En aTurnos los trabajadores tienen dos herramientas para solicitar cambios de su planificación. Una de ellas son las Peticiones donde puede solicitar vacaciones, absentismos, horas, turnos o incluso días libres. La segunda opción son los Cambios de turnos que realiza el trabajador con un compañero. En cada una de esas opciones se puede establecer un flujo de aprobación de manera que para que la solicitud se haga efectiva deba ser validada antes por otros usuarios (como por ejemplo, algún mando intermedio) según lo defina la empresa.
En este punto de la configuración se establece la política de cambios de turno que tendrá el equipo. A continuación detallamos cada una:
Se permiten cambios de turnos entre los trabajadores
Marcando ‘SI’ el administrador da permiso a los trabajadores del equipo a realizar cambios de turnos. Marcando ‘NO’ se inhabilitan las funciones que permiten hacer cambios entre los trabajadores del equipo.
Flujo de aprobación de cambios de turnos
Se define el método para confirmar los cambios de turnos. Existe varias opciones para el proceso de aceptación de cambios por parte de los administradores. Los cambios pueden estar en dos estados: Confirmados o Pendientes. Estos estados se diferencian en el cuadrante en color Azul para los cambios “pendientes” y en Verde cuando se encuentran “confirmados” (ver leyenda del cuadrante). En los cambios podemos identificar tres roles que participan en el proceso: el trabajador que realizar el cambio (Identificado), el trabajador que es el inicio del cambio (Usuario Origen) y el trabajador que recibe ese cambio (Usuario Destino).
Ejemplo 1: en un intercambio existe un usuario identificado A que hace un cambio de un turno M (Mañana) del trabajador B a un trabajador C que tiene el turno T (Tarde), será el típico cambio de mañana por tarde (para esto se debe tener seleccionada la casilla de “Se permite solicitar cambios de turnos de otros trabajadores”).
Ejemplo 2: Un Trabajador A (Usuario Origen) que solicita directamente un cambio de turno a un Trabajador B (Usuario Destino).
En este flujo de se muestran las siguientes opciones:
- Los cambios de turnos no tienen que ser confirmados, se revisan en el log. Los trabajadores pueden hacer los cambios de turnos y estos pasar a un estado de “cambio confirmado” (en color verde en el cuadrante), sin que exista ningún proceso de aceptación o rechazo ya sea por el trabajador destino (a quién se le solicita el cambio) o por el administrador.
- Los cambios de turnos tienen que ser confirmados por el administrador. Es el administrador, el único que interviene en el proceso de aprobación o rechazo de los cambios de turnos que solicitan los trabajadores. En el registro de acciones se podrá revisar información (ver log para revisar los cambios).
- Los cambios tienen que ser confirmados por el administrador y por el compañero. Primero tiene que aceptar el trabajador o compañero a quien se le solicita el cambio y una vez que este lo confirma, finalizará el proceso con la aprobación o negación por parte del Administrador. El aviso de tener una aprobación pendiente no le aparece al administrador hasta que no lo aprueba el trabajador (al que se le solicita el cambio), más información en Peticiones y cambios. En el caso de que administrador sea el usuario que realiza el cambio, necesitará de la aprobación de ambos trabajadores destino del cambio para que pueda ser validado por el administrador.
- Personalizar: se abrirá un formulario donde se informa por medio de un flujo el proceso de validación que desea en el equipo, definiendo el rol mínimo y máximo del trabajador (ver roles de aTurnos) que debe aceptar o rechazar los cambios de turno en cada uno de los pasos hasta conseguir la aprobación definitiva del cambio. Se puede configurar hasta 5 pasos en el flujo de aprobación. Por ejemplo, un flujo puede ser:
- Paso 1: nivel mínimo, trabajador o usuario destino. De esta forma el primero que deberá aprobar el cambio es el trabajador con el que se quiere cambiar el turno (usuario destino). Para los casos en los que el administrador sea el autor del cambio, si el primer nivel es el trabajador destino, ambos trabajadores serán usuario destino del cambio y para poder ser validado por el administrador, necesitará la aprobación de los dos trabajadores implicados.
- Paso 2: nivel mínimo= administrador validador y nivel máximo= administrador total. En este caso, para que el cambio sea aprobado se necesita que alguno de los administradores (bien sea un administrador validador, un planificador o un total, es decir, solo uno de ellos) apruebe el cambio.
Permite cambios de libre al mismo empleado
Marcando ‘SI’ los trabajadores pueden cambiar un turno planificado de un día a otro día que tiene libre. El tipo de cambio que se selecciona en el día que tiene el turno es tipo “libre”, a continuación el sistema ofrece todos los días en el que el trabajador libra, por último el trabajador selecciona un día futuro suyo que tenga libre para hacerse a si mísmo el cambio. De esta manera el turno se inserte en el libre y el día que tenía planificado con ese turno se quede libre.
Cuando se opta por esta opción, se activa una nueva opción donde es necesario seleccionar el flujo de aprobación para este proceso de cambio de libre para uno mismo. Las opciones pueden ser, usar el flujo de aprobación de cambios o el flujo de aprobación de peticiones.
Indica los días de antelación con los que puedes realizar un cambio
El trabajador puede solicitar cambios de turno con un lapso de tiempo anterior a la fecha en la que tiene asignado ese turno, las opciones son: En el mismo día, 1, 2 ó 3 días de antelación o con una 1 semana de antelación. Es decir, si está configurado con al menos 3 días de antelación, no puedo solicitar el cambio de turno un día antes de la fecha en la que está planificado el mismo. Los cambios nunca se pueden realizar en el pasado, son procesos que solicitan los trabajadores a futuro.
Al hacer un cambio, requerir que los trabajadores tengan la misma experiencia y especialidad
Marcando ‘SI’ solo los trabajadores que tengan el mismo nivel de experiencia y especialidad, pueden hacer cambios entre ellos. Si dos trabajadores tienen la misma especialidad, pero la experiencia en las especialidades es diferente, no podrán hacer un cambio entre ellos. Tampoco puede hacer cambios entre ellos, en el caso de que la experiencia de las especialidades de los trabajadores sean iguales, pero la experiencia del trabajador sea diferente. Para ver información sobre que es la “Especialidad” y como se configura puedes revisar este siguiente enlace: Especialidades del trabajador
Al hacer un cambio, requerir que los tipos de turnos tengan la misma duración computada
Marcando ‘SI’ los trabajadores solo pueden cambiar turnos que tengan la misma duración computada. El sistema controla que al realizar un intercambio de turnos, éstos tienen que tener la misma duración computada. Solo salen lo turnos con la misma duración computada en el momento de seleccionarlos para realizar el cambio.
Al hacer un cambio, requerir que los tipos de turnos tengan la misma localización
Marcando ‘SI’ los trabajadores solo pueden cambiar turnos que tengan la misma localización planificada en el cuadrante. El sistema controla que al realizar un intercambio de turnos, éstos tienen que tener la misma localización. Solo salen lo turnos con la misma localización en el momento de seleccionarlos para realizar el cambio.
Al hacer un cambio, requerir que los trabajadores de turnos tengan la misma categoría
Marcando ‘SI’ los trabajadores solo pueden cambiar turnos si pertenecen a la misma categoria, que tienen informada en su perfil del trabajador. El sistema controla que al realizar un cambio de turnos, éstos tienen la misma categoria. Solo salen los trabajadores disponibles.
Permitir que un trabajador pueda realizar un cambio con un trabajador ficticio
El sistema controla que un trabajador pueda realizar cambios de turnos con un trabajador ficticio
Nivel a partir del cual “NO” se pueden realizar intercambios de turnos con otros compañeros
Permite indicar los usurarios que, según su rol, podrán realizar cambios de turno con otros compañeros. Entre las opciones disponibles:
- Todos (trabajadores y administradores) pueden realizar intercambios con otros compañeros
- Administrador Validador
- Administrador Planificador
- Administrador Total
Ejemplo: seleccionando el nivel Administrador Planificador solo podrán realizar intercambios de turnos con otros compañeros los Trabajadores y los Administradores Validadores.
Enviar correos a los implicados en un cambio de turno
Marcando ‘SI’ el trabajador que solicita el cambio y al trabajador a quien se le pide el cambio de turno recibirán mails informativos sobre el cambio de turno solicitado. Marcando ‘NO’ no se genera ni envía mails a ninguno de los implicados.
Marcando ‘SI’ los administradores recibirán mail informando todos los procesos de cambios que generan los trabajadores. Marcando ‘NO’ no recibe mail de los cambios en el que él no está implicado. Se recomienda la opción NO, la información puedes encontrarla dentro del sistema (ver Histórico), en algunos casos cuando se marca la opción “SI” la labor del administrador se puede ver saturada en equipos con muchos cambios.
Indica los días que pueden pasar para devolver un cambio
Al hacer un cambio de turno el trabajador origen podrá dejar a deber el cambio que le solicita al trabajador o usuario destino, en estos casos el administrador tiene la opción de definir un máximo de días en los que el trabajador origen debe devolver el cambio a su compañero (usuario destino) o simplemente dejarlo sin ninguna restricción. Dispone en esta casilla de varias opciones para establecer la devolución, con un tope de hasta 30 días.
Los trabajadores deben devolver sus cambios en el plazo estimado
Máximo de cambios a deber
En casilla el administrador del equipo puede establecer un máximo de cambios que un trabajador pueda tener pendientes por devolver a uno o varios de sus compañeros. El Administrador puede seleccionar la opción “sin límite” o seleccionar desde 0 (cero), 1, 2, 3…. hasta un máximo de 20 cambios pendientes. Ejemplo: si se establecen un máximo de 3 cambios pendientes a devolver y un trabajador ya los tiene pendientes e intenta dejar a deber un 4to cambio el sistema no se lo va a permitir.
Fecha a partir de la cual se limita el máximo de cambios a deber
Informa fecha a partir de la cual se tienen en cuenta el máximo de cambios a deber por los trabajadores. Ejemplo, si el máximo de cambios a deber tiene como valor 2 y la fecha que se indica es el 15 de marzo de 2024, los trabajadores pueden deber más de 2 cambios antes de esta fecha, sin embargo el sistema no permitirá más
Permitir cambios en distintos años fiscales
Marcando “SI” los trabajadores pueden realizar cambios de turnos en distintos años fiscales. Se recomienda marcar en SI (Ver mas acerca de Inicio año fiscal)
Aplicar restricciones en los cambios de turno
El sistema permitirá hacer cambios de turnos, teniendo en cuenta las restricciones informadas en el equipo y/o trabajador implicado en el cambio de turno. Contando con las siguientes opciones de configuración en el desplegable:
- No comprobar ninguna restricción al intentar realizar un cambio
- Comprobar todas las restricciones al intentar realizar un cambio
- Comprobar las restricciones obligatorias al intentar realizar un cambio
- Comprobar las restricciones deseables al intentar realizar un cambio
Puedes tener más información sobre las restricciones en el siguiente enlace: Restricciones.
Mostrar avisos al comprobar restricciones deseables cuando se realiza un cambio
Indica si se muestran los avisos cuando solo se comprueben las restricciones deseables.
Notificaciones
Es importante resaltar cuando el trabajador hace solicitud de cambios (peticiones o cambios de turno) le llega una notificación a los implicados tomando en cuenta el flujo que tiene el equipo informado, es decir, si en el flujo de Cambios de turno el 1er paso es la aprobación del Usuario destino (compañero) y el 2º paso es la aprobación de un Administrador Planificador, le llegará primero la notificación al compañero (usuario destino) y una vez él apruebe le llegará notificación al Administrador Planificador.
Dentro de aTurnos las notificaciones llegan a los usuarios a través de un indicador en rojo con un número que le alerta sobre la cantidad de solicitudes que tiene pendientes por aprobar, si hace clic sobre él lo redireccionará al menú de “Peticiones y cambios” de manera que el usuario complete el paso de aprobar o denegar la solicitud (ver Peticiones y cambios)
De igual forma, llegarán notificaciones al correo electrónico de los implicados con el aviso de la solicitud que tiene pendiente. En el caso de los cambios de turno se puede configurar el sistema para NO enviar dichas notificaciones a los correos de los implicados, tal como se explica anteriormente en “Enviar correos a los implicados en un cambio de turno”.