1. Configuración del Control de Presencia

Introducción

En aTurnos disponemos de cuatro formas de recuperar los marcajes de los trabajadores, a través de IP privada, Geolocalización móvil, Datos biométricos (huella, reconocimiento facial), Tarjetas y Beacons.

Los marcajes se recuperan a través de nuestro módulo, permitiendo conocer las desviaciones entre los turnos planificados y las horas realizadas.

Las desviaciones se pueden transformar en horas (normales, complementarias y/o extras, o los distintos subtipos) y en absentismos temporales, de manera que puedes en una única acción, trasladar esa información al cuadrante, estadísticas, podrás exportarlas a la nómina, etc.

Se puede “trabajar” de distintas formas con el control de presencia que se definen en la configuración del equipo.

8.1. Configuración general

Para fijar la configuración básica para el comportamiento de la herramienta, hay que acceder a Administrar>Ajustes>Módulos. Los parámetros a configurar son los siguientes:

– Cálculo de la tolerancia

Esta opción permite “Calcular la tolerancia global de toda la jornada del trabajador” o “Calcular la tolerancia por el inicio y fin de cada turno de la jornada”.

La primera opción hace referencia al valor máximo de la suma de los retrasos/excesos de toda la jornada para considerar un absentismo u horas (normales, complementarias y/o extras, o subtipos). Mientras que la segunda opción permite definir una tolerancia por turnos, por ejemplo, los tiempos de incorporación al puesto.

–  Tolerancia (general o por turno)

Si se ha elegido la primera opción en el punto anterior, la tolerancia a rellenar es la total de toda la jornada, por ejemplo: 15 minutos.

Si se ha elegido la segunda opción en el punto anterior, las tolerancias a rellenar son las del inicio y fin de cada turno realizado, por ejemplo: 5 minutos en el inicio y 5 minutos en el final.

– Mostrar botón de ajustar marcajes (solo para tolerancia global)

Calculando los periodos de absentismos y horas extra.

Calculando el total de horas de la jornada que faltarían de ajustar.

– Duración máxima de la jornada

La duración máxima de la jornada determina que, una vez transcurrido el periodo indicado, el siguiente marcaje del trabajador sería una entrada. Esto es útil para aquellos casos en los que el trabajador se olvida de fichar la salida.

– Tipos de absentismo por defecto

En este caso, si se supera la tolerancia por defecto, el sistema genera automáticamente un absentismo. Para crear un tipo de absentismo (por ejemplo, Retraso), hay que acceder a Planificador>Tipos de turno>Crear>Absentismo.

– Tipo de horas extra por defecto

En este caso, si se supera la tolerancia por exceso, el sistema genera automáticamente horas. Para crear un tipo de hora (por ejemplo, Retraso), hay que acceder a Planificador>Tipos de turno>Crear>Tipo de horas.

– Opciones de comportamiento

  • No considerar la tolerancia. Es decir, si el trabajador tiene un horario de 9:00 a 14:00 y efectúa el fichaje de entrada a las 9:09 teniendo una tolerancia de 15 minutos, con esta opción activada, el sistema al ajustar el marcaje considera que existe un absentismo de 9 minutos (es decir, no tiene en cuenta la tolerancia).
  • Permitir a los trabajadores ver su informe de marcajes. Al seleccionar esta opción los trabajadores podrán tener acceso a su detalle y a su informe de marcajes (lo que corresponde a la pestaña: Detalle por trabajador).
  • Requerir coordenadas de posición a los usuarios que utilicen la web. Esta opción es obligatoria para poder fichar por geolocalización.
  • Restar la tolerancia del total si se supera. Es decir, si el trabajador tiene un horario de 9:00 a 14:00 y efectúa el fichaje de entrada a las 9:20 teniendo una tolerancia de 15 minutos, con esta opción activada, el sistema al ajustar el marcaje considera que existe un absentismo de 5 minutos (es decir, resta la tolerancia de los 20 minutos).
  • Contabilizar como descanso la diferencia entre la duración total de la jornada y sus horas computadasSi el turno planificado tiene una duración total de 8 horas, pero una duración computada de 7, considera una hora de descanso dentro de su jornada.
  • No permitir ajustar y modificar marcajes al planificador. Es decir, que solo el Administrador Total pueda realizar ajustes de los marcajes.

– Usar un dato personalizado para identificar al trabajador

Esta opción permite elegir algún dato personalizado (que se debe crear anteriormente desde: Administrar>Perfil del Trabajador>Datos personalizados).

8.2 Fichaje por Geolocalización

Para configurar el fichaje por geolocalización el proceso es simple, el Administrador define las localizaciones determinando en qué radio los trabajadores puede fichar, y si los trabajadores se encuentran dentro de la zona determinada, podrán dar inicio y fin a su jornada. Posteriormente el Administrador puede comprobar de forma exacta la localización desde la cual se han producido los marcajes.

– Activar la función de las coordenadas.

Para ello hay que acceder a Administrar>Ajustes>Módulos y activar la siguiente función: “Requerir coordenadas de posición a los usuarios que utilicen la Web” y guardar el cambio.

– Crear la(s) localización(es) y editarlas.

En este paso hay que acceder a Administrar>Localizaciones y en Acciones se pueden crear las localizaciones necesarias, o si ya están creadas se pueden editar accediendo al modo de edición de cada localización.

Para definir la localización primero hay que introducir la dirección y posteriormente el radio de distancia. Si la dirección es exacta, por ejemplo, una oficina, el radio será más reducido a si la localización es una ciudad completa y lo que interesa es controlar los diferentes puntos desde los cuales los trabajadores tienen que fichar.

– Asignar la localización correspondiente a cada empleado.

Para que el trabajador pueda fichar estando dentro de una localización determinada, éste ha de tenerla como predeterminada (o planificada en el turno). Para ello, en el perfil de cada empleado se puede asignar una localización. Se accede al Detalle del empleado desde Trabajadores>Listado.

-Trabajador: ficha entrada y salida.

El penúltimo paso es la realización del fichaje por parte de cada empleado. Para ello, el empleado tiene que acceder a su sesión de aTurnos mediante la App o en la Web, y hacer clic en Iniciar Jornada. Para finalizar la jornada el proceso es el mismo, pero en vez de aparecer el botón de Iniciar aparecerá el de Finalizar.

8.3 Fichaje por IP privada

Esta configuración es necesaria para el tipo de control de presencia de fichaje con la IP privada (propia del ordenador) o IP privada (propia de la Red).

Para añadir una nueva IP hay que acceder a Control de Presencia>IP>Añadir nueva IP. Aparecen una IP pública y otra IP privada, junto a ella se encuentra la opción añadir (botón verde +). Al hacer clic, aparece un formulario con el valor de la IP, el tipo de IP y la localización (dependiendo de la localización, el marcaje será viable para los trabajadores que se encuentre en esa localización por defecto).

Recomendamos añadir la IP privada ya que la pública cambia casi constantemente.

Una vez creada y guardada, el marcaje estará disponible.

8.4 Beacons y Sistemas biométricos

– Configuración para control de presencia con Beacons

El control de presencia se realiza con la tecnología Bluetooth 4.0 (Becons). Permite al terminal móvil recibir la identificación de las diferentes localizaciones distribuidas por el entorno de manera automática. Sin un consumo extraordinario de baterías, tanto del móvil como del mismo Becons, siendo un hardware que tiene una pila.

El trabajador con su móvil en el bolsillo, de manera voluntaria accede a la acción iniciar/detener identificado con el icono “Play” y “Stop” respectivamente. Estos iconos de acción aparecen en la App si el trabajador está con su móvil dentro del área donde se recibe las señales de Bluetooth que emite el Becons. Esta información se envía en tiempo real a los servidores para una mejora constante de la gestión.

La configuración de los Beacons la realiza el equipo de soporte de aTurnos en nuestro laboratorio.

– Configuración dispositivos de sistemas biométricos y tarjeta de contacto

Compara la información administrativa de la planificación con los datos reales de entrada y salida de trabajadores de equipos biométricos, que ya existan en la empresa o los modelos de Suprema que os podemos instalar.

Esta integración puede ser online o mediante carga de ficheros, aTurnos ya se integra con hardware de diferentes fabricantes.

La información biométrica se almacena de forma local dentro de la red del cliente y se mapea con los datos de aTurnos para identificar al trabajador, aTurnos no recibe ningún tipo de información biométrica de los trabajadores.

Todo ello desde aTurnos sin tener que acceder a sistemas del fabricante de los lectores, integra toda la información en el mismo punto y simplifica las gestiones.