Analítica de Costes en Recursos Humanos como forma de empoderamiento
La contabilidad de costes en recursos humanos es una herramienta de gestión clave que permite a las empresas controlar y optimizar sus gastos en personal, ya que para muchas empresas supone el mayor gasto de explotación dentro de la cuenta de resultados. Esta práctica implica la medición y el análisis de los costes asociados a la selección, la contratación, formación, el desarrollo, los costes fijos y variables del salario y la retención de los empleados, con el objetivo de maximizar la rentabilidad de la inversión en capital humano.
El principal objetivo puede ser un análisis agrupando los datos por empleado, por línea de negocio o departamento y/o a nivel de compañía. En muchas ocasiones a nivel financiero hablamos de centros de costes, entendiendo al centro de costes como un agrupador de negocio donde queremos analizar su rentabilidad.
Muchas veces los costes de desarrollo, formación o retención no se aplican a nivel de coste, sino que se realiza una media para repartirlos, es decir, se pueden ver como costes directos y los mandos intermedios no participan en negociaciones o presupuestos. En cambio, otros costes fijos y variables del personal sí se analizan y repercuten de forma directa en los centros de costes tanto a nivel financiero y de operaciones. Por ejemplo, los costes de formación se reparten entre todos los trabajadores, pero las horas extras se imputan en el centro de costes donde se han realizado.
Importancia de la contabilidad analítica en recursos humanos
Es importante tener una contabilidad analítica o de gestión a nivel de recursos humanos por varios motivos:
- Hacer presupuestos/estimaciones futuras ajustadas para concursos u ofertas a nuevos servicios. Por ejemplo, empresas de servicios que participan en concursos y necesitan definir claramente el coste al tener unos márgenes tan ajustados. En este caso, se realiza una planificación demanda y se generan los costes automáticamente.
- Entender internamente dónde están los mayores costes de recursos humanos con los datos históricos de los diferentes departamentos incluso trabajo, es decir, definir centros de costes asociados a la realidad de donde el trabajador realiza sus tareas. Un centro de costes es una herramienta de análisis sobre el rendimiento del personal e identifica las fortalezas y debilidades para una mejor planificación y gestión de los costes. Existen varios tipos de centros de costes: administrativos, de venta, productivos, etc. Muchas veces las herramientas de recursos humanos definen el centro de costes donde luego el empleado es polivalente y realiza más trabajo en otros centros. Por ejemplo, planificar a una enfermera de planta en urgencias. Algunas de las ventajas que puede tener invertir en estos centros de costes es que incrementa la productividad gracias al estudio que conlleva, aumenta el valor añadido de la organización así como la calidad de los datos, obtiene resultados detallados y exactos para evaluar el rendimiento real y además sigue muy de cerca los procesos de presupuestos y/o facturación.
- Empoderar al mando intermedio con información de costes de personal. Es común que los mandos que planifican los horarios no tengan una imagen de los costes que supone su planificación. Por ejemplo, cubrir con horas extras cuando se podría cubrir con horas de contrato, pero por una mala planificación se tiene que abonar esta diferencia.
- Analizar los datos históricos y comprobar si podemos cubrir los servicios con distinto tipo de empleado que repercute en unos costes menores. Por ejemplo, decidir nuevas contrataciones o cubrir con horas extras/complementarias: hacer contratos específicos para fin de semana o contratos de tarde que pueden tener costes superiores.
En resumen, la contabilidad de costes en recursos humanos es una práctica fundamental para cualquier empresa que busque controlar y optimizar sus gastos en personal.
Contabilidad de costes fijos y variables: coste por hora
Para este caso vamos a centrarnos en una contabilidad de costes fijos y costes variables de los empleados por la realización de su trabajo. La primera impresión es que este proceso recae en las direcciones financieras pero no se empodera al mando intermedio, no tiene acceso a los datos de costes.
Para poder empezar a realizar una contabilidad analítica de personal en sus costes fijos y variables primero vamos a definir un concepto: Coste por hora, que es el salario bruto más la seguridad social (Coste empresa) dividido entre las horas por contrato que puede hacer el trabajador. Es importante entender que existen sectores donde este coste es por categoría cada vez más y por especialización cada trabajador tiene un bruto distinto y obliga a llevar a este coste a nivel de empleado, que en muchas ocasiones supone un problema de gestión.
Bruto+SS Anual=31.000€/1680 horas año=18,45€ por hora realizada
También es necesario hablar del concepto del coste hora como un coste fijo dentro del año, ya que si no se planifican las 1680 horas/año estaríamos incrementado el coste hora.
Si solo tuviéramos este Coste por hora, el cálculo de costes de personal sería sencillo, pero la realidad es que tenemos costes extras que se tienen que abonar al trabajador como horas extra, turnos extra, productividades, planificación temporal en puestos superiores o permisos retribuidos. Se absorben picos de negocio por estas contraprestaciones.
Una buena planificación puede ayudar a reducir estas variables, pero en muchas ocasiones es necesario utilizarlo. Ahora con los costes definidos por empleado y según la planificación a futuro se definen presupuestos que se generan desde los trabajadores a los centros de costes donde están planificados. Es importante definir presupuestos por centro de costes como el límite de la rentabilidad del negocio y como calidades de servicio que no se pueden conseguir con estos costes de personal.
Contabilidad de costes vs. planificación de turnos de trabajo
Además de la contabilidad de costes, cabe destacar que la planificación de turnos y horarios de trabajo es otra de las herramientas importantes para la gestión efectiva de los recursos humanos en cualquier empresa. La contabilidad de costes permite a la empresa controlar y reducir los costes asociados a la gestión de los recursos humanos, mientras que la planificación de turnos de trabajo ayuda a optimizar el uso de los recursos humanos disponibles para maximizar la eficiencia y la productividad.
La contabilidad de costes implica la medición y el análisis de los costes directos e indirectos asociados a la gestión de los recursos humanos. Los costes directos incluyen los salarios, beneficios y otros gastos asociados directamente con los empleados. Los costes indirectos incluyen gastos generales de la empresa, costes de administración de recursos humanos y costes de retención de empleados. Una buena contabilidad de costes ayuda a la empresa a entender mejor los costes asociados con los recursos humanos y a tomar decisiones informadas sobre cómo manejar esos costes.
La planificación de turnos de trabajo es un proceso para asignar y administrar los horarios de trabajo de los empleados. La planificación de turnos puede ser muy compleja y debe tener en cuenta muchos factores, como las necesidades de producción, las regulaciones laborales, las preferencias de los empleados y las limitaciones de recursos. Una buena planificación de turnos puede ayudar a la empresa a maximizar el uso de sus recursos humanos disponibles, reducir los costes laborales y mejorar la satisfacción del empleado.
En resumen, la contabilidad de costes y la planificación de turnos de trabajo son herramientas esenciales para cualquier empresa que busque maximizar la eficiencia y la productividad de sus recursos humanos, mientras controla y reduce los costes asociados. Integrar estas herramientas puede ser una estrategia muy efectiva para mejorar la gestión de recursos humanos en la empresa.
Análisis y previsión de costes en aTurnos
Desde aTurnos, se pueden obtener todos los análisis mencionados en los anteriores puntos, tanto a pasado en base al histórico de datos, como a futuro en forma de previsión con la planificación a futuro. Para esto, tenemos el módulo de gestión de costes. Simplemente tienes que asignar un coste por hora por empleado, localización o categoría, y obtener tus reportes en un clic en base a la planificación realizada o trabajada.
Si quieres más información sobre el módulo de costes y cómo lo podrías implementar en tu empresa, puedes contactar con tu Account manager o rellenar este formulario si todavía no eres cliente de aTurnos: