¿Cómo realizar la gestión de horas extras?

¿Cómo realizar la gestión de horas extras?

7 febrero, 2022 Desactivado Por Alicia Martín Herrera

Las horas extras son aquellas que los trabajadores de la empresa realizan sobrepasando la duración máxima de la jornada laboral ordinaria establecida por ley dentro de los convenios colectivos o de diferentes tipos de contratos de trabajo (art. 35 Estatuto de los Trabajadores). En la legislación española existe un límite máximo de 80 horas extras al año siempre y cuando la jornada laboral ordinaria del trabajador sea de cuarenta horas semanales. Además, hay que tener en cuenta que este tipo de horas son totalmente voluntarias, es decir, el trabajador está en su pleno derecho de no hacerlas y no sería sancionado de ninguna manera.

La empresa puede compensar las horas extraordinarias al trabajador mediante dos formas: con una retribución económica (que nunca puede ser inferior al valor de una hora ordinaria) o bien a través de tiempo de descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

La gestión de horas extras en aTurnos

Las horas extraordinarias no forman parte del horario efectivo ya que se asignan de forma extraordinaria. Por ello, en aTurnos se computan de manera independiente a las horas de contrato en las estadísticas y en los conceptos de nómina. A continuación, vamos a ver todas las funciones que te ofrecemos desde aTurnos para que gestiones fácilmente las horas extras de tu equipo.

Creación de un tipo de hora extra personalizada

En aTurnos aparte de crear turnos, también puedes crear tipos de horas para posteriormente planificarlas o añadirlas como extensión de jornada donde ya existan turnos. Para crear un tipo de hora extraordinaria personalizada, debes acceder al Planificador > Tipos de turno > Acciones > Crear Tipo de horas. Tras esto, se deben rellenar los siguientes campos:

El coeficiente nos permite valorarla de forma diferente en el momento de su contabilización. Un ejemplo puede ser una guardia de trabajadores en un servicio quirúrgico donde se puede prolongar la jornada por cualquier incidencia, en este caso si se considera que el valor de la hora de prolongación de jornada extraordinaria debe ser doble, en este campo habría que poner un 2.

Restricciones para limitar las horas extras y cumplir con la legislación

Las restricciones son una herramienta de control con la que podemos asegurarnos de cumplir con la legislación, el convenio, los contratos o los derechos en la planificación de los trabajadores. Las podemos aplicar a un sólo trabajador, a un grupo o a todo el equipo. Existen restricciones que nos permiten limitar el máximo de horas extras, para añadirlas accedemos al Planificador > Restricciones > Acciones > Añadir.

Si aplicamos la restricción 5.5 No superar las horas extra anuales del trabajador, no podremos planificar más de 80 horas extras anuales teniendo en cuenta la legislación vigente.

Otra restricción a destacar es la 5.14 Máximo de horas extras en un día, la cual nos permite establecer el máximo de horas extraordinarias que puede realizar un empleado en un día.

Para ver más restricciones pulsa aquí

Estadísticas de los trabajadores

Tanto los trabajadores como los administradores pueden acceder a las estadísticas en las que conocer en un periodo determinado el número de horas planificadas que tiene cada trabajador. Dentro de esta tabla, podemos visualizar el número exacto de horas extras que va a realizar y/o ha realizado cada empleado.

Ajuste de los fichajes a las horas extraordinarias en el Control de Presencia

Dentro del Módulo de Control de Presencia podemos ajustar los fichajes de los empleados indicando las horas extras que han sobrepasado la planificación de su jornada diaria. Para ello accedemos a Control de Presencia > Detalle y en los marcajes que hayan excedido su jornada por la realización de horas extras, pulsamos en “Ajustar” y “Ajuste Real” para introducirlas.

Indicamos el nombre, el tipo “Extra” al tratarse de unas horas extraordinarias no personalizadas (en caso de ser personalizadas, elegiríamos su tipo personalizado), cuándo comienzan y su finalización.

Una vez hecho esto, ya se ha realizado el ajuste del marcaje y aparecerán reflejadas en el control de presencia las horas extraordinarias realizadas de la siguiente manera:

Por otro lado, en el cuadrante también se verá reflejado el ajuste realizado en el control de presencia:

Gestión de peticiones de horas extras

Desde el menú principal Cuadrante > Peticiones y cambios > Peticiones > Acciones, los trabajadores podrán solicitar peticiones de horas computadas como “horas extras”. En este caso, se tienen que completar los siguientes campos:

Una vez realizada la petición de horas extra, el administrador del equipo podrá aceptarla o denegarla. En el caso de que sea aceptada, en el cuadrante también se verá reflejada esa petición de horas extras correspondiente:

De la misma forma, se pueden añadir directamente las horas extra desde el Cuadrante , haciendo clic en el día o en el turno que tenga y pulsando “Añadir horas”.

Para más información sobre cómo realizar una petición, puedes consultar nuestro manual de Peticiones y Cambios.

Exportación de los conceptos de nómina

Los conceptos comunes de nómina hacen referencia únicamente a la suma de las horas extras y no tienen en cuenta los tipos de horas personalizadas clasificadas como extras. Además, permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se han asignado las horas extras.

Todas las horas que tengan esta consideración, cuando se abonan servicios extraordinarios que se realizan no computan dentro de la jornada anual/mensual y/o semanales. El proceso para exportar nóminas de horas extras es muy sencillo: se empieza por crear el concepto de cálculo en este caso “horas extra”, a continuación se publica para que se descargue como “concepto de nómina” gracias a plantillas facilitadas y una vez parametrizado el concepto, se exporta mediante terceros y se cierra el cuadrante.

Próximamente publicaremos en nuestro blog un ejemplo de este concepto de nómina. ¡Suscríbete aquí a nuestra newsletter y entérate antes que nadie! 😉

Compensación de las horas extras mediante un tipo de absentismo

Para compensar las horas extraordinarias mediante un tipo de absentismo en concreto, en primer lugar se debe crear el absentismo. De esta manera, las horas extras tienen que ser mayores que ese tipo de absentismo para que se pueda cumplir. Para ello, tenemos en cuenta la siguiente restricción: 4.7 Las horas totales de un tipo de absentismo determinado tiene que ser menor a un tipo de hora determinada. En este caso, se debe comprobar que el número máximo de un tipo de horas (creado previamente), es menor que un determinado tipo de absentismo. Se utiliza para tener un control sobre la bolsa de horas de los trabajadores en caso de que la hubiera. Por ejemplo, al añadir un tipo de horas que se ha llamado “recuperables” posteriormente, el sistema valida que a razón de ese tipo de horas el trabajador puede solicitar un absentismo al que denominamos “horas recuperadas”, que no excede del tipo de absentismo “recuperables”.

Si tienes cualquier duda sobre este proceso, ponte en contacto con nosotros mediante el email soporte@aturnos.com

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