2. Gestión del Control de Presencia

Introducción

Una vez recogidos los marcajes que han efectuado los trabajadores, el Administrador tiene que realizar ajustes de los marcajes.

Para ello debemos acceder a Control de Presencia desde nuestro menú de aTurnos y después entrar en:

  • Detalle: si queremos realizar los ajustes en general a todos los trabajadores del equipo en un día determinado.
  • Detalle por trabajador: si los ajustes son de forma individualizada a un único trabajador en un periodo que puede ser desde un día e incluso de un mes.

1. Detalle

Detalle: esta función permite al administrador visualizar, en un determinado día, información sobre los marcajes que realizan los trabajadores, comparándolo con la planificación de los mismos. Esta comparativa, en una primera instancia puede ser visual, al aparecer detalles en los trabajadores en forma de barras horizontales de diferentes colores:

Periodo verde: representara la franja horaria en la que el trabajador se encuentra planificado, bien con turnos u horas en el cuadrante del equipo.

Periodo naranja: representa las franjas horarias del tiempo presencial del trabajador. El administrador puede editar los marcajes, cliqueando sobre este periodo de presencia.

Línea roja: representa el momento en el que se ha insertado una acción de marcaje de entrada del trabajador. El administrador puede editar los marcajes, cliqueando sobre la línea roja.

Periodo negro: representa la franja horaria en la que se ha insertado un absentismo. Este absentismo se calcula de manera automatizada cuando el administrador realiza la acción de ajuste horario, entre las horas planificadas y presenciales. En el momento que las horas presenciales no coincidan con las horas planificadas (superando los tiempos de tolerancia previamente configurados) se genera un periodo de absentismo.

Periodo marrón: representa la franja horaria en la que se han insertado horas de más en la planificación. Este tipo de horas positivas (tipos de horas) se calcula de manera automatizada cuando el administrador realiza la acción de ajuste horario, entre las horas planificadas y presenciales. En el momento que las horas presenciales no coincidan por exceso, con las horas planificadas se insertan horas positivas (normales, complementarias o extras) en la planificación

En esta pestaña podrá ajustar los marcajes, así como corregir errores. Para ello puede hacer clic directamente en la barra de color del marcaje o haciendo clic en Ajustar.

1- Añadir marcajes. Para añadir un marcaje manual, el administrador puede realizarlo desde el menú izquierdo, Control de presencia>detalle.

2- Barra de filtros. Desde aquí se puede filtrar por: la fecha del día, tipos de marcajes, periodo del día y características de clasificación (como la localización).

La visualización de los marcajes se puede filtrar por diferentes valores como son:

Todos los marcajes: aparecen todos los trabajadores, con planificación o sin planificación de horas, asó como los que hayan realizado marcaje o no, propio del control de presencia.

-Solo sin ajustar: aparecen los trabajadores que aún no han sido sometido a un ajuste del marcaje por parte del administrador.

-Solo ajustados: aparecen los trabajadores que han sido sometido a un ajuste del marcaje por parte del administrador.

-Trabajadores trabajando y sin turno: aparecen los trabajadores que han realizado acción de marcajes (en el detalle si presenta una línea roja de inicio de marcaje, o un periodo presencial naranja), pero no tiene planificación en el cuadrante (no disponen de periodo verde planificado).

-Trabajadores con turno y sin marcaje: aparecen los trabajadores que no han realizado acción de marcajes (en el detalle no presenta línea roja de inicio de marcaje, ni periodo presencial naranja), pero si tiene planificación en el cuadrante (disponen de periodo verde planificado).

-Puntualidad: aparecen los trabajadores que se encuentra en rango de puntualidad, según configuración del módulo de presencia.

-Marcajes automáticos: aparecen los trabajadores en los que sus marcajes han sido registrado sin ninguna acción de terceros (administradores)

-Marcajes manuales: aparecen los trabajadores en los que sus marcajes han sido registrados o editados en algún momento por una acción de terceros (administradores).

-Estado negativo: aparecen los trabajadores en la que las horas planificadas son mayores que las horas presenciales. Interpretado como saldo o estado negativo.

-Estado positivo: aparecen los trabajadores en la que las horas planificadas son menores que las horas presenciales. Interpretado como saldo o estado negativo

-Usuarios dentro (fecha actual)

-Usuarios fuera

3- Opciones por trabajador. Haciendo clic en el nombre del empleado se puede acceder directamente a su perfil; desde el icono de “+” se pueden añadir marcajes y por último desde el icono del calendario se accede a la ficha por periodos y al informe de marcajes de ese empleado.

4- Ajustar marcaje. Al hacer clic en el marcaje podrá añadir entradas o salidas directamente.

5- Opciones de ajuste: con estas opciones se pueden ajustar los marcajes.

  • Ajuste Real: Crea horas y absentismos de acuerdo a los excesos y defectos de los turnos planificados con la realidad.
  • Ajuste sobre el total: suma la horas de más (horas añadidas) al principio y fin del turno o resta en caso de ser de menos (absentismos), haciendo el ajuste sobre el total del tiempo (por ejemplo, un trabajador que ficha 20 minutos antes del inicio de su turno y ficha la salida 10 minutos antes del final de turno, el ajuste total sería de 10 minutos de horas añadidas).
  • Insertar Marcajes: En el caso de que un trabajador se le olvide fichar, tanto la entrada como la salida o ambas, permite insertar los marcajes de acuerdo a la hora de inicio y fin del turno.
  • Insertar Marcajes con arrastre: Mismo caso que el anterior, pero en este caso el trabajador hizo el marcaje de entrada, por ejemplo, 15 minutos más tarde de su hora de inicio, utilizando esta opción inserta el marcaje de salida ampliando el turno tantos minutos como los de la entrada.
  • Reducir Jornada: En este caso, se modifica la planificación, reduciendo el turno, es decir, borrando el turno y creando “horas sueltas” en su lugar.

¿Qué significa ajustar los marcajes?

La acción de “Ajustar marcajes” implica transformar en horas o absentismo la diferencia de tiempo entre los marcajes realizados por el trabajador y el tiempo planificado con anterioridad.

aTurnos devuelve un “Estado” de tiempo que puede ser positivo si en total el trabajador ha hecho más tiempo que el planificado.

O un estado negativo si el trabajador ha realizado menos tiempo que el planificado.

aTurnos determina ese estado de tiempo teniendo en cuenta las tolerancias indicadas en Administrar>Ajustes>Módulos (ver Manual de Configuración del Control de Presencia).

En la siguiente imagen se observa un ejemplo con un estado positivo.

Si por lo contrario el caso fuera negativo, se insertaría un absentismo restando el turno.

Así quedaría después dibujado en el cuadrante del trabajador tras realizar el ajuste del marcaje, en el caso de que hubiera superado su jornada.

Si el ajuste se hubiera realizado por no completar el total de la jornada debido a algún absentismo, el cuadrante se mostraría pintada como en la siguiente imagen.

En el siguiente vídeo mostramos cómo se realizarían los diferentes tipos de ajustes:

Ajuste real

 

Ajuste sobre el total

 

Insertar marcajes

 

Insertar marcajes con defecto y exceso de tiempo presencial

 

Insertar marcajes con arrastre

 

Reducir jornada

2. Detalle por trabajador

Esta pestaña tiene dos ventanas:

  • Listado de marcajes.
  • Informe.

2.1 Listado de marcajes

En la primera las funcionalidades son las mismas que el apartado anterior, mientras que, en Informe, filtrando por la fecha y el trabajador, en la parte superior de la tabla se puede descargar el Informe obligatorio del Registro Diario de la Jornada, en el cual aparecerá señalado cualquier modificación que haya realizado el Administrador y que no haya sido origen del fichaje original del trabajador. Definiendo los siguientes contenidos:

  • Fecha.
  • Línea del tiempo: muestra a modo de barras de diferentes colores:
    • Turno planificado (verde).
    • Tiempo presencial según los marcajes de entrada y salida (naranja).
    • Marcajes sin cerrar (rojo)
    • Absentismos (negro).
    • Horas añadidas normales, extra, complementarias o personalizadas (marrón). 
  • Día: horas presenciales dentro lo planificado.
  • Horas presenciales: horas contabilizadas que el trabajador ha fichado entre cada marcaje de entrada y de salida (presumibles al tiempo presencial en el puesto de trabajo).
  • Horas trabajadas:
    • Con el ajuste en Configuración ‘Contabilizar como descanso la diferencia entre la duración total de la jornada y sus horas computadas’. Son la horas presenciales restándole el descanso (diferencia entre el total y lo computado del tipo de turno).
    • Sin el ajuste ‘Contabilizar como descanso la diferencia entre la duración total de la jornada y sus horas computadas’. Son las horas presenciales sin tener en cuenta el descanso (diferencia entre el total y lo computado del tipo de turno).
  • Descanso: diferencia entre el total y lo computado del tipo de turno. En el caso de que las horas presenciales sean mayores que lo computado del tipo de turno, esa diferencia se le descuenta al tiempo de descanso.
  • Horas planificadas: número de horas que tenía el trabajador planificadas en su cuadrante para ese día en concreto.
  • Puntualidad: tiempo de menos marcado en la entrada del Control de Presencia con respecto al inicio del turno planificado (dependiendo de las tolerancias indicadas en la Configuración).
  • Estado: diferencia entre horas planificadas y presenciales.
  • Acumulado: total de horas no ajustadas acumuladas en el periodo de fechas indicado.

 

2.2 Informe por trabajador

En este informe se detalla toda la información que se necesita presentar ante la inspección laboral debido al obligado cumplimiento del registro de la jornada efectiva de trabajo, de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto de Ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (Ver post de ‘El Registro Diario de la Jornada ya es obligatorio, ¡pero no difícil!’).

 

2.2.1. Barra superior

Aquí indicaremos los datos que queremos ver:

  • Fecha: intervalo de tiempo entre dos fechas.
  • Trabajador: nombre del trabajador del que queremos ver los marcajes para el informe.
  • Marcajes: menú desplegable donde filtrar si ver ‘Todos los marcajes’, ‘Solo sin ajustar’ o ‘Solo los ajustados’.

También se puede usar el botón de filtro para que en el caso de que un trabajador haya realizado marcajes en varias localizaciones, nos aparezcan solo los de una, o por el contrario los de todas las localizaciones.

2.2.2. Añadir marcajes

Al igual que en el listado, desde este botón podemos añadir marcajes si se observa que algún trabajador no ha realizado el fichaje para registrar el inicio y final de jornada de trabajo.

En el siguiente vídeo te mostramos cómo ‘Añadir marcajes’.

2.2.3. Variables del informe

En la estructura del reporte se informarán los siguientes datos:

  • Fecha: día, mes y año.
  • Planificado: turno planificado en el día.
  • Entradas: cada uno de los marcajes de entrada realizados en el día.
  • Salidas: cada uno de los marcajes de salida realizados en el día.
  • Horas de absentismo: horas de menos registradas en el control de presencia con respecto al turno planificado.
  • Horas voluntarias: horas que el trabajador hace de más de su turno planificado. Por ejemplo, un trabajador que accede a su puesto de trabajo 5 minutos antes, aunque tenga tomada una tolerancia de 5 minutos al inicio (ver tolerancias), contará como 5 minutos que ha estado de manera voluntaria en el centro de trabajo o realizando su actividad. De la misma forma, si tiene tomada una tolerancia al final de jornada, informará el tiempo de más que no esté ajustado como horas extras.
  • Estado: diferencia entre las horas planificadas y las presencial que no han sido ajustadas, ni como absentismo, ni como horas añadidas.
2.2.4. ¿Cómo descargo el informe?

En la parte superior derecha del listado, justo encima del último encabezado de la tabla, aparece el botón . Si haces clic se producirá la descarga en Excel o PDF, según selecciones.

En este vídeo podrás seguir los pasos para descargar el Informe obligatorio del Registro de la Jornada.

3. Peticiones de marcajes

La nueva función de petición de marcajes permite a los trabajadores, así como a los administradores, realizar la petición de que le inserten marcajes porque por cualquier razón no se han registrado en el Control de Presencia.

La aprobación de las peticiones dependerá de los permisos otorgados a los administradores dependiendo el nivel del rol que adopten (Ver Roles de Usuario).

3.1. Peticiones

Haciendo clic en la pestaña de Peticiones veremos las peticiones que están aún pendientes de dar respuesta.

3.1.1. Barra superior de filtrado

Esta funcionalidad permite que podamos ver las peticiones dentro de un periodo determinado y filtrando por medio de unos datos determinados.

En la herramienta de fecha, definimos el desde y el hasta del espacio temporal de las peticiones a comprobar. A su vez, existe la posibilidad de filtrar aún más las peticiones por medio del botó verde con forma de filtro a la derecha de la herramienta de fecha. Podremos filtrar por:

  • Nombre (de la persona del equipo), Email o ID de Empleado (número identificativo dentro de aTurnos).
  • Experiencia: si los trabajadores tienen registrado un nivel de experiencia, se puede filtrar a aquellos que obstentan ese nivel marcado.
  • Localizaciones: teniendo la posibilidad de escoger a los trabajadores que pertenezcan o hayan estado en una localización en concreto.
  • Categorías: cada persona del equipo puede pertenecer a una categoría distinta si así lo hemos determinado en el campo personalizable de Categorías, y esta ha sido aplicada a diferentes trabajadores, también podemos encontrarlos según cada una de ellas.
  • Especialidad/Rol: desde el filtro podemos depurar aún más nuestros datos, en el caso de que al realizar la carga de los trabajadores dentro del sistema de aTurnos y les hayamos añadido una Especialidad o un Rol determinado para a través de esta característica personalizada, encontrar mejor a un tipo de trabajador en concreto.

3.1.2. Añadir nueva petición de marcajes

A la hora de realizar la petición de los marcajes, tienes que hacer clic en el botón de añadir ‘Nueva Petición’

Nos aparecerá un formulario que completar con los siguientes campos:

  • Fecha/Hora: se indica el día, mes, año y la hora exacta del marcaje no realizado para que sea insertado en el Control de Presencia.
  • Entrada/Salida: haciendo clic en la flecha del desplegable, podremos elegir si el marcaje es de entrada o si por el contrario es una salida.
  • Tipo de marcaje: según los tipos de marcajes creados, se elegirá el tipo según el fichaje que no se ha registrado.
  • Localización: es posible que por algún error en la asignación de turnos, el fichaje sea en otra localización, aquí se selecciona la localización del marcaje erróneo.
  • Comentario: en este bloque se informa con una descripción la razón por la cuál no se ha realizado o se ha registrado mal el marcaje, para que el administrador lo tome en cuenta a la hora de aceptar o denegar.

 

En el siguiente vídeo te enseñamos a realizar una ‘Nueva Petición’ para que se inserten los marcajes no realizados o mal informados.

 

3.1.3. Variables del listado de peticiones

El listado aparecerá con las peticiones que los trabajadores del equipo han realizado, definiendo las siguientes variables:

  • Trabajador: nombre del trabajador que ha realizado la petición.
  • Fecha de solicitud: día, mes, año y hora de la solicitud.
  • Marcaje solicitado: día, mes, año y hora del marcaje que se pide insertar en el Control de Presencia.
  • Dirección: si es una entrada o una salida.
  • Tipo: si se han creado tipos de marcaje (ver Crear Tipos de Marcajes), indica el tipo del marcaje no realizado.
  • Localización: lugar asignado como localización (ver Crear Localizaciones) del marcaje.
  • Comentario: en este campo aparecerá una descripción del por qué no se ha realizado bien el marcaje (por ejemplo: se me ha olvidado fichar a la entrada/salida).
  • Estado: en esta pestaña siempre se mostrará como pendiente.
  • Acción: si se Acepta o Deniega la petición.

3.1.4. Aceptar/Denegar petición de marcajes

El administrador tendrá la función de poder aceptar o denegar las peticiones sobre los marcajes que hayan realizado los trabajadores, así como otros administradores.

Todo ello dependerá del flujo y los permisos configurados en el Control de Presencia (Ver Configuración Control de Presencia).

Si el administrador quiere aceptar la petición de los marcajes del trabajador, tendrá que hacer clic en el botón de validación .

Si por el contrario lo que quiere es rechazar o denegar la petición, deberá pulsar sobre este botón .

3.2 Histórico

En cuanto a la pestaña Histórico, muestra el total de peticiones que han sido aceptadas, denegadas y también el estado de las mismas, que puede ser:

  • Aceptada.
  • Cancelado.
  • Pendiente.

4. Estadísticas

En este menú tendremos dos formas de ver la información que proporciona el control de presencia:

  • Resumen Diario, muestra por cada día el resumen totalizado de horas presenciales y planificadas con el estado diario.
  • Detalle Diario, muestra información más detallada por cada día de la semana.

4.1. Resumen Diario

En este informe podremos obtener los datos por cada trabajador que ha recogido el Control de Presencia por cualquiera de los distintos sistemas de marcaje.

Cada informe pertenecerá a un día de la semana, teniendo la posibilidad de utilizar el filtro para ver aquellos trabajadores (por su nombre), localizaciones (trabajadores que hayan trabajado en esas localizaciones) o categorías (a las que pertenezca cada trabajador).

Se nos mostrará una tabla con los siguientes datos:

  • Trabajador: nombre del trabajador.
  • Horas presenciales: las horas que se han marcado por el trabajador desde que fichó al inicio de la jornada hasta que realizó el marcaje de salida.
  • Horas planificadas: el número de horas que tenía el trabajador planificadas en su cuadrante para ese día en concreto.
  • Horas absentismo planificadas: en esta columna aparecerán el número de horas de absentismo que han sido planificadas o recogidas en el cuadrante (incluidas las que resultan por medio de la acción de ajuste de los marcajes).
  • Estado: muestra el saldo de diferencia entre las horas presenciales y las planificadas, teniendo en cuenta las tolerancias por defecto y exceso, tanto a la entrada como a la salida de la jornada.

4.2. Detalle Diario

Si queremos disponer de estadísticas más detalladas sobre nuestro Control de Presencia, existe un informe que recoge de forma diaria un mayor número de datos, ofreciendo un listado de los marcajes que se han realizado cada día por cada trabajador.

Este informe contendrá los siguientes parámetros:

  • ID Empleado: en caso de existir un número externo identificativo del trabajador.
  • Nombre: el nombre del trabajador.
  • Categoría: si el trabajador está encasillado en una categoría aparecerá el nombre de la misma.
  • Porcentaje de jornada: en caso de que un trabajador tenga registrada una reducción de jornada, no aparecerá el 100% de la misma.
  • Jornada planificada: el intervalo de hora de inicio y final del turno o turnos que tenga planificados el empleado en la jornada.
  • Marcajes: hora del marcaje de entrada y el marcaje de salida.
  • Absentismos: marca la hora de inicio del absentismo y la hora final del mismo.
  • Incidencias: indica la abreviatura del tipo de absentismo.
  • Horas ordinarias: son las horas efectivas de trabajo, dentro del turno de trabajo planificado.
  • Horas presenciales: es el total de horas desde que se marca la entrada hasta que marca la salida en el control de presencia.
  • Estado: restando la tolerancia, nos muestra la cantidad de tiempo de diferencia entre la jornada planificada y la presencial.

Este informe de Detalle Diario, puedes exportarlo a otros formatos para adjuntarlo a una documentación o plataforma externa. En parte superior derecha tiene el botón Acciones, haciendo clic en él, se desplegarán las distintas opciones de exportar el informe. También puedes ocultar alguna columna sino necesitas que sea reportada en las estadísticas. Haciendo clic en el botón Ocultar, aparecerán todas y cada una de las columnas, seleccionando aquellas que no quieres mostrar.

4.3 Listado de marcajes

En esta pestaña se nos muestra un sencillo resumen de los marcajes que se realizan en el control de presencia. Primero deberemos indicar un periodo de fecha de inicio y fin para ver el espacio temporal que se quiere revisar.

Este listado es modificable, permitiendo Ocultar columnas del listado. El listado de marcajes también es exportable:

  • Copiar: copiando los datos desde aTurnos y pegándolos en un Excel.
  • CSV: descargando la información en un archivo delimitado por comas de Excel.
  • Excel: exportando los datos a un libro de Excel.
  • PDF: recogiendo el listado en un archivo de formato PDF.
  • PDF A3: descargando los marcajes en un formato A3 de PDF.

Encontramos la siguiente información en el listado:

  • Trabajador: nombre del trabajador que ha realizado el marcaje.
  • Hora de marcaje: muestra la fecha (dd/mm/aaaa) y la hora en la que se registró el marcaje.
  • Dirección: indica si es una entrada o una salida en el control de presencia.
  • Localización: en el caso de que el marcaje esté asociado a alguna localización (¿Cómo crear una localización?), se indicará en esta columna.
  • Computable: cuando se crea un Tipo de Marcaje, se informa si éste computa o no en el horario, en el caso de computar, aparecería un ‘Si’, en el caso contrario un ‘No’.
  • Tipo de marcaje: informa del tipo de marcaje que se ha realizado si hay varios tipos creados (descansos, almuerzo, fumar, etc.). En el siguiente enlace te recordamos cómo crear Tipos de Marcajes.
  • Borrar: por último encontramos la opción de poder borrar un marcaje que se haya podido realizar por error.

4.4. Listado de marcajes avanzado

Si el rol con el que se administra aTurnos es Superusuario, goza de la posibilidad de ver un resumen más detallado de todos los marcajes que se realizan en el equipo o equipos que gestiona.

Esta misma información la puede encontrar en RRHH>Listado de Marcajes. Haz clic aquí.