1. General

En esta pestaña tendrás acceso a toda la información referente al contrato del trabajador y a los tiempos, la cual existe en la planificación de los diferentes trabajadores. En aTurnos queda dividida en cuatro subtipos.

A continuación, se explica y argumenta de forma detallada en qué consisten y qué información contienen cada uno de ellos.

Básica

Se trata de los aspectos del trabajador, es decir, información de carácter básico sobre el mismo. Estos datos son los siguientes:

  • Nombre del trabajador: define el nombre (y en su caso, los apellidos) del trabajador, el cual será visible en aTurnos.
  • Email: es el correo electrónico por el que el usuario debe acceder a aTurnos. En dicho correo, le llegarán las diferentes notificaciones sobre los eventos que acontezcan en su equipo (véase notificaciones). Una vez se proceda a la activación del contenido de este dato, únicamente puede ser modificado por el trabajador en cuestión.
  • Teléfono: define el número de teléfono del trabajador para una mejor identificación del mismo. Sobre todo, servirá en aquéllos casos en que el teléfono sea una de las herramientas de trabajo principales del trabajador. Si no lo has añadido previamente cuando has procedido a crear el trabajador y quieres conocer este dato, posteriormente solo puede añadirlo el trabajador al que se hace referencia.
  • ID trabajador: es el código de usuario de la empresa. Se utiliza para el traspaso de datos con el resto de equipos de la empresa. En el caso de que el trabajador este asignado a más de un mismo equipo se mantiene el ID en los diferentes equipos. Más información en Maestro de empleados de aTurnos.
  • ID aTurnos: es el código interno que recibe el trabajador por parte de aTurnos. Se trata de un código único, personal y que se puede utilizar como otro código de identificación. Dicho dato es generado por aTurnos y no se puede proceder a su modificación.
  • Perfil de permisos: es el Rol de usuario que quieres que tenga el trabajador. Por defecto, la persona que crea un equipo, tiene el rol de “Administrador Total” y el resto de los trabajadores, en el momento del alta, el rol de “trabajador”. En un equipo puede haber tantos administradores como se desee.

Visibilidad

El administrador del equipo puede optar por tres opciones para que un trabajador o administrador sea visible en el cuadrante, listado de trabajadores, reportes de estadísticas, proceso de cambios, así como en el Control de presencia. Existen otras opciones de privacidad a nivel de equipo que pueden afectar a los trabajadores y/0 administradores, (ver Privacidad), además de las tres opciones de visibilidad que se describen a continuación:

  1. Visible: el usuario será visible por el resto de trabajadores en el cuadrante y en los procesos de cambios de turnos en los que intervienen los demás trabajadores (dependiendo de la configuración de privacidad del equipo). El administrador puede visualizarlo en el cuadrante, cuadrante anual, estadísticas y detalles del control de presencia.
  2. No visible para el resto de trabajadores: el usuario no será visible por el resto de trabajadores en el cuadrante, ni en los procesos de cambios de turnos entre trabajadores. El administrador del equipo (total, planificador o validador) puede visualizarlo en el cuadrante, cuadrante anual, estadísticas y detalles del control de presencia.
  3. No visible a ningún perfil. Solo visible en el listado de trabajadores: el usuario únicamente es visible en el listado de trabajadores, de esta manera el administrador puede acceder a su perfil y cambiar este estado. Ni los trabajadores, ni los administradores pueden visualizarlo en el cuadrante, cuadrante anual, reportes de estadísticas y detalles del control de presencia. Sin embargo, el trabajador puede acceder a su cuadrante y realizar cambios de turnos con los demás trabajadores, según la configuración del equipo.

Cuando el trabajador está activado en el sistema (tiene acceso a aTurnos) el administrador verá algunas de las casillas del Perfil del trabajador sombreadas en gris, lo que indica que no puede modificar estos datos. El trabajador activado  puede modificar los siguientes datos: nombre del usuario, correo electrónico y teléfono.

 

Categoría & Contrato

Se trata de la información contractual del trabajador, es decir, aquellos datos relevantes que vienen reflejados en su contrato de trabajo, por lo que dicha información queda referida en los siguientes aspectos:

  • Fecha de alta: es el día en el que el trabajador comenzó la prestación laboral en la empresa o en el equipo de aTurnos. Es muy importante informar este dato de forma correcta, ya que afecta directamente a las horas de contrato, vacaciones, saldo de permisos que pueda tener y a la nómina. Igualmente, es importante que sepas que este dato no es la fecha de antigüedad del trabajador en la empresa, sino cuando comenzó en tu equipo de aTurnos. Ejemplo: puede ser que un trabajador lleve 10 años en la empresa, pero en tu equipo comienza hoy, por lo tanto, la fecha de alta del trabajador es el día de hoy.
  • Fecha de baja (Sin baja informada): es el día en el que el trabajador deja de estar activo en tu equipo de aTurnos, pasando a formar parte de la lista de trabajadores inactivos. En caso de no tener baja informada, tiene que quedar sin rellenar (en blanco). Este dato no se relaciona con la baja del trabajador en la empresa, sino que es cuando pasa a estar en situación de “inactivo” dentro de tu equipo de aTurnos. Ejemplo: un trabajador de tu equipo causa baja contractual, por lo tanto, pasa a situación de “inactivo”, pero lo mantienes en tu equipo en la lista de trabajadores inactivos, ya que posteriormente puede volver a ser contratado, y únicamente tienes que volver a activar al trabajador.
  • Categoría: es la categoría profesional del trabajador, con el fin de realizar planificaciones más eficientes y conocer la composición del equipo. Para poder informar sobre los datos que componen el perfil, se necesita crear una Categoría, la cual te ayudará para extraer reportes o tener una mejor agrupación de los grupos de categorías. (Véase Categorías).
  • Perfil
  • Localización por defecto: es la ubicación, departamento, espacio físico o nivel jerárquico (según se adopte la configuración de las Localizaciones) donde el trabajador presta su servicio. Puedes asignarle a un trabajador una determinada localización, en la cual, con carácter general, acomete sus turnos de trabajo.
  • Otras localizaciones: este campo solo aparece en el perfil de los administradores. Con esta opción permite a los administradores visualizar a los trabajadores que tengan turnos asociados a las localizaciones que se informen en este apartado, pueden ser más de una.
  • Posición: identifica qué puesto ocupa un trabajador dentro del organigrama de la empresa, es decir, las posiciones que definen la jerarquía y el volumen de puestos necesarios en la organización que deben ser cubiertos por los trabajadores.  Véase ¿Qué son y cómo utilizar las posiciones de los trabajadores para gestionar tu equipo?.
  • Medida de alta
  • Medida de baja

Tiempos

El administrador en el perfil del trabajador  puede consultar información de tiempos relacionados con los días de vacaciones, horas de contrato, horas planificadas, balances, ajuste de horas e información de interés como es el cálculo estimado de horas del trabajador en el año.

Vacaciones

Las vacaciones se consideran como un tipo de turnoEl administrador del equipo puede planificar las vacaciones, en los diferentes cuadrantes de aTurnos de varias formas: añadiéndolas desde el propio cuadrante, aplicando patrones de vacaciones o por el proceso de peticiones de vacaciones.

En el cuadrante destaca con color naranja y la abreviatura “V“. El administrador del equipo puede configurar a nivel de equipo, desde el ajuste general del menú, el tipo de vacaciones (naturales o laborables), la cantidad de días de vacaciones que dispone en el año, un redondeo en caso de no ser entero y hasta definir cuándo se pueden consumir dentro del año siguiente (fin del periodo vacacional). También puede personalizar a nivel individual el número y tipo de vacaciones a un trabajador. Para ello, hay que cambiar manual e individualmente los datos que se muestran por defecto, cumplimentando los siguientes datos:

  • Tipo de vacaciones en el desplegable puedes elegir si las vacaciones se planifican en el cuadrante en los días naturales o días laborables:
  1. Días naturales: afecta a todos los días, incluye los días planificados y no planificados en el cuadrante.
  2. Días laborables: afecta únicamente a los días planificados en el cuadrante.
  3. Dejar elegir: el administrador, en el proceso de validación de las vacaciones en el cuadrante, tiene la opción de elegir entre días naturales o laborables. Estas opciones de vacaciones que son a nivel individual, se puede configurar a nivel de equipo o convenio dentro de  Administrar las vacaciones.
  • Vacaciones/año: número de días de vacaciones al año que le corresponden al trabajador por defecto, según convenio laboral. En caso de ser necesario, el administrador puede modificar este valor en el perfil del trabajador y de manera individual.
  • Vacaciones /periodo (fecha inicio-fecha fin del periodo): número de días de vacaciones que les corresponden al trabajador durante el periodo contratado en el año. Se calcula según la fecha de alta del trabajador en el año. Si no estuviera de alta todo el año, el número de vacaciones se calcularía automáticamente según la proporción del período del contrato consultado y el número de vacaciones años por convenio. Posteriormente, y de manera individual, se puede modificar en el perfil de cada uno de ellos si fuese necesario. Puedes crear una restricción para llevar un mayor control y no exceder la cantidad de días (Véase la restricción “ No superar el saldo vacacional anual del trabajador“).
  • Vacaciones planificadas periodo vacacional: es el balance que indica la diferencia entre los días de la vacaciones planificadas durante todo el periodo vacacional del año consultado y el total de los días de vacaciones que le corresponden al trabajador durante todos los periodos contratado en el mismo año consultado.
  • Fin del periodo vacacional: Fecha límite del año para poder planificar las vacaciones pendiente del año anterior de los trabajadores. Por defecto, el sistema indica como fecha límite el 15 de enero. Esta fecha límite la puede modificar el administrador del equipo en el perfil del trabajador de manera individual.

Horas y ajustes

En este apartado se definen todos los datos en base a los tiempos de trabajo regulados por convenio colectivo o los contratos de los trabajadores , así como los posteriores ajustes respecto a las horas planificadas en el cuadrante (ver Cuadrante).

  • Horas contrato/año: número de horas de trabajo anuales del trabajador según el convenio laboral a jornada completa . Este dato se extrae de la configuración previa que se ha realizado en el equipo. Según el tipo de convenio de aplicación, cada sector de actividad tiene un número diferente de horas ordinarias anuales. Este valor puede ser modificado por el administrador, este cambio da la opción que se realice un cálculo automático del resto de valores de horas como puede ser el número de horas del periodo, teniendo en cuenta el porcentaje de jornada del trabajador.
  • Porcentaje de jornada: indica el % de jornada que realiza el trabajador en el periodo de contrato consultado. Es el valor que se aplica a las horas contrato/año para el cálculo de las horas contrato/periodo. Si realiza una jornada completa el  porcentaje será del 100%.
  • Horas contrato (periodo): número de horas de trabajo que le corresponde al trabajador, con el porcentaje de jornada aplicado y proporcional al periodo contratado. Si trabaja todo el año al 100% de la jornada anual marcada en convenio, coincidirá con las “horas contrato/año”.
  • Total horas planificadas: suma de las horas y turnos planificados (horas computadas). No se incluyen las horas asociadas a absentismos no justificados (no productivos), pero sí se incluyen las horas computables del ajuste del control de presencia. Se tiene en cuenta todos los periodos con horas planificadas en el año en curso. Este dato se obtiene del total de horas planificadas en el cuadrante.
  • Ajuste de horas: incremento o decremento de horas que no tiene reflejo en el tiempo en un día determinado durante todo el año. Contabiliza estas horas teniendo en cuenta todos los ajustes de horas que se realizan en los diferentes periodos de contratos que se realiza en el mismo año. Como por ejemplo, un finiquito, las horas que genera la nocturnidad o cuando se mueven exceso o defecto de horas de un año al siguiente.(Ver Ajustes de horas)
  • Total horas efectivas: computa la horas planificadas más los ajustes de horas. Teniendo en cuenta todos los periodos que estén incluidos en el mismo año.
  • Balance de horas: número de horas resultante de la diferencia entre el total horas efectivas/ horas totales de los contratos del año consultado. Puede ser con defecto o exceso de horas. Si el resultado es un defecto de horas significa que las horas de contrato tienen un valor mayor a las horas efectivas. Ejemplo: 30 (900/930) se interpreta como un defecto en 30 horas (horas efectivas/horas totales de los contratos).

En el caso de que el trabajador en un mismo año presente más de un periodo de contrato, dependiendo en el periodo que se consulte, el sistema ofrece de manera independiente las horas del trabajador en este periodo. Son las siguientes:

  • Total horas planificadas en el periodo: suma de las horas y turnos planificados (horas computadas) del periodo consultado. No se incluyen las horas asociadas a absentismos no justificados (no productivos), pero sí se incluyen las horas computables del ajuste del control de presencia.
  • Ajuste de horas en el periodo: incremento o decremento de horas que no se refleja en un día determinado durante el periodo de contrato consultado. Contabiliza estas horas teniendo en cuenta solo las ajustadas en ese periodo.
  • Total horas efectivas en el periodo: computa la horas planificadas más los ajustes de horas. Solo teniendo en cuenta las horas en el periodo consultado.
  • Balance de horas: número de horas resultante de la diferencia entre el total horas efectivas/ horas totales de los contratos del periodo consultado. Puede ser con defecto o exceso de horas. Si el resultado es un exceso de horas significa que las horas de contrato tienen un valor menor a las horas efectivas. Ejemplo: 7.97 (392/384.03) se interpreta como un exceso en 7.97 horas en este periodo de contrato (horas efectivas/horas totales de los contratos).

En aTurnos es interesante informar las horas estimadas de contrato al día, semana y mes. Así como las horas extras anuales y complementaria que indicas los diferentes convenios laborales.

  • Horas contrato al día: son las horas de trabajo estimadas de convenio por día. Es un dato que ayuda a planificar y es estimado, aunque por restricciones se puede comprobar mientras realizas la planificación. Puedes crear una restricción para que el trabajador no exceda en la planificación de las horas diarias dictadas por convenio (Véase la restricción “No superar las horas diarias del trabajador“). Ejemplo: para un trabajador cuya jornada anual sea de 1.800h., las horas de contrato estimadas al día son 8h.
  • Horas contrato a la semana: son las horas de trabajo estimadas de convenio por semana. Es un dato que ayuda a planificar y es estimado, aunque por restricciones se puede comprobar mientras realizas la planificación. Existen empresas donde el control del límite de horas se hace por semanas. Puedes crear una restricción para que el trabajador no exceda en la planificación de las horas semanales dictadas por convenio (Véase la restricción “No superar las horas semanales del trabajador“) Ejemplo: para un trabajador cuya jornada anual sea de 1.800h., las horas de contrato estimadas a la semana serán 40h.
  • Horas contrato al mes: identifica a las horas de trabajo estimadas de convenio por mes. Es un dato que ayuda a planificar y es estimado, aunque por restricciones se puede comprobar mientras realizas la planificación. Existen empresas donde el control del límite de horas se hace por meses. Puedes crear una restricción para que el trabajador no exceda en la planificación de las horas mensuales dictadas por convenio (Véase la restricción “No superar las horas mensuales del trabajador“). Ejemplo: para un trabajador cuya jornada anual sea de 1.800h., las horas de contrato estimadas a la semana serán de 160h. (para los meses con 20 días laborables).
  • Horas extras anuales: son las horas extras de trabajo por año de convenio, es decir, aquellas horas que no forman parte del horario ordinario de trabajo, por lo que se asignan de forma extraordinaria, es decir, no se suman a su planificación ordinaria. Es muy habitual que en algunas empresas controlen estas horas, con el fin de no sobrepasarlas. Para establecer un control sobre las mimas, se define un montante total, que en España son 80 horas al año. Puedes crear una restricción para que el trabajador no exceda en la planificación de las horas extras anuales dictadas por convenio (Véase la restricción “No superar las horas extra anuales del trabajador“). Ejemplo: un trabajador a tiempo completa tiene una jornada anual por convenio de 1.800h., por lo tanto, dicho trabajador únicamente podrá realizar, como máximo, 80h. extras anuales.
  • Horas complementarias: indica las horas anuales por convenio que un trabajador a tiempo parcial puede realizar complementariamente a las horas establecidas en su contrato de trabajo, es decir. Cabe recordar que el número de horas complementarias, en ningún caso, puede superar el 100% de las horas anuales ordinarias dictadas en convenio para trabajadores a jornada completa. A su vez, muestra el total de horas complementarias que tiene asignado el trabajador, así como cuántas de dichas horas ya han sido realizadas por el trabajador. Puedes crear una restricción para que el trabajador no exceda en la planificación de las horas complementarias anuales (Véase la restricción “No superar las horas complementarias anuales del trabajador“). Ejemplo: un trabajador a tiempo parcial tiene establecido en su contrato de trabajo que va a realizar el 50% de la jornada ordinaria anual de trabajo (en un convenio de 1.800h. anuales, este trabajador tendría entonces 900h. de contrato, es decir, el 50%). Por lo tanto, este trabajador podrá realizar como horas complementarias al año un máximo de 900h., para que éstas horas complementarias, junto las que tiene en su contrato de trabajo, no superen el máximo de horas ordinarias anuales dictadas por Convenio, que, en nuestro ejemplo, son 1.800h.

Cálculo estimado de horas

El cálculo estimado de horas es la forma que tenemos en aTurnos para controlar el balance de horas mes a mes. Sabiendo que el balance es la diferencia entre las horas contrato que tiene que hacer el trabajador menos las horas planificadas y los ajustes. Es importe tener un control mensual que os estimamos para saber los balances aunque no estén los trabajadores completamente planificados. Te damos un seguimiento constante de los saldos de horas.

Para realizar el cálculo estimado utilizamos las siguientes medidas:

  • El modo de cálculo mensual, teniendo en cuenta los días reales del mes o si por otro lado se van a tener en cuenta los días de pago en nómina (30 días con carácter general).
  • Las horas anuales contrato/año, son las horas del contrato año del trabajador según su convenio laboral.
  • Horas en periodo: número de horas de trabajo que le corresponde al trabajador, con el porcentaje de jornada aplicado y proporcional al periodo contratado.
  • La fecha de inicio: fecha de inicio del periodo y comienzo del cálculo estimado de horas
  • La fecha fin: fecha de cierre del periodo que tiene en cuenta el cálculo estimado de horas.
  • El porcentaje de jornada: indica el % de jornada que realiza el trabajador en el periodo de contrato consultado.
  • Festivos periodo: número de festivos a tener en cuenta en el cálculo estimado. Depende si indicamos que se trabaja o no los festivos que se informen en el sistema, o que se indique solo los días festivos que tiene planificado en el cuadrante el trabajador.
  • Las vacaciones anuales: número de días de vacaciones al año que le corresponden al trabajador por defecto, según convenio laboral
  • Las vacaciones en el periodo:número de días de vacaciones que les corresponden al trabajador durante el periodo

Con estos datos y con la información de la planificación actual en cuadrante del trabajador obtenemos un resultado estimado tras el cálculo automatizado que hace el sistema. El resultado se encuentra presentado en las siguiente tabla:

 

  • Dias en nómina: días que se utilizan para el cálculo de las horas contrato al mes (las que debería hacer el trabajador). Dependen del modo de cálculo seleccionado, si es por los días en nómina recuperará como máximo 30 días por mes, en el caso del mensual tendrá en cuenta los del mes.
  • Festivos: número de festivos en el mes, atendiendo a si el trabajador trabaja o no los festivos. Teniendo en cuenta los festivos creados y la consideración de festivos que esté indicada en la configuración general del equipo.
  • Vacaciones planificadas: en el caso de que el trabajador no tenga vacaciones informadas, el valor de las vacaciones al mes se corresponden con los días de vacaciones que devengan cada mes, se considera que “estas vacaciones prorrateadas” se disfrutaran, es decir, no se trabajarán. En el caso de que estén informadas, descuentan de días de contrato al mes.
  • Vacaciones prorrateadas: en el caso de que el trabajador no tenga vacaciones informadas, el valor de las vacaciones al mes se corresponden con los días de vacaciones que devengan cada mes, se considera que “estas vacaciones prorrateadas” se disfrutaran, es decir, no se trabajarán. En el caso de que estén informadas, descuentan de días de contrato al mes.
  • Dias de contrato al mes: es la estimación de los días de trabajo al mes, se calcula con los días de alta en el mes, menos los festivos, menos la parte proporcional de las vacaciones y/o los turnos V´s planificados, menos el descanso semana que el trabajador tengan informado.
  • Horas contrato al mes: resultado de multiplicar los días de contrato al mes por las horas estimadas a trabajar al día
  • Total planificadas: la suma de las horas y turnos planificados recuperando las horas computadas de los turnos. No incluyen las horas de turnos y horas computadas asociadas a absentismos no justificados.
  • Horas vacaciones pendientes: Si el trabajador no tiene planificadas las vacaciones, las horas de vacaciones pendientes se suman a las horas contrato. Son el resultado de multiplicar el prorrateo mensual de las vacaciones por las “Horas estimada día de alta”.Las horas estimadas al día es el resultado de dividir:
    • Las horas anuales según convenio, 1780 para este ejemplo
    • Las vacaciones anuales
    • Los festivos

    En el caso de que solo estén considerados como festivos, los festivos indicados, las horas estimada día de alta sería igual a:

    • 1780 / (365-30-14) = 5,54

    Por ejemplo, en el caso de contratos temporales en los que el trabajador no va a disfrutar vacaciones, contratos de semanas o de meses, habitualmente los de sustitución, al abonarse las vacaciones en el finiquito, las horas que no trabaja en vacaciones se suman a las horas contrato mes (son horas que debe trabajar de más al mes en comparación con otros trabajadores que si disfrutan las vacaciones).

  • Ajustes: incremento o decremento de horas que no tiene reflejo en el tiempo en un día determinado durante todo el año. Contabiliza estas horas teniendo en cuenta todos los ajustes de horas que se realizan en los diferentes periodos de contratos que se realiza en el mismo año. Como por ejemplo, un finiquito, las horas que genera la nocturnidad o cuando se mueven exceso o defecto de horas de un año al siguiente. Ver ajuste
  • Balance mensual: resultado de restar las Horas contrato mes más las horas vacaciones pendientes y las horas planificadas al mes, teniendo en cuenta los ajustes de horas, las cuales pueden incrementar o decrementar las horas planificadas (computables), como puede ser por ejemplo un abono de nómina (incrementaría las horas computadas).
  • Balance acumulado: es la suma de los balances mensuales.

  • Los días de descanso semanal medio (0, 1, 1,5, 2, 3, 4, 5, 6, teniendo en cuenta los días con turnos de cero horas.
  • Si se trabajan o no todos los festivos existentes en el equipo o solo se tienen en cuenta los realmente trabajados.
  • La definición de qué se considera festivo para el cálculo: solo festivos, domingos y festivos o sábados, domingos y festivos, se determina en la configuración general del equipo (Véase cómo configurar los festivos). Los festivos anuales se definen en (véase Administrar festivos), es decir, considera como festivos, solo 14 (los indicados), 66 días (domingos y festivos) o 118 (sábados, domingos y festivos)

A continuación, se muestra un ejemplo:

  • Modo de cálculo mensual
  • Horas anuales: 1780
  • Vacaciones anuales: 30 días naturales
  • Descanso semanal: 1 día
  • No se trabajan los festivos, se consideran solo los festivos indicados, en este caso 14.

Lo primero que se realiza, es calcular los días estimados de trabajo anuales, para hacerlo:

  • Contamos los días del año en curso en los que está de alta el trabajador, para el año 2020, 366 días.
  • A estos 366 días le restamos los días que no se trabaja, es decir, las vacaciones (30 días), más los festivos (14 festivos) más el descanso semanal medio, en este ejemplo se descansa de promedio 1 día a la semana (366/7=52,28), es decir los días de trabajo serían: 366-30 (vacaciones)-14 (festivos)-52,28 (descanso semanal medio)=269,71 días estimados a trabajar al año.
  • Con estos dos valores obtenemos las horas estimadas a trabajar al día, dividiendo las horas anuales por los días estimados a trabajar, 1780 dividido entre 269,71 días, el resultado 6,6, (redondeado a dos decimales). Cada día debe trabajar 6,6 horas.
  • Para saber cuantas horas tiene que trabajar un mes en concreto, por ejemplo el mes de enero, lo primero que hacemos es descontar el descanso semanal medio (31 días del mes dividido entre 7), en este caso 4,42.
  • Por otro lado descontamos los festivos en el mes, en este caso, el mes de enero tiene 1 festivo.
  • Además se descuenta la parte proporcional de las vacaciones (2,56 días), siempre que las vacaciones no estén planificadas.
  • El total de días de trabajo en el mes de enero sería: 31 días de enero menos 4,2857 (operamos con 10 decimales para ajustar mejor el cálculo, pero se muestran redondeados) menos el festivo, menos la parte proporcional de las vacaciones, el resultado, es decir, los días a trabajar en el mes de enero es igual a 23,01.
  • Las horas estimadas a trabajar en el mes vienen del producto entre los días estimadas a trabajar en el mes (23,01) por las horas estimadas de trabajar al día (6,6). En este caso las horas estimadas de trabajo son 151,87 (operamos con 10 decimales)

Los informes de saldos los tienes disponibles si eres administrador total en Estadísticas>Reportes (A continuación, puedes ver los reportes).

Si eres Superusuario, puedes realizar una petición de informe en los específicos que encuentras en RRHH (Véase las estadísticas de reportes por trabajador)

Ajustes manuales para saldar las horas

Partimos de que el ideal en la planificación es que las horas planificadas coincidan con las horas contrato año, es decir, el número de horas que un trabajador debe prestar servicios de acuerdo a la jornada anual definidas en convenio (ver Configuración general), la fecha de alta y/o baja, así como el porcentaje de jornada.

Los administradores pueden realizar ajuste de horas y de días de vacaciones, con un incremento o decremento de las mismas. Estos ajustes son interesantes en el inicio de año para saldar las horas y vacaciones, ayudando al administrador a tomar decisiones al tratar un exceso o defecto de horas y vacaciones, según los balances de horas y/o vacaciones que presente en trabajador a final del año o final de un periodo de contrato. En caso de finiquito, es posible que existan diferencias entre las planificadas y las horas contrato año, para saldar se utilizan los ajustes manuales.

Un caso de uso frecuente es el ajuste de horas por exceso o defecto que nos informa el balance de horas de un trabajador. Describiremos un proceso de ajuste de horas por defecto con un ejemplo, en el que el trabajador tiene por ejemplo un defecto de 77  resultante de las horas horas contrato/año  (1750 horas) y las horas planificadas (1637 horas), en el año 2021.

El administrador hace clic sobre el botón de acción “+” con fondo verde como se muestra en la imagen anterior. A continuación aparece el formulario de ajuste donde se ofrece las diferentes opciones de ajuste, tanto para horas como de vacaciones. En nuestro ejemplo seleccionaremos incremento de horas en el año 2021 donde se ha generado un defecto de horas (77 horas), al tener menos horas planificadas (1637 horas) que las horas de convenio (1750 horas). Con esta opción conseguiremos dejar el balance a “0 horas” en el año 2021.

Estas 77 horas ajustadas no se quedarán insertadas en el cuadrante del trabajador en el día que se informa en formulario anterior, pero sí se quedan registrados todos los tipos ajustes que se realicen en los tiempos del trabajador. Para acceder al listado, también es haciendo clic en el botón de acción “+” con fondo verde. Los ajustes pueden ser eliminados por el administrador en el caso que lo estime necesario.

Una vez ajustadas la horas en el año 2021, falta un segundo paso en nuestro ejemplo, que es hacer un decremento de 77 horas en el año 2022, es decir se realiza un ajuste de horas en el que el trabajador para que comience con -77 horas en 2022. La acción del ajuste de horas para 2022 se tiene que realizar en una fecha del año 2022. Para poder realizar ajuste de horas o vacaciones en otro año al que está en vigor es necesario cambiarlo en el aparatado de “Tiempos“.

En este caso se informa  una fecha del año siguiente (2022) y la acción decremento de horas planificadas.

El resultado cuando se añade el nuevo ajuste de hora es de -77 horas efectivas, que se puede intepetrar en 1827 horas que un administrador puede planificar al trabajador (1750 horas de contrato/año +77 horas del ajuste a deber del año 2021, en nuestro ejemplo).

Las acciones que se pueden realizar en el ajuste de tiempos en el perfil del trabajador son las siguientes:

  • Incremento de horas planificadas: Añade horas planificadas al trabajador, por ejemplo por cursos o por traspaso de saldo del año anterior. Si el trabajador el año anterior trabajo más horas de las que tenía que trabajar, estas horas planificadas de más se traspasan al año en vigor.
  • Decremento de horas planificadas: Resta horas planificadas al trabajador, para corrección de horas abonadas de forma errónea, etc. En este caso, si trabajo menos estas horas de menos se traspasan como decremento.
  • Abono nómina: Resta horas al empleado, estas horas se incluyen en la exportación de nómina para su abono.
  • Descuento nómina
  • Incremento horas de contrato
  • Decremento de horas de contrato
  • Incremento de vacaciones de contrato
  • Decremento de vacaciones de contrato
  • Decremento saldo de vacaciones

¿Se puede realizar un ajuste de horas planificadas y/0 ajuste de vacaciones de contrato a más de un trabajador en un sola acción de ajuste de tiempos?

Si eres un superusuario, puedes migrar saldo de horas y vacaciones de trabajadores de los equipos que previamente selecciones. Puedes migrar esto saldo de manera independiente o ambas a la vez (vacaciones y/o horas planificadas). Te lo contamos en el siguiente enlace “Migrar saldos de horas y vacaciones”.

Desde la opción menú de RRHH en Registros un superusuario puede obtener un listado de todos los ajustes de los trabajadores del/os equipo/os seleccionados, entre las fechas que se indique. (Ver ajustes)

Ajustes automáticos

En aTurnos tienes la posibilidad de informar un tanto por ciento de incremento en las horas planificadas atendiendo al tipo de hora. Por ejemplo, cuando las horas nocturnas computan un 20% más.

Cuando esto sucede, puedes a nivel de equipo (ver Configuración general ajustes por coeficientes de horas) configurar los incrementos dependiendo si la horas es nocturna, festiva, festiva nocturna, festiva especial y/o festiva nocturna especial, permitimos también informar distintos incrementos a nivel de cada trabajador.

 

 

Si el trabajador tiene turnos planificados en noches, festivos, etc., como en la imagen del cuadrante.

 

 

La aplicación calcula automáticamente estos incrementos que se visualizan también en los Ajustes, en la imagen la descripción del incremento y las horas.

 

 

En el Total efectivas las realmente planificadas y en el Total sumando todos los ajustes (positivos o negativos).

 

Datos de planificación

Muestra información sobre la planificación que el trabajador tiene asignada, tratándose así mismo de información sobre los datos del patrón que previamente has creado y que le has asignado al trabajador al que se hace referencia. La información está previamente detallada en dicho patrón. Es muy importante recordarte que, si ésta información no la registras al inicio, en los datos de planificación no te aparecerá nada. (Puede visualizar cómo aplicar un patrón de turnos).

Para que te sea más fácil, se detallará a continuación el significado de la información que contiene cada campo, que son los siguientes:

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  • Patrón: es una secuencia de turnos que se repite atendiendo a un ciclo de días. Con los patrones de turnos se puede planificar los trabajadores durante un periodo de tiempo determinado. Así mismo, también puedes asignarle una localización, consiguiendo, por lo tanto, un patrón de turnos con localizaciones.
  • Día de la semana: informa el día de inicio del patrón, por defecto aTurnos lo asocia con un lunes pero también al aplicar el patrón, puedes indicar que comience cualquier otro día de la semana (tal y como lo puedes ver en la imagen arriba indicada). Hay empresas donde el primer día para aplicar el patrón puede ser cualquier día de la semana, u otro en cuestión (es decir, puede no ser un lunes), como, por ejemplo, podría ser un miércoles, por lo que debes mostrar especial atención sobre este detalle.
  • Periodo: trata sobre la semana del patrón (en el caso de que hayas creado dos periodos o más para un mismo patrón) que se quiera insertar primero. Para ello, antes de aplicar el patrón, debes fijarte con atención en el cuadrante que aparece justo debajo de los pasos a realizar, para que concuerde el primero de los periodos por el que quieres que comience la planificación con la semana correcta en la que le has planificado los diferentes turnos y/o localizaciones al trabajador. Ejemplo: si has asignado 2 periodos a un mismo trabajador (el periodo 1 todos con un turno “M” (8:00-15:00) y el periodo 2 con un turno “T” (15:00-22:00), todos ellos de lunes a viernes, insertando como libres el fin de semana). Si justo el día en que quieres aplicar el patrón, el trabajador tiene durante esa semana el turno “T”, tienes que fijarte en el cuadrante de abajo que efectivamente coincide con el turno “T”, por lo que entonces tienes que insertar el periodo 2 como el comienzo para realizar la planificación correctamente en el trabajador.
  • Escalonado: identifica la duración de los periodos del patrón, es decir, cada cuánto tiempo van a rotar los periodos. Ejemplo: a un trabajador se le ha asignado 2 periodos (imagina que le aplica el patrón en primer lugar con el periodo 2) y en el escalonado se le han asignado 30 días, por lo tanto, desde el día 1 de aplicación del patrón hasta el día 30 el trabajador tendrá asignado los turnos del periodo 1; ya en el día 31 hasta el día 60, automáticamente se le asignará al trabajador los turnos que le hayas definido en el periodo 1), por lo que como ves, es el total de días en el que quieres que roten dichos periodos.
  • Fecha de inicio: identifica la fecha de comienzo en la que has aplicado el patrón sobre el cuadrante del trabajador en cuestión. No significa la fecha exacta en la que aplicas el patrón sobre el trabajador, sino que quiere decir la fecha en la quieres que los turnos y/o localizaciones creadas en el patrón del trabajador tengan efecto sobre la planificación del mismo.
  • Fecha de fin: muestra la fecha de finalización en la que has aplicado la planificación del patrón sobre el cuadrante del trabajador en cuestión. Una vez estés situado sobre este campo, puedes prolongar el patrón del trabajador. Ejemplo: si al aplicar el patrón de un trabajador has informado que es hasta el 31/12/2020 (tal y como muestra la imagen de la parte superior), aquí puedes extender más allá de la fecha previamente informada el patrón, es decir, puedes seleccionar que se extienda hasta el 30/04/2021 (a modo de ejemplo), manteniendo la misma secuencia de turnos previamente creada en el patrón correspondiente. Una vez prolongues dicha fecha de fin, tienes que hacer clic sobre “Iniciar planificación”, y posteriormente te mostrará la prórroga de la planificación sobre el cuadrante.

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