Cómo evitar los conflictos de cambios en la planificación de turnos
Actualmente son muchos los trabajadores que tienen problemas a la hora de realizar cambios en su planificación o bien no se encuentran de acuerdo con su horario de trabajo o con su cuadrante de turnos. Es por ello por lo que los cambios en la planificación debería de ser un proceso de mejora constante, ágil y flexible.
Desde aTurnos tenemos la solución perfecta para evitar todos estos problemas garantizando además el cumplimiento con la legislación y el convenio gracias a nuestras restricciones y mejorando la comunicación entre todos los roles en la empresa mediante procesos rápidos y sencillos que describimos a continuación.
Cambios de turno entre compañeros
En este caso, el cambio de turno es uno de los métodos más usados por los profesionales que trabajan a turnos ya que facilita la conciliación familiar y personal dando flexibilidad en la planificación de los trabajadores y disminuyendo el número de absentismos garantizando siempre la cobertura de puestos. El proceso consiste en una petición que realiza el empleado hacia otro compañero, quienes comparten el mismo cuadrante, de tal manera que se modifica el turno actual por otro tipo de turno.
También existe la posibilidad de realizar un intercambio de turnos, es decir, que un trabajador quiera solicitar un cambio de turno el mismo día. El ejemplo más habitual consiste en que un empleado con turno de mañana (M) quiere cambiar el turno por otro trabajador que lo tiene por la noche (N). Al hacer el intercambio de turno se muestra a todos los trabajadores con turno distinto del que tiene el que lo solicita y se modifica la planificación.
Otra opción es doblaje de turno que hace referencia a cuando un trabajador selecciona un turno que tiene planificado con el fin de que ese turno lo realice otro trabajador (con planificación previa). El trabajador puede librar ese día (en el caso que solo tenga 1 turno planificado en ese día) haciendo doblar al compañero que acepta el turno.
El proceso de cambios de turno en aTurnos se puede configurar de forma que solamente los trabajadores con ciertas especialidades o perfiles puedan realizar cambios de turno entre ellos, garantizando así que siempre haya el personal necesario para los puestos definidos.
Vacaciones
Desde aTurnos también se pueden planificar vacaciones y que los trabajadores las soliciten al administrador de su equipo cuando deseen con la opción de poner comentarios cuando la soliciten. En cuanto a la operativa de vacaciones resulta muy sencilla, así como el proceso de pedir vacaciones. Previamente, el administrador del equipo tiene que configurar todos los ajustes relacionados con las vacaciones (tipo de vacaciones, vacaciones/año, etc).
También tenemos una planificación sobre una propuesta de vacaciones a modo de borrador que ayuda a la planificación de los periodos vacacionales y al ajuste de las horas anuales de los trabajadores.
Absentismos
Se entiende por absentismo (permiso) una ausencia o abandono del puesto de trabajo durante toda la jornada laboral planificada (absentismo total) o durante un determinado periodo de tiempo en la planificación correspondiente a un día laboral (absentismo temporal). El proceso de crear absentismos es muy sencillo y es similar al de crear turnos.
En este caso, el administrador puede añadir un periodo de absentismo desde el cuadrante donde está planificado el trabajador o desde el perfil del trabajador en la opción “periodos de absentismos”.
Día libre (con cambio a otro compañero y consigo mismo en distinto día)
En este tipo de cambio el trabajador selecciona un turno que tiene planificado con el fin de que ese turno lo realice otro trabajador. El trabajador puede librar ese día (en el caso que solo tenga 1 turno planificado en ese día) o sii el trabajador en un mismo día tiene más de un turno planificado, dispone de dos opciones:
- Puede liberarse de un solo turno el cual será el turno que se libera de hacer y se planificará en el día libre del trabajador que ha aceptado el cambio.
- Puede liberarse de todos los turnos planificados que tenga el mismo día (libre día completo) y quedar libre de planificación en esta segunda opción.
Además de realizar un cambio de un turno libre con un compañero, los trabajadores podrán realizar un cambio de turno libre consigo mismo, de tal manera que podrán realizar el turno que tenían previsto ese día otro día en el que no tengan turno planificado.
Sustituciones
Se entiende por sustitución aquella copia, intercambio o movimiento de planificación, turnos y/o localizaciones entre uno o varios trabajadores de tu equipo. Ante una situación de una sustitución de un trabajador por otro, podrás disponer de la opción de planificar intercambiando, copiando o moviendo los turnos de un trabajador (al que se le denomina ‘Trabajador origen’) a otro (al que se le llama ‘Trabajador destino’) en el periodo que se estime oportuno.
En este caso se hace referencia al proceso de cubrir el puesto de un trabajador cuando se encuentra de vacaciones o en un día libre.
Todos estos procesos son una forma de empoderamiento hacia el empleado, es decir, se dota de cierta libertad al trabajador (siempre de forma controlada) para que pueda realizar cualquier tipo de cambio o petición y se encuentre involucrado y motivado dentro de la organización. Para más información de estos procesos puedes consultar la siguiente serie de posts: Empoderamiento del empleado