En aTurnos disponemos del sistema más completo de vacaciones y planificación, adaptado a la inmensa mayoría de casos y empresas. Es por ello que se precisa una configuración previa adaptada a su organización y actividad antes de empezar a aplicar las vacaciones a los cuadrantes de los trabajadores. En este artículo empezaremos por explicar las distintas formas de tratar las variables básicas como por ejemplo la cantidad de vacaciones correspondientes por convenio, el tratamiento (laborables o naturales), etc. Posteriormente, veremos cómo se puede configurar aTurnos para tratar dichos saldos de vacaciones ( por ejemplo, para reconocer el periodo de vacaciones pendientes del año / anterior). Y por último,
1. Definir variables básicas
Con variables básicas nos referimos sobre todo a cantidad de vacaciones por convenio, la fecha de fin del periodo vacacional (hasta cuando se pueden disfrutar las vacaciones restantes del año anterior) y el tratamiento: si son días laborables (en aTurnos, laborable es cualquier día con turno insertado) o naturales. Estas variables se fijan en Administrar> Ajustes (ver Manual de Configuration ) y se cargarán por defecto en los perfiles de los trabajadores que se crean después. Sin embargo, si los trabajadores ya los tienes creados, tendrías que ajustar estas variables en el perfil de cada uno. En definitiva:
Si todavía no ha creado los trabajadores
En caso de no haber creado los trabajadores puedes definir la cantidad de vacaciones que corresponda a los trabajadores al año por convenio o por periodo de alta en Administrar> Ajustes (Ver Manual de Configuración ), posteriormente, al crear los trabajadores, llevarán estos datos por defecto que se puede personalizar para cada empleado como se explica en el siguiente punto.
Si ya ha creado a los trabajadores
Para definir la cantidad de vacaciones que corresponda a los trabajadores al año por convenio o por periodo de alta así como el tratamiento de esa cantidad, hay que acceder a su perfil y modificar esas variables en caso de que hiciera falta: Datos de vacaciones en el perfil del trabajador . Por otro lado, también es importante tener en cuenta que un nivel de trabajador, las vacaciones se calcularán automáticamente teniendo en cuenta las variables como las horas anuales, el porcentaje de jornada o; y por lo tanto, si se ha fijado correctamente la cantidad total por convenio, no hará falta modificar manualmente la cantidad correspondiente a cada trabajador.
2. Definir las restricciones correspondientes
El sistema utilizará las restricciones para limitar las cantidades de vacaciones que se inserten o soliciten. Existen dos restricciones muy importantes a la hora de gestionar las vacaciones, la primera es: ” No superar el saldo vacacional anual del trabajador” y la segunda es ” No superar el total de veces que se realiza un cierto turno / absentismo al año “. Sin embargo, como explicamos a continuación, su utilización va a depender en gran medida del punto de partida del equipo en aTurnos. Las restricciones se pueden aplicar desde Planificador> Restricciones o desde el perfil de cada trabajador.
Para no superar el saldo vacacional anual del trabajador
Esta restricción te permite limitar la cantidad de vacaciones que se pueden asignar a cada trabajador en base a la cantidad que tienen indicada en su perfil. Recomendamos siempre tenerla activa, en modo deseable (que bajo acción del usuario, permitir saltar la restricción) para que tanto el Admin como los trabajadores puedan ver en todo momento si superan el saldo sin acudir a las estadísticas.
Para reconocer vacaciones del periodo anterior
En este caso tienes tres vías: la primera es en caso de haber sido usuario de aTurnos también en el periodo anterior y la fecha de fin de período vacacional es a futuro, la segunda es que la fecha de fin de período vacacional ya haya terminado; y la tercera es para aquellos casos en los que aTurnos no tiene los datos del periodo anterior.
| Caso | Existen datos del periodo anterior en aTurnos | Fecha de fin del periodo vacacional vigente | Método |
| Primero | Si | Si | El método es automático, el sistema termina automáticamente el saldo del periodo anterior antes de empezar con el nuevo saldo. |
| Segundo | Si | No | En este caso debe crear un tipo de absentismo ( ver manual ) y denominarlo, por ejemplo: “Vacaciones del periodo anterior”. Posteriormente debe entrar al perfil del trabajador, y en la parte de vacaciones hacer clic en “Trasladar” saldo de vacaciones del periodo anterior como absentismo. Se desplegará un modal donde lo que hará es aplicar la restricción “No superar el total de veces que se realiza un cierto turno / absentismo al año” con la cantidad de vacaciones restantes del periodo anterior como valor de la restricción de forma automática ( ver manual ). |
| Tercero | No | No | En este caso debe crear un tipo de absentismo ( ver manual ) y denominarlo, por ejemplo: “Vacaciones del periodo anterior”. Posteriormente debe entrar al perfil del trabajador, y en la parte de vacaciones hacer clic en “Trasladar” saldo de vacaciones del periodo anterior como absentismo. Se desplegará un modal donde lo que hará es aplicar la restricción “No superar el total de veces que se realiza un cierto turno / absentismo al año” con indicando la cantidad de vacaciones restantes del periodo anterior como valor ( ver manual ). |
3. Aplicar las vacaciones correspondientes
En concreto, hemos clasificado los procesos en base a las siguientes situaciones posibles:
Aplicar días sueltos (poca cantidad)
En este caso debe acceder al cuadrante, hacer clic en el día del trabajador correspondiente y en el menú elegir una de las siguientes opciones: “ Insertar turno ” o “ Modificar turno ” y hacer clic en la V (de Vacaciones). Si escoge la primera opción le aparecerá el turno original más el de vacaciones y si escoge la segunda, se borrará el turno original y solo aparecerá el de Vacaciones.
Aplicar por medio de Peticiones de Vacaciones
Tanto los trabajadores como los administradores pueden hacer solicitudes de vacaciones. El proceso de aceptarlas es el mismo independientemente de quién lo haya iniciado. Para hacer uso del asistente de vacaciones, como Admin puedes hacer clic en el cuadrante y elegir la opción de “Peticiones” o hacer clic en Cuadrante> Peticiones y Cambios y hacer clic en “Nueva Petición” ( Ver Manual de Peticiones ). Además de las variables que se pueden tratar en las solicitudes y el proceso de aceptarlas o denegarlas, es importante definir también el flujo de solicitudes, es decir, qué usuarios pueden gestionarlas y el orden en el que lo pueden hacer en Administrar> Ajustes> Cambios ( ver más ).
Aplicar por medio de Patrón de Vacaciones
Si no quieres hacer uso del Asistente de Vacaciones (proceso mediante solicitudes) para una sustitución directa del trabajador involucrado, puedes crear un patrón de vacaciones accediendo a Planificador> Patrones> Añadir y crear una secuencia de 7 días, por ejemplo, de Vacaciones (V ). Después, puedes aplicarla a los trabajadores que quieras y para los periodos que quieras ( Ver Manual de Patrones ).
4. Comprobar estadísticas y vacaciones
Para poder consultas los saldos de los trabajadores a la vez (en lugar de ir perfil por perfil), puedes acceder a Estadísticas> Vacaciones ( ver más ), donde te aparecerán resaltos en rojo aquellos caso en los que el trabajador esté superando su saldo, y en verde, aquellos en los que el trabajador haya cumplido con su saldo.
5. Planificar propuesta de vacaciones a los trabajadores
Es habitual que los administradores de un equipo en aTurnos planifiquen las vacaciones de los trabajadores a modo de propuesta o borrador. Esta propuesta de vacaciones ayuda a la planificación de los periodos vacacionales y al ajuste y planificación de horas anuales de los trabajadores por parte del Administrador.
Para ello, se han creado dos tipos de soluciones muy sencillas para poder hacer este proceso de propuesta de vacaciones:
Aplicar mediante Peticiones de turno
En esta opción hay que crear el tipo de turno (Propuesta de vacaciones: PDV) con una duración total de 00:00h, no seleccionable para cambios y con la opción de realizar peticiones, puesto que a continuación se tiene que realizar una petición de turnos. Después, en la planificación del cuadrante del trabajador se insertan los turnos de la PDV. La propuesta de vacaciones insertada es temporal y se refleja en color morado mientras se encuentre pendiente de aprobar o denegar. A la hora de aceptar la petición, se realiza en modo de “Añadir” para poder tener tanto las vacaciones como los turnos y no “Sustituir”. De esta manera, se mantienen las horas planificadas y no se realizará el cuadre de horas correctamente hasta que no existan las vacaciones finales definitivas.
Aplicar mediante Patrones de turno
En esta propuesta se crea el patrón de turnos de la duración deseada (previamente se crea el tipo de turno como en la primera opción). Una vez creado, se aplica el patrón de la propuesta de vacaciones indicando Festivos y la opción de Mantener, de tal forma que se insertan los turnos del patrón y se conservan los turnos que tiene planificado previamente; así el administrador aún puede observar la planificación que va a ser sustituida por las vacaciones definitivas (en esta opción también se podrá aplicar el patrón directamente desde el Cuadrante). Una vez que se inserten las vacaciones definitivas y reales (V), éstas sustituirán a los turnos PDV y a cualquier otro tipo existente en el cuadrante.
Para más información puedes acceder a nuestras preguntas frecuentes para el Administrador del Manual: ¿Cómo planificar propuesta de vacaciones a los trabajadores?