7. Administrar

ADMINISTRAR

El administrador configura el equipo de trabajadores en el sistema aTurnos  desde la función administrar del menú. A esta opción tendrá acceso el administrador total, como rol mínimo. El comportamiento de la herramienta dependerá de la configuración informada en las diferentes opciones que a continuación se detallan.

7.1 Ajustes

Desde la ventana de ajustes se pueden modificar las variables relacionadas con el comportamiento de la herramienta a nivel de equipo. Existen ocho pestañas distintas para este tipo de variables: configuración general, datos del equipo, privacidad, cambios, visualización, módulos, notificaciones y pantalla de inicio.

En aTurnos, en el momento del alta de trabajadores, se carga unos valores por defecto al perfil del trabajador. Estos valores, al igual que otros propios del equipo, pueden ser informado y editados por el administrador total. Los valores hacen referencia a tres niveles imprescindible para la planificación: datos de convenio, vacaciones y cálculo de jornadas.

Datos de convenio

El administrador  informa valores a los diferentes conceptos del convenio, de forma generalizada para todo el equipo, estos datos se cargarán por defecto en el momento del alta de cada trabajador. Datos como:

  • Horas año por defecto: número de horas de trabajo que se asigna al trabajador por su convenio.
  • Horas por día: Horas de trabajo de convenio por día.
  • Hora extra anual: Horas  extras de trabajo por año de convenio.
  • Nocturnidad: Indica la hora de inicio del periodo de nocturnidad.
  • Horas semanales: Horas de trabajo semanales por convenio.
  • Horas mensuales :Horas de trabajo mensuales por convenio.
  • Fin nocturnidad: Indica la hora fin del periodo de nocturnidad.
  • Indica cuando se consideran festivos los días laborables: determina que días se consideran los días festivos. Entre las opciones seleccionable pueden considerarse como festivos  “sábado-domingos y festivos indicados”, “domingos y festivos indicados” o “solo los festivos indicados e informados previamente en el sistema”.
  • Patrón por defecto: si se opta por un patrón de turnos, para que se cargue por defecto a los trabajadores en el momento de darlo de alta, es necesario seleccionar un patrón disponible. Los patrones disponibles serán todos aquellos que estén dado de alta en el sistema. En el caso de no querer planificar un patrón definido a los trabajadores que se den de alta, optar por la opción “sin patrón por defecto”.
  • Porcentaje de horas complementarias por defecto: el sistema tiene en cuenta el porcentaje informado en esta opción, para calcular las horas complementarias que se le asignan a los trabajadores. El porcentaje es sobre las horas contrato año.

Vacaciones

-Tipos de vacaciones: naturales o laborables. Se escoge una opción para determinar los diferentes comportamientos del sistema en el momento de gestionar las vacaciones y su nomenclatura: balance de vacaciones, estadísticas y gestión de vacaciones del equipo.

Entre las opciones existentes  se encuentra vacaciones de días naturales , días laborables (con turnos u horas planificadas) y dejar elegir en este caso cuando gestiones vacaciones siempre nos dejará la opción de elegir gestionar con días naturales o laboral. En las 2 primer opciones será una u otra por defecto y sin la posibilidad de cambiar de tipo.

-Vacaciones/año: indicar el número de días de vacaciones por defecto que se asociará a todos los trabajadores del equipo, en el momento del alta de los mismos. Posteriormente y de manera individual se puede modificar en el perfil de cada uno de ellos.

– Redondeo de vacaciones: la opción será, Si o No,  redondear  el valor de las vacaciones, cuando éste no es un número entero. Este caso ocurre cuando el trabajador se incorpora en una fecha que no es inicio de año. El redondeo se comportaría como +1 si es igual o mayor a 0.5.

-Fin periodo vacacional. Indica la fecha fin del periodo en el que un administrador puede planificar las vacaciones de un trabajador. La fecha fin corresponde al año siguiente, respecto al año del cual pertenece las vacaciones del trabajador. Por ejemplo si en el año 2019 un trabajador dispone de 22 días de vacaciones y tiene como fecha fin del periodo vacacional el 15 de enero, el administrador puede planificar las vacaciones del 2019 desde el 1 de enero de 2019 hasta el 15 de enero de 2020.

Es importante que se aplique a todo el equipo y de manera obligatoria la restricción: No superar el saldo vacacional anual del trabajador. Restricciones.

Cálculo de jornadas

  • Horas para considerar una jornada en un día: el sistema contabilizará como jornada, si las horas planificada en un día superan el valor indicado en este campo.
  • Horas mínimas para considerar la jornada en ese día: el sistema contabiliza como jornada trabajada si supera el valor de horas indicado en este campo, a pesar de no superar el valor de horas del ítem anterior (horas para considerar una jornada en un día).
  • Límite de horas para considerar una jornada más: contabiliza las jornadas totales que entrarían en el periodo de horas que se informa en esta opción.  El número de horas para considerar una jornada la tenemos determina previamente en las opciones anteriores. Un ejemplo sería que se consideran 7 horas como jornada y en esta opción marcamos 22 horas, se contabilizarán 3 jornadas en el mismo día.
  • Varias jornadas: opción si o no. Si marcamos sí, activaremos la función anterior de contabilizar varias jornadas en un mismo día.

Exportación a nóminas

Configuramos los dos siguientes aspectos:

  • Modo de validación para la exportación, permitiendo elegir entre tres opciones:
    • No se necesita validación: para realizar la exportación de nóminas no se solicita ningún permiso para validar el cuadrante y los conceptos, así como tampoco el cuadrante tiene que estar cerrado.
    • El cuadrante debe estar cerrado: sin que el cuadrante esté cerrado, los conceptos no se pueden descargar.
    • El cuadrante debe estar cerrado y validado: el cuadrante tiene que estar, primero cerrado y después validado, sino no se podrían exportar los conceptos de nómina.
  • Descarga de nómina:
    • Permitir a volver a descargar los conceptos anteriormente descargados: esta opción da la posibilidad de que los conceptos de nómina se vuelvan a descargar nuevamente, aunque fueran descargados en un momento anterior.
    • No permitir a volver a descargar los conceptos anteriormente descargados: impide que se vuelvan a exportar los conceptos que han sido descargados.
  • Nombre de tu equipo: el nombre que recibe el equipo. Es descrito en el momento del alta del equipo por parte del administrador que crea e equipo.
  • Descripción: dispone de una caja de texto para informar características, para diferenciarlos de los otros equipos que pertenece a un mismo administrador/empresa.
  • Código Postal: es un código que asigna a distintas zonas o lugares de un país. Generalmente es una serie de dígitos, aunque en algunos países incluyen letras.
  • ID de externo: código o nomenclatura que se le asigna al equipo. De gran ayuda a los procesos de importación/exportación con otros sistemas informáticos.
  • Profesión: describe el sector laboral al que pertenece el equipo de trabajo.
  • Compañía: en el caso de que queramos agrupar a equipos dentro de una compañía, aquí indicamos en cuál de ellas.
  • Zona horaria: se informa a la que pertenezca por su localización geográfica.
  • Equipo padre: si toda la estructura de equipos debe girar bajo un equipo principal sobre el resto, podemos informar si es equipo padre.
  • Logo de equipo: inserta, sustituye o borra el logo corporativo de la empresa.
6.2.3 Privacidad

Existe diferentes opciones de privacidad de datos entre los trabajadores y administradores del mismo equipo. Tales como:

  1. El administrador total no aparece en el cuadrante. Si es marcada con un “SI” el administrador no aparecerá en el cuadrante
  2. Los trabajadores podrán ver sus turnos y los de sus compañeros. Si la opción es marcada con un “SI”: cada trabajador puede ver sus turnos y los de los demás trabajadores. Si marca con un “NO”: cada trabajador solo ve sus datos. El administrador en cualquier opción puede ver la información de todos.
  3. Los trabajadores, validadores y planificadores solo pueden visualizar turnos y compañeros de su misma localización. Si marcas con un “SI” limitas la visibilidad del cuadrante, en la que solo los trabajadores que pertenezcan a una determinada localización por defecto o tenga algún turno asociado a esa misma localización pueden ver los turnos de sus compañeros. Si marcas “No” los trabajadores que se encuentran en diferentes localizaciones pueden ver la planificación de todos los trabajadores del equipo.

4. No permitir visualizar localizaciones a los trabajadores. Si marcas con un “SI” los trabajadores no tendrán información de la localización en la que se encuentran destinados sus turnos.

5. Localizaciones vistas por jerarquías. La visibilidad de trabajadores atiende a una jerarquía de localizaciones. Si en la práctica diaria del equipo la visibildad de jeriarquía no es habitual  en el equipo se informará “no limitar los niveles visualizados”. En equipos donde existe restricciones de visibilidad, dependiendo del nivel asignado a los trabajadores, se limitará el número de niveles visibles permitido al trabajador teniendo en cuenta el nivel donde éste se encuentre.

6. Autovalidación de peticiones. Si marcas con un “SI” los administradores tipo validadores y planificadores tienen permiso de validar sus propias peticiones de vacaciones y absentismos.

7. Solo puede aprobar una petición un trabajador de nivel superior. Si marcas con un “SI” permite que solo los administradores con rol superior puedan gestionar las peticiones de los que estén por debajo de su nivel, mientras que los de nivel inferior no pueden gestionar las peticiones de sus superiores. La escala de superioridad entre roles de aTurnos: Super administrador-Administrador total-Administrador planificador-Administrador validador.

8. Solo puede aprobar una petición un trabajador de una localización padre. Si marcas con un “SI” solo permite gestionar las peticiones de localizaciones subordinadas, respecto a la que él tenga por defecto (localización padre)

9. Requerir cambios de contraseñas de los nuevos trabajadores. Si marcas con un “SI” en el primer acceso del trabajador el sistema aTurnos le obliga a cambiar la contraseña que por defecto y de manera automatizada creo aTurnos cuando el trabajador se activo en el mensaje de Bienvenida de aTurnos.

10. Permiso de visualizar horas/absentismo a los trabajadores. Varias opciones:

  • 1.- El trabajador no ve ninguna hora extra ni absentismo (ver Tipos de absentismos). Marcando esta opción, el trabajador no verá ninguna información, en los diferentes cuadrantes, relacionadas con las horas extra ni absentismos/permisos de él , ni la de los demás trabajadores de su equipo.
  • 2.- El trabajador ve solo sus horas extra y el absentismo sin el tipo. Marcando esta opción, el trabajador verá la información, en los diferentes cuadrantes, relacionadas con las horas extras y absentismos/permisos de él. Pero no tendrá la información del tipo o motivo de los mismos, al no aparecer la abreviatura que los identifica (listado de absentismos). No verá la información de horas y absentismos de los demás trabajadores de su equipo.
  • 3.- El trabajador ve solo sus horas extra y absentismo con el tipo.Marcando esta opción, el trabajador verá la información, en los diferentes cuadrantes, relacionadas con las horas extras y absentismos/permisos de él. Además tendrá la información del tipo o motivo de los mismos, apareciendo la abreviatura que los identifica. No verá la información de horas y absentismos de los demás trabajadores de su equipo.
  • 4.- El trabajador ve todas las horas extra y absentismo sin el tipo.Marcando esta opción, el trabajador verá la información, en los diferentes cuadrantes, relacionadas con las horas extras y absentismos/permisos de él y la de todos los trabajadores de su equipo. Pero no tendrá la información del tipo o motivo de los mismos, al no aparecer la abreviatura que identifica los absentismos y horas extras.
  • 5.- El trabajador ve sus horas extra y absentismos con el tipo y las del resto de compañeros sin el tipo. Marcando esta opción, el trabajador verá la información, en los diferentes cuadrantes, relacionadas con las horas extras y absentismos/permisos de él y la de todos los trabajadores de su equipo. Tendrá la información del tipo o motivo de las horas y absentismos de él, apareciendo la abreviatura que los identifica, pero no la información del tipo o motivo de las horas y absentismos de los trabajadores de su equipo.
  • 6.- El trabajador ve todas las horas extra y absentismo. Marcando esta opción, el trabajador verá la información, en los diferentes cuadrantes, relacionadas con las horas extras y absentismos/permisos de él y la de todos los trabajadores de su equipo. Además tendrá la información del tipo o motivo de los mismos, apareciendo la abreviatura que identifica los absentismos y horas extras.
6.2.4 Cambios

El proceso de cambios de turnos entre trabajadores y el proceso de peticiones días de vacaciones y permisos/absentismos, pueden ser configurables atendiendo a la política de la empresa. Dispone de la siguientes opciones:

  1. Se permite cambios de turnos entre los trabajadores. Marcando “SI” el administrador da permiso a los trabajadores del equipo a realizar cambios de turnos entre ellos. Marcando “NO” se inhabilita las funciones que permiten hacer cambios entre los trabajadores del equipo.
  2. Se permiten solicitar cambios de turnos de otros. Marcando “SI” los trabajadores podrán solicitar cambios de turnos de otros trabajadores, sin estar él implicado en el cambio. Marcando “NO” se inhabilita esta opción.

3. Método para confirmar los cambios de turnos. Existe varias opciones para el proceso de aceptación de cambios:

  • Los cambios de turnos tienen que ser confirmados por el administrador y por el trabajador. Primero tiene que aceptar el trabajador, a quién se le solicita el cambio. El proceso finaliza con la aprobación o negación por parte del administrador del cambio.
  • Los cambios de turnos tienen que ser aceptados solo por el administrador. Es el administrador, el único que interviene en el proceso de aprobación o rechazo de los cambios de turnos, que solicitan los trabajadores.
  • Los cambios de turnos tienen que ser aceptado solo por el trabajador. El trabajador, a quien se le solicita el cambio de turno, es el único que interviene en el proceso de aprobación o rechazo de los cambios de turnos, en los que está implicado.
  • Los cambios de turnos no tienen que ser confirmados por nadie. Los trabajadores pueden hacer los cambios de turnos y estos pasar a un estado de “cambio confirmado”,  sin que exista ningún proceso de aceptación o rechazo ya sea por el trabajador, a quién se le solicita el cambio, o por el administrador.
  • Personalizar: se abrirá en un formulario donde se informa por medio de un flujo, el nivel del trabajador que debe aceptar o rechazar el cambio de turno,  para que vaya avanzando en los pasos (momentos del proceso de cambio) hasta conseguir la aceptación definitiva del cambio de turno.

Flujo de cambios

Será aquí donde indiquemos los niveles que tienen que confirmar un cambio de turno que haya sido solicitado por un trabajador.

La configuración de este flujo puede tener hasta cinco pasos para confirmarse el cambio, estando involucrados los siguiente niveles:

  • Usuario destino, que es el trabajador al que le quieren cambiar el turno.
  • Administrador validador.
  • Administrador planificador.
  • Administrador total.
  • Superusuario.

Hablamos de nivel mínimo y máximo, para que el cambio sea aprobado en cada paso por los administradores que estén entre esos niveles.

Por ejemplo, en este equipo, en primer lugar debería estar de acuerdo con el cambio el trabajador al que le quieren cambiar el turno. Después ese cambio tendrá que ser aprobado por un administrador entre el rol de Validador y el rol de Administrador Total.

En el siguiente vídeo te mostramos cómo funciona el flujo de cambios al solicitar un trabajador un intercambio de turno.

    4. Indicar los días de antelación con los que puede realizar un cambio. El trabajador puede realizar cambios de turno si lo hace con la anterioridad seleccionada: presente y futuro/ 1, 2 ó 3 días de antelación/ 1 semana de antelación

    5. Al hacer un cambio, requerir que los empleados tengan la misma experiencia. Marcando “SI” solo los trabajadores que tengan el mismo nivel de experiencia informada en el detalle del trabajador, pueden hacer cambios entre ellos.

    6. Aplicar restricciones en los cambios de turno. Marcando “SI” el sistema permitirá hacer cambios de turnos, teniendo en cuenta las restricciones informadas en el equipo o trabajador implicado en el cambio de turno. Marcando “No” el sistema obviará todas las restricciones y el proceso de cambio estará disponible sin restricciones. Se recomienda la opción SI, al existir un tipo de restricción que suelen activar los administradores como es: no permitir solapamiento de horas entre los turnos de un trabajador.

   7. Enviar correos a los implicados en un cambio. Marcando “SI” el trabajador que solicita el cambio y al trabajador a quien se le pide el cambio de turno recibirán mail informativos sobre el cambio de turno solicitado. Marcando “NO” no se genera ni envía mails a ninguno de los implicados.

   8. El administrador recibe correos de todos los cambios de turno de su equipo. Marcando “SI” los administradores recibirá mail informando todos los proceso de cambios que generan los trabajadores. Marcando “No” no recibe mail de los cambios en el que él no está implicado. Se recomienda la opción NO, la información puedes encontrarla dentro del sistema (Histórico).

   9. Flujo de peticiones: en un formulario se informa el nivel del trabajador que debe aceptar la petición, para que vaya avanzando en los pasos (momentos del proceso de peticiones de vacaciones o absentismos) hasta conseguir la aceptación definitiva de la petición.

Al igual que en el flujo de cambios, estarán condicionadas al número de pasos que se deben realizar, y los administradores que tengan permitido aceptar la petición, teniendo la opción de que pueda validarlo un administrador entre los niveles mínimo y máximo indicados.

Puedes visualizar la forma de la que funciona la solicitud de una petición por parte de un trabajador, la aprobación de los pasos por los administradores y la sustitución del turno afectado, a través del siguiente vídeo.

  1. Ver los turnos libres vacíos. Sino le aparecerá: L. Si se desactiva esta opción, en el cuadrante, aquellos días que no tengan turno insertado se consideran como días libres y se indicará con la abreviatura L.
  2. Ordenar trabajadores por localización por defecto. Al activar esta opción, los trabajadores se clasificarán en el cuadrante dependiendo de la localización que se indica en su perfil.
  3. Comienzo de semana. Se trata del primer día de la semana por defecto.
  4. Campos identificativos de los trabajadores en el cuadrante. Se trata de los datos que acompañan al nombre en el cuadrante. Para añadir algún dato más junto al nombre, haz clic en el menú de esta opción, elige el campo, y haz clic en añadir. De esta forma aparecerá en la tabla inferior: campos seleccionados.
  5. Campos identificativos del tooltip del trabajador en el cuadrante. El tooltip del trabajador es la información que aparece al pasar el cursor sobre el nombre del trabajador en el cuadrante. Para añadir más información en el tooltip, haz clic en la caja y selecciona la opción en el desplegable.

Desde este apartado, se configura las variables de los diferentes módulos que tengas activados, de manera adicional, al servicio premium de aTurnos. Según estas variables el comportamiento del sistema y  los resultados serán distintos.

  1. En el control de presencia, podemos informar las siguientes variables:
  • Cálculo de la tolerancia: el administrador puede optar por 1 de las 2 siguientes opciones. La primera es cuando calcula la tolerancia global de toda la jornada del trabajado, el sistema suma los minutos de absentismo de entrada y salida y los compara con los minutos de tolerancia permitido (también previamente definido por el administrador), si en esa comparativa la suma de absentismo es mayor a los minutos de tolerancia, el sistema lo informa e inserta en el cuadrante y en el detalle delo control de presencia, como absentismo temporal. En el caso de que el balance es menor, no se registra ningún tipo de absentismo temporal. La segunda opción, calcular la tolerancia por el inicio y fin de cada turno de la jornada, en este caso el administrador define de manera independiente los minutos que permite tolerar en cada entrada de un tipo de turno y los minutos que permite tolerar en cada salida de un tipo de turno. El sistema calcula el balance de manera independiente en cada proceso de entrada y salida comparando con los minutos de tolerancia de entrada y salida, respectivamente.

En la primera opción, se puede seleccionar el comportamiento del botón de ajustar marcaje, que aparece en el detalle del módulo de presencia, puede ser que ajuste teniendo calculando los periodos de absentismo y horas reales que faltarían de ajustar, o bien , calculando el total de horas de la jornada que faltarían por ajustar.

  • Minutos de tolerancia: son los minutos permitido en una entrada o salida del marcaje con respecto al turno planificado. En el caso de que el calculo sea tolerancia global de toda la jornada, son los minutos permitido de absentismo temporal, bien sea en la entrada, en la salida o en la suma de los minutos de entrada y salida.
  • Duración máxima de jornada: máximo de horas que se quedaría registrado el marcaje. Por ejemplo, si marcamos 16 horas, se podrá registrar la salida de un marcaje, siempre y cuando no supere 16 horas desde el momento de la entrada. Si supera las 16 horas, a la entrada no se le asociará ninguna salida, y el siguiente marcaje será de una nueva entrada.
  • Tipo de absentismo por defecto: cuando el sistema realiza un ajuste e inserta un absentismo lo informa con un tipo de absentismo por defecto. El administrador tiene que seleccionar de entre todos los tipos de absentismo que tiene creado en su equipo, el tipo de absentismo que asocia a estas faltas temporales de los trabajadores. Después se pueden modificar por otro tipo.
  • Tipo de horas adicionales por defecto: cuando el sistema realiza un ajuste e inserta una horas adicionales lo informa  con un tipo de horas por defecto. El administrador tiene que seleccionar de entre todos los tipos de horas que tiene creado en su equipo (extras, complementarias, normales,…), el tipo del que se le va a asociar a estas horas adicionales de los trabajadores. Después se pueden modificar por otro tipo.
  • No considerar la tolerancia, el sistema no tendrá en cuenta los valores de tolerancia anteriormente indicado.
  • Permitir a los trabajadores acceder a su informe de marcajes
  • Requerir coordenadas de posición a los usuarios que utilicen web, en el caso de utilizar el módulo de control de presencia con el modo de geolocalización es necesario marcar esta opción.
  • Restar la tolerancia del total si se supera, en el caso de que el absentismo temporal de la jornada generado desde el proceso de marcaje, es mayor a la tolerancia establecida, si marcamos esta casilla, el sistema restará los minutos de la tolerancia a los minutos de este absentismo temporal. En el caso de que no esté marcada, el absentismo generado por el proceso de marcaje computará el tiempo total de este absentismo, sin restar los minutos de la tolerancia.
  • Contabilizar como descanso la diferencia entre duración total de la jornada y sus horas computadas
  • Permitir modificar y ajustar marcajes al administrador planificador
  • Usar un dato personalizado para identificar un trabajador
  1. En el módulo de recurso, es configurable la opción de permitir a los trabajadores y administradores añadir recursos.
  2. En el módulo de costes, valor de la hora por defecto y tipo de moneda.

Informa datos actualizados del equipo: ID aTurno, ID Usuario, Token API, fecha fin de versión premium y  módulos adicionales.

6.2.7 Notificaciones

Determinamos la prioridad con la que se generan los avisos a los trabajadores y administradores, vía mail y/o notificaciones de la app de aTurnos.

El envío de estas comunicaciones se generan cuando se realizan acciones de planificación en el cuadrante de turnos, en cualquier acción del proceso de peticiones  de vacaciones/permisos o proceso de cambios de turnos.

El tablón de anuncios, también genera comunicación directa con el equipo, de tal manera que se puede configurar, la opción de enviar mail/notificaciones a todos los trabajdores cuando el administrador publica un comentario en este tablón.

Los valores disponibles y a informar son Alta-Media-Baja-No, en el caso de seleccionar “No”  ninguna comunicación será enviada. Se recomienda en el caso de querer recibir notificaciones optar por el valor Alta.

Determinar a cuantos días, a fecha de la que se ejecuta la acción en el cuadrante, se genera el envío de notificaciones a los implicados. Si la acción de planificación es posterior a los días que estén informada, no se genera. Recomendable 365 días, para que  siempre lleguen.

Diferentes opciones para personalizar tu equipo: nombre del equipo, descripción, sector, logo de la empresa, zona horaria, integrar tu blog en el equipo y cambiar el posicionamiento de los widgets visibles para el administrador y trabajador.

Desde la personalización en ajuste, puedes seleccionar diferentes widgets para ser visibles o no, en la pagina de inicio de aTurnos. Para ser visible tiene que estar agrupado en la zona de widgest visible. Pueden ordenarse arrastrándolo con el ratón al lugar que se requiera.

-Employees Today: Informa el número de trabajadores del equipo que están planificado en el día de hoy.
-Peticiones: Informa al administrador de las peticiones de los trabajadores que están pendientes por ser gestionadas y estado de las mismas. El trabajador puede cancelarla o ver el estado en la que se encuentra la petición que ha solicitado.
-Datos Personalizados: Muestra los datos personalizados del trabajador que se loguea.
– Calendario: muestra un mes completo, con los turnos planificados del trabajador logueado.
-Chat: muestra el llamado tablón de anuncio del equipo, donde se recopila todas los comentarios publicado por el administrador y trabajadores.
-Holidays: informa el balance de los días vacaciones del trabajador. Total a planificar en el año/con los ya planificados.
– Team Hours: informa el total de horas planificadas de todos los trabajadores del equipo durante la semana/mes/año actual.
– User Hours: Informa el total de horas planificada del trabajador logueado durante la semana/mes/año actual.
-Hoursmonth: informa el total de horas durante el mes actual del trabajador logueado.
-Hoursyear:  informa el total de horas durante el año actual del trabajador logueado.
-User Next shift: informa cual es el siguiente tipo de turno y día planificado del trabajador logueado.
-Files. Muestra los documentos que tiene permiso de acceder el trabajador logueado.
-Widget Maxty: informa el balance de los días de permisos del trabajador. Total a planificar en el año/con los ya planificados.
-Blog: acceso a las publicaciones más recientes del blog de aTurnos, o de la empresa del equipo.

7.2 Festivos

Para poder realizar una planificación correcta, debemos informar los días festivos que los considera como tal la propia organización. Los festivos en cada empresa pueden ser muy dispares. Hay empresas que consideran festivos:

  • Los sábado, domingos y los festivos nacionales y locales indicados.
  • Los domingos y festivos nacionales y locales indicados.
  • Solo los festivos indicados como tales.

Esta diferenciación es configurable por el administrador desde el menú/administrar/ajuste/ en la opción configuración general/datos de convenio. Los festivos se añaden desde el menú/administrar/festivos. Desde la opción “añadir” el sistema ofrece dos opciones:

  • Añadir: en un formulario se indica el festivo con una descripción, una fecha de calendario y la opción de ser anual, o solo para un determinado año.
  • Importar festivos: informar con el código postal de la localidad del equipo y año, al guardar esta información se crean los festivos y se insertarán en la planificación y tabla de festivos.

Los días festivos aparecerán en el cuadrante subrayados indicando con una descripción cuando pasa el ratón por encima.

7.3 Bolsas

Listado de trabajadores que crea el administrador. Los trabajadores que aparecen en este listado serán los candidatos disponibles para ejercer un determinado turno u horas, que pertenezca a una bolsa de trabajadores.

El sistema posiciona en el primer lugar del listado a un trabajador, siendo el candidato idóneo por ser el que menos horas ha trabajado en bolsa.

El orden de los trabajadores es sensible a penalizaciones de horas. Las penalizaciones son horas que añade el administrador, por el motivo que considere, con el fin de descender la posición del trabajador.

¿Cómo crear una bolsa?

Desde el menú en administrar, puedes acceder a “Bolsas”.  Cree una nueva bolsa desde la opción “Añadir” y desígnale un nombre.

Una vez creado, configuré la bolsa desde el botón editable de  la columna acciones. Al editar, aparece un listado a modo de tabla con todos los trabajadores del equipo, es aquí donde el administrador selecciona a los candidatos que participarán y serán los disponibles para asignarle tipos de turnos u horas gestionadas por bolsas. Así como, poder añadir las horas de penalización, influyentes en el total de horas trabajadas en bolsa.

Una vez editada, aceptar la modificaciones que se han realizado.

¿Cómo planificar un turno desde la bolsa de trabajo?

Desde el cuadrante, el administrador puede asignar un turno de bolsa, los pasos a seguir:

  1. En el cuadrante, hacer clic en el día donde se insertará el turno de bolsa. Aparece un menú, con diferentes funciones, volver hacer clic en “buscar trabajador para un turno” y seleccionar el tipo de turno que se quiere planificar.
  2. A continuación, aparece un listado de todos los trabajadores, a los que se le puede asignar el turno. En la parte superior del listado, es importante informar en la opción “Bolsas” el nombre de la bolsa de trabajo (enlace: como crear bolsas), a la cual corresponde el turno que se insertará en el cuadrante. Dependiendo de la bolsa que se seleccione, en el listado de trabajadores aparecerán aquellos que pertenecen a dicha bolsa, ordenados atendiendo al número de horas de esta bolsa de trabajo.El tipo de turno, el día donde se quiere insertar un turno y la localización que se le asocia al turno, se puede modificar en este paso, sin tener que volver al paso 1. Actualizándose el listado de trabajadores si se modifica algún de estos campos.
  3. Seleccione al/os trabajador/es que van a ser planificados con el tipo turno de bolsa.
  4. Los turnos de bolsa, se encontrarán planificados en el cuadrante, destacado con un borde de color rojo, a los trabajadores seleccionados.

 

¿Cómo planificar horas desde la bolsa de trabajo?

Desde el cuadrante, el administrador puede asignar horas de bolsa, los pasos a seguir:

  1. En el cuadrante, hacer clic en el día donde se insertará las horas de bolsa. Aparece un menú, con diferentes funciones, volver hacer clic en “añadir horas
  2. Informe el formulario que aparece en esta opción. En la parte inferior del listado, es importante informar en la opción “Bolsas” el nombre de la bolsa de trabajo (enlace: como crear bolsas), a la cual corresponden las horas que se insertarán en el cuadrante.
    También es importante definir, en el mismo formulario, que tipo de hora (enlace: tipos de horas) serán consideradas estas horas de la bolsa de trabajo.Dependiendo de la bolsa que se seleccione, en el listado de trabajadores que ofrece el sistema aTurnos, aparecerán aquellos que pertenecen a dicha bolsa, ordenados atendiendo al número de horas de esta bolsa de trabajo, cuando se haga clic en “Asignar trabajadores”.
  3. A continuación, aparece un listado de todos los trabajadores, a los que se le puede asignar las horas de bolsa.
  4. Seleccione al/os trabajador/es que van a ser planificados con horas de bolsa.
  5. Las horas de bolsa, se encontrarán planificadas en el cuadrante, destacado con un borde de color rojo y un signo +, a los trabajadores seleccionados.

¿Cómo planificar horas desde la bolsa de trabajo a un determinado trabajador?

Desde el cuadrante, el administrador puede asignar horas de bolsa, los pasos a seguir:

  1. En el cuadrante, hacer clic en el día del cuadrante del trabajador, a quién se insertará las horas de bolsa. Aparece un menú, con diferentes funciones, volver hacer clic en “añadir horas
  2. Informe el formulario que aparece en esta opción. En la parte inferior del listado, es importante informar en la opción “Bolsas” el nombre de la bolsa de trabajo (enlace: como crear bolsas), a la cual corresponden las horas que se insertarán en el cuadrante.
    También es importante definir, en el mismo formulario, que tipo de hora (enlace: tipos de horas) serán consideradas estas horas de la bolsa de trabajo.Dependiendo de la bolsa que se seleccione, en el listado de trabajadores que ofrece el sistema aTurnos, aparecerán aquellos que pertenecen a dicha bolsa, ordenados atendiendo al número de horas de esta bolsa de trabajo, cuando se haga clic en “Asignar trabajadores”.
  3. A continuación, aparece el nombre del trabajador, hacer clic en él.
  4. Las horas de bolsa, se encontrarán planificadas en el cuadrante, destacado con un borde de color rojo y un signo +, al trabajador seleccionado.

7.4  Perfil del trabajador

Para un administrador es importante acceder a la información detallada de cualquiera de sus trabajadores. El administrador puede personalizar los conceptos del  perfil de los trabajadores: datos personalizados, especialidades y categoría.

En el detalle del trabajador encontrará información de interés de los trabajadores. Ver perfil trabajador.

7.4.1 Datos personalizados

Son creados por el administrador y asignados a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores. Puede ir asociado a un bloque de datos determinado, a todo el equipo o a un solo trabajador/administrador. Configurables atendiendo a diferentes permisos para ser visible o editables por los usuarios, según sus roles.

Se pueden agrupar en bloque de datos, creados por el administrador, personalizando aún más el perfil de los trabajadores.

Los datos personalizados pueden ser filtrados, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores.

7.4.2 Especialidades

Una especialidad es una capacidad o habilidad que tiene el trabajador, con la cual se pueden diferenciar o agrupar con el resto de trabajadores.

Son creadas por el administrador y asignadas a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores.

Las especialidades pueden ser filtradas, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores con una determinada especialidad.

Se pueden crear grupos de especialidades. Para ello primero hay que crear el grupo haciendo clic en Añadir>Nuevo grupo. Y posteriormente haces clic en editar especialidad escogiendo el grupo al que pertenece o al añadir una nueva especialidad puede escoger el grupo.

7.4.3 Categoría

La categoría profesional de un trabajador tiende a clasificar el puesto de trabajo a desempeñar. Es un concepto relacionado en el contrato de trabajo, y que llega a determinar valor económico de las horas de los diferentes turnos según convenio laboral.

Son creadas por el administrador y asignadas a los trabajadores desde el ajuste del listado de trabajadores.

Las categorías pueden ser filtradas, siendo de gran utilidad para la búsqueda de trabajadores con una determinada categoría. Siendo importantes para el módulo de costes, donde el valor de las horas, previamente configuradas, dependerá de la categoría del trabajador.

Ahora podemos asignar puntuaciones a las especialidades o habilidades de cada trabajador de una sola vez, por medio de una tabla, asignando en cada campo de cada especialidad correspondiente a cada trabajador.

 7.5 Localizaciones

Una localización, también conocida como posición, es la zona donde el trabajador  realiza su jornada laboral. A los trabajadores se le puede atribuir una localización por defecto. Perfil del trabajador. Según configuración del equipo, en los ajustes, se puede agrupar a los trabajadores por la localización por defecto, siendo más visible en el cuadrante de turnos. Existen localizaciones que derivan de otras, de las llamadas localización padre. Cuando se crean, se configuran de manera independiente o relacionadas entre sí.

1. Localizaciones/Mapa

Desde estas opciones puedes decidir ver las localizaciones en listado o en mapa (si las localizaciones llevan direcciones físicas). Para añadir una dirección física y un radio de extensión haz clic en el icono del lápiz en la localización que deseas completar (ver en el punto 4 cómo editar localizaciones).

2. Acciones de localizaciones

2.1 Cambiar orden y crear jerarquías. Desde el primer botón (flechas) se puede cambiar el orden en el que se muestran las localizaciones así como las jerarquías (arrastrando localizaciones dentro de otras). Para guardar, hay que hacer clic en la parte superior: “Cambiar orden”.

2.2 Añadir localización nueva y ver eliminadas. Desde el botón de acciones se despliegan dos opciones: añadir una Nueva Localización o ver Localizaciones borradas. Al hacer clic en nueva localización, simplemente hay que introducir la descripción (el nombre de la localización) que debe ser único (no se pueden repetir dos localizaciones con el mismo nombre). Al hacer clic en localizaciones borradas aparece el listado de localizaciones que se encuentra deshabilitadas, y para cada una existen dos acciones: recuperarla (llevándola al listado de localizaciones activas) o borrándola definitvamente.

3. Acciones de la tabla

  • 3.1 Ocultar. Con esta acción se pueden ocultar columnas de la tabla para una visión más sintética.
  • 3.2 Acciones. Con esta opción se puede escoger copiar la tabla o descargarla en el formato deseado.

4. Editar localización o Eliminar

Al hacer clic en Editar localización (icono del lápiz) puede indicar otro nombre para la localización, añadir una dirección, un radio de ocupación, etc. Desde el icono de la papelera se puede eliminar la localización, pasando ésta a la lista de localizaciones deshabilitadas.

 

7.6 Importar/Exportar

Desde esta ventana se pueden escoger tres opciones: Configuración, Importar o Exportar. En la primera pestaña se establece la configuración para asociar los campos para la exportación, el formato de exportación y el de fecha. En la segunda pestaña se pueden cargar los archivos para importar (turnos, trabajadores, marcajes, etc.) y por último, en exportar se indica un periodo de inicio y fin y los datos que se desean extraer y el sistema genera inmediatamente le archivo.

7.6.1 Configuración

Para un correcto funcionamiento de la importación y la exportación es necesario configurar el comportamiento de la plataforma para obtener los resultados deseados. Dentro de la pestaña de configuración aparecen 3 secciones distintas:

  • Asocia los campos para la exportación. Desde este apartado, podrás indicar el nombre de la columna que deseas que te aparezca a la hora de exportar esos campos. Por ejemplo, en Nombre del aTurno, puedes indicar que se muestre como: Centro de trabajo, de forma que en el archivo exportado a parecerá dicha columna como: Centro de trabajo.
  • Formato de exportación. Se trata del separador que se insertará en el archivo csv a la hora de exportarlo. Se puede elegir entre cuatro opciones distintas: Coma (,), Punto y coma (;), Tabulador (t) o Tubería (|).
  • Formato de fecha. Por último, para una correcta asociación de campos se puede definir el formato de fecha deseado para la importación y para cualquier tipo de exportación.

7.6.2  Importación

Desde esta pestaña se pueden cargar los distintos archivos. Para una importación más óptima, puede hacer uso de las plantilla que aparecen en esta ventana, así como de los archivos que puede exportar (por ejemplo, en Planificador>Tipos de turno puede exportar el listado de turnos, modificarlos y volver a importar el archivo para un cambio de datos masivo).

7.6.2.1 Importación altas de trabajadores básico

1. Crear un documento Excel, en las columnas del documento deben aparecer  los siguientes conceptos:

  • Nombre: dónde se informa nombre y apellidos del trabajador. Obligatorio por cumplimentar.
  • Mail: correo electrónico del trabajador. Obligatorio por cumplimentar. El correo es el usuario con el que se accede a la web.
  • Fecha de alta: el formato debe coincidir con el que está informado en la configuración del equipo (Administrar/Importar-Exportar/ configuración/formato fecha). Información obligatoria por cumplimentar. En el caso de que no sea relevante la fecha de alta, puedes dejar en blanco este campo e informando una fecha de alta para todo el equipo (no recomendable).
  • Otros campos como categoría, especialidades, localización, teléfonos, datos personalizados, … que hacen referencia al perfil del trabajador, son campos que no son obligatorios pero algunos necesarios. No se precisa crearlos previamente. El mismo proceso de alta crea las especialidades, categorías etc. solamente en el caso de los Datos personalizados precisan haberse creado previamente.                          Ejemplo de documento: import_workers_basicok

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3. Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo trabajador.

4. Asociar los conceptos  del fichero, con los campos que hay que añadir, como se muestra en nuestro vídeo.

7.6.2.2 Importación altas de trabajadores avanzado

1. En un nuevo documento Excel, en las columnas deben informarse los siguientes campos:

  • Nombre: dónde se informa nombre y apellidos del trabajador. Obligatorio por cumplimentar.
  • Localización: posición, es la zona donde el trabajador  realiza su jornada laboral.
  • Mail: correo electrónico del trabajador. Obligatorio por cumplimentar. El correo es el usuario con el que se accede a la web.
  • Fecha de alta: el formato debe coincidir con el que está informado en la configuración del equipo (ver Configuración Importar/Exportar). Información obligatoria por cumplimentar. En el caso de que no sea relevante la fecha de alta, puedes dejar en blanco este campo e informando una fecha de alta para todo el equipo (no recomendable).
  • Fecha de baja: si sabemos que el contrato de un trabajador es de duración determinada, podemos indicar la fecha de su finalización.
  • ID empleado: número de identificación del empleado (direfente al ID de aTurnos).
  • Posición: número que vincule al usuario con una integración externa.
  • Estado de trabajador: si quieres que esté activado (indicar ‘Trabajando’) y en caso contrario (indicar ‘Libre’).
  • Rol de usuario de aTurnos:
    • Superusuario (indicar valor 50).
    • Administrador total (indicar valor 40).
    • Administrador planificador (indicar valor 30).
    • Administrador validador (indicar valor 20).
    • Trabajador (indicar valor 1).
  • Datos contrato:
    • Horas por convenio o contrato.
    • Horas mensuales, semanales y al día.
    • Porcentaje de la jornada.
    • Porcentaje de horas complementarias (las realizadas como adición a las horas ordinarias pactadas en el contrato a tiempo parcial) y horas extra anuales (horas de trabajo que se realicen sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo).
    • Vacaciones: número de días de vacaciones por convenio o contrato.
    • Tipo de vacaciones: si son días laborales (indicar valor 1) o naturales (indicar valor 2), o se dejar a elegir (no indicar valores).
  • Otros datos:
    • Categoría: clasificación del puesto de trabajo a desempeñar (ver Categorías). El mismo proceso de alta crea la categoría.
    • Especialidades: capacidad o habilidad que tiene el trabajador, con la cual se pueden diferenciar o agrupar con el resto de trabajadores (ver Especialidades). El propio proceso de alta añade tantas especialidades como así se indiquen en las columnas en el documento de Excel. En cada especialidad se indicar la valoración (del 1 al 5) de la habilidad o capacidad.
    • Teléfono.
    • Datos personalizados: hacen referencia al perfil del trabajador (no son obligatorios), pero precisan haberse creado previamente (ver Datos personalizados).

Ejemplo de documento: import_workers_avanced

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3. Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo trabajador.

4. Asociar los conceptos  del CSV, con los campos que hay que añadir, como se muestra en nuestro vídeo.

7.6.2.3 Importar Tipos de Turno básico

Crear un fichero en un documento de Excel o de formato .CSV para importar los tipos de turnos, se definirán las columnas con los siguientes conceptos:

  •  Descripción:  nombre del tipo de turno (mañana, tarde, guardia, mañana partida). Campo obligatorio
  • Abreviatura: recomendado hasta 3 caracteres (letras o números). Identifica  el tipo de turno con la abreviatura en el cuadrante, estadísticas, peticiones,… Campo obligatorio
  • Inicio: informa la hora de inicio del tipo de turno. Campo obligatorio
  • Horas: informa la duración del turno. Ejemplo en un turno M (Mañana de 8:00 a 15:00), el valor  a informar será de 7. Campo obligatorio
  • Efectivas: informa la duración del turno computable. En nuestro ejemplo de M, se puede restar por ejemplo 30 minutos de un determinado descanso, por lo tanto la duración computa será de 6 horas y 30 minuto. El valor a informar seria de 6:30. Campo obligatorio
  • Seleccionable: si el tipo de turno se define como seleccionable, los trabajadores podrán cambiar entre ellos los turnos seleccionable. Para ser seleccionable valor 1, para no ser seleccionable valor 0
  • Petición: permite al administrador ofertar turnos a los trabajadores, así como el trabajador ofrecerse para trabajar el turno. Para poder ser pedido valor 1, para no ser pedido valor 0.
  • Absentismo: considera el turno como tipo de absentismo, informando  con valor 1.
  • Fecha de inicio: fecha a partir de la cual el turno se encuentra disponible en el sistema de turno.

 

A continuación, se sube el fichero y se asociará los conceptos de las columnas del fichero con los campos creados en aTurnos, añadiendo los campos, para posteriormente realizar la carga e importarlo en el equipo.documento import_shifts_basictdet

 

7.6.2.4 Importar marcajes (Módulo de Control de Presencia)

Crear un fichero en un documento de Excel o de formato .CSV para importar los marcajes de los trabajadores , se definirán las columnas con los siguientes conceptos (ejemplo-marcajes):

  • Fecha: el formato debe coincidir con el que está informado en la configuración del equipo (Administrar/Importar-Exportar/ configuración/formato fecha). Información obligatoria por cumplimentar.
  • Tipo de marcaje: se informa con el concepto de descripción de los tipos de marcajes en las celdas del csv. Los tipos de marcaje se crean desde el módulo control de presencia/tipos de marcajes/añadir tipo de marcaje. Los tipos de marcajes pueden computar en el horario, o no. En el caso de no computar no inserta horas presenciales en las estadísticas . Información obligatoria por cumplimentar.
  • Dirección: nos informa si la consideramos como entrada o salida. En el caso de entrada lo informaremos con el valor 0, para las salidas con el valor 1. En las celdas de la columna del csv, en esta columna. Información obligatoria por cumplimentar.
  • Email, Id Usuario aTurnos , id Empleado empresa. Email, Id del usuario del sistema aTurnos y/o Id del empleado de la empresa a quien se le inserta los datos informados. Información obligatoria por cumplimentar.

A continuación, se sube el fichero y se asociará los conceptos de las columnas del fichero con los campos creados en aTurnos.

7.6.2.5 Importación para crear patrones de turnos

El administrador puede crear patrones de turnos, a través de la importación de un  Excel a aTurnos. Te contamos los pasos

1. Crear un documento Excel con las siguientes columnas:

  • Descripción: informar, en las celdas de las diferentes filas, el nombre del patrón.
  • Patrón: informar, en las celdas de las diferentes filas, la secuencia de los tipos de turnos, previamente creados (enlace crear tipos de turnos).
  • Escalonado: informar, en las celdas de las diferentes filas, el número de tipos de turnos que constituyen la secuencia de tipos de turnos del patrón. Por ejemplo: MMMMMLL, el valor será 7.
  • Aplicar a festivos: si se informa con valor -1, al aplicar patrón no se inserta turnos por defecto, en los días festivos del cuadrante, previamente creados (enlace como añadir festivos). Si es valor 1, se insertan turnos del patrón en los días festivos.
  • Día de la semana: hace referencia al día de la semana por el cual se considera el inicio de patrón. Siendo el valor 1 para el lunes, 2 martes, 3 miercoles, …6 sábado y 0 domingo.

                            Haz clic aquí para descargar la plantilla: Plantilla de importación de patrones.

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3. Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo horas.

4. Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, específicos para este proceso, te indicamos está asociación conceptos.csv/ campos. aTurnos.

  • Descripción asociar con el campo de aTurnos “Descripción”.
  • Patrón: asociar con el campo de aTurnos “Patrón”.
  • Escalonado: asociar con el campo de aTurnos “Escalonado”.
  • Aplicar a festivos: asociar con el campo de aTurnos “Aplicar festivos”.
  • Día de la semana asociar con el campo de aTurnos “Día de la semana”.

Sigue el paso a paso de la importación de patrones en el siguiente vídeo.

7.6.2.6 Importación de horas (normales, extras y complementarias)

El administrador puede insertar en la planificación de los trabajadores horas adicionales en el cuadrante (normales, extras, complemetarias,…). Este proceso se realiza a través de la importación de horas, a partir de un  Excel a aTurnos. Te contamos los pasos:

1.Crear un documento Excel con las siguientes columnas:

  • Mail: informar, en las celdas de las diferentes filas, los mails de los trabajadores.
  • Fecha: informar, en las celdas de las diferentes filas, el día y la hora de comienzo a partir de la cual se insertará las horas de más. Este campo no es necesario si se añaden los dos campos siguientes.
  • Día: asociar con el campo de aTurnos “Día”. Se trata de la fecha en la que se quieren insertar las horas. Este campo no es necesario si se indica el campo anterior “Fecha”.
  • Hora inicio: asociar con el campo de aTurnos “Hora Inicio”. Se trata del campo de la hora de inicio de las horas. Este campos es necesario si se indica el campo anterior “Día”.
  • Horas indicar la duración de las horas a insertar. Formato hora: hh:mm:ss
  • Descripción: informar, en las celdas de las diferentes filas, el motivo de planificar las horas (es opcional).
  • Localización: informar, en las celdas de las diferentes filas, la localización que se le asociará a las horas (es opcional).
  • Tipo: informar, en las celdas de las diferentes filas, el tipo de hora: normal, complementaria, extras, etc.

En definitiva, dispones de 2 opciones para añadir horas: indicando la fecha y hora de inicio en el mismo campo (Fecha) o indicando el Día y la Hora de Inicio en dos campos distintos.

 

 

Para descargar la plantilla de importación de horas, haz clic en el siguiente enlace: plantilla de importación de horas.

 

 

 

 

Si quieres importar con el día y hora en campos distintos, haz clic en este enlace: plantilla importación horas (2).

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3.Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo horas.

4.Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, específicos para este proceso, te indicamos está asociación conceptos.csv/ campos. aTurnos.

  • Email: asociar con el campo de aTurnos “Email”.
  • Fecha: asociar con el campo de aTurnos “Fecha Hora de Inicio”. Se trata del campo de la fecha y la hora de inicio (en el mismo campo).
  • Día: asociar con el campo de aTurnos “Día”. Se trata de la fecha en la que se quieren insertar las horas.
  • Hora inicio: asociar con el campo de aTurnos “Hora Inicio”. Se trata del campo de la hora de inicio de las horas.
  • Horas: asociar con el campo de aTurnos “Horas”. Se trata de la duración de las horas que se quieren añadir.
  • Descripción: asociar con el campo de aTurnos “Descripción”.
  • Localización: asociar con el campo de aTurnos “Localización”.
  • Tipo:asociar con el campo de aTurnos “Tipo”.

7.6.2.7 Importación de localizaciones

El administrador puede crear localizaciones, a través de la importación de un Excel a aTurnos. Además de generar una estructura de árbol con las denominadas localizaciones padres (Localizaciones). Te contamos los pasos:

1. Crear un documento Excel con las siguientes columnas:

  • Descripción: nombre de la localización que se importará al equipo de aTurnos. Ejemplo: Planta 1
  • Localización padre: informar en la celda de la columna, si la localización corresponde o depende de una localización superior (localización padre). Por ejemplo si informamos hospitalización en esa columna, la descripción de esa fila (por ejemplo: Pediatría) se asocia a hospitalización: Planta 1 (localización padre) y Pedoatría (localización “hija”).

Documento ejemplo: importación localizaciones

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3. Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar localizaciones.

4. Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, específicos para este proceso, te indicamos está asociación conceptos.csv/ campos. aTurnos.

  • Descripción: asociar con el campo de aTurnos “Localización”.
  • Localización padre: asociar con el campo de aTurnos “Padre”.

En el siguiente vídeo visualizarás cómo realizar la importación de localizaciones.

7.6.2.8 Importación periodos de absentismos

El administrador puede insertar periodos de absentismos/permisos, a través de la importación de un Excel a aTurnos. Te contamos los pasos:

1. Crear un documento Excel con las siguientes columnas:

  • Mail trabajador: informar, en las celdas de las diferentes filas, el mail del trabajador.
  • Fecha de inicio: primer día del periodo de absentismo que se importa al cuadrante. Formato dd/mm/aaaa.
  • Fecha de fin: último día del periodo de absentismo que se importa al cuadrante. Formato dd/mm/aaaa.
  • Tipo de absentismo: informar, en las celdas de las diferentes filas, las abreviaturas del tipo de absentismo que se importará. Las abreviaturas tienen que coincidir con las dadas de alta en aTurno (como dar de alta absentismo)
  • Id aTurno equipo: número del equipo, generado por el sistema aTurno, es único para todos los trabajadores del mismo equipo. Se encuentra en menú/administrar/ajuste/módulos/datos API
  • Id externo equipo: identificador del equipo, generado por el administrador del equipo, es único para todos los trabajadores del mismo equipo. Se encuentra en menú/administrar/ajustes/datos del equipo.

Documento ejemplo: importación periodos de absentismos

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3. Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar periodos absentismos.

4. Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, específicos para este proceso, te indicamos está asociación conceptos.csv/ campos. aTurnos.

  • Emil del trabajdor: asociar con el campo de aTurnos “Trabajador”.
  • Fecha de inicio: asociar con el campo de aTurnos “Fecha de inicio”.
  • Fecha de fin: asociar con el campo de aTurnos “Fecha de fin”.
  • Tipo de absentismo: asociar con el campo de aTurnos “Tipo de absentismos”.
  • ID aTurno equipo: asociar con el campo de aTurnos “ID aTurno”.
  • ID externo equipo: asociar con el campo de aTurnos “ID externo”.

Por medio del siguiente vídeo podrás ver cada paso de los descritos en los puntos anteriores, y realizar la importación de tus periodos de absentismos.

7.6.2.9 Importar planificación con patrones a los trabajadores

Esta importación se realiza desde un Excel a aTurnos. Te contamos los pasos:

1. Crear un documento Excel con las siguientes columnas:

  • Nombre: informar, en las celdas de las diferentes filas, los nombres de los trabajadores.
  • Mail: informar, en las celdas de las diferentes filas, los mails de los trabajadores.
  • Fecha alta del trabajador: fecha de alta en el sistema aTurnos del trabajador. Formato fecha dd/mm/aaaa.
  • Fecha baja del trabajador: fecha de baja en el sistema aTurnos del trabajador, en el caso de que el trabajador en e caso de que ya esté dado de baja en la planificación.
  • Nombre del patrón: informar, en las celdas de las diferentes filas, el nombre del patrón (exactamente igual al que aparece en el listado de patrones) que se quiere aplicar.
  • Fecha de inicio del patrón: fecha a partir de la cual se inserta el patrón. Formato fecha dd/mm/aaaa
  • Fecha fin del patrón: fecha hasta la cual se inserta el patrón. Formato fecha dd/mm/aaaa
  • Periodo: informar, en las celdas de las diferentes filas, el número del periodo al cual corresponde. En caso de ser la primera importación o primera aplicación de un patrón, el valor será 1.
  • Escalonado: informar, en las celdas de las diferentes filas, el número de días de los que consta el patrón. Por ejemplo, en el patrón ”MMTTN_LL”, el valor será 8.
  • Día de la semana: en el caso de ser lunes será el valor uno, martes 2, miércoles 3,…y el domingo el valor será 7.
  • Festivos: informar, en las celdas de las diferentes filas, con valor 1, si lo que se pretende es insertar turnos del patrón en días festivos, previamente informados en el  cuadrante. Con valor 0 ó dejando vacía las celdas de esta columna, si no queremos insertar turnos en los días festivos
  • Vacaciones: informar, en las celdas de las diferentes filas, con valor 1, si lo que se pretende es insertar turnos del patrón en días que estén planificadas los tipos de turnos de vacaciones  (V), previamente en el cuadrante.

Haz clic aquí para descargar la plantilla: Plantilla importación de planificación patrones.

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3. Importar desde aTurnos: Desde el menú principal, accede a administrar/importar. Sube el fichero .csv, y marca: trabajador.

4. Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, específicos para este proceso, te indicamos está asociación conceptos.csv/ campos. aTurnos.

 

 

En el siguiente vídeo podrás seguir los pasos comentados anteriormente para realizar la importación de patrones a los trabajadores de un equipo en un periodo concreto.

 

7.6.2.10 Importar festivos

Esta importación se realiza desde un Excel a aTurnos. Te contamos los pasos:

1. Crear un documento Excel con las siguientes columnas:

  • ID aTurnos: informar del número de identificación del equipo (ver Ajustes>Módulos).
  • Día: indicar el número del día de la fecha del festivo.
  • Mes: informar del número de mes del año en el que es el festivo.
  • Año: indicar el año.
  • Especial: si lo queremos categorizar como especial, informar valor ‘1’, en caso contrario, valor ‘0’.
  • Descripción: identificación con el que queremos conocer el festivo.

Haz clic aquí para descargar la plantilla: Plantilla importación de festivos.

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3. Importar desde aTurnos: Desde el menú principal, accede a administrar/importar. Sube el fichero .csv, y marca: Festivos.

4. Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, específicos para este proceso, te indicamos está asociación conceptos.csv/ campos. aTurnos.

 

7.6.2.11 Importar planificación de turnos, vacaciones y absentismos totales (1)

Puedes importar la planificación de turnos, vacaciones y absentismos  de tu equipo desde tu Excel a aTurnos. Te contamos los pasos:

1- Crear un documento Excel con las siguientes columnas (ejemplo planificación cuadrante):

  • Nombre: se añade en las diferentes filas los nombres de los trabajadores
  • Mail: se añade en las diferentes filas los mail de los trabajadores.
  • Fecha alta del trabajador: fecha de alta en el sistema aTurnos del trabajador
  • Fecha baja del trabajador: fecha de baja en el sistema aTurnos del trabajador, en el caso de que el trabajador en e caso de que ya esté dado de baja en la planificación.
  • En las siguientes columnas añadir día por día en formato fecha dd/mm/aaaa todos los días del periodo de tiempo que queremos importar. En las celdas de las columnas de los día del cuadrante, se inserta las abreviaturas idénticas de los tipo de turno, vacaciones y absentismo que están previamente dado de alta en el turno. Para que en la importación sea reconocidas. En el caso de los absentismo debe ir asociada al tipo de turno, de la siguiente estructura: abreviatura del turno , guión – y abreviatura del absentismo, por ejemplo: M-IT

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3- Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo trabajador.

4- Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, como se muestra en nuestro vídeo.

También podemos crear un archivo CSV que contenga el ID de la localización a la que se quiere asignar cada tipo de turno (por ejemplo: M 84652). Para saber donde encontrar el número ID de las localizaciones, te recordamos el acceso a Localizaciones.

El archivo CSV de Excel con el que se trabajaría, se mostraría como en la siguiente imagen (ejemplo planificación turnos, vacaciones y absentismos con localización asociada).

7.6.2.12 Importar planificación de turnos, vacaciones y absentismos totales (2)

Puedes importar la planificación de turnos y vacaciones de tu equipo de trabajadores,  desde tu Excel a aTurnos. Te contamos los pasos:

1- Crear un documento Excel con las siguientes columnas (ejemplo planificación turnos, vacaciones y absentismos):

  • Nombre: se añade en las diferentes filas los nombres de los trabajadores, a los que se le van a asociar los tipos de turnos, que se informan en la celdas de esas mismas filas del Excel.
  • Mail: se añade en las diferentes filas los mail de los trabajadores.
  • Fecha del turnos: fecha en la que se insertará el tipo de turno, informado en la misma fila.
  • Abreviatura: la abreviatura del turno que queremos importar. La abreviatura tiene que ser igual a la que está creada en el sistema aTurnos (véase como crear tipos de turnos).
  • Localización: localización asociada al turno que se importa. Los turnos pueden ir asociada a una localización (véase cómo crear localizaciones)

2- Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3- Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a administrar/importar. Subir el fichero .csv, y marcar tipo turno.

4- Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, como se muestra en nuestro vídeo.

Puedes seguir cada uno de los pasos con la visualización del siguiente vídeo, donde importamos un CSV desde Excel para aplicar nuestra planificación en el cuadrante.

7.6.2.13 Importar demanda

Si necesitas planificar en base a la demanda de trabajo que requiere tu actividad, podemos importar un fichero Excel donde indiquemos el incremento de demanda entre las horas de la actividad.

Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1- Crear un documento Excel con las siguientes columnas (ejemplo demanda):

  • Nombre demanda: descripción con la que queremos identificar a la demanda a la hora de cargarla.
  • Fecha y hora de inicio: día, mes, año y hora del inicio de cada intervalo en el que indicar el incremento de la demanda.
  • Fecha y hora de fin: día, mes, año y hora del final de cada intervalo en el que indicar el incremento de la demanda.
  • Incremento: número de cantidad de demanda en cada intervalo de tiempo.
  • Localización: localización asociada a la demanda que se importa.
  • Especialidad: podemos añadir un nivel de especialidad para calcular la demanda.

 

 

2. Guardar tu documento como formato Excel o un fichero tipo .CSV

3- Importar desde aTurnos. Desde menú, accede a Administrar>Importar/Exportar>Importar. Subir el fichero .csv, y marcar Demandas.

4- Asociar los conceptos de las columnas del fichero CSV, con los campos que hay que añadir, como se muestra en la imagen de captura.

 

 

 

Puedes seguir cada uno de los pasos con la visualización del siguiente vídeo, donde importamos un CSV desde Excel para aplicar nuestra planificación en el cuadrante.

 

7.6.3 Exportar

En aTurnos existen distintas formas de exportar los datos, tanto desde Administrar>Importar/Exportar>Exportar como desde las distintas pestañas dentro de aTurnos que tengan habilitada la posibilidad de exportación (listado de tipos de turno, estadísticas, cuadrante, etc.).

Desde la pestaña de exportar, el proceso es muy simple. En primer lugar, para una correcta exportación de los datos es necesario indicar un periodo de exportación (con una fecha de inicio y fin de dicho periodo), en segundo lugar se puede escoger el tipo de formato deseado (JSON o CSV) y por último, los datos que se desean exportar. Estos datos se encuentran clasificados en cuatro categorías distintas: datos básicos, categoría y contrato, tiempos y datos de planificación.

7.7 Exportación nóminas

Para ver el funcionamiento y los procedimientos de la exportación a nóminas, accede al siguiente enlace: Manual Exportación a Nóminas.

7.8 Activar usuarios

En este listado aparecen los trabajadores no activados. Podemos seleccionar a todos o solo a aquellos que necesitemos. Al hacer clic en Activar todos los usuarios se generará un listado con contraseñas autogeneradas para cada trabajador. Dicho listado se descargará automáticamente, además en la parte superior de la tabla, haciendo clic en Acciones se puede descargar dicho archivo en caso de fallar la descarga automática.

 

 

¡IMPORTANTE! La tabla de contraseñas solo se puede consultar una vez, por ello es muy importante descargarse el archivo de contraseñas y asegurarse de que se puede leer correctamente antes de abandonar la página (o antes de que el sistema cierre la sesión automáticamente por inactividad).