Nuevas herramientas de automatización en aTurnos
Como novedad en aTurnos, relacionado con el módulo de Enterprise, os traemos numerosas herramientas de automatización que os ayudarán a agilizar los procesos de planificación y gestión pudiendo realizar acciones automáticas, bien mandando mensajes de forma masiva automáticamente a todo el equipo o automatizar el proceso de cerrar el cuadrante a final de cada mes y otras muchas más tareas que suponen bastante tiempo.
Para ello, en el apartado de Administrar > Ajustes > Módulos hay una opción de “añadir”:
A continuación, se deberá seleccionar la acción que se desea realizar, el día que se quiere ejecutar (todos los días, el último de cada mes, especificar el día en concreto o puedes no programarlo directamente), el margen de días (en el que lanzar la acción) y el rango de acción personalizado (tiempo durante el cual se va a realizar la acción):
Por ejemplo, esta configuración quiere decir que se van a deshacer cambios no aprobados todos los días de hace 30 días (mes anterior) del mes completo. Es decir, si hoy es 15/11/2022 se van a deshacer cambios del mes de octubre (de todo el mes de octubre) que no se hayan aprobado.
Una vez completados los campos, se hará clic en “añadir” y se creará una lista donde aparecerán todas las acciones realizadas y desde donde se podrán modificar, eliminar o visualizar todos los detalles de cada una de ellas. También se encuentra la opción de “Descargar” al lado de la opción de añadir donde se pueden exportar a PDF, Excel, CSV, etc.
Una vez explicado el proceso, vamos a explicar con detalle cada una de las acciones automáticas que se pueden realizar:
Deshacer cambios
Esta acción automática sirve para denegar cambios de turno solicitados por los usuarios que no se hayan aprobado todavía por todas las partes involucradas en el periodo de tiempo configurado. Por ejemplo, se puede configurar que al final de cada mes se borren aquellas solicitudes de cambios de turno no gestionadas para tener los cuadrantes lo más actualizados posible.
Denegar peticiones no aceptadas
La acción de denegar peticiones no aceptadas sirve para hacer una limpieza en el periodo de tiempo deseado de las peticiones residuales que no han sido gestionadas, de forma que no se acumulen en el tiempo ralentizando el funcionamiento de la información o con información desactualizada. En este caso se engloban todas las peticiones que se pueden realizar en el sistema (de vacaciones, permisos, turnos y/o horas).
Borrar ofertas
Al igual que la anterior, esta acción borrará todas las ofertas no gestionadas en el periodo de tiempo configurado. De esta forma, todas aquellas ofertas abiertas cuyo plazo ha finalizado quedarían eliminadas facilitando así la gestión a los administradores.
Borrar horas extra, complementarias y sus subtipos en periodos de absentismo
En aquellos casos en los que el trabajador tenga planificadas horas extra y/o complementarias en su cuadrante y posteriormente se le inserte un periodo de absentismo (por ejemplo, una baja por enfermedad), según la configuración del sistema, esas horas se pueden mantener en caso de que el alta de dicho periodo de absentismo se efectúe antes de los días donde tenga planificadas las horas. Pero si el alta del periodo de absentismo se produce después de que transcurran los días planificados con las horas extra y/o complementarias, se puede configurar esta acción para eliminar esas horas de forma que no computen para las nóminas ya que es tiempo que no se ha trabajado y que no forma parte de las horas planificadas de convenio.
Ajustar horas complementarias
Se trata de un ajuste del módulo de control de presencia que ajusta las horas complementarias planificadas a las horas realmente trabajadas. Por ejemplo, si un trabajador tiene planificadas 6 horas complementarias en el cuadrante y llegado el día solo trabaja 5 horas, el sistema le podría hacer un ajuste de forma que se equiparan las horas planificadas a las realmente trabajadas, y así, para el pago de nómina viajarían 5 horas en lugar de 6. Y por ejemplo, en caso contrario de que el trabajador realice 7 horas en lugar 6, el sistema no realizaría ningún ajuste, se computaría esa hora de más dentro del saldo acumulado de horas trabajadas pero no se consideraría como hora complementaria de forma automática.
Cerrar el cuadrante
La acción de cerrar el cuadrante se puede programar para ser lanzada a final de mes de forma que no se puedan realizar cambios en el cuadrante el mes anterior si esos datos ya han viajado a nómina. De esta forma, se puede asegurar que las correcciones y cambios a pasado se realicen de forma controlada y no afecten a los cálculos ya realizados.
Esta acción cierra el cuadrante completo por equipo de forma generalizada a todos los empleados.
Cerrar el cuadrante a los empleados
La acción de cerrar el cuadrante a los empleados se puede programar para ser lanzada a final de mes de forma que no se puedan realizar cambios en el cuadrante el mes anterior si esos datos ya han viajado a nómina. De esta forma, se puede asegurar que las correcciones y cambios a pasado se realicen de forma controlada y no afecten a los cálculos ya realizados.
Esta acción cierra el cuadrante por empleado de forma que los trabajadores pueden tener diferentes fechas de cierre de cuadrante en el mismo equipo (esto es útil en caso de que existan muchos trabajadores con contrato temporal con diferentes fechas de finiquitos).
Validar el cuadrante a los empleados
Esta acción valida el cuadrante de los empleados automáticamente en el plazo de tiempo indicado, de forma que si esa validación no se ha realizado de forma manual, se garantiza que la información de los trabajadores afectados también se exportaría a nómina.
Esto es especialmente útil para no validar manualmente todos los empleados, sino solo aquellos con casuísticas más complejas o con cambios a realizar manualmente y así reducir significativamente la carga de trabajo de los administradores.
Mandar notificación
Esta acción se puede programar para enviar un correo electrónico personalizado o notificación a los usuarios definidos (por roles). Por ejemplo, se puede enviar un recordatorio al final de cada mes para que los trabajadores revisen su informe de registro diario de la jornada y validar que todos los datos estén correctos o bien lanzar un mensaje motivador todas las semanas a los empleados de forma masiva.
Importar empleados Personio
Esta acción se puede programar para personalizar la integración con Personio, de esta forma, aTurnos recibiría los datos de los empleados en los plazos de tiempo configurados.
Denegar peticiones de horas complementarias/extra no aceptadas por el trabajador destino
Esta acción sirve para eliminar peticiones de horas extra y/o complementarias realizadas por un administrador para un trabajador si dicho trabajador no ha aceptado la petición en el periodo de tiempo definido.
Aprobar las peticiones pendientes comprobando todas las restricciones
Esta acción se puede configurar para aprobar las peticiones de vacaciones, permisos, turnos y/o horas realizadas por los usuarios comprobando siempre todas las restricciones. De esta forma, la carga de trabajo de los administradores se ve reducida garantizando el cumplimiento de las restricciones creadas en el equipo (de tipo legal, personal del trabajador, carga de trabajo, etc.). Esto ayuda a que legalmente y por convenio se cumplan todas las normas necesarias para el posterior cargo a nóminas.
Aprobar las peticiones pendientes comprobando restricciones obligatorias
Esta acción se puede configurar para aprobar las peticiones de vacaciones, permisos, turnos y/o horas realizadas por los usuarios comprobando sólo las restricciones obligatorias (no las deseables). De esta forma, la carga de trabajo de los administradores se ve reducida garantizando el cumplimiento de las restricciones obligatorias creadas en el equipo (de tipo legal, personal del trabajador, carga de trabajo, etc.).
Aprobar todas las peticiones pendientes
Esta acción se puede configurar para aprobar las peticiones de vacaciones, permisos, turnos y/o horas realizadas por los usuarios en un periodo de tiempo definido.
Llamada a web externa
Esta acción ofrece la posibilidad de hacer una llamada a otro sistema para mandar información pasando como parámetro la fecha de inicio, la de fin y el id_Aturno. Se tiene que indicar la dirección a la que se va a hacer la llamada.
Por ejemplo: se puede configurar para que en una web externa, cuando llegue el día 10 del mes se mande un recordatorio de "Debes revisar tus fichajes del mes anterior", se tendría que indicar la dirección de la web ‘https://www.web.com/avisos.php' y nosotros a esa web llamaríamos con la información de ‘https://www.web.com/avisos.php?start_date=2022-11-10&end_date=2022-11-10&id_aturno=1388’ . La otra web, al recibir esa información haría a su vez la llamada que tuviera programada.
Importar absentismos Personio
Con esta acción, se pueden recibir los absentismos insertados en Personio en el plazo de tiempo configurado.
Exportar fichajes a Personio
Con esta acción se pueden enviar los fichajes realizados por los trabajadores en aTurnos a Personio para mantener el registro de horas en Personio también.