¿Cómo ajustar las horas anuales de tus trabajadores a final de año?

Nos acercamos a fin de año y esto supone la llegada de un periodo de caos en el que los administradores deben llevar a cabo el ajuste de las horas anuales realizadas por los trabajadores con respecto a las que están establecidas en su contrato. En aTurnos os simplificamos todo este proceso y os ayudamos a que sea un proceso mucho más fácil y menos caótico al ser una herramienta completa de planificación horaria donde puedes gestionar las horas, las vacaciones de tu equipo, los absentismos, cualquier tipo de restricción laboral y mucho más. A continuación os vamos a explicar cómo llevar a cabo el ajuste de las horas anuales a final de año de una forma fácil y sencilla. Se puede realizar de dos formas: mediante la migración del saldo de horas o de forma manual mediante los ajustes de horas.

Migración de saldo de horas

El superusuario tiene acceso a la migración de saldo de horas y vacaciones desde el menú RR.HH, apartado “Acciones”. En esta migración el saldo de las horas se traspasa al año siguiente, existen los siguientes casos:

• Saldo positivo de horas

Vamos a ver un ejemplo: un empleado que ha sido dado de alta en noviembre de 2021 y ha trabajado 167 horas ese año, sin embargo, en su contrato viene establecido que debe realizar 155 horas. En este caso existe un saldo positivo de horas, es decir, ha realizado horas de más. 

En el perfil del trabajador, en el apartado “Tiempos” podemos comprobar si existe un balance con exceso o con defecto de horas.

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En este caso, como ya hemos visto antes, existirá un balance con exceso de horas.

Este exceso se debe migrar al año que viene para compensarlo, para ello accedemos a la migración de saldo de horas en el menú RRHH, apartado “Acciones'' (recuerda que sólo puede acceder el superusuario). Seleccionamos el equipo, el año de origen, el año de destino y elegimos la opción de horas.

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Debemos hacer clic en “Ver migración” y nos aparecerá un listado con todos los trabajadores con desajustes de horas (tanto excesos, como defectos).

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Seleccionamos los trabajadores en los que queremos migrar las horas al año siguiente, en este caso sólo vamos a escoger los trabajadores con exceso de horas realizadas, es decir, donde en el ajuste de origen se decrementen las horas planificadas (se reduce el exceso en el año 2021 para ajustar el balance) y en el ajuste de destino se incrementen las horas planificadas (se suman las horas realizadas de más en el año siguiente).

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Pulsamos en migrar y ya se ha realizado el traslado de las horas al año siguiente, esto lo podemos comprobar en el perfil del trabajador donde vamos a encontrar en el año 2021 el balance ajustado de horas y el decremento realizado mediante la migración. Y en el próximo año, en el 2022, encontraremos el incremento de horas que hemos realizado con la migración.

• Saldo negativo de horas

En este caso ocurre todo lo contrario, un trabajador que ha sido dado de alta en noviembre del año 2021 y ha realizado ese año 148 horas, cuando en su contrato viene establecido que debe realizar 195 horas. En este ejemplo existe un saldo negativo de horas, es decir, faltan horas por realizar.

En el perfil del trabajador, tal y como hemos visto en el anterior caso, podemos comprobar si existe un balance con defecto de horas.

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Para ajustar este saldo, hacemos una migración de horas al año que viene de la misma manera que en el caso anterior desde el menú RRHH. En este caso seleccionamos los trabajadores cuyo ajuste de origen es el incremento de horas planificadas (se suman las horas que faltan en 2021 para ajustar el balance) y en el ajuste de destino se decrementan las horas planificadas (se restan en el año siguiente las horas que faltan por realizar).

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Hacemos clic en migrar y ya tenemos el ajuste realizado, esto se puede comprobar en el perfil del trabajador. Podemos ver como en el año 2021 ya tenemos el balance de horas ajustado y el ajuste de horas que se ha realizado (la suma de las horas que faltaban). En el año 2022 se han restado las horas que todavía debe realizar el trabajador tal y como se puede observar en el vídeo.

Ajuste manual de horas

Los administradores también pueden realizar ajustes de horas de forma manual desde el perfil del trabajador. Vamos a ver los dos posibles escenarios:

• Saldo positivo de horas

Un empleado que ha trabajado 167 horas en 2021 y en su contrato viene establecido que debe realizar 155 horas, en este caso existe un exceso de horas que vamos a trasladar a 2022. Desde el perfil del trabajador podemos comprobar como el balance tiene un exceso de horas y vamos a ajustar esto de forma manual:

En el perfil del trabajador, en el apartado “Tiempos”, en el año 2021 (año de origen) debemos pulsar el símbolo de "+" en “Ajuste de horas” para realizar el ajuste de forma manual.

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En el campo “Acción” debemos seleccionar “Decremento de horas planificadas” ya que se resta el exceso de horas en el año de origen (2021) para ajustar el balance y que quede a 0. En Horas/Días escribimos el número de horas que ha realizado de más el trabajador y ponemos alguna descripción.

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Una vez que hemos rellenado todos los campos, pulsamos en “Añadir ajuste” y ya tenemos realizado el ajuste en el año de origen (2021).  Ahora tenemos que trasladar estas horas al año de destino (2022). En el mismo apartado de “Tiempos” seleccionamos el año 2022 y pulsamos en el símbolo "+" de “Ajuste de horas”. En el campo “Acción” seleccionamos “Incremento de horas planificadas” para sumar las horas que ha realizado de más el trabajador en el año de destino (2022) y trasladar ese exceso de horas. 

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Pulsamos en “Añadir ajuste” y ya tendríamos los saldos de horas ajustados, tanto para 2021 como para 2022. 

• Saldo negativo de horas

En este caso, ocurre lo contrario: un trabajador que en el año 2021 ha realizado 148 horas, cuando en su contrato viene establecido que debe realizar 195. En este ejemplo ocurre un saldo negativo de horas y faltan 47 horas por realizar. 

Para ajustar esto debemos acceder al mismo apartado que en el caso anterior, es decir, al “Perfil de trabajador” y al “Ajuste de horas” en el año de origen (2021). Dentro del ajuste, en el campo “Acción” debemos seleccionar “Incremento de horas planificadas” ya que se incrementan las horas en el año de origen cuando existe un saldo negativo de horas, es decir, hay horas que no ha realizado el trabajador y se deben sumar estas horas para ajustar el balance. En Horas/Días escribimos el número de horas que faltan por realizar, ponemos alguna descripción y pulsamos “Añadir ajuste”.

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Ya tenemos realizado el ajuste en el año de origen (2021), ahora procedemos a trasladar estas horas que faltan al año siguiente (2022).

Seleccionamos el año de destino (2022) dentro del perfil del trabajador y accedemos al Ajuste de horas. En este caso, debemos seleccionar “Decremento de horas planificadas” ya que vamos a restar las horas que faltan todavía por realizar para que las lleve a cabo el trabajador en el año siguiente.

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Pulsamos en “Añadir ajuste” y ya tendríamos los saldos de horas ajustados, tanto para 2021 como para 2022.

Si tienes cualquier duda sobre este proceso de ajuste, ponte en contacto con nosotros mediante el email soporte@aturnos.com