d. Cambios

En aTurnos los trabajadores tienen dos herramientas para solicitar cambios de su planificación. Una de ellas son las peticiones donde puede solicitar vacaciones, absentismos, horas, turnos o incluso días libres. La otra opción son los cambios, sobre los que los trabajadores pueden hacer cambios de turnos entre ellos. Todo ello siempre con la validación de los mandos intermedios. En este punto de la configuración se establece la política de cambios y peticiones que tendrá el equipo. Están disponibles las siguientes opciones para los cambios:

 

 

Se permiten cambios de turnos entre los trabajadores

Marcando “SI”el administrador da permiso a los trabajadores del equipo a realizar cambios de turnos. Marcando “NO” se inhabilitan las funciones que permiten hacer cambios entre los trabajadores del equipo.

Se permite solicitar cambios de turnos de otros trabajadores

Marcando “SI” los trabajadores podrán solicitar cambios de turnos de otros trabajadores, sin estar él implicado en el cambio. Es decir, un trabajador puede solicitar un cambio donde están afectados otros compañeros, esto es interesante cuando hay personas que no tiene acceso a aTurnos o en el inicio de los proyectos cuando hay trabajadores que están en fase de formación. Marcando “NO” se inhabilita esta opción.

Flujo de aprobación de cambios de turnos

Se define el método para confirmar los cambios de turnos. Existe varias opciones para el proceso de aceptación de cambios por parte de los administradores. Los cambios pueden estar en dos estados: Confirmados o Pendientes. Estos estados se diferencian en el cuadrante en color Azul para los cambios “pendientes” y en Verde cuando se encuentran “confirmados” (ver leyenda del cuadrante). En los cambios podemos identificar tres roles que participan en el proceso: el trabajador que realizar el cambio (Identificado), el trabajador que es el inicio del cambio (Origen) y el trabajador que recibe ese cambio (Destino). Por ejemplo, en un intercambio existe un usuario identificado A que hace un cambio de un turno M (Mañana) del trabajador B a un trabajador C que tiene el turno T (Tarde), será el típico cambio de mañana por tarde.

  • Los cambios de turnos no tienen que ser confirmados, se revisan en el log. Los trabajadores pueden hacer los cambios de turnos y estos pasar a un estado de “cambio confirmado” (en color verde), sin que exista ningún proceso de aceptación o rechazo ya sea por el trabajador destino (a quién se le solicita el cambio) o por el administrador.
  • Los cambios de turnos tienen que ser confirmados por el administrador. Es el administrador, el único que interviene en el proceso de aprobación o rechazo de los cambios de turnos que solicitan los trabajadores. Aunque siempre existe información en el log para revisar los cambios.
  • Los cambios tienen que ser confirmados por el administrador y por el compañero. Primero tiene que aceptar el trabajador, a quien se le solicita el cambio y na vez que este lo confirma, finalizará el proceso con la aprobación o negación por parte del administrador. El aviso de tener una aprobación pendiente no le aparece al administrador hasta que no lo aprueba el trabajador (al que se le solicita el cambio), más información en Peticiones y cambios.
  • Personalizar: se abrirá un formulario donde se informa por medio de un flujo, el rol mínimo y máximo del trabajador (ver roles de aTurnos) que debe aceptar o rechazar los cambios de turno en cada uno de los diferentes pasos hasta conseguir la aprobación definitiva del cambio. Se puede configurar hasta 5 pasos en el flujo de aprobación. Por ejemplo, un flujo puede ser:
    • Paso 1: nivel máximo, trabajador destino. De esta forma el primero que deberá aprobar el cambio es el trabajador con el que se quiere cambiar el turno.
    • Paso 2: nivel mínimo, administrador validador y nivel máximo, administrador total. Para que el cambio sea aprobado, se necesita que bien sea un administrador validador, un planificador o un total, el que apruebe el cambio.

 

Indica los días de antelación con los que puedes realizar un cambio

El trabajador puede solicitar cambios de turno con un lapso de tiempo anterior a la fecha de realización de ese turno, las opciones son: En el mismo día, 1, 2 ó 3 días de antelación o con una 1 semana de antelación. Es decir, si está configurado con al menos 3 días de antelación, no puedo solicitar el cambio de turno un día antes de la fecha en la que está planificado el mismo. Los cambios nunca se pueden realizar en el pasado, son procesos que solicitan los trabajadores a futuro.

Al hacer un cambio, requerir que los trabajadores tengan la misma experiencia

Marcando “SI” solo los trabajadores que tengan el mismo nivel de experiencia informada en el detalle del trabajador, pueden hacer cambios entre ellos. Para ver información sobre que es la experiencia y como se configura puedes revisar este siguiente enlace (ver experiencia del trabajador).

Aplicar restricciones en los cambios de turno

Marcando “SI” el sistema permitirá hacer cambios de turnos, teniendo en cuenta las restricciones informadas en el equipo o trabajador implicado en el cambio de turno, puedes tener más información sobre las restricciones en el siguiente enlace (ver Restricciones). Marcando “No” el sistema obviará todas las restricciones y el proceso de cambio estará disponible sin restricciones.

Enviar correos a los implicados en un cambio

Marcando “SI” el trabajador que solicita el cambio y al trabajador a quien se le pide el cambio de turno recibirán mails informativos sobre el cambio de turno solicitado. Marcando “NO” no se genera ni envía mails a ninguno de los implicados.

Enviar notificaciones a administradores y trabajadores no visibles (Ver: Opciones de visibilidad en el perfil del trabajador) 

Marcando “SI” los administradores recibirán mail informando todos los procesos de cambios que generan los trabajadores. Marcando “No” no recibe mail de los cambios en el que él no está implicado. Se recomienda la opción NO, la información puedes encontrarla dentro del sistema (ver Histórico), y así no se satura la labor del administrador en equipos con muchos cambios.

Flujo de peticiones

Para las peticiones de turnos, horas, absentismos, turnos o libres se puede personalizar el flujo que tiene que seguir para la aprobación. Igual que ocurre con los cambios se pueden definir una serie de pasos para aprobar o cancelar la petición hasta conseguir la aceptación definitiva de la misma.

Por ejemplo, una petición para ser aprobada:

  • Paso 1: nivel mínimo, administrador validador,  nivel máximo administrador planificador, cualquiera de estos dos roles de administrador puede aprobar la petición.
  • Paso 2: nivel mínimo, administrador planificador,  nivel máximo administrador total, cualquiera de estos dos roles de administrador pueden aprobar la petición.
  • Paso 3: nivel mínimo, administrador total,  nivel máximo superusuario, cualquiera de estos dos roles de administrador pueden dar la aprobación definitiva de la petición.

 

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