Roles de usuario en aTurnos

¿Cómo saber el tipo de rol que puedes asignar a los usuarios de tu equipo?

Los usuarios en aTurnos, cuentan con diferentes permisos de acceso a la funcionalidad para navegar en el sistema y dentro de los equipos de trabajo. Además, cada usuario puede tener diferentes permisos en los equipos a los que tiene acceso.

Estos perfiles son configurables para modificar los niveles de acceso y adecuarlo a las necesidades de cada compañía. Pensamos por nuestra experiencia que es la mejor aproximación inicial y se adapta a la mayoría de perfiles necesarios para planificar y gestionar los recursos humanos de las empresas.

Hemos desarrollado cinco roles de usuarios para aTurnos, ellos son:

Superusuario

Suele corresponder a RRHH, es un rol que no forma parte del equipo pero tiene acceso al mismo. Este tiene acceso completo a todo el sistema, incluyendo el Menú/RR.HH. Las funciones a las que tiene desde RRHH acceso son las siguientes:

 

• Maestro de Empleados: desde aquí puede ver el total de usuarios por equipos (de alta y de baja en el equipo), así como tener acceso a sus perfiles pudiendo visualizar o modificar algún dato de los mismos. Tiene acceso a exportar a un documento Excel el listado de trabajadores.
• Maestro de Absentismos: este ítem nos permite obtener datos los trabajadores que han tenido o tienen absentismos en los diferentes equipos de trabajo.
• Listado de Marcajes: presenta un resumen de los marcajes de todos los trabajadores que se han realizado a través del control de presencia, mostrando los absentismos y las incidencias que se han podido generar. De igual forma podrás ver las horas ordinarias (normales, que están dentro de su jornada), las horas presenciales (horas normales + horas que están fuera del horario habitual de trabajo pero que ha sido fichada en el control de presencia) y el Estado (refleja las horas de mas o de menos que realizó el trabajador).
• Exportar nóminas: Al exportar las nóminas cerramos el círculo traspasando los datos de las horas realizadas, de las jornadas festivas o nocturnas, entre otros datos, así como de las horas y/o las jornadas de absentismo, diferenciándolas por el tipo a vuestra aplicación de nómina. Puedes exportar todos los datos que precises para el abono de las nóminas.
• Clonar Datos: con esta función podemos copiar los datos que tenemos en un equipo de aTurnos origen a otro equipo aTurnos destino donde necesitamos tener información idéntica. Clonando datos como tipos de turno, patrones, restricciones, localizaciones, entre otros.
• Estadísticas de absentismos: muestra un resumen de todos los equipos identificando los trabajadores que han generado absentismos, tanto temporales como totales, indicando los turnos y horas que se han visto afectados.
• Estadísticas de Absentismos 2: este listado refleja un resumen detallado de todos los trabajadores por equipos que tienen absentismos, indicando categoría, tipo de turno, tipos de absentismos y total horas de absentismo.
• Vacaciones 2: visualiza el estatus de vacaciones de todos los trabajadores por cada uno de los equipos a los que tiene acceso.
• Reportes: muestra listado de equipos que el superusuario gestiona.
• Posiciones o id corporativo de un determinado cupo de una estructura organizativa de la empresa.
• Cierre cuadrante: puede cerrar y abrir los cuadrantes de turnos, de uno o varios equipos a la vez. Para ello se debe indicar la fecha de cierre y seleccionar los equipos en los que se quiere cerrar el cuadrante.
• Log de equipos: permite ver las acciones que han realizado los trabajadores dentro de cada equipo, definiendo también fecha y hora de la acción.
• Listado de peticiones pendientes: puede acceder al listado de peticiones y cambios del todos los equipos que gestiona.
• Fusionar usuarios: puede fusionar dos usuarios/cuentas en un solo usuario (trabajador). Con esta función se pasa todos los datos del perfil y de planificación de un trabajador (usuario origen), a otro trabajador (usuario destino) en el periodo que también se seleccione. Esta función es útil, en caso de que un mismo usuario se duplique en un mismo cuadrante dado de alta con dos mails diferentes.

Este rol no aparece en cuadrante al no tener una relación directa con el equipo y no estar en las operaciones del mismo. Un ejemplo de este rol sería algún responsable del departamento de RRHH o del departamento de IT o algún Partner de la empresa.

 

Administrador Total

Este es el primer nivel que forma parte del equipo y tiene funciones de altas/bajas de empleados, planificación y estadísticas. Los administradores son un miembro del equipo y por defecto están visibles en el mismo. Tiene amplias funciones dentro del sistema, pero a diferencia del Superusuario, no tiene acceso al Menú de RRHH, debido a que este rol, solo podrá acceder al/los equipos que ha creado o se le hayan asignado con este tipo de rol.

Las funciones a las que tiene acceso son las siguientes:

- Crear equipos de trabajo.

- Administrar todos los ajustes de configuración del equipo.

- Realizar altas y bajas de trabajadores.

- Añadir Tipos de turno.

- Crear tipos de absentismo.

- Establecer restricciones.

- Validar y Planificar cuadrantes y acciones que se generen.

- Visualizar estadísticas.

- Llevar el control de presencia.

Este proceso en empresas de cierto volumen puede estar directamente gestionado por personal de RR.HH., donde el administrador recibe el alta de los nuevos trabajadores en el sistema.

 

Administrador Planificador

Sus funciones dentro del sistema serán más restringidas, debido a que su rol está enfocado hacia la planificación del equipo de trabajo dependiendo de los permisos que le asigne el Administrador Total o el Superusuario. Por ejemplo, no dispone de la capacidad de altas y bajas de empleados.

Tendrá acceso a:

- Añadir Patrones.

- Aplicar cuadrantes.

- Realizar sustituciones.

- Aprobar cambios, vacaciones y peticiones.

- Ajustar turnos a la demanda.

- Informa absentismos.

- Seguimiento del Control de Presencia.

- Exportar a nóminas.

El Administrador Planificador no tiene acceso a crear restricciones ni absentismos. Así como tampoco visualizar los Reportes en Estadísticas. En el control de presencia su campo de acción será para ver detalles y listado de marcajes.

 

Administrador Validador

El validador es el encargado de manejar la operativa una vez que está planificado el cuadrante o periodo laboral de los trabajadores.

Dentro de sus funciones están:

- Puede aceptar los cambios de turnos entre los compañeros.

- Añadir turnos en el cuadrante (para sustituciones de trabajadores, borrarlos o modificarlos).

- Hacer seguimiento de las incidencias.

- Informa determinados absentismos.

El Administrador Validador no cuenta con acceso a las funciones de Administrar ni a la Planificación de los cuadrantes.

 

Trabajador

Este rol de usuario tiene accesos muy restringidos debido a que la visualización general del equipo de trabajo y las acciones que tiene dependen de los permisos que el administrador le otorgue, desde la configuración y ajustes internos del equipo.

En principio, como trabajador solo podrá:

- Ver y modificar algunos datos de su perfil como: foto, nombre, correo y teléfono, cambiar su contraseña.

- Darse de baja del equipo.

- Ver su cuadrante con la información de los turnos, vacaciones, absentismos, entre otros.

- Realizar peticiones y cambios.

- Revisar su registro de debe/haber de turnos.

- Ver sus estadísticas y reportes de turnos, horas, festivos & Nocturnidad, Horas/día semana, Localizaciones, absentismo, jornadas y vacaciones.

- Gestionar tareas.