Cómo gestionar la planificación en aTurnos para las agendas de los médicos
El sector sanitario diariamente presenta escenarios muy diversos y a su vez sensibles por todas las variables que dependen o intervienen en él, entre las más importantes están las relacionadas con las consultas médicas de pacientes.
Las consultas médicas son muy numerosas, diversas por las distintas especialidades que puede llegar a ofrecer un mismo centro, donde intervienen cientos de personas entre trabajadores sanitario y pacientes, con horarios muy precisos. Estos factores hacen que la gestión de las consultas sea una tarea compleja, donde el control y la flexibilidad de las agendas médicas de pacientes cobra un papel fundamental en la eficiencia de estos servicios, los cuales son la base del sistema sanitario.
Es frecuente que el personal dispuesto para controlar las agendas de los médicos tenga que lidiar continuamente con cambios en la planificación de los facultativos motivados por diferentes circunstancias como vacaciones o ausencias del facultativo, apertura de una nueva agenda, o simplemente una prolongación de horas de la consulta, de los cuales, en algunos casos, son notificados con retraso o de manera tardía.
Desde aTurnos contribuimos a que puedas llevar un control o seguimiento de esos posibles cambios en la planificación de los facultativos que afecten sus agendas o consultas de manera que, a partir de allí, los responsables de agendas puedan gestionar o tomar las acciones que correspondan (en su sistema de agendas) como bloqueos, cancelación de agendas, citar pacientes a nuevas consultas, asignar o mover agenda a otro facultativo, entre otras.
En resumen, aTurnos es de mucha utilidad para el responsable de agendas ya que le permite consultar e informarse en tiempo real de los cambios y/o peticiones que se generen en la planificación de los facultativos que puedan afectar su gestión de agendas.
Para ello, contamos con un proceso o acciones ordenadas, donde interviene un equipo multidisciplinar del cual dependerá la correcta planificación de las consultas médicas.
A continuación, detallamos los distintos escenarios o casos que se pueden presentar y cómo sería el proceso de control de la información que ofrece aTurnos para la gestión de agendas:
Caso 1 – Trabajador solicita permiso/vacaciones y se gestiona las agendas de sus días en las que estará ausente
El Trabajador solicita un periodo de vacaciones o permisos (ej. ausencia por congreso médico) desde el portal del empleado, donde ya tenía asignadas agendas cerradas con pacientes citados en el periodo. Administración de agendas realiza un cierre preventivo, que consiste en no añadir más pacientes a la consulta. Un Jefe de servicio acepta la petición tras gestionar “qué hacer” con la consulta que tiene asignada el trabajador en los días que ha solicitado de permiso/vacaciones. Esta gestión se realiza con un cambio de turnos para que la agenda que sea realizada por otro facultativo, o cancelando la consulta sin realizar cambio de turno con otro facultativo. Ya gestionada la consulta, administración de agendas actúa sobre la decisión confirmada por el jefe de servicio.
Pasos del 1º caso:
1º. Trabajador (Facultativo): realiza una petición desde el portal del empleado. Ejemplo Alejandro Usero, solicita permiso de días de congreso el día 17 y 18 de septiembre, el 17 tiene agenda asignada.
2º. Administrativo de agendas: consulta las posibles agendas que tiene que gestionar de ser canceladas y/o modificadas por decisión del jefe de servicio, o la persona que tiene dicha responsabilidad. En este momento el administrativo de agenda realiza un “Cierre Preventivo”, para ello accede a aTurnos y desde menú/RRHH/Acciones/Log de equipos. Usa los filtros: equipos y ámbitos (peticiones y absentismos).
En nuestro ejemplo, detecta unos permisos que aún no han sido confirmados para el trabajador ALEJANDRO USERO, en este momento la administrativa de agenda realiza una “acción de validar” y una “acción de comentario”, el comentario puede ser: CIERRE PREVENTIVO (permiso/vacaciones aún no aceptada). Esto ayuda a saber que la consulta se debe bloquear en su sistema de agendas, es decir no se puede añadir más pacientes a la consulta. En este momento aún no se ha cancelado la consulta.
Ejemplo de cómo quedaría esta primera parte de actuación del administrativo de agendas, con el comentario y validado por primera vez.
3º. El jefe de servicio decide qué le interesa hacer con la agenda que tiene asociado el turno que no va a trabajar Alejandro Usero. Tiene 2 opciones decidir que esa agenda se cancele (solo tendrá que aceptar la petición de permiso de días congreso), o la segunda opción decidir que esa agenda la realice otro facultativo (para ello tiene que realizar un proceso de cambio de turno).
Esta segunda opción se realiza de la siguiente manera, descrita en la imagen: hacer clic sobre cada día del permiso/selección hacer cambios/intercambio o libre.
Con el cambio ya confirmado (indicador de color verde), se puede observar que la agenda DIG03 no se cancela porque la hará Luis García y la agenda que se va a cancelar cuando se acepten los permisos de congresos será la de ENDO, que antes la tenía Luis y ahora ha pasado a Alejandro, y cuando se acepte el permiso de congreso será ENDO la que se cancele:
Con el cambio se ha decidido qué agenda se cancela y cuál no, en nuestro ejemplo DIG03 no se cancela y ENDO si se cancela.
El siguiente paso es confirmar el permiso de congreso, en nuestro ejemplo, también gestionado por jefe de servicio. Para ello, hace clic sobre la petición (color morado), y selecciona opción aceptar.
Al aceptar el sistema llevará al jefe de servicio a la página de gestión de peticiones, donde tendrá la opción de aceptar.
Planificación con permisos de días de congresos confirmado
4º. Administración de agendas, en el último paso, desde menú/RRHH/ACCIONES/Log equipos/ filtro de equipos/ámbito: peticiones y absentismo, detectará todas las gestiones del jefe de servicio que estén implicadas en una aceptación de un permiso de absentismos o vacaciones, que afecte una agenda. Podrá validar de nuevo y comentar el estado de dicha agenda con la gestión del administrativo de agendas. En nuestro ejemplo lo veremos así:
En los botones de acción: se valida cuando ya ha realizado la actividad correspondiente como es llamar a los pacientes, por ejemplo, y comentar el estado, por ejemplo: “Pacientes avisados, pendiente de agendarlos de nuevo”.
Para saber qué agendas hay que cancelar, en estos momentos se debe consultar el cuadrante en los días de los permisos de congresos que se han aceptado, haciendo clic en el día de permiso y seleccionando “Info” se mostrará:
Otra opción es ver el detalle en el registro de histórico de peticiones: menú/cuadrante /peticiones y cambios/histórico de peticiones/acción vista:
Caso 2 – Se abre una agenda y se le asocia a un trabajador
El jefe de servicio abre una consulta por necesidad del servicio, por ejemplo, disminuir las listas de espera. Propone unas horas de consultas para agendar en un día y una agenda a un facultativo.
Esta propuesta tiene que ser aceptada desde el cuadrante de aTurnos por Administración de agenda, validándola y comentando esta gestión.
Pasos del 2º caso:
1º. Jefe de servicio abre una agenda, para ello realiza una petición de Horas, tipo “Prolongación de consultas”, asociada a una agenda (localización). Desde el cuadrante y en el día que se quiere añadir la agenda.
2º. Administración de agendas, acepta la petición de horas de prolongación de consulta, valida y comenta la gestión realizada, con el siguiente orden:
2.1 Busca petición de horas de tipo prolongación de consultas desde MENÚ/RRHH/LOG DE EQUIPOS/FILTRAR POR EQUIPOS/ÁMBITOS: peticiones y absentismos.
2.2 Valida y comenta la petición de las horas de consulta ENDO. Comentario ejemplo: agenda activada y pacientes programados.
2.3 Acepta la petición de las horas desde el cuadrante para confirmar su planificación. Hacer clic sobre las horas de prolongación de consultas propuesta (color morado) y la opción “aceptar”.
2.4 El siguiente paso es confirmar la anterior acción de “aceptar” desde el proceso de confirmación de peticiones como se muestra en la siguiente imagen. Solo hay que aceptar y poner comentario adicional.
Imagen definitiva de como quedaría el cuadrante con una nueva agenda planificada a un trabajador:
Caso 3 – Bloqueo Preventivo a futuro de agendas
El Jefe de servicio bloquea las agendas a futuro con un periodo de absentismo del tipo “BQ: Bloqueo preventivo”. De esta manera administración de agenda no cita a pacientes a las consultas que tienen asociados estos absentismos.
Este periodo de absentismo puede llegar a ser definitivo, o por el contrario se modifica posteriormente, dejando la agenda abierta para que se gestione, valide y comente la actividad de consulta.
Pasos del 3º caso:
1º. Jefe de servicio genera un periodo de absentismo tipo Bloqueo Preventivo (BQ) en la fecha a futuro de un trabajador, por ejemplo, a Alejandro Usero crea un periodo de absentismo que abarca desde el 9/12 al 11/12. Lo hará desde el cuadrante haciendo clic en el turno y agenda que quiere bloquear, selecciona “Absentismo” y luego “Nuevo periodo de absentismo”:
2º Administración de Agenda. Localiza estos periodos de absentismo de BLOQUEO PREVENTIVO (BQ), desde menú/RRHH/acciones/log equipo/filtra por equipos/ámbito: peticiones-absentismos. Valida y comenta, por ejemplo: “agenda bloqueada, sin pacientes”.
Cuando el jefe de servicio cancele o modifica el periodo de absentismo “Bloqueo preventivo”. Administración de Agenda, en el log de equipos /filtra por equipos/ámbito: peticiones-absentismos y observará las acciones no validadas y no comentadas. Se identifica con el tipo de acción “Editar petición de absentismo”, los días cancelados como absentismo y la actividad que tienen estos días se encuentran como disponibles, y es entonces cuando administración de agendas comienzan con la gestión de las agendas, donde citan a los pacientes, validando el log y comentándolo.
El administrador de agenda comenta y valida que ha realizado el proceso:
Caso 4 – Prolongación de una jornada. ¿Cómo añadir horas en la planificación?
El trabajador por necesidades del servicio prolonga la jornada laboral. Un ejemplo es cuando se queda más tiempo porque la consulta no ha terminado en su hora de salida y se prolonga unas horas más. El Jefe de servicio, quien planifica los turnos y horas de los trabajadores de su servicio, informa en el cuadrante de aTurnos estas horas de más. Estas horas pueden ser horas que compute como horas de la jornada laboral o que no compute como tal, sino como tipo extraordinaria.
Pasos del 4º caso:
1º. El Jefe de servicio desde el cuadrante selecciona el turno que se prolonga, desde el menú opta por “Añadir Horas”. Hacer clic en el turno con agenda que se va a prolongar y seleccionar “Añadir horas”:
2º. A continuación, describir el motivo de la prolongación de la consulta, la hora de inicio y final de la duración de la prolongación de la jornada, así como el tipo de horas que se le asignará a la consulta realizada.
3º. Una vez completado el registro de añadir horas, hacer clic en el botón de acción “guardar”. A partir de este momento, en la planificación del trabajador que ha realizado horas de más en su jornada, aparecerán en el cuadrante ya reflejadas.
