras/absentismos
  • El trabajador ve horas extras/absentismos, suyas y la de todos los trabajadores

6.2.4 Cambios

Los procesos de cambios de turnos entre trabajadores y peticiones días de vacaciones y absentismos, pueden ser configurables atendiendo a la política de la empresa. Dispone de la siguientes opciones:

  1. Enviar correos a los implicados en un cambio. Marcando “SI” el trabajador que solicita el cambio y al trabajador a quien se le pide el cambio de turno recibirán mail informativos sobre el cambio de turno solicitado. Marcando “NO” no se genera ni envía mails a ninguno de los implicados.
  2. Se permiten cambios de turnos entre los trabajadores. Marcando “SI” los trabajadores podrán hacer cambios entre ellos según método configurado. Marcando “NO” se inhabilita en el sistema los procesos de cambios entre compañeros.
  3. Se permiten solicitar cambios de entre trabajadores. Marcando “SI” los trabajadores podrán solicitar cambios de turnos de otros trabajadores, sin estar él implicado en el cambio. Marcando “NO” se inhabilita esta opción.
  4. Método para confirmar los cambios de turnos. Existe varias opciones para el proceso de aceptación de cambios:
  • Los cambios tienen que ser confirmado por el administrador y trabajador
  • Los cambios tienen que ser aceptados solo por el administrador
  • Los cambios tienen que ser aceptado solo por el trabajador
  • Los cambios no tienen que ser confirmados. Se revisan en el log
  • Personalizar: en un formulario se informa el nivel del trabajador que debe aceptar el cambio para que vaya avanzando en los pasos (momentos del proceso de cambio) hasta conseguir la aceptación definitiva del cambio de turno.
  1. El administrador recibe emails informativos de todos los cambios de su equipo. Marcando “SI” los administradores recibirá mail informando todos los proceso de cambios que generan los trabajadores. Marcando “No” no recibe mail de los cambios en el que él no está implicado. Se recomienda la opción NO, la información puedes encontrarla dentro del sistema (Histórico)
  2. Indicar los días de antelación con los que puede realizar un cambio. El trabajador puede realizar cambios de turno si lo hace con la anterioridad seleccionada: presente y futuro/ 1, 2 ó 3 días de antelación/ 1 semana de antelación .
  3. Al hacer un cambio, requerir que los empleados tengan la misma experiencia. Marcando “SI” solo los trabajadores que tengan el mismo nivel de experiencia informada en el detalle del trabajador, pueden hacer cambios entre ellos.
  4. Aplicar restricciones en los cambios de turnos. Marcando “SI” el proceso de cambio estará limitado a las restricciones que tengan informadas el equipo o los trabajadores implicados. Se permite el cambio de turno si no existe un valor que incumpla la restricción.
  5. Flujo de peticiones en un formulario se informa el nivel del trabajador que debe aceptar la petición, para que vaya avanzando en los pasos (momentos del proceso de peticiones de vacaciones o absentismos) hasta conseguir la aceptación definitiva de la petición.

6.2.6 Módulos

Aquí puedes configurar las variables de los diferentes módulos que tengas en aTurnos:

  • En el módulo de recurso, es configurable la opción de permitir a los trabajadores y administradores añadir recursos.
  • En el módulo de costes, valor de la hora por defecto y tipo de moneda.
  • En el control de presencia, informar los minutos de tolerancia permitido en una entrada o salida del marcaje con respecto al turno planificado. La tolerancia dependerá si el calculo es configurado de forma global de toda la jornada , o solo en el inicio o fin de cada turno. Configurable la duración máxima de jornada (máximo de horas que se quedaría registrado el marcaje), el tipo de absentismo y tipo de horas adicionales por defecto. Indicar preferencias: restar el tiempo de tolerancia en el caso de superarse, permitir a los trabajadores ver el informe de marcajes, permitir modificar y ajustar marcajes al administrador planificador, contabilizar como descanso la diferencia entre la duración total de la jornada y sus horas computadas. y sumar la tolerancia a los absentismos y horas creados al ajustar en punto detalle. En el caso de utilizar el modo de geolocalización para el control de presencia es necesario marcar la: opción requerir coordenadas de posición a los usuarios que utilicen web.

 

Informa datos actualizados del equipo: ID aTurno, ID Usuario, Token API, fecha fin de versión premium y  módulos adicionales.

6.2.7 Notificaciones

Determinamos la prioridad con la que se notificarán las diferentes acciones que se realizan en el cuadrante de turnos, las generadas por peticiones y cambios de turnos y cuando el administrador publica comentarios en el tablón de anuncio.

Los valores disponibles son Alta-Media-Baja-No, en el caso de seleccionar “No”  ninguna comunicación será enviada. Se recomienda en el caso de querer recibir notificaciones optar por el valor Alta.

Determinar a cuantos días, a fecha de la que se ejecuta la acción en el cuadrante, se genera el envio de notificaciones a los implicados. Recomendable 365 días.

6.2.8 Pantalla de inicio

Diferentes opciones para personalizar tu equipo: nombre del equipo, descripción, sector, logo de la empresa, zona horaria, integrar tu blog en el equipo y cambiar el posicionamiento de los widgets visibles para el administrador y trabajador.

Desde la personalización en ajuste, puedes seleccionar diferentes widgets para ser visibles o no, en la pagina de inicio de aTurnos. Para ser visible tiene que estar agrupado en la zona de widgest visible. Pueden ordenarse arrastrándolo con el ratón al lugar que se requiera.

-Employees Today: Informa el número de trabajadores del equipo que están planificado en el día de hoy.
-Peticiones: Informa al administrador de las peticiones de los trabajadores que están pendientes por ser gestionadas y estado de las mismas. El trabajador puede cancelarla o ver el estado en la que se encuentra la petición que ha solicitado.
-Datos Personalizados: Muestra los datos personalizados del trabajador que se loguea.
– Calendario: muestra un mes completo, con los turnos planificados del trabajador logueado.
-Chat: muestra el llamado tablón de anuncio del equipo, donde se recopila todas los comentarios publicado por el administrador y trabajadores.
-Holidays: informa el balance de los días vacaciones del trabajador. Total a planificar en el año/con los ya planificados.
– Team Hours: informa el total de horas planificadas de todos los trabajadores del equipo durante la semana/mes/año actual.
– User Hours: Informa el total de horas planificada del trabajador logueado durante la semana/mes/año actual.
-Hoursmonth: informa el total de horas durante el mes actual del trabajador logueado.
-Hoursyear:  informa el total de horas durante el año actual del trabajador logueado.
-User Next shift: informa cual es el siguiente tipo de turno y día planificado del trabajador logueado.
-Files. Muestra los documentos que tiene permiso de acceder el trabajador logueado.
-Widget Maxty: informa el balance de los días de permisos del trabajador. Total a planificar en el año/con los ya planificados.
-Blog: acceso a las publicaciones más recientes del blog de aTurnos, o de la empresa del equipo.

6.3 Tipos de turno

6.3.1 Turnos

Para  introducir tus turnos de trabajo accede a la pestaña de tipos de turnos dentro de Administrar>Tipos de turno, si en los pasos previos al darte de alta en aTurnos ya creaste alguno aquí los verás. Edítalos si quieres modificar cualquier valor o elimínalos sino los necesitas.  La información que necesitas de un turno es:

  • La descripción del turno es la definición del turno que te ayudará a describir en que consiste el turno.
  • La abreviatura del turno o del absentismo serán las siglas que identificarán el turno dentro de tu equipo. Son únicas por cada tipo de turno y no se pueden repetir.
  • La hora de inicio indica en horas cuando se inicia este turno.
  • La duración total indica el tiempo que consume en total este turno. Debajo puedes ver la hora de fin que se actualiza según modificas la duración total.
  • La duración computada indicar de acuerdo al artículo 34.4 del Estatuto de los Trabajadores cuantas horas se descuenta de su jornada laboral, es decir, las horas efectivas de trabajo. No tiene porque ser igual que que la duración total porque se puede descontar descansos o comidas.
  • Si el turno es susceptible de ser cambiado con otros compañeros según los flujos definidos.
  • Si el turno es susceptible de ser solicitado por los trabajadores dentro de los flujos definidos de peticiones .

6.3.2  Absentismos

Entendiendo absentismo (o permiso) como ausencia o abandono del puesto de trabajo  durante toda la jornada laboral planificada (Absentismo Total), o ausencia temporal, durante un determinado periodo de tiempo, en la planificación correspondiente a un día laboral (Absentismo Temporal)

El administrador puede crear los tipos absentismo (o permisos) desde el menú/administrar/tipos de turnos. En la opción “Crear”, al hacer clic en “Absentismo”, informaremos u formulario con los siguientes datos:

Descripción: nombre del absentismo/permiso.

Abreviatura: abreviatura en la que se identifica y visibiliza en la planificación.

Tipo de justificación del absentismo:

Absentismo justificado (tiempo productivo): Es un absentismo que se considera como tiempo efectivo, aunque exista el absentismo la jornada computa como si hubiera sido efectivo el turno que tenia asignado. También computaría dentro de las horas nocturnas y festivas como si hubiera asistido a su puesto. Ejemplo: Horas sindicales.

Absentismo justificado (No es considerado productivo, afecta a la nocturnidad y festivo) La diferencia con el primero, es que este absentismo si descuenta las horas para los conceptos de nocturnidad o festivos. Es decir, que no resta de su jornada pero si de los conceptos especiales de nocturnidad y festivos Ejemplo: Incapacidad Temporal (IT)

Absentismo no justificado : No consideradas ni productivas , ni justificadas Este absentismo hace que no sumen las horas del turno a su jornada de trabajo.. Ejemplo: Abandono del puesto de trabajo sin previo aviso y sin permiso de su superior.

Tipo de absentismo: creado para poder asociarlo solo al absentismo temporal, solo al total o a ambos tipos.

Rol mínimo: rol del trabajador mínimo al que se le puede asignar este tipo de absentismos.

Petición: si marcamos la opción SI en este apartado, los trabajadores podrán realizar un proceso de petición de este nuevo absentismo/permiso.

En el siguiente enlace, os contamos:

¿Cómo solicitar una petición de permisos?

¿Cómo se gestiona las peticiones de permisos?

6.3.3  Jornadas Partidas

Son muchas las empresas en la que sus trabajadores trabajan con jornadas partidas. A continuación te explicamos y te mostramos en este vídeo como crear jornadas partidas.

1.- Crea los tipo de turnos de forma individual. En el caso de una jornada partida de 9:00h a 13:00h y de 15:00h a 19:00h. Crearemos 2 tipos de turno. El tipo de turno A de 9h/13h y el tipo de turno B de 15h/19h.

2.- Con los tipos de turnos creados, podemos crear la jornada partida en la opción Crear/Jornada partida

3.- Informaremos el formulario con una descripción de la jornada partida y seleccionaremos los tipos de turnos (A+B) que se constituyen nuestra nueva jornada partida.

 6.3.4  Tipos de horas

Por defecto en aTurno existen tres tipos de horas:

Normales: horas de contratos. Son el mismo tipo de horas , que las horas computables de un tipo de turno planificado. En las estadísticas, el computo total de horas engloba a las horas de los diferentes de turnos planificados al trabajador y las horas añadidas tipo normales.

Complementarias: no corresponde a horas de contrato. Se computan independientemente a las horas de contrato. Dependiendo del convenio laboral el número de horas en los trabajadores varia y limitado.

Extra: cuando no son ni normales ni complementarias. Se computan de manera independiente a las horas de contrato y tienen valores diferentes a las horas complementarías. No suelen tener límites máximos.

Además de estos 3 tipo de horas,el administrador puede crear cualquier otro tipo de horas. Además de crear subtipos de horas que puedes usar como saldos y tener una estadística diferente de ellas. Por ejemplo, las horas a recuperar o saldo de horas para ser solicitadas. Si quieres puedes definir un coeficiente multiplicador de manera que ese subtipo de horas se contabilizará de forma multiplicada. También tienes que indicar a donde se computan estas horas, de forma normal o extraordinaria.

En el caso de que existan bolsas de horas de trabajo en el equipo, el administrador puede añadir también horas en ellas. Ver enlace 6.5 Bolsas

¿Cómo añadir horas?

El administrador accede al menú adicional de acciones desde el cuadrante, haciendo clic en el día que se quiere planificar horas de más. En este menú, se opta por la acción Añadir Horas y se procede a informar el formulario:

–Descripción: es opcional, pero es una ayuda para identificar en un futuro el motivo de la necesidad de crear estas horas de más a un trabajador.

–Inicio: donde se indica en que día y a que hora comienza el periodo de tiempo de estas horas adicionales.

–Fin: donde se indica en que día y a que hora finaliza el periodo de tiempo de estas horas adicionales.

–Tipo: es aquí donde se selecciona el tipo de hora (normal-complementaria- extra y las creadas por el administrador)

–Localización: las horas que queremos planificar pueden ir asociada a una determinada localización, no es obligatorio.

–Bolsas: por defecto, en el formulario está asignado como fuera de bolsas de trabajo. En caso de querer añadir bolsas de trabajo, se seleccionará el nombre de la bolsa de trabajo.

Una vez informado el formulario, el administrador guarda la información y se insertan las horas en el cuadrante, ya planificadas.

6.4  Festivos

Para poder realizar una planificación correcta, debemos informar los días festivos que los considera como tal la propia organización.

Los festivos en cada empresa pueden ser muy dispares. Hay empresas que consideran festivos:

-Los sábado, domingos y los festivos nacionales y locales indicados.

-Los domingos y festivos nacionales y locales indicados

-Solo los festivos indicados como tales.

Esta diferenciación es configurable por el administrador desde el menú/administrar/ajuste/ en la opción configuración general/datos de convenio.

Los festivos se generan desde el menú/administrar/festivos. Informaremos el formulario del festivo, con una descripción una fecha de calendario y la opción de ser anual o solo para un determinado año.

6.5 Bolsas

Listado de trabajadores que crea el administrador. Los trabajadores que aparecen en este listado serán los candidatos disponibles para ejercer un determinado turno u horas, que pertenezca a una bolsa de trabajadores.

El sistema posiciona en el primer lugar del listado a un trabajador, siendo el candidato idóneo por ser el que menos horas ha trabajado en bolsa.

El orden de los trabajadores es sensible a penalizaciones de horas. Las penalizaciones son horas que añade el administrador, por el motivo que considere, con el fin de descender la posición del trabajador.

 

¿Cómo crear una bolsa?

Desde el menú en administrar, puedes acceder a “Bolsas”.  Cree una nueva bolsa desde la opción “Añadir” y desígnale un nombre.

Una vez creado, configuré la bolsa desde el botón editable de  la columna acciones. Al editar, aparece un listado a modo de tabla con todos los trabajadores del equipo, es aquí donde el administrador selecciona a los candidatos que participarán y serán los disponibles para asignarle tipos de turnos u horas gestionadas por bolsas. Así como, poder añadir las horas de penalización, influyentes en el total de horas trabajadas en bolsa.

Una vez editada, aceptar la modificaciones que se han realizado.

 

¿Cómo planificar turnos u horas a partir de una bolsa de trabajo?

Desde el cuadrante, al hacer clic en el día (cabecera del cuadrante) donde se quiere planificar un turno u horas en bolsa, aparece un menú de acciones adicional. En el caso,  que se quiera gestionar un turno completo, seleccionamos  “ añadir turno a un usuario” y  el tipo de turno.

Aparece un formulario a cumplimentar en que,  por defecto informa del tipo de turno y día que se quiere planificar, así como la posibilidad de asignarle una localización al turno. En el caso de que exista más de una bolsa, da la opción de elegir una determinada bolsa de trabajo. Con la información definida aparece por orden los trabajadores, con información detallada del total de horas bolsas y la planificación futura a 3 días del trabajador.

Seleccione al trabajador haciendo clic sobre el nombre y se insertará el turno u horas tipo bolsas. En el cuadrante aparecerá sombreada de color rojo. Actualizándose la estadísticas en bolsas y las horas del listado de bolsas.

 

6.6  Perfil del trabajador

Para un administrador es importante acceder a la información detallada de cualquiera de sus trabajadores. El administrador puede personalizar los conceptos del  perfil de los trabajadores: datos personalizados, especialidades y categoría.

En el detalle del trabajador encontrará información de interés de los trabajadores. Ver perfil trabajador.

6.6.1  Datos personalizados

Son creados por el administrador y asignados a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores. Puede ir asociado a un bloque de datos determinado, a todo el equipo o a un solo trabajador/administrador. Configurables atendiendo a diferentes permisos para ser visible o editables por los usuarios, según sus roles.

Se pueden agrupar en bloque de datos, creados por el administrador, personalizando aún más el perfil de los trabajadores.

Los datos personalizados pueden ser filtrados, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores.

6.6.2 Especialidades

Una especialidad es una capacidad o habilidad que tiene el trabajador, con la cual se pueden diferenciar o agrupar con el resto de trabajadores.

Son creadas por el administrador y asignadas a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores.

Las especialidades pueden ser filtradas, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores con una determinada especialidad.

6.6.3  Categoría ¿Qué puedo hacer con la categoría?

La categoría profesional de un trabajador tiende a clasificar el puesto de trabajo a desempeñar. Es un concepto relacionado en el contrato de trabajo, y que llega a determinar valor económico de las horas de los diferentes turnos según convenio laboral.

Son creadas por el administrador y asignadas a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores.

Las categorías pueden ser filtradas, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores con una determinada categoría. Siendo importantes para el módulo de costes, donde el valor de las horas, previamente configuradas, dependerá de la categoría del trabajador.

6.7 Localización

Una localización, también conocida como posición, es la zona donde el trabajador  realiza su jornada laboral. A los trabajadores se le pueden atribuir una localización por defecto. Perfil del trabajador

Según configuración del equipo, en los ajustes, se puede agrupar a los trabajadores por la localización por defecto, siendo más visible en el cuadrante de turnos.

Existen localizaciones que derivan de otras, de las llamadas localización padre. Cuando se crean, se configuran de manera independiente o relacionadas entre sí.

¿Cómo crear una nueva localización?

El administrador puede crear nuevas localizaciones, desde el menú de aTurnos/Administrar/Localizaciones. En la parte superior derecha aparece un botones de Acciones, al hacer clic en él, accedemos a las opción:

1- Nueva localización: se crea la nueva localización , informando el nombre de la misma, y al guardarla se queda dada de alta en el sistema. Aparece en el listado de localizaciones disponibles para el equipo.

2.- Localizaciones borradas: aquellas que estuvieron disponibles en el pasado, y fueron borradas del listado de localizaciones. Pueden ser recuperadas, volviendo a estar disponibles para el equipo.

¿Cómo crear jeriarquías de localizaciones/posiciones?

Desde menú/administrar/localizaciones puedes crear jeriarquías de localizaciones. Para ello cambia el orden desde el botón “cambiar orden” representado con un icono de dos puntas de flechas, que encontrarás junto al botón de “acciones” situado en la parte derecha de la pantalla. Arrastre la localización “hija” dentro de la localización “padre” con el ratón o teclado del ordenador.

A los turnos se le puede asociar una localización, ya sea por defecto o modificada en la operativa diaria desde el propio cuadrante.

6.8  Importación datos para altas de trabajadores

1. Crear un documento Excel, en las columnas del documento deben aparecer  los siguientes conceptos:

Nombre: donde se informa nombre y apellidos del trabajador. Obligatorio por cumplimentar.

Mail: correo electrónico del trabajador. Obligatorio por cumplimentar. Será el concepto que utilizará el usuario para acceder aTurnos, junto a la contraseña que le llegará a este correo.

Fecha de alta: el formato debe coincidir con el que está informado en la configuración del equipo (Administrar/Importar-Exportar/ configuración/formato fecha). Información obligatoria por cumplimentar. Existe la posibilidad de no informar la fecha de alta, pero sería necesario marcar la casilla de fecha de alta para todo el equipo que aparece a pie del formulario de la importación.

Otros campos como categoría, especialidades, localización, teléfonos, datos personalizados, … que hacen referencia al perfil del trabajador, son campos/conceptos no obligatorio de cumplimentar. Los campos se añaden atendiendo a la personalización de la hoja de perfil que estime el administrador a la hora de importar.

Ejemplo de documento: import_workers_basicok

  1. Convertir tu documento Excel a un fichero tipo .CSV
  2. Importar desde aTurnos

Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo trabajador.

Asociar los conceptos  del CSV, con los campos que hay que añadir, como se muestra en nuestro vídeo.

6.8.1 Importar  la planificación de turnos, vacaciones y absentismo totales desde Excel

Puedes importar la planificación de turnos, vacaciones y absentismos  de tu equipo desde tu Excel a aTurnos. Te contamos los pasos:

  1. Crear un documento Excel con las siguientes columnas:

Nombre: se añade en las diferentes filas los nombres de los trabajadores

Mail: se añade en las diferentes filas los mail de los trabajadores.

Fecha alta del trabajador: fecha de alta en el sistema aTurnos del trabajador

Fecha baja del trabajador: fecha de baja en el sistema aTurnos del trabajador, en el caso de que el trabajador en e caso de que ya esté dado de baja en la planificación.

En las siguientes columnas añadir día por día en formato fecha dd/mm/aaaa todos los días del periodo de tiempo que queremos importar.

En las celdas de las columnas de los día del cuadrante, se inserta las abreviaturas idénticas de los tipo de turno, vacaciones y absentismo que están previamente dado de alta en el turno. Para que en la importación sea reconocidas. En el caso de los absentismo debe ir asociada al tipo de turno, de la siguiente estructura: abreviatura del turno , guión – y abreviatura del absentismo, por ejemplo: M-IT

  1. Convertir tu documento Excel a un fichero tipo .CSV
  2. Importar desde aTurnos

Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo trabajador.

Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, como se muestra en nuestro vídeo.

6.8  Importar Tipos de Turno.

Crear un fichero  CSV  para importar los tipos de turnos, se definirán las columnas del CSV con los siguientes conceptos:

 Descripción:  nombre del tipo de turno (mañana, tarde, guardia, mañana partida). Campo obligatorio

Abreviatura: recomendado hasta 3 caracteres (letras o números). Identifica  el tipo de turno con la abreviatura en el cuadrante, estadísticas, peticiones,… Campo obligatorio

Inicio: informa la hora de inicio del tipo de turno. Campo obligatorio

Horas: informa la duración del turno. Ejemplo en un turno M (Mañana de 8:00 a 15:00), el valor  a informar será de 7. Campo obligatorio

Efectivas: informa la duración del turno computable. En nuestro ejemplo de M, se puede restar por ejemplo 30 minutos de un determinado descanso, por lo tanto la duración computa será de 6 horas y 30 minuto. El valor a informar seria de 6:30. Campo obligatorio

Seleccionable: si el tipo de turno se define como seleccionable, los trabajadores podrán cambiar entre ellos los turnos seleccionable. Para ser seleccionable valor 1, para no ser seleccionable valor 0

Petición: permite al administrador ofertar turnos a los trabajadores, así como el trabajador ofrecerse para trabajar el turno. Para poder ser pedido valor 1, para no ser pedido valor 0

Absentismo: considera el turno como tipo de absentismo, informando  con valor 1.

Fecha de inicio: fecha a partir de la cual el turno se encuentra disponible en el sistema de turno.

A continuación, se sube el fichero y se asociará los conceptos de las columnas del fichero con los campos creados en aTurnos, añadiendo los campos, para posteriormente realizar la carga e importarlo en el equipo.documento import_shifts_basictdet

6.9  Importar marcajes. Módulo de control de presencia

Crear un fichero CSV para importar los marcajes de los trabajadores , se definirán las columnas del CSV con los siguientes conceptos:

ejemplo-marcajes

Fecha: el formato debe coincidir con el que está informado en la configuración del equipo (Administrar/Importar-Exportar/ configuración/formato fecha). Información obligatoria por cumplimentar.

Tipo de marcaje: se informa con el concepto de descripción de los tipos de marcajes en las celdas del csv. Los tipos de marcaje se crean desde el módulo control de presencia/tipos de marcajes/añadir tipo de marcaje. Los tipos de marcajes pueden computar en el horario, o no. En el caso de no computar no inserta horas presenciales en las estadísticas . Información obligatoria por cumplimentar.

Dirección: nos informa si la consideramos como entrada o salida. En el caso de entrada lo informaremos con el valor 0, para las salidas con el valor 1. En las celdas de la columna del csv, en esta columna. Información obligatoria por cumplimentar.

Email, Id Usuario aTurnos , id Empleado empresa

Email, Id del usuario del sistema aTurnos y/o Id del empleado de la empresa a quien se le inserta los datos informados. Información obligatoria por cumplimentar.

A continuación, se sube el fichero y se asociará los conceptos de las columnas del fichero con los campos creados en aTurnos.

6.9 Exportar a nóminas

Exportación nóminas avanzado:

Desde aTurnos puedes exportar todos los datos que precises para el abono de las nóminas.

  1. Lo primero que debes hacer, si tienes nocturnidades o abonas festivos, es definirlos, para hacerlo indica en Administrar>Ajustes>Configuración General, el tramo horario que consideras como nocturnidad, informando una hora de inicio y fin.
  2. Para los festivos, créalos en Administrar>Festivos, informa si alguno de ellos es un festivo especial (con remuneración distinta como ocurre en algunos convenios con los días de Navidad y Año Nuevo) e indica también en Administrar>Ajustes>Configuración General cuando tienen la consideración de festivos, si los sábados, domingos y festivos, los domingos y festivos o solo los festivos.

No solo exportamos los datos, sino que podemos operar entre ellos, de manera que podemos determinar las horas extras realizadas, restando las horas realmente realizadas con el tope máximo por día que puede hacer un trabajador.

Al exportar a nómina, aTurnos genera un fichero con formato csv que puedes incorporar a tu programa de nómina y que cierra el cuadrante de manera que se impide la manipulación de los datos.

La función de abrir y cerrar el cuadrante le corresponde al Superusuario.

Los pasos para exportar tus datos a nómina son:

3Crear conceptos, es decir, asociar los conceptos de nómina con los datos de aTurnos.

Si la pertenencia o realización de horas o turnos a una determinada localización (departamento) determina importes distintos, debes indicar las localizaciones que consideres y crear para cada una de ellas un concepto diferenciado. En caso contrario informa siempre en el campo localización “Todas las localizaciones”

Para hacerlo, si es un concepto directo, es decir, si no precisas operar entre los datos, informa el código de concepto de la nómina (de tu programa de nómina o consúltalo con la Gestoría) con alguno de los siguientes datos:

  • Número total de turnos, sin diferencia del tipo de turno
  • Horas en el día de inicio, se utiliza para indicar en que día se contabilizan las horas cuando pasan de un día a otro, típico de las nocturnidades
  • Turnos no disponibles o turnos libres
  • Horas complementarias planificadas
  • Horas extras planificadas
  • Horas absentismo justificado, sin diferenciar el tipo
  • Horas absentismo sin justificar, sin diferenciar el tipo
  • Horas festivas
  • Horas festivas especiales
  • Horas nocturnas, de acuerdo a la configuración antes indicada
  • Horas nocturnas festivas
  • Horas nocturnidad en el día de inicio, se tiene en cuenta todas las horas de nocturnidad en el día en que comienza y no cada hora de nocturnidad en el día en el que se realiza
  • Horas normales, número de horas que tienen esta consideración
  • Horas totales+extras+complementarias
  • Días festivos
  • Días festivos especiales
  • Días festivos trabajados
  • Días festivos trabajados (sin absentismo)
  • Días festivos especiales trabajados
  • Días planificados
  • Días efectivos
  • Días vacaciones
  • Días vacaciones pendientes
  • Días que trabajó en horas complementarias
  • Días que trabajó en horas extras
  • Días que trabajó en horas normales
  • Días con horas personalizadas, cualquiera de los subtipos de horas creadas.
  • Jornadas
  • Jornadas Festivas
  • Jornadas nocturnas
  • Jornadas festivas especiales
  • Horas con límite, máximo de horas a abonar
  • Conceptos asociados a las horas, por cada uno de los turnos y/o absentismos, recupera el número total de horas de cada uno de ellos.
  • Conceptos asociados a los turnos, por cada uno de los turnos y/o absentismo, recupera el número total de turnos de cada uno de ellos.
  • Conceptos asociados a las horas personalizadas, tanto el número de horas de cada uno de los subtipos de horas creadas, así como el número de días en los que se trabajó en cada una de los subtipos de horas creadas.
  • Conceptos asociados al módulo de Recursos, como pueden ser dietas, kilometraje, etc.
  • Conceptos asociados al perfil, se recuperan los datos informados en los datos del trabajador:
Horas semanales del trabajador
Horas mensuales del trabajador
Horas contrato/año
Vacaciones año
Vacaciones en periodo
Horas en periodo

-Estos últimos son los que se suelen utilizar para operar con los otros datos que aTurnos tiene, por ejemplo, si en tu Compañía cada vez que se exceden el número de horas semanales que tiene el trabajador informado en su perfil, se abonan horas extras, debes operar entre conceptos, restando el número total de horas con las horas semanales del trabajador.

-Si vas a operar entre los conceptos, tienes que en primer lugar crear los conceptos intermedios con los que obtendrás el dato perseguido, para hacerlo, marca “Añadir Concepto”, dale un nombre al concepto y asócialo al dato de aTurnos, crea el otro concepto con el que vas a operar.

-Ahora, crea otro nuevo (en éste informa el código de tu concepto de nómina, si las horas extras se pagan con el concepto 500 de nómina, informa este código o el que corresponda), selecciona la localización afectada en su caso, y los conceptos creados anteriormente, con la operación (suma, resta, multiplicación y/o división)

No te olvides de “Guardar”

4. Crear conceptos de nómina: Que permitamos operar entre conceptos precisa que indiquemos cuáles de los conceptos creados vas a traspasar a la nomina, debes acceder a Exportar Nómina Avanzado>Conceptos de nómina y añade los conceptos que has creado en el paso anterior. Comprueba que los códigos informados se corresponden a tus conceptos de nómina.

No te olvides de “Guardar”

5. Para finalizar, tienes que definir el formato del fichero para la carga de variables de tu programa de nómina, accede a Exportar Nómina Avanzado>Plantilla de nómina

Nos gustaría tener una varita mágica y conocer todos los formatos de todos los programas de nómina existente, por lo que hay que construir el fichero.

Para empezar, indica el formato de fecha, lo habitual es d-m-Y, dinos como se deben mostrar los conceptos, un registro por trabajador (lo habitual) o los concepto por columnas y para terminar si el fichero csv que generamos debe tener cabecera o no.

No te olvides de “Guardar la configuración”

Continúa seleccionando con la opción (+) los campos que necesitas en el fichero, lo habitual: id externo, id empleado, concepto y cantidad.

Puedes incluir otros datos personalizados, por ejemplo, el código de la compañía.

Para terminar, seguro que vas a necesitar CAMPOS FIJOS, estos campos se utilizan para informar datos que necesita el fichero y que no tenemos en aTurnos, como la fecha de abono de la nómina, el tipo de nómina (en algunos casos debes informar el tipo de nómina “M”), etc.

Vamos a explicarlo con un ejemplo, lo habitual es que se abonen a mes vencido, en Octubre se abonan los conceptos de Septiembre de manera que cuando se va a generar el fichero, se indican la fecha de inicio y fin de los datos a importar, en este caso el mes de Septiembre, pero el fichero necesita las fechas en las que se va a ejecutar el proceso de nómina, por lo que a través del campo fijo, en el momento en el que se ejecuta debes informar las fechas de octubre que necesites (tu fichero puede precisar la de inicio y/o fin), o el tipo de nómina.

No te olvides de “Guardar”

Nuevo exportar a nómina.

Si has asociado tus conceptos de nómina (los códigos de tu programa de nómina) con los datos de aTurnos y has creado una plantilla de nómina ya puedes exportar los datos a nómina.

Si eres Superusuario y quieres exportar en un único fichero, accede a RRHH>Nuevo Exportar a nómina, si eres Administrador Total accede a través de Administrar>Nuevo Exportar a nómina, de esta forma también exportas los datos de un trabajador o grupo de trabajadores.

Selecciona el equipo o equipos a los que vas a exportar los datos de nómina, indica la fecha de inicio y fin de los que se recuperarán los datos, informa los campos fijos (fecha de cálculo, tipo de nómina) y exporta.

En el caso de que seas Administrador Total, indica la fecha de inicio y fin de los que se recuperarán los datos, informa los campos fijos (fecha de cálculo, tipo de nómina) y exporta.

Una vez exportado aTurnos cierra el cuadrante impidiendo la modificación de lo exportado, en caso de que quieras modificar algún registro, utiliza la opción Cierra de Cuadrante a través de RRHH, informando la nueva fecha de cierre y el equipo correspondiente.

6.9 Exportar a nóminas

Exportación nóminas avanzado:

Desde aTurnos puedes exportar todos los datos que precises para el abono de las nóminas.Lo primero que debes hacer, si tienes nocturnidades o abonas festivos, es definirlos, para hacerlo indica en Administrar>Ajustes>Configuración General, el tramo horario que consideras como nocturnidad, informando una hora de inicio y fin.

Para los festivos, créalos en Administrar>Festivos, informa si alguno de ellos es un festivo especial (con remuneración distinta como ocurre en algunos convenios con los días de Navidad y Año Nuevo) e indica también en Administrar>Ajustes>Configuración General cuando tienen la consideración de festivos, si los sábados, domingos y festivos, los domingos y festivos o solo los festivos.

 

6.9.1 Conceptos de nómina

No solo exportamos los datos, sino que podemos operar entre ellos, de manera que podemos determinar las horas extras realizadas, restando las horas realmente realizadas con el tope máximo por día que puede hacer un trabajador.

Al exportar a nómina, aTurnos genera un fichero con formato csv que puedes incorporar a tu programa de nómina y que cierra el cuadrante de manera que se impide la manipulación de los datos.

La función de abrir y cerrar el cuadrante le corresponde al Superusuario.

Los pasos para exportar tus datos a nómina son:

3Crear conceptos, es decir, asociar los conceptos de nómina con los datos de aTurnos. Articulo sobre los conceptos de nóminas

Si la pertenencia o realización de horas o turnos a una determinada localización (departamento) determina importes distintos, debes indicar las localizaciones que consideres y crear para cada una de ellas un concepto diferenciado. En caso contrario informa siempre en el campo localización “Todas las localizaciones”

Para hacerlo, si es un concepto directo, es decir, si no precisas operar entre los datos, informa el código de concepto de la nómina (de tu programa de nómina o consúltalo con la Gestoría) con alguno de los siguientes datos:

  • Número total de turnos, sin diferencia del tipo de turno
  • Horas en el día de inicio, se utiliza para indicar en que día se contabilizan las horas cuando pasan de un día a otro, típico de las nocturnidades
  • Turnos no disponibles o turnos libres
  • Horas complementarias planificadas
  • Horas extras planificadas
  • Horas absentismo justificado, sin diferenciar el tipo
  • Horas absentismo sin justificar, sin diferenciar el tipo
  • Horas festivas
  • Horas festivas especiales
  • Horas nocturnas, de acuerdo a la configuración antes indicada
  • Horas nocturnas festivas
  • Horas nocturnidad en el día de inicio, se tiene en cuenta todas las horas de nocturnidad en el día en que comienza y no cada hora de nocturnidad en el día en el que se realiza
  • Horas normales, número de horas que tienen esta consideración
  • Horas totales+extras+complementarias
  • Días festivos
  • Días festivos especiales
  • Días festivos trabajados
  • Días festivos trabajados (sin absentismo)
  • Días festivos especiales trabajados
  • Días planificados
  • Días efectivos
  • Días vacaciones
  • Días vacaciones pendientes
  • Días que trabajó en horas complementarias
  • Días que trabajó en horas extras
  • Días que trabajó en horas normales
  • Días con horas personalizadas, cualquiera de los subtipos de horas creadas.
  • Jornadas
  • Jornadas Festivas
  • Jornadas nocturnas
  • Jornadas festivas especiales
  • Horas con límite, máximo de horas a abonar
  • Conceptos asociados a las horas, por cada uno de los turnos y/o absentismos, recupera el número total de horas de cada uno de ellos.
  • Conceptos asociados a los turnos, por cada uno de los turnos y/o absentismo, recupera el número total de turnos de cada uno de ellos.
  • Conceptos asociados a las horas personalizadas, tanto el número de horas de cada uno de los subtipos de horas creadas, así como el número de días en los que se trabajó en cada una de los subtipos de horas creadas.
  • Conceptos asociados al módulo de Recursos, como pueden ser dietas, kilometraje, etc.
  • Conceptos asociados al perfil, se recuperan los datos informados en los datos del trabajador:
Horas semanales del trabajador
Horas mensuales del trabajador
Horas contrato/año
Vacaciones año
Vacaciones en periodo
Horas en periodo