2. Calcula y Planifica

 

2.1 Introducción.

Para poder empezar a planificar en aTurnos, previamente hay que completar los siguientes datos:

  • Modificar los datos por defecto del equipo (horas anuales y semanales, vacaciones, etc.). Estos datos se encuentran en Administrar>Ajustes y son importantes ya que van a repercutir en los siguientes puntos.
  • Crear trabajadores. Los trabajadores se pueden crear de dos formas: importándolos desde un archivo tipo CSV o creándolos desde Trabajadores>Listado de trabajadores.
  • Crear los tipos de turnos. Para poder crear los patrones de turnos es imprescindible crear los tipos de turnos (por ejemplo, mañana, tarde, noche, etc.).
  • Fijar las restricciones en Planificador>Restricciones. ¡Ojo! Las restricciones que se van a tener en cuenta en la calculadora son aquellas a nivel de equipo, no las individuales a nivel de empleado (éstas se tienen en cuenta en el cuadrante).

2.1.1 ¿Qué es un patrón de turnos?

Los patrones son la sucesión de días de trabajo como turnos de trabajo y descansos como libres que se aplica a un determinado colectivo agrupado por categorías, especialidades y/o localizaciones que se almacena y se puede reutilizar. Por ejemplo, para una misma categoría se puede crear un patrón de verano y de invierno, sujetos a las coberturas que se indiquen y aplicarlo en cada momento. Ej,: MMTTNLL (M=mañana, T=tarde, N=noche y L=libre).

En aTurnos existen diferentes formas de crear un patrón de turnos. Las más comunes son mediante el uso de la calculadora de turnos o de forma manual gracias a la pantalla de edición de patrones.

2.1.2 Calculadora de turnos

 

La calculadora de turnos es una herramienta que nos ofrece como resultado una propuesta de patrón de turnos. El resultado garantiza la cobertura de trabajadores por cada tipo de turno y día de la semana. Además, sobre este resultado puedes trabajar modificándolo y adaptándolo aún más a tus necesidades.

La cobertura o necesidad es previamente informada en un formulario donde se indicará los siguientes valores:

  • Trabajadores del equipo u Horas por trabajador/año.

Haciendo clic en “Definir horas por trabajador/año” se puede escoger el número de empleados (o diferentes periodos) que van a componer este patrón. Por ejemplo, si una organización se compone de 20 trabajadores y 14 de ellos son los que van a cubrir la necesidad que informamos, serán 14 trabajadores el valor a informar. Con los 6 trabajadores restantes, buscaremos otro patrón de turnos repitiendo el proceso posteriormente, en el caso de que estos 6 trabajadores tengan que cubrir entre ellos otra necesidad.

Si, por lo contrario, el patrón se quiere calcular teniendo en cuenta una cantidad de horas, es necesario completar el campo de Horas por trabajador/año. Se trata del número de horas por convenio de los trabajadores, sin contar con las horas de las vacaciones, es decir si informamos por ejemplo 1800 horas, hay que tener en cuenta añadir las 176 horas de los días de vacaciones (en caso de 40 horas semanales/22 días laborables).

Una opción, bien sea el número de trabajadores o el número de horas trabajador/año, excluye a la otra, es decir si informamos el número de trabajadores, el sistema no permitirá que añadas un valor al número de horas por trabajador/año, y viceversa.

El resultado de la calculadora puede generar patrones atendiendo o no, a las restricciones que tenga informada el equipo de trabajadores, seleccionando la opción “Si o No” del formulario. Las restricciones son previamente creadas y asignadas al equipo (ver restricciones). Por defecto, en el momento del alta se asignan a todo el equipo 2 restricciones: “descanso de 12 horas entre turno y turno” y “no permitir solapamientos de turnos”. Para que una restricción pueda considerarse en la calculadora, debe estar asignada a todos los trabajadores.

  • Número de trabajadores por día y turno.

A modo de tabla, aparece en columnas los días de la semana y en filas los diferentes tipos de turnos. Es aquí donde tienes que informar el número de trabajadores que necesitas para cubrir la demanda, indicando cuantos trabajadores necesita por cada tipo de turno y día de la semana. Los días libres se van a calcular de forma automática restando los trabajadores que se necesitan de los disponibles y teniendo en cuenta cualquier restricción sobre los descansos.

  • Datos avanzados para calculadora.

Las dos funciones que aparecen en esta sección son complementarias para una planificación más avanzada, pero si se dejan por defecto, el resultado igualmente será óptimo. En primer lugar, la variable de asignación puede ser más dispersa (con menos libres seguidos) o más concentrada (con más libres seguidos).

Por otro lado, respecto al total de días por periodos a calcular, el resultado de la calculadora es un patrón de turnos constituido por periodos. Estos periodos pueden ser de 7 días (es el recomendado, equivale a una semana, cuadran los fines de semanas al rotar), de 28 días (equivale a 4 semanas, cuadran los fines de semanas al rotar), de un mes de 30 días o un mes de 31 días (periodos de 30 días o 31 respectivamente).

2.1.3  Resultado de la calculadora.

El resultado de la calculadora es el patrón de turnos. Este patrón de turnos garantiza la cobertura informada previamente en el formulario. El patrón de turnos esta creado con periodos semanales (por defecto). El número de periodos coincide con el número de trabajadores del equipo que compartirán el patrón.

La rotación de los turnos entre trabajadores será por periodos. De tal manera que el trabajador A comienza en periodo 1, y cuando acaba, se le asignará los turnos del periodo 2, de esta manera asumirá los turnos de todos los periodos que forman parte del patrón de turnos. Cuando finalice el último periodo el trabajador A, comenzará el ciclo desde el periodo 1. Esta fase es solo el resultado de la calculadora, aún, no es el momento de asignar a los trabajadores a los periodos, será en la fase de aplicar patrón (ver aplicar patrón).

  • Modificar la propuesta de patrón:

Los periodos del patrón están definidos por una secuencia de turnos. Esta secuencia de turnos se puede modificar intercambiando los turnos entre periodos para conseguir mejorar el patrón de turnos. El sistema solo permite cambiar turnos de un periodo a otro si coincide en el mismo día de la semana, de esta manera garantiza que la cobertura no cambiará tras las modificaciones que se realicen en el patrón. Para realizar el intercambio es solo clicar sobre el tipo de turno que se quiere mover y clicar a donde quieres que se mueva (intercambiar marcado).

Otra opción para modificar la propuesta de patrón es moviendo los periodos hacia arriba o hacia abajo. Esto permite ordenar los periodos acordes a las necesidades del usuario.

Además, se puede dividir el patrón en varios creando previamente la especialidad y seleccionándola en los periodos que se quieran extraer.

Estos cambios serán guardados en el momento de clicar la opción de “guardar patrón”.

  • El resultado de la calculadora nos da información sobre:

Las horas de los periodos del patrón: suma las horas computadas de los tipos de turnos que incluye cada periodo.

Tabla de cobertura del equipo: indica el número de trabajadores por cada tipo de turnos y día de la semana. Corresponde a la información previa del formulario.

Tabla resumen: informe de horas anuales del patrón. Informe del número de tipos de turnos y las horas años totales de cada tipo de turno.

2.1.4  Editar patrón/Crear patrón manual.

Una vez guardado el patrón creado por la calculadora o si se desea crear un patrón de forma manual, hay que ir a Planificador>Patrones para acceder a la pantalla de edición de patrones.

  1. Primeras variables:
  • Describe tu patrón: se trata del nombre del patrón. Por ejemplo: Patrón rotativo 24h.
  • Escalonado: duración de los periodos del patrón (es decir, cada cuánto tiempo van a rotar los periodos). Por ejemplo, el escalonado de 7 días es el más común puesto que cuadran los fines de semana al rotar.
  • Festivos: si se va a aplicar a festivos o no.
  • Aplicar patrón desde: día de la semana del inicio del patrón.
  1. Acciones:
  • Flechas para desplazar trabajador/periodo hacia abajo o hacia arriba.
  • Icono de borrar trabajador/periodo.
  • Seleccionar: opción de copiar la secuencia al portapapeles o extraer a otro patrón (opción que a su vez permite mantener la secuencia que se va a extraer o borrarla una vez extraída a otro patrón) y borrar los periodos/trabajadores seleccionados.

  1. Trabajadores (+):

Esta función permite añadir trabajadores/periodos al patrón, los cuales se añaden con turno libre por defecto.

  1. Sobre la tabla, clic y arrastrar:

Esta función permite arrastrar un turno de una posición a otra para intercambiarlo directamente. Este tipo de intercambio directo con arrastre solo es posible si los dos periodos son visibles a la vez en la pantalla, si el intercambio se quiere realizar entre periodos que no son visibles a la vez, existen dos opciones para ello: mover el periodo con las flechas de desplazamiento o con la opción de intercambio del menú que se describe a continuación.

  1. Sobre la tabla, al hacer clic en una casilla:
  • Marcar para mover: esta opción permite intercambiar las posiciones. Una vez hecho clic, posteriormente en el otro turno al desplegar el menú aparece la opción de: intercambiar marcado.

  • Insertar: se desplegarán los turnos creados (al hacer clic se inserta en la casilla).

  • Día libre: es la forma de borrar un turno sin desplazar el patrón un puesto, para poder insertar luego otro turno en su lugar o dejarlo como libre.
  • Borrar posición: se borra ese turno borrando su posición al mismo tiempo (desplazando el resto del patrón).

  • Pegar: pegar turnos desde Excel o el portapapeles. Guardan el turno de la casilla y se insertan a partir de entonces. Si no se desea mantener el turno de esa casilla, una vez pegada la secuencia, se puede borrar posición. O, por el contrario, para no desplazar el patrón, se puede pegar al final del patrón de forma que lo ocurre es que se crean nuevos periodos/trabajadores con los turnos pegados.

  1. Panel de Herramientas:
  • Insertar por teclado: escribir abreviatura y dar a enter/espacio/tab y se añade a partir de la última posición.

  • Clic para insertar o Arrastrar turnos: los turnos que aparecen en el panel de herramientas se pueden insertar haciendo clic (se van insertando al final) o se pueden arrastrar a la celda concreta donde se quiera insertar.

  • Eliminar último: opción para ir borrando turnos a partir de la última posición.
  • Pegar al final: opción para pegar turnos desde Excel o el portapapeles.

2.1.5  Aplicar patrón

Una vez creado un patrón de turnos, se puede aplicar al cuadrante asignando el personal correspondiente, localización, periodo, etc. Aquí puedes ver como se queda el cuadrante antes de aplicarlo (demás, recuerda que tienes un cuadrante borrador para usarlo como administrador y moverlo al cuadrante cuando lo tengas seguro y así hacerlo visible).

  1. Elige un patrón. Esta opción te permite indicar el patrón que quieres insertar en el cuadrante.
  2. Desde/hasta. Aquí se puede indicar el periodo durante el cual se va a insertar la secuencia de turnos deseada (por ejemplo, un año completo).
  3. Asignación de compañeros. Con esta funcionalidad se van a indicar aquellos empleados que van a trabajar el patrón de turnos indicado. Al hacer clic en seleccionar se despliega una pestaña donde se pueden ir seleccionando los empleados deseados. Si la lista de empleados es muy larga, se puede emplear el filtro, por ejemplo, para filtrar solo los empleados de una cierta localización, especialidad o categoría.
  4. Aplicar patrón desde. Aquí se puede indicar el primer día de la semana desde el cual se va a iniciar el patrón.
  5. Escalonados a. Se trata de la duración de los periodos del patrón (es decir, cada cuánto tiempo van a rotar los periodos).
  6. Localización. Con esta variable se puede determinar a qué localización se va a insertar el patrón.
  7. Festivos y vacaciones. Con esta función se puede escoger la opción de que el patrón se aplique en festivos o no, y que se aplique en vacaciones o no. Para el caso de festivos, si no se consideran festivos los fines de semana, hay que modificar ese concepto en Administrar>Ajustes y hacer clic en la función: “Indica cuándo se consideran festivos los días laborables en el convenio”.
  8. Periodo inicial. Se trata del periodo del patrón que se quiera insertar primero.
  9. En absentismo totales. Esta función permite escoger si se quiere insertar el patrón en los absentismos totales o no.
  10. Turnos existentes. Al hacer clic aparecen cuatro opciones: Borrar (esta opción borrará todos los turnos en el periodo indicando en el punto 2 de los trabajadores seleccionados), borrar solo cuando se inserte un turno (esta opción es igual que la anterior sumando el factor de que haya turnos previamente donde se vayan a insertar los nuevos), borrar pero no aplicar en turnos sin horas (Descansos) y finalmente, mantener (opción que mantendrá todos los turnos previamente insertados en el cuadrante).

En el cuadrante tras escoger el periodo y los empleados: se pueden mover los empleados si se desea intercambiar el orden en el patrón, se pueden borrar trabajadores del cuadrante y por último comprobar que no se esté saltando ninguna restricción antes de insertar el patrón oficialmente en el cuadrante (por ejemplo, restricciones personales de algún empleado como la imposibilidad de trabajar cierto tipo de turno).

Una vez acorde con el cuadrante simulado, en la parte superior de la pantalla hay que hacer clic en “Insertar patrón” para aplicarlo al cuadrante.

2.1.6 Patrón de localizaciones

Como administrador puedes generar patrones de localización. Informando por cada día de la semana el número de trabajadores que necesitas por localización.

¿Cómo generar un patrón de localizaciones?

Seleccione la localización que necesitamos en cada día del patrón a generar. Por ejemplo si el día 1 corresponde a los Lunes, y necesitas 5 trabajadores en la localización Sala 1 los lunes, cuando tengas que informar la localización al llegar el día 1, seleccione Sala 1 en las 5 veces que pases sobre el día 1. De esta manera irás informando las localizaciones necesarias en cada día de la semana.

Una vez creado describe el patrón con un nombre, si el periodo del patrón lo entendemos como una semana, el escalonado debe marcar 7 días. Configurarlo si se salta de localización durante los días libres del trabajador, o por el contrario no salta de localización cuando libra y se incorpora a la localización siguiente a la de su último día trabajado. Es necesario informar desde cuando se aplica el patrón, es decir definir si el día 1 corresponde a un lunes o  a cualquier otro día de la semana.

¿Cómo aplicar un patrón de localizaciones?

Accede a la lista de patrones de localización en el menú planificador, y seleccione el patrón a aplicar.

Indique durante los 7 pasos a seguir la información que se solicita: patrón que se quiere aplicar, los tipos de turnos en los que se va a asociar las localizaciones del patrón,  el periodo de tiempo cuando se quiere aplicar desde/hasta,  los trabajadores a los que se les quiere planificar las localizaciones en sus turnos, cuando se considera que el primer día del patrón,  días escalonados según sea el periodo del patrón y configurar si se salta de localización durante los días libres del trabajador, o por el contrario no salta de localización cuando libra y se incorpora a la localización siguiente a la de su último día trabajado.

Una vez informado y antes de insertar el patrón, valore la propuesta del sistema, la cual puedes modificar de manera puntual, moviendo la localización del turno de un trabajador a otro. Una vez que tenga la propuesta definitiva, analiza la tabla de cobertura por localización

2.2 Cuadrante

Representa la planificación real y actualizada. Accesible para administradores y trabajadores. A modo de tabla visualizamos los trabajadores con la planificación insertada por el administrador (turnos, localizaciones, absentismos, vacaciones, horas añadidas, recursos, …) en un periodo de tiempo seleccionado.

Esta visión puede simplificarse con el uso de diferente filtros para búsqueda de trabajadores atendiendo a su localización, categoría, especialidades, experiencia o quien está trabajando en un determinado tipo de turno. Con la posibilidad de exportación a PDF y Excel.

Dependiendo de la información que se quiera visualizar, podemos configurar desde el propio cuadrante la opción de solo ver los tipos de turnos, ver turnos con la localización asignada, ver todos los detalles del turno (hora inicio-fin, descripción del absentismo u hora añadida, localización, …) y recursos, en caso de tener el módulo de recurso disponible.

Según configuración,  los trabajadores aparecen agrupados según la localización por defecto que haya sido asignado.

El cuadrante va acompañado con una tabla de cobertura donde informa de manera actualiza cuantas personas se encuentra trabajando por cada tipo de turno y día, segmentada por localizaciones, comparando cuantas personas están planificadas con las que deberían haber atendiendo a una demanda previamente insertada, existiendo gráfico demandas.

En este cuadrante el trabajador, según configuración, puede hacer cambios entre compañeros y solicitar peticiones. El administrador puede realizar las diferentes acciones de la operativa diaria, consultar estadísticas del trabajador, dar de alta trabajador y aplicar patrones.

Los turnos si están pendiente de confirmación o ya lo están destacan con un color, al igual que los absentismo, vacaciones, horas añadidas, turnos de bolsas,… la relación de colores con los datos planificados, están informadas en el propio cuadrante

2.3 Cuadrante Borrador

Cuadrante accesible solo para administradores. El administrador puede trabajar sobre él, planificando el futuro cuadrante para el equipo. Cuando considere que la planificación está para exportarla al cuadrante real, lo puede hacer desde la opción “Aplicar patrón”. Esta acción puede ejecutarse para todo el equipo o solo para los trabajadores que se seleccione. Antes de aplicarlo, tenemos que decidir si se borran los turnos ya planificados del cuadrante actualizado cuando se inserte la planificación del cuadrante borrador, o mantenerlo, en este caso se añadiría la planificación del borrador a la planificación.

Al igual que el cuadrante actualizado, dispone filtros de búsquedas, posibilidad de exportación a PDF y Excel, tabla de cobertura y distintos modos visualizar el cuadrante .

El administrador puede realizar las diferentes acciones de la operativa diaria, consultar estadísticas del trabajador referentes al cuadrante borrador, dar de alta trabajador y aplicar patrones. E incluso importar los datos del cuadrante real al cuadrante borrador en un periodo determinado, con la opción de borrar lo planificado en el borrador para insertar lo  que ya está planificado en el cuadrante actualizado.

2.4 Cuadrante Anual

Cuadrante accesible para el trabajador y administrador. El administrador puede acceder al cuadrante anual de cualquier trabajador del equipo, el trabajador solo al suyo.

Muestra la planificación anual del año seleccionado. Informe de 12 meses donde diferencia los fines de semanas y festivo de color rojo, mejorando la visibilidad del mismo.

Le acompaña un resumen a modo de leyenda del significado de las abreviaturas que aparecen en cuadrante anual, número de horas contrato, número de horas planificadas, saldo de vacaciones, …

Puede exportarse a PDF y Excel, filtrar por un determinado turno y/o localización asignada a los turnos.

2.5 Cuadrante por localizaciones

Cuadrante accesible para administradores y trabajadores (según configuración). A modo de tabla visualizamos las  localizaciones del equipo con la planificación de turnos  y trabajador asociado al turno, en un periodo de tiempo seleccionado.

Al igual que el cuadrante actualizado, dispone filtros de búsquedas, posibilidad de exportación a PDF y Excel, tabla de cobertura y distintos modos visualizar el cuadrante.

En la operativa diaria destacar en este cuadrante que se puede asignar un turno  aun trabajador, seleccionado el turno, el día , la localización y si pertenece a una bolsa de turno o no. Conforme va seleccionado trabajadores se va añadiendo el turno al trabajador, en la localización informada.