Operativa de Vacaciones, ¡todo lo que debes saber!

En aTurnos disponemos del sistema más completo de vacaciones y planificación, adaptado a la inmensa mayoría de casos y empresas. Es por ello que se precisa una previa configuración adaptada a su organización y actividad antes de empezar a aplicar las vacaciones a los cuadrantes de los trabajadores. En este artículo empezaremos por explicar las distintas formas de tratar las variables básicas como por ejemplo la cantidad de vacaciones correspondientes por convenio, el tratamiento (laborables o naturales), etc. Posteriormente, veremos cómo se puede configurar aTurnos para tratar dichos saldos de vacaciones (por ejemplo, para reconocer vacaciones pendientes del año/periodo anterior). Y por último, explicaremos las distintas maneras de insertar las vacaciones al cuadrante de los trabajadores dependiendo de quién inicia el proceso así cómo de la cantidad de días que se van a insertar.

1.      Definir variables básicas

Con variables básicas nos referimos sobre todo a cantidad de vacaciones por convenio, la fecha de fin del periodo vacacional (hasta cuando se pueden disfrutar las vacaciones restantes del año anterior) y el tratamiento: si son días laborables (en aTurnos, laborable es cualquier día con turno insertado) o naturales. Estas variables se fijan en Administrar>Ajustes (ver Manual de Configuración) y se cargarán por defecto en los perfiles de los trabajadores que se crean después. Sin embargo, si los trabajadores ya los tienes creados, tendrías que ajustar estas variables en el perfil de cada uno. En definitiva:

Si todavía no has creado los trabajadores

En caso de no haber creado los trabajadores puedes definir la cantidad de vacaciones que corresponden a los trabajadores al año por convenio o por periodo de alta en Administrar>Ajustes (Ver Manual de Configuración), posteriormente, al crear los trabajadores, llevarán estos datos por defecto que se pueden personalizar para cada empleado como se explica en el siguiente punto.

Si ya has creado los trabajadores

Para definir la cantidad de vacaciones que corresponden a los trabajadores al año por convenio o por periodo de alta así como el tratamiento de esa cantidad, hay que acceder a su perfil y modificar esas variables en caso de que hiciera falta: Datos de vacaciones en el perfil del trabajador. Por otro lado, también es importante tener en cuenta que a nivel de trabajador, las vacaciones se calcularán automáticamente teniendo en cuenta variables como las horas anuales, el porcentaje de jornada o ; y por lo tanto, si se ha fijado correctamente la cantidad total por convenio, no hará falta modificar manualmente la cantidad correspondiente a cada trabajador.

2.      Definir las restricciones correspondientes

El sistema utilizará las restricciones para limitar las cantidades de vacaciones que se inserten o soliciten. Existen dos restricciones muy importantes a la hora de gestionar las vacaciones, la primera es: “No superar el saldo vacacional anual del trabajador” y la segunda es “No superar el total de veces que se realiza un cierto turno/absentismo al año“. Sin embargo, como explicamos a continuación, su utilización va a depender en gran medida del punto de partida del equipo en aTurnos. Las restricciones se pueden aplicar desde Planificador>Restricciones o desde el perfil de cada trabajador.

Para no superar el saldo vacacional anual del trabajador

Esta restricción te permite limitar la cantidad de vacaciones que se pueden asignar a cada trabajador en base a la cantidad que tienen indicada en su perfil. Recomendamos siempre tenerla activa, en modo deseable (que bajo acción del usuario, permite saltar la restricción) para que tanto el Admin como los trabajadores puedan ver en todo momento si superan el saldo sin acudir a las estadísticas.

Para reconocer vacaciones del periodo anterior

En este caso tienes tres vías: la primera es en caso de haber sido usuario de aTurnos también en el periodo anterior y la fecha de fin de periodo vacacional es a futuro, la segunda es que la fecha de fin de periodo vacacional ya haya terminado; y la tercera es para aquellos casos en los que aTurnos no tiene los datos del periodo anterior.

Caso Existen datos del periodo anterior en aTurnos Fecha de fin del periodo vacacional vigente Método
Primero El método es automático, el sistema automáticamente termina el saldo del periodo anterior antes de empezar con el nuevo saldo.
Segundo Si No En este caso debe crear un tipo de absentismo (ver manual) y denominarlo, por ejemplo: “Vacaciones del periodo anterior”. Posteriormente debe entrar al perfil del trabajador, y en la parte de vacaciones hacer clic en “Trasladar” saldo de vacaciones del periodo anterior como absentismo. Se desplegará un modal donde lo que hará es aplicar la restricción “No superar el total de veces que se realiza un cierto turno/absentismo al año” con la cantidad de vacaciones restantes del periodo anterior como valor de la restricción de forma automática (ver manual).
Tercero No No En este caso debe crear un tipo de absentismo (ver manual) y denominarlo, por ejemplo: “Vacaciones del periodo anterior”. Posteriormente debe entrar al perfil del trabajador, y en la parte de vacaciones hacer clic en “Trasladar” saldo de vacaciones del periodo anterior como absentismo. Se desplegará un modal donde lo que hará es aplicar la restricción “No superar el total de veces que se realiza un cierto turno/absentismo al año” con indicando la cantidad de vacaciones restantes del periodo anterior como valor (ver manual).

3.      Aplicar las vacaciones correspondientes

Para aplicar las vacaciones existen distintos procesos y distintas maneras dependiendo de la operativa de la empresa, el tipo de vacaciones, la cantidad, etc. En concreto, hemos clasificado los procesos en base a las siguientes posibles situaciones:

Aplicar días sueltos (poca cantidad)

En este caso debe acceder al cuadrante, hacer clic en el día del trabajador correspondiente y en menú escoger una de las siguientes opciones: “Insertar turno” o “Modificar turno” y hacer clic en la V (de Vacaciones). Si escoge la primera opción le aparecerá el turno original más el de vacaciones y si escoge la segunda, se borrará el turno original y solo aparecerá el de Vacaciones.

Aplicar por medio de Peticiones de Vacaciones

Tanto los trabajadores como los administradores pueden hacer solicitudes de vacaciones. El proceso de aceptarlas es el mismo independientemente de quién lo haya iniciado. Para hacer uso del asistente de vacaciones, como Admin puedes hacer clic en el cuadrante y escoger la opción de “Peticiones” o hacer clic en Cuadrante>Peticiones y Cambios y hacer clic en “Nueva Petición” (Ver Manual de Peticiones). Además de las variables que se pueden tratar en las peticiones y el proceso de aceptarlas o denegarlas, es importante definir también el flujo de peticiones, es decir, qué usuarios pueden gestionarlas y el orden en el que lo pueden hacer en Administrar>Ajustes>Cambios (ver más).

Aplicar por medio de Patrón de Vacaciones

Si no quieres hacer uso del Asistente de Vacaciones (proceso mediante peticiones) para una sustitución directa del trabajador involucrado, puedes crear un patrón de vacaciones accediendo a Planificador>Patrones>Añadir y crear una secuencia de 7 días, por ejemplo, de Vacaciones (V). Después, puedes aplicarla a los trabajadores que quieras y para los periodos que quieras (Ver Manual de Patrones).

4.      Comprobar estadísticas y vacaciones

Para poder consultas los saldos de los trabajadores a la vez (en lugar de ir perfil por perfil), puedes acceder a Estadísticas>Vacaciones (ver más), donde te aparecerán resaltos en rojo aquellos caso en los que el trabajador esté superando su saldo, y en verde, aquellos en los que el trabajador haya cumplido con su saldo.

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