5.1 Ajustes del control de presencia

El funcionamiento del control de presencia se basa en la configuración de los ajustes que se explican a continuación, así como de la privacidad del acceso a la información de los fichajes por parte de los trabajadores (ver Detalle como trabajador) y la posibilidad de poder realizar peticiones de fichajes pendientes.

Aspectos como el cálculo de la tolerancias y definición de tiempos de las tolerancias, la duración máxima de la jornada entre un fichaje y el siguiente (ver configuración de la duración máxima de la jornada) o si los descansos en los turnos se fichan o no (ver configuración de los descansos) pueden ser configurados según las necesidades del equipo de trabajo. A continuación se explica el funcionamiento de cada ajuste.

 

Duración máxima de la jornada

La duración máxima de la jornada, limita el número de horas necesarias para que el sistema de control de presencia identifique como nuevo fichaje de entrada cuando se ha superado el número de horas informado desde el anterior fichaje realizado. Esto es útil para aquellos casos en los que el trabajador se olvida de fichar la salida o si en el sistema de fichaje no identifica si es entrada o salida y tiene que ser estimado por aTurnos.

Si por ejemplo están configuradas 12 horas de duración máxima de jornada.

En el caso de un trabajador que tenga un turno de 22:00 – 08:00(+1), realiza un fichaje de entrada a las 22:05 y el siguiente fichaje lo hace a las 10:10, el sistema lo marcará como una nueva entrada, al haber superado las 12 horas de jornada máxima.

Fichajes en turnos que superan duración máxima de jornada (entrada y salida).

  • En esta función con la opción “SI”, la primera acción del fichaje se considera como el inicio en el control de presencia y la segunda acción como el final del periodo presencial, en aquellas planificaciones en la que el trabajador realice turnos que superan la duración máxima de la jornada.
    Un ejemplo es cuando después de un turno mañana se planifica un turno de guardia, en la que la duración en horas de ambos turnos es superior a la duración máxima de la jornada, previamente configurada. En este ejemplo se considerará como entrada la primera acción y la segunda acción como salida.
  • Si se opta por la opción “NO”, en este caso el registro de las acciones de entrada y salida dependerá de la duración máxima de la jornada. Ejemplo en caso de olvido del fichaje en la salida del trabajador, al transcurrir el periodo indicado, el siguiente fichaje se considera como nueva entrada.

Tipo de fichaje forzado con fichaje sin control

Se pueden crear distintos tipos de fichaje para identificarlos según el sistema de fichaje que se realice. Por ejemplo, si el fichaje es mediante el sistema remoto que se activa en el perfil del trabajador, se puede forzar que el fichaje sea de un tipo en concreto.

Usar un dato personalizado para identificar al trabajador

Esta opción permite elegir algún dato personalizado distinto al “ID Usuario” o “ID Empleado” para identificar al trabajador.

Absentismos donde los fichajes no computan

Se puede seleccionar un absentismo que si se planifica o ajusta en un día donde existe un fichaje cerrado, el tiempo no compute como horas trabajadas presenciales.

Permitir añadir forzados

Esta función habilita poder forzar saldos en positivo o negativo en el estado del Detalle de cada trabajador.

Por ejemplo, se puede forzar un saldo de 1 hora positiva para descontarla del estado.

Permitir añadir marcajes en los días en los que el trabajador no está dado de alta

Por retrasos en las altas o renovaciones de contrato de los trabajadores, los trabajadores pueden realizar su trabajo y por tanto fichar, para no perder esos fichajes, se pueden registrar los fichajes aunque no esté dado de alta en esa fecha en el sistema, siempre que esté configurada a “Si” está opción.

Ocultar columnas vacías en detalle por trabajador

Si se activa esta opción, cualquier columna que no tenga registrada información, se ocultará automáticamente.

Requerir coordenadas de posición a los usuarios que utilicen la web

Esta opción es obligatoria para poder fichar por geolocalización.

Bloquear fichajes a empleados que tienen un absentismo total

Al activar esta opción, cualquier fichaje realizado por un trabajador que tenga planificado un absentismo total en su cuadrante, será bloqueado y por tanto no se registrará en su Detalle.

Fichaje sin control Web/IP por defecto para nuevos usuarios

Al activar esta opción, fuerza a que todas aquellas nuevas altas de trabajadores que se creen, ya sea de forma manual desde añadir trabajadores, por medio de una importación de trabajadores o través del sistema integrado con aTurnos, tengan activada la opción de fichar sin control web/IP, que permite fichar desde cualquier e remoto (ver ¿Cómo configurar el Control de Presencia para fichar en remoto?).

Guardar en las acciones del log las incidencias del control de presencia

Permite registrar o no en ‘Registro’, incidencias que se produzcan en el control de presencia.

Permitir únicamente fichar cuando esté dentro de su localización por defecto

En el caso de los trabajadores que fichen por IP, Geolocalización o ‘Sin control web/IP’ (en remoto) si tiene asignada una localización por defecto, solo podrán fichar cuando el tipo de fichaje este asociado a esa localización del trabajador o la localización tenga el radio de geolocalización donde se encuentra el trabajador. Si no se cumplen estas condiciones, el sistema no le permitirá fichar.

Día donde computar

Esta configuración permite diferencias cómo se quieren computar los fichajes con tres opciones:

Computar en el día de inicio

Es la configuración por defecto, computando el tiempo de los fichajes en el día que se marca la entrada del fichaje.

Computar en el día fin

En el caso de fichajes con turnos que empiezan en un día y acaban en el siguiente, se puede computar el fichaje al día donde se marca el fichaje de salida.

Computar en el día donde existan más horas planificadas

Por último, existe la opción que cuando existan turnos planificados entre dos días, compute en el día donde hay más horas planificadas o donde el fichaje cerrado haya contabilizado más horas.

Migrar saldo acumulado automáticamente al siguiente año fiscal

En primer lugar debemos entender que esta función solo se ejecuta en el ‘Timecard’ y para los trabajadores sin fecha de baja (indefinidos).

Después la principal opción a tener en cuenta, es saber cuál es el inicio del año fiscal configurado en los ‘Datos de convenio’ en el equipo de trabajo.

En este caso, la fecha de inicio de año fiscal es el 1 de mayo.

Si existe en el balance acumulado entre el 1 de mayo del año anterior y el 1 de mayo del año presente, un desfase de horas presenciales trabajadas con respecto a las horas planificadas, en caso de no ajustarse el estado de ese balance acumulado, se puede migrar al siguiente año para que se pueda compensar en el caso de realizar menos tiempo presencial de trabajo y saldar el balance acumulado al año siguiente.

Si no se activa la opción, el saldo quedará con el acumulado en positivo sin migrarlo al año siguiente.

Cuando la acción automatizada migre el saldo acumulado al año siguiente, se mostrará una columna con el saldo acumulado del año anterior.

Si hay tiempo fichado de menos, se compensará con el saldo acumulado del año anterior.

Tiempo mínimo entre un marcaje y el siguiente

En ocasiones los trabajadores puede tener errores a la hora de realizar su fichaje por los distintos sistema de fichaje, más habitualmente en el sistema biométrico en los dispositivos de lectura de huella dactilar.

Es posible que el trabajador crea que no ha fichado, por lo que realice varios fichajes con su huella dactilar, lo que puede provocar una distorsión en el Control de Presencia, ya que cada fichaje puede indicar una entrada y el siguiente una salida.

Para evitar estos errores, se puede poner un tiempo mínimo en el cual el Control de Presencia, no insertará ningún nuevo fichaje después de haber realizado un primer fichaje. Si por ejemplo, se configura con el valor de 5 minutos, si el trabajador entra a las 8:00 de la mañana, fichando a las 07.59 pero al cree que no ha fichado, fiche una segunda vez en el mismo minuto o en el siguiente, el sistema no insertará ese fichaje, deberán pasar al menos 5 minutos para que se pueda realizar un nuevo fichaje que se inserte.

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