1. Hacer Cambio de Turno

¿Qué es un cambio de turnos? 

El cambio de turnos es uno de los procesos más usado por los profesionales que trabajan a turnos. El cambio de turno entre trabajadores facilita la conciliación laboral y familiar, disminuyendo el número de absentismos por la flexibilidad en la planificación de los trabajadores con sus cambios de turnos.

Los cambios de turnos, según configuración, pueden ser validados por los trabajadores implicados en el cambio y el administrador del equipo. Todos los cambios de turnos entre trabajadores quedan registrado en un histórico de cambios, accediendo a ellos para cualquier consulta o seguimiento cuando sea requerido.

El Administrador puede iniciar un proceso de cambios de turnos entre compañeros, sin necesidad de que ellos mismos lo soliciten. Lo habitual es que este proceso de cambio de turnos se realice entre trabajadores, y sea validado en primer lugar por el trabajador implicado en el cambio, y a continuación por el administrador del equipo para confirmar o denegar, en última estancia, este cambio de turno. En aTurnos este proceso de validación de cambios de turnos es configurable (ver  Configuración de cambios ).

Es una petición que realiza un trabajador (el de origen) a otro compañero (el de destino) para modificar su turno actual por otro tipo de turno. 

Para que los trabajadores puedan solicitar cambios de turno, pueden haber tenido el permiso y la posibilidad de ver los turnos de los demás compañeros. Para configurarlo, se debe entrar en Administrar> Ajustes> Cambios y Privacidad  (ver Configuración de cambios).

Hacer cambio de turnos entre trabajadores

Es una petición que realiza un trabajador  a otro trabajador, quienes comparten el mismo cuadrante. El objetivo de esta petición es que un trabajador pueda modificar su planificación del cuadrante, cambiando su turno por el turno del compañero, a quien le realiza la petición del cambio de turno.

Para que los trabajadores puedan solicitar cambios de turno, es necesario que el administrador de permiso de poder realizar cambios entre trabajadores y permiso de ver la planificación de turnos de los demás trabajadores. Para configurarlo, se debe entrar en Administrar> Ajustes> Cambios y Privacidad  (ver Configuración de cambios).

Además de estos 2 permisos anteriores, hay que tener en cuenta otros requisitos para realizar cambios de turnos:

  • El turno tiene que estar configurado para que sea susceptible al proceso de cambios de turnos. Para cambiar la configuración del turno (ver Añadir/editar tipo de turno)
  • El cambio de turnos entre trabajadores no se puede realizar en fecha anterior a la de hoy, es decir el sistema no permite cambios de turnos en el pasado.
  • Tener en cuenta, el periodo de antelación en la que se permite hacer cambios de turnos (ver Días de antelación en los cambios).

 

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En aTurnos, existen tres tipos de cambios de turnos: Intercambiar turno en el mismo día, Librar un turno planificado, o doblar turno en el mismo día.

Intercambio de Turnos

Cuando un trabajador necesita cambiar un turno en el mismo día, el ejemplo habitual es un trabajador con turno M (de mañana) quiere cambiar el turno por otro trabajador que lo tiene por la tarde (T), de manera que al realizar el intercambio, se modifica la planificación. Al seleccionar la opción “Intercambio“, la aplicación muestra a todos los trabajadores con turno (distinto) del que tiene el trabajador solicitante.

 

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¿Cómo se solicita un cambio tipo intercambio de turno?

Haz clic en el día del cuadrante que deseas realizar el tipo de cambio tipo intercambio, luego selecciona el turno que quieres intercambiar haciendo clic sobre él y hacer cambio > intercambio, ahora aparecen todos los trabajadores con turno asignado.

Una vez seleccionado el turno (y el trabajador), debe aprobarla el trabajador de destino, y el administrador, una vez apruebe o deniegue el intercambio, recibirá un aviso en aTurnos, o en el correo o móvil (si tiene los permisos activados).

 

Librar un turno

Cuando un trabajador tiene planificado un solo turno, pero ese día quiere librar, puede solicitar mediante un cambio que un compañero haga su turno para librar, teniendo la opción de devolver o dejar a deber el turno que no va hacer.

En el caso de un trabajador tenga planificado 2 o más tipos de turnos en un mismo día, esta opción de librar un turno, se realizará sobre el tipo de turno seleccionado al hacer clic sobre él.

 

¿Cómo se solicita un cambio de turno tipo libre ?

El trabajador puede solicitar cambiar su turno por un día libre.

 Al seleccionar la opción “Libre“, la aplicación muestra a todos los trabajadores con día libre (es decir, sin turno asignado), y deja elegir cual es el día que el trabajador quiere solicitar como libre. Una vez seleccionado al trabajador que va a hacer el turno planificado del otro trabajador, la aplicación pregunta si se quiere “Dejar a deber” o “Devolver cambio“.

 

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  • Si “Dejar a deber” el turno: el trabajador que antes tenía turno y con el cambio libra, deja a deber el turno para gestionarlo en otra ocasión, y más adelante asumirá el turno del trabajador que le hizo su turno. Si se deja a deber puede consultar las deudas entre los trabajadores en Registro>Debe / Haber Turno (ver Debe/Haber Turnos), en caso de que se devuelva el cambio no genera “deudas” de turnos.

 

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  • Si realiza “Devolver cambio” de turno: en el mismo proceso de cambio de turno, cierra la gestión de cambios sin quedar nada pendiente. Si el trabajador (A), hace un turno para que el trabajador (B) libre, aTurnos te da la opción para que el trabajador (A) elija un día en el cuadrante para que el trabajador (B) realice un turno del trabajador (A).

 

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Doblaje de turno

Solicita librar un turnos a un trabajador que tiene un turno diferente al suyo y así, éste puede doblar el turno. Por ejemplo, si el trabajador que solicita tiene un turno M (de mañana) y quiere librar ese día, con el Doblaje va a permitirle asignar su turno M a un trabajador que tenga por ejemplo un turno T (en ocasiones está función está deshabilitada al incumplir el descanso diario de 12 horas entre turno y turno, ver Restricciones sobre descansos).

 

¿Cómo se solicita un cambio tipo doblaje de turno?

Al marcar el día, la aplicación muestra a todos los trabajadores que tienen turno (distinto a la M del trabajador de origen del ejemplo) el día asignado, al seleccionar el turno y trabajador de destino, debes indicar si el turno se deja a deber o se devuelve (igual que lo comentado en el Hacer cambio>Libre).

 

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De la misma forma que con el cambio de “Libre“, el trabajador puede devolver ese turno que no hace al trabajador destino del cambio, seleccionando otro día en el cuadrante del trabajador destino.

 

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El trabajador solicita un cambio de turno

Una de las principales funcionalidades de aTurnos, es permitir que los trabajadores de un mismo equipo puedan solicitar un cambio de turno a otro compañero. Esta opción, según la configuración de los cambios, tendrá que ser aprobada por el trabajador, a quien se le solicita el cambio de turno, y/o los administradores del equipo (ver Flujo de aprobación de los cambios), o por el contrario, no ser aprobado por nadie, validando que se ha realizado dicho cambio en el registro de acciones del equipo (ver Registro de acciones).

Para más información sobre los cambios entre trabajadores, puedes ver el proceso desde el punto de vista del trabajador (ver ¿Cómo puedo cambiar de turno con un compañero?) o consultar el proceso de aprobación desde el menú de “Peticiones y cambios” en el apartado de “Cambios pendientes“.

El administrador inicia el proceso de cambio

Desde “Hacer cambio“, el administrador puede realizar un cambio de turno (intercambio, libre o doblaje) entre dos trabajadores, dando incluso la posibilidad de que uno de los  trabajadores implicado en el cambio, pueda “Devolver cambio“, de turno al otro trabajador, también implicado. Estas acciones deberán ser aprobadas por cada uno de los trabajadores desde “Cambios pendientes” y finalmente por el propio administrador si así está configurado (ver Configuración de cambios). En el caso de que en la configuración, la necesidad de aprobación por los trabajadores de los cambios no esté informada, éste se aplicará al cuadrante automáticamente.

El administrador, a  veces, puede ser uno de los trabajadores implicados, si es él quien realiza la una petición de cambio de turnos, no será necesario que valide ningún proceso de aceptación del cambio, éste proceso de validación solo será necesario por el otro trabajador que éste implicado en el cambio, si la configuración requiere aceptación por el trabajador a quien se le solicita el cambio.

En el caso de que la configuración en el proceso de cambios de turnos indique que los trabajadores no puedan solicitar cambios de turnos, éste proceso se queda inhabilitado independientemente del rol del usuario de aTurnos (ver Roles de usuario).

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