¿Cómo organizar tu jornada laboral para ser más productivo?
¿Alguna vez te has sentido estresado por todas las tareas pendientes que tienes que realizar? ¿Y otros días has terminado las tareas importantes y de repente no sabes qué hacer ahora? En este post te explicamos los sistemas de productividad que te van a ayudar a evitar tanto la primera situación que produce un estrés y ansiedad que lejos de ayudarte solo te bloquearán, como la segunda en la que la productividad es menor por una falta de organización.
Método Kanban
El método Kanban se caracteriza por ser un tablero de fases que puedes crear y customizar según tus necesidades. Por ejemplo, podrías tener 4 columnas: “Pendientes de hacer”, “Próximamente” (máx. 3 tareas), “Haciendo” y por último “Hecho”. La forma de ponerlo en funcionamiento es muy simple:
Pendientes de hacer (to do list): En esta columna siempre que tengas una tarea nueva a realizar (incluso una pequeña llamada con un compañero, o revisar la bandeja de correo) la añades. En este caso es importante que, si usas una agenda física en la que apuntas las tareas pendientes que van surgiendo, que dediques un momento al final de la jornada o al comienzo para pasar las tareas de papel a tu tablero Kanban.
Próximamente: Cada día escoge 3 tareas urgentes o más importantes que tienes que hacer en tu jornada laboral y pásalas de la columna de “Pendientes de hacer” a “Próximamente”, con la condición de que máximo podrás poner 3 tareas en esta columna cada vez. Esto te va a servir para tener siempre una clara visión de lo que viene después de la tarea que estás realizando actualmente (siguiente paso). Si durante la jornada, surge una nueva tarea urgente, retira una de las 3 devolviéndola a la primera columna, y añade la nueva a la columna de próximamente. Cada vez que termines una, mueve otra de la lista de “Pendientes de hacer” para asegurar que siempre tienes 3 tareas en cola.
Haciendo: En esta columna te recomendamos que máximo tengas una tarea, pues se trata de la tarea en la que estás enfocado en el momento actual. No obstante, nos ocurre muchas veces que tenemos tareas abiertas pendientes de un correo o un mensaje de otro compañero, cliente o proveedor, en este caso, durante la espera, puedes empezar otra tarea más corta. Pero, si la tarea abierta está pendiente de algo que va a llevar tiempo, recomendamos que la vuelvas a mover a “Pendientes de hacer” con un comentario o nota hasta que tengas la información o material necesario para terminarla.
Hecho: esta es la columna a la que moverás las tareas que has hecho. Aquí podrás sacar tus análisis de cuántas tareas has hecho en un periodo de tiempo, o si has ido añadiendo etiquetas o categorías a las tareas, también podrás saber cómo has empleado tu tiempo laboral.
Por último, existen varias herramientas que ofrecen la posibilidad de crear tu tablero Kanban, pero para uso individual te recomendamos Trello.
Time blocking
Esta técnica es muy simple, pero increíblemente efectiva. Todos sabemos que cuando tenemos una reunión a las 10:00 de la mañana, nos organizamos para atender esa reunión. No obstante, cuando se trata de tareas que tenemos que realizar, nos distraemos con los mensajes que tenemos que responder, llamadas, correos, o damos prioridad a una nueva tarea que “no pasa nada, no lleva mucho tiempo”. Cuando nos queremos dar cuenta al final del día, esa tarea importante y larga, no la hemos realizado porque no nos ha dado tiempo. Pues bien, con el método de time blocking, lo que recomiendan los expertos en productividad, es que las tareas largas y complejas, les pongamos fecha y hora. De esta forma, nos organizamos para respetar ese slot de tiempo y nos aseguramos de que nada se va a interponer. Para esto puedes utilizar tu calendario preferido: Outlook, Google calendar, etc.
Otra faceta del método del time blocking son las tareas repetitivas. Por ejemplo, comprobar el correo o redactar un artículo semanal. Para este tipo de tareas, puedes fijar un momento al día o un día de la semana concreto. Por ejemplo, puedes decir: todos los días de 9 a 10 voy a comprobar y responder mi bandeja de correo, y los jueves voy a redactar el artículo semanal. Para esta fórmula, puedes utilizar tu calendario de elección para establecer tareas repetitivas de forma automática.
La matriz Eisenhower
Este método te ayudará si tienes muchas tareas o si todas las tareas que tienes te parecen urgentes y nos sabes cuál hacer primero. El criterio en el que se basa este sistema es muy simple, tienes que escribir en un papel (posteriormente será algo mental que harás de forma casi inconsciente) 4 cuadrantes en una matriz de la siguiente forma:
Sitúa las tareas en cada uno de los cuadrantes según la urgencia y la importancia que tienen de forma que lo que caiga en “Hazlo” debes añadirlo a tu lista de tareas a realizar; en “Prográmalo” debes fijar día y hora para realizarlo; en “Delégalo” se trata de tareas simples que puedes delegar ya que no requieren de tus habilidades en concreto (si no las puedes delegar, las tendrás que automatizar o realizar después de las Urgentes+Importantes). Por último, las que no son tareas ni importantes ni urgentes, es recomendable desecharlas o sustituirlas por otras más significantes.
Éstos son los 3 métodos más recomendados para un sistema simple, pero eficiente de organización de trabajo. De esta forma no sufrirás bloqueos por exceso de trabajo ni pérdida de tiempo por priorizar tareas insignificantes frente a otras que son más relevantes. Por último, si además buscas planificar y organizar las tareas de tus trabajadores e imputar los tiempos de productividad correctamente, te recomendamos usar nuestro módulo de tareas. Puedes ver más información aquí: https://www.aturnos.com/manual/modulo-de-tareas/