5.1 Ajustes del control de presencia

El funcionamiento del control de presencia se basa en la configuración de los ajustes que se explican a continuación, así como de la privacidad del acceso a la información de los marcajes por parte de los trabajadores (ver Detalle por trabajador como trabajador) y la posibilidad de poder realizar peticiones de marcajes pendientes (ver Marcajes pendientes).

Aspectos como el cálculo de la tolerancias y definición de tiempos de las tolerancias, la duración máxima de la jornada entre un marcaje y el siguiente (ver configuración de la duración máxima de la jornada) o si los descansos en los turnos se fichan o no (ver configuración de los descansos) pueden ser configurados según las necesidades del equipo de trabajo. A continuación se explica el funcionamiento de cada ajuste.

 

Cálculo de la tolerancia

La tolerancia es el lapso de tiempo que se permite al trabajador para poder realizar un marcaje de entrada o salida de su turno de trabajo planificado, sin que se cuantifique como defecto* o exceso** de tiempo. Si existe diferencia por defecto o exceso (estado), entre la duración del marcaje cerrado (horas presenciales) y la duración total de los turnos u horas planificadas (horas realizadas), superando el tiempo de tolerancia, se generará un ajuste de marcajes.

Esta tolerancia se puede calcular de las siguientes formas:

Calcular la tolerancia global de toda la jornada del trabajador

En este caso, la tolerancia engloba el total de la jornada/día en el que está planificado un turno de trabajo u horas. El sistema calcula el defecto o exceso de tiempo registrado en la jornada de trabajo, añadiendo un ajuste con absentismos si existe defecto de tiempo (insertándose al inicio del turno u horas planificadas). Por el contrario, se añadirá un ajuste con un tipo de horas añadidas (normales, extras, complementarias o de un tipo personalizado) en el caso de que exista exceso de tiempo (insertándose al final del turno u horas planificadas).

Calcular la tolerancia por el inicio y fin de cada turno de la jornada

Esta opción, permite definir dos tolerancias distintas. Una tolerancia al inicio y otra tolerancia en la hora fin del turno u horas planificadas. En este caso, se calcula un total entre el exceso y defecto de tiempo al inicio del turno. Y otro total entre el exceso y defecto de tiempo final del turno. Por ejemplo, esta función es relevante para concretar los tiempos de incorporación al puesto de trabajo o de finalización del servicio.

Por exceso y defecto de tiempo al inicio y al final del turno

En último lugar, se pueden configurar hasta cuatro tipos de tolerancias. Se pueden indicar una tolerancia para el tiempo de defecto al inicio del turno (retraso a la entrada) y otra tolerancia por exceso al inicio del turno (entrar antes en el puesto de trabajo). De la misma forma, se puede disponer de una tolerancia por defecto de tiempo al final del turno (salir antes del trabajo) y otra tolerancia por exceso de tiempo al final del turno (acabar más tarde un servicio). Para más información con algunos ejemplos, consultar nuestro articulo del blog  Una forma nueva de gestionar las tolerancias del Control Horario.

* Defecto de tiempo: fichar menos tiempo, ya sea por llegar más tarde de la hora inicio del turno o por salir antes de la hora fin del turno.
** Exceso de tiempo: fichar más tiempo, ya sea por llegar antes de la hora inicio del turno o por salir más tardes de la hora fin del turno.

Tolerancia (general o por turno)

Si se ha elegido la primera opción en el punto anterior, la tolerancia a rellenar es la total de toda la jornada, por ejemplo: 15 minutos.

 

 

Si se ha elegido la segunda opción en el punto anterior, las tolerancias a rellenar son las del inicio y fin de cada turno realizado, por ejemplo: 5 minutos en el inicio y 5 minutos en el final.

 

 

Y en última opción, se podrá aplicar una tolerancia por defecto o exceso de tiempo al inicio del turno, así como una tolerancia al final del turno por defecto o exceso. Por ejemplo: 5 minutos por exceso de tiempo al inicio, 10 por defecto de tiempo al inicio, 5 minutos por defecto de tiempo al final del turno y 10 minutos por exceso de tiempo al final del turno.

 

 

Mostrar botón de ajustar marcajes (solo para tolerancia global)

  • Calculando los periodos de absentismos y horas extra.
    Esta opción permite que se ajuste el tiempo según haya defecto de tiempo (absentismo) insertando un tipo de absentismo si se ha producido al inicio o final del turno. Y en el caso de que el ajuste se realice por un exceso de tiempo (horas añadidas) insertará un tipo de hora al inicio o final del turno.
  • Calculando el total de horas de la jornada que faltarían de ajustar.
    En este caso, solo se añade un ajuste. El sistema calcula de forma automáticamente sumando el tiempo de exceso y restando el defecto de tiempo. Si el resultado es positivo (hay exceso de tiempo) se insertará un ajuste con un tipo de hora al final del turno. Si el resultado es negativo (hay defecto de tiempo) se insertará un ajuste con un tipo de absentismo.

Duración máxima de la jornada

La duración máxima de la jornada determina, limita el número de horas necesarias para que el sistema de control de presencia, identifique como un marcaje de una entrada cuando ha superado ese número de horas desde el anterior marca realizado. Esto es útil para aquellos casos en los que el trabajador se olvida de fichar la salida o en el sistema de marcaje no identifica si es entrada o salida y tiene que ser estimado por aTurnos.

Marcajes en turnos que superan duración máxima de jornada (entrada y salida).

  • En esta función con la opción “SI”, la primera acción del marcaje se considera como el inicio en el control de presencia y la segunda acción como el final del periodo presencial, en aquellas planificaciones en la que el trabajador realice turnos que superan la duración máxima de la jornada.
    Un ejemplo es cuando después de un turno mañana se planifica un turno de guardia, en la que la duración en horas de ambos turnos es superior a la duración máxima de la jornada, previamente configurada. En este ejemplo se considerará como entrada la primera acción y la segunda acción como salida.
  • Si se opta por la opción “NO”, en este caso el registro de las acciones de entrada y salida dependerá de la duración máxima de la jornada. Ejemplo en caso de olvido del marcaje en la salida del trabajador, al transcurrir el periodo indicado, el siguiente marcaje se considera como nueva entrada.

Tipos de absentismo por defecto

En este caso, si se ha completado un marcaje con defecto de tiempo y si se supera la tolerancia por defecto, el sistema genera automáticamente un tipo de absentismo.

Tipo de horas extra por defecto

El sistema genera automáticamente un tipo de hora, cuando el marcaje completado ha superado la duración total del turno y ha sobrepasado la tolerancia configurada.

Contabilizar descansos

 

  • No contabilizar descansos: al estar marcada esta opción, los marcajes existentes dentro del turno planificado que formen parte de una salida y una nueva entrada, será tiempo de absentismo, no de descanso.
    Por ejemplo, un turno de mañanas de 7:00 a 15:00, un trabajador ficha una salida a las 12:00 y una nueva entrada a las 12:15, ese tiempo se computa como un absentismo.
  • Contabilizar los descansos, se fichan: si seleccionamos esta forma de contabilizar los descansos, todo aquel tiempo dentro del horario del turno planificado, en el que se marque una salida y una nueva entrada, computará como tiempo de descanso, siempre que no supere la diferencia entre la duración total y la duración computada del turno (que es el tiempo de descanso). Por ejemplo, un turno de mañanas de 7:00 a 15:00, con una duración computada del turno de 7 horas y 45 minutos. Si un trabajador ficha una salida a las 12:00 y una nueva entrada a las 12:15, esos 15 minutos computan como tiempo de descanso. En caso de superar ese tiempo de descanso y que no complete la duración computada del turno, empezará a contabilizar como un absentismo.
  • Contabilizar los descansos, no se fichan: si activamos esta opción, el tiempo de diferencia entre la duración total del turno y la duración computada (ver configuración de tipos de turno), es tiempo de descanso, sin que se realicen nuevos marcajes dentro del horario del turno planificado.
    Por ejemplo, un turno de mañanas de 7:00 a 15:00, pero cuya duración computada es de 7 horas y 30 minutos, por lo que se aplica 30 minutos de descanso, siempre aparecerá el detalle del trabajador, que el tiempo de descanso han sido esos 30 minutos.

Descansar un tiempo inferior al tiempo de descanso afecta al estado

Al activar esta función, los trabajadores pueden fichar un descanso inferior al indicado en el tipo de turno o el descanso configurado a nivel de trabajador en el apartado de presencia del perfil del trabajador sin que necesite un ajuste, aunque en el estado del Detalle por trabajador muestre el tiempo no disfrutado del descanso y fichado de más.

Usar un dato personalizado para identificar al trabajador

Esta opción permite elegir algún dato personalizado (que se debe crear anteriormente desde: Administrar>Perfil del Trabajador>Datos personalizados).

No considerar la tolerancia

Es decir, si el trabajador tiene un horario de 9:00 a 14:00 y efectúa el fichaje de entrada a las 9:09 teniendo una tolerancia de 15 minutos, con esta opción activada, el sistema al ajustar el marcaje considera que existe un absentismo de 9 minutos (es decir, no tiene en cuenta la tolerancia).

Tener en cuenta la tolerancia en el informe

Activando esta función, permite que en el informe del control de presencia que se tenga que presentar ante la inspección laboral, en el estado tenga en cuenta el tiempo de tolerancia configurado.

Restar la tolerancia del total si se supera

Es decir, si el trabajador tiene un horario de 9:00 a 14:00 y efectúa el fichaje de entrada a las 9:20 teniendo una tolerancia de 15 minutos, con esta opción activada, el sistema al ajustar el marcaje considera que existe un absentismo de 5 minutos (es decir, resta la tolerancia de los 20 minutos).

Requerir coordenadas de posición a los usuarios que utilicen la web

Esta opción es obligatoria para poder fichar por geolocalización.

Fichaje sin control Web/IP por defecto para nuevos usuarios

Al activar esta opción, fuerza a que todas aquellas nuevas altas de trabajadores que se creen, ya sea de forma manual desde añadir trabajadores, por medio de una importación de trabajadores o través del sistema integrado con aTurnos, tengan activada la opción de fichar sin control web/IP, que permite fichar desde cualquier e remoto (ver ¿Cómo configurar el Control de Presencia para fichar en remoto?).

Guardar en las acciones del log las incidencias del control de presencia

Permite registrar o no en ‘Registro’, incidencias que se produzcan en el control de presencia.

Automatizar ajustes

Indicando ‘SI’ en esta función, los ajustes se automatizan siguiendo la configuración de los siguientes apartados.

Días pasados para ajustar

Número de días que tienen que pasar para que se realice el ajuste de forma automática.

Acciones de automatizar ajustes

Se puede añadir los distintos tipos de ajustes que se pueden realizar de forma manual:

 

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